Теми статей
Обрати теми

Електронний акт без підпису замовника: чи можна відобразити в обліку?

Ольховик Ольга, податковий експерт
Підприємство замовляє маркетингові послуги. Виконавець передає акти в електронній формі через сервіс обміну електронними документами (згідно з договором). З середини 2019 року ці акти замовник не підписував, але в обліку відображав. На підставі податкових накладних (ПН) відобразив і податковий кредит (ПК) з ПДВ. Чи можна було так чинити і як тепер бути?

Питання у підприємства виникло, оскільки якщо підписати акти зараз, у них засвітиться дата накладення електронного підпису і стане очевидно, що на дату відображення витрат в обліку і ПК з ПДВ акти були ще не підписані. Чи загрожує така ситуація неприємностями для підприємства-замовника?

Бухоблікові наслідки

ЦКУ, зокрема, гл. 63, присвячена договору про надання послуг, не вимагає обов’язково оформляти акт для підтвердження факту надання послуг. Але на практиці потреба в складанні відповідного акта (що підтверджує факт надання послуги і прийняття її замовником), безумовно, виникає. Тому найчастіше сторони домовляються, що такий акт складається у двох примірниках і підписується обома сторонами (виконавцем і замовником).

Затвердженої форми акта наданих послуг не існує, як немає і порядку його оформлення. Водночас для надання акту сили первинного документа його зміст повинен відповідати вимогам, наведеним у ст. 9 Закону про бухоблік* і п. 2.2 Положення № 88**. А вони наполягають на тому, що особистий підпис або інші дані, які дають можливість ідентифікувати особу, що бере участь у здійсненні госпоперації, є одним з обов’язкових реквізитів, які якраз і перетворюють акт на первинний документ.

* Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88.

І документи, створені в електронній формі, не виняток. Такі документи використовують у бухобліку тільки за умови, що вони відповідають вимогам законодавства про електронні документи і електронний документообіг (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік). А в ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV сказано, що саме накладенням електронного підпису завершується процес створення електронного документа.

Тому акт наданих послуг (як електронний, так і паперовий) без підпису однієї із сторін госпоперації, звичайно ж, не можна вважати повноцінним первинним документом.

Водночас ми пам’ятаємо, що несуттєві недоліки в документах, які містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання цієї госпоперації за умови, що такі недоліки не заважають ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні операції, а документ містить відомості про дату його складання, назву підприємства, від імені якого він складений, зміст і обсяг госпоперації (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік).

Відсутність підпису замовника, на наш погляд, можна віднести до таких несуттєвих недоліків (особливо за ситуації, коли акти таки будуть підписані, хай і пізніше).

Тому його відсутність на первинному документі — не привід для невідображення операції в обліку.

Тим паче, що:

1) госпоперації відображають в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони здійснені (ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік);

2) фінзвітність повинна містити усю інформацію про фактичні і потенційні наслідки госпоперацій і подій, здатних вплинути на рішення, що приймаються на її основі (ст. 4 Закону про бухоблік).

Тобто господарські операції (зокрема, визнання доходів і витрат від їх здійснення) відображають у бухобліку у звітних періодах їх здійснення, незалежно від того, коли на ці операції оформлені первинні документи. Загалом,

витрати на маркетингові послуги мають бути відображені в періоді, коли ці послуги були фактично отримані на підставі акта, що надійшов від виконавця, але не підписаний замовником

До речі, навіть якщо б акта не було взагалі, відобразити отримання маркетингових послуг все одно було б необхідно. У такому разі маркетингові витрати довелося б самозадокументувати (скласти самоакт), як пропонує п. 2.6 Положення № 88.

Але в нашому випадку акт є, сторони, зміст, обсяг і сума операції ідентифіковані, тому в самоакті необхідність відпадає.

Про те, що госпоперації мають бути відображені в обліку в періоді їх здійснення, а за відсутності документів від контрагента — самозадокументовані, говорить і Мінфін (див. лист від 26.12.2019 р. № 35210-06-62/35178).

Податковоприбутковий облік

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат і інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством (п. 44.1 ПКУ). Тобто тут рівняємося на бухоблік. А отже,

недоліки в первинці, несуттєві для бухоблікових цілей, несуттєві і для податковоприбуткового обліку

До речі, самоакт для податковоприбуткових цілей теж годиться. Підтверджують такий підхід і податківці (див. лист ДФСУ від 22.07.2019 р. № 3389/6/99-99-15-02-02-15/ІПК).

ПК з ПДВ

Датою нарахування податкових зобов’язань (ПЗ) і датою складання податкової накладної (ПН) при постачанні послуг є дата складання первинного документа (у паперовій або електронній формі), який містить відомості про госпоперації незалежно від дати його підписання (див. лист ДПСУ від 11.03.2020 р. № 998/6/99-00-07-03-02-06/ІПК // «Податки & бухоблік», 2020, № 24, с. 26).

Тому зрозуміло, що постачальник маркетингових послуг, не отримавши підписаний акт від замовника, все одно нарахував ПЗ з ПДВ і склав ПН. А замовник на підставі отриманої ПН відобразив ПК.

Відсутність підпису замовника на акті для цілей відображення ПК — не перешкода. Адже для ПК принциповою є саме дата отримання товарів/послуг (п. 198.2 ПКУ), а підставою для відображення ПК — належним чином оформлена і зареєстрована в ЄРПН ПН (п. 201.10 ПКУ). Первинний же документ тут має другорядне значення. Тим паче, що в нашому випадку первинка є, хай і з невеликим недоліком.

Загалом, на наш погляд, нічого страшного в описаній вами ситуації немає. Просто підпишіть електронні акти сьогоднішнім числом, а в обліку (як у бухгалтерському, так і в податковоприбутковому, і в ПДВ-обліку) жодних коригувань проводити не треба.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі