Темы статей
Выбрать темы

Годовой перерасчет НДФЛ

Марченко Елена, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Многие бухгалтеры-зарплатники, отвечая на вопрос об ассоциациях с Новым годом, кроме традиционных елки и мандаринов, вспомнят, наверное, о годовом перерасчете НДФЛ. Поскольку такой перерасчет осуществляем раз в году, не помешает пройтись по базовым правилам его проведения. Рассмотрим алгоритм проведения годового перерасчета НДФЛ, отражение его результатов в отчетности и ответственность за непроведение.

Суть перерасчета, случаи его проведения

НКУ предусматривает два вида перерасчета НДФЛ: обязательный и добровольный. Однако цель у них единая. Перерасчет проводят для проверки правильности и полноты начисления НДФЛ за каждый месяц, который входит в определенный календарный период.

Случаи, когда налоговый агент обязан провести перерасчет, перечислены в п.п. 169.4.2 НКУ. Среди них — перерасчет по результатам отчетного налогового года. То есть

проведение годового перерасчета НДФЛ — это обязанность, а не право

В п.п. 169.4.2 НКУ указано, что по результатам каждого отчетного налогового года обязательно осуществляется перерасчет суммы заработной платы, а также суммы предоставленной налоговой социальной льготы (НСЛ). И как результат такого перерасчета проводится уточнение сумм НДФЛ за каждый месяц года.

То есть обязательный годовой перерасчет по НДФЛ дает возможность обнаружить и исправить огрехи и неточности в определении сумм налога на доходы.

Другие случаи обязательного проведения перерасчета, которые определяет п.п. 169.4.2 НКУ, — во время расчета за последний месяц применения НСЛ и во время окончательного расчета с увольняющимся работником. А вот добровольный перерасчет НДФЛ может проводиться в любых случаях и за любой период.

Но вернемся к обязательному годовому перерасчету. Именно он является героем нашей статьи. Годовой обязательный перерасчет НДФЛ обязаны осуществлять все работодатели, как юридические лица, так и самозанятые лица (ФЛП), которые используют труд физлиц по трудовым договорам. Осуществляем годовой перерасчет при начислении заработной платы за последний месяц отчетного года (п.п. 169.4.2 НКУ). Следовательно, годовой перерасчет за 2020 год проводим при начислении зарплаты за декабрь 2020 года.

Проверяем период с момента проведения последнего перерасчета (по результатам предыдущего (2019) года или за другой* период) по декабрь 2020 года (включительно). Что касается вновь принятых работников, то перерасчет проводят при начислении зарплаты за декабрь 2020 года за период с месяца приема их на работу.

* Например, если вы в этом году уже проводили по работнику добровольный перерасчет или перерасчет во время расчета за последний месяц применения НСЛ.

Имейте в виду: проведение перерасчета военного сбора НКУ не предусматривает.

Что пересчитываем

Обязательный годовой перерасчет проводим по наемным работникам, числящимся у работодателя по состоянию на 31.12.2020 г., в том числе и по тем, которые не пользовались правом на НСЛ.

В обязательном годовом перерасчете НДФЛ участвуют только доходы работника в виде заработной платы

Для целей обложения НДФЛ налоговое законодательство рассматривает заработную плату шире, чем Закон об оплате труда и Инструкция № 5. Так, НКУ к заработной плате относит:

1) основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, производимые в связи с трудовыми отношениями (п.п. 14.1.48 НКУ). Перечень выплат, которые НКУ относит к заработной плате (признак дохода «101»), вы можете найти в «Налоги & бухучет», 2020, № 15;

2) пособие по временной нетрудоспособности и оплату первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя (абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ);

3) привилегированные дивиденды, т. е. дивиденды, начисленные физлицу по акциям или другим корпоративным правам, которые имеют статус привилегированных или другой статус, предусматривающий выплату фиксированного размера дивидендов или суммы, превышающей сумму выплат, рассчитанную на любую другую акцию (корпоративное право), эмитированную плательщиком налога (п.п. 170.5.3 НКУ).

Алгоритм перерасчета

НКУ не определяет подробный механизм проведения перерасчета НДФЛ. Поэтому руководствуемся разъяснениями, содержащимися как в официальных письмах ГНС, так и в разъяснениях отдельных налоговиков и БЗ.

Приведем пошаговый алгоритм проведения годового перерасчета НДФЛ.

Шаг 1. Уточняем суммы заработной платы, которые были начислены (выплачены, предоставлены) работнику отдельно за каждый месяц в течение 2020 года.

Для этого отпускные и/или больничные относим к месяцам, за которые они начислены. Это следует из абзаца третьего п.п. 169.4.1 НКУ. В нем указано, что в случае получения работником доходов в виде отпускных или больничных для их налогообложения и определения предельной суммы дохода, дающего право на НСЛ, такие доходы (их часть) относятся к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Все другие выплаты, в том числе премии, суммы индексации, начисленные (доначисленные/отсторнированные) за любые предыдущие месяцы, окончательно облагаем налогом в том месяце, в котором они были фактически начислены (откорректированы) (см. письма ГФСУ от 13.05.2016 г. № 10468/6/99-99-13-01-01-15 и от 10.05.2017 г. № 7955/5/99-99-13-01-01-16). Основание? Эти выплаты не подпадают под действие вышеупомянутого абзаца третьего п.п. 169.4.1 НКУ.

Шаг 2. Проверяем наличие у работника оснований для применения НСЛ (если такой работник пользовался правом на применение НСЛ в 2020 году).

Для этого проверяем наличие:

— заявления работника о самостоятельном избрании им места применения НСЛ;

— документов, подтверждающих его право на НСЛ (в случае необходимости).

НСЛ применяем со дня получения от работника заявления о предоставлении льготы и документов, подтверждающих такое право (п.п. 169.2.2 НКУ). Ежегодной подачи заявления о применении НСЛ не требуется. Если заявление и подтверждающие документы поданы не с начала месяца, НСЛ применяем ко всей сумме заработной платы, начисленной в таком месяце.

Работник имеет право на НСЛ только по одному месту работы (п.п. 169.2.1 НКУ). Поэтому если по предыдущему месту работы в месяце увольнения ему была предоставлена НСЛ, то при приеме его на работу в этом же месяце НСЛ предоставляться не может.

Шаг 3. Определяем право работника на НСЛ в каждом отдельном месяце 2020 года (если подано заявление на применение НСЛ и подтверждающие документы (при необходимости)). Если работник пользовался НСЛ, сравниваем уточненные месячные суммы зарплаты с предельным размером зарплаты, дающим право на НСЛ (в 2020 году для НСЛ на себя (см. п.п. 169.1.1, пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3, пп. «а» — «г» п.п. 169.1.4 НКУ) — 2940 грн, для НСЛ на детей (п.п. 169.1.2, пп. «а» и «б» п.п. 169.1.3 НКУ): для одного из родителей — пользователей НСЛ на детей — 2940 грн х количество детей в возрасте до 18 лет, для второго — 2940 грн)).

Обратите внимание! Минзарплата в 2020 году (с 1 января — 4723 грн, с 1 сентября — 5000 грн) значительно превышает предельный размер зарплаты, дающий право на НСЛ.

Вместе с тем введение карантина из-за COVID-19 заставило многих работодателей перевести работников полностью или частично на неполное рабочее время, предоставлять долговременные отпуска без сохранения заработной платы или ввести простой.

Все это привело к тому, что месячная зарплата у достаточно большого количества работников была меньше минимальной. Возможно, и у вашего работодателя количество работников, имеющих право на НСЛ в 2020 году, увеличилось. Поэтому стоит уделить этому вопросу дополнительное внимание.

Шаг 4. Определяем отдельно по каждому месяцу 2020 года сумму НДФЛ. То есть проводим окончательное налогообложение уточненных месячных сумм заработной платы.

Шаг 5. Рассчитываем общую годовую сумму НДФЛ. Для этого суммируем месячные суммы НДФЛ, рассчитанные по результатам перерасчета.

Шаг 6. Определяем результат перерасчета. Для этого сравниваем сумму НДФЛ по результатам годового перерасчета с суммой НДФЛ, которая была фактически удержана из доходов работника в 2020 году.

Результатом проведения перерасчета может быть выявление факта занижения обязательств по НДФЛ (удержали НДФЛ в меньшей сумме, чем следовало), завышения суммы обязательств по налогу (удержали сумму НДФЛ в большей сумме) или нулевой результат (если сумма НДФЛ по перерасчету равна фактической сумме НДФЛ за год).

НКУ четко определяет действия работодателя, если по результату годового перерасчета по работнику обнаружено занижение обязательства по НДФЛ (п.п. 169.4.4 ст. 169 НКУ). Такую

недоудержанную сумму взыскиваем за счет соответствующего месячного дохода (после его налогообложения), т. е. за счет заработной платы работника за декабрь

Если же суммы дохода будет недостаточно — взыскиваем недоудержанную сумму за счет доходов следующих месяцев до полного ее погашения (например, января, февраля 2021 года).

При любом отчислении из заработной платы помним о требованиях ст. 128 КЗоТ (ср. ). Она определяет, что при каждой выплате зарплаты общий размер всех отчислений не может превышать 20 %, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, — 50 % зарплаты, которая причитается выплате работнику.

В то же время НКУ не предусматривает, что в такой ситуации размер отчислений может составлять 50 %. Поэтому имеем право взыскать из заработной платы работника недоудержанную сумму по НДФЛ, которая не превышает 20 % зарплаты, подлежащей выплате.

Но и вариант, когда работник может подать заявление с просьбой отчислить из его зарплаты всю сумму недоудержанного НДФЛ единоразово, никто не отменял. Если, конечно, сумма зарплаты позволяет это сделать.

НКУ не определяет порядок действий, если в результате годового перерасчета обнаружено, что НДФЛ удержан в большей сумме, чем следовало. В этом случае действуем так (103.25 БЗ). На сумму излишне удержанного НДФЛ уменьшаем сумму НДФЛ, подлежащего удержанию из зарплаты работника за декабрь. При недостаточности такой суммы уменьшаем сумму НДФЛ следующих месяцев (например, января, февраля 2021 года) до полного возврата суммы лишнего НДФЛ.

Нулевой результат перерасчета не требует от работодателя никаких дополнительных действий, кроме его документального оформления.

И еще один момент. В сумме НДФЛ, начисленной за 2020 год, не учитываем результаты перерасчета прошлого 2019 года, если такие суммы фактически доудерживались или возвращались в месяцах 2020 года.

Отражаем результат перерасчета в форме № 1ДФ

Результат годового перерасчета НДФЛ за 2020 год отражаем в форме № 1ДФ за 4 квартал, т. е. за тот квартал, в который входит месяц проведения перерасчета.

Так, в разделе I формы № 1ДФ:

— в строках 3а и 3 проставляем сумму начисленного и выплаченного дохода;

— в строках 4а и 4 проставляем сумму НДФЛ с учетом суммы недоплаты или переплаты (103.25 БЗ).

Таким образом, если выявлено занижение обязательств по НДФЛ, показатели граф 4а и 4 увеличиваем на сумму обнаруженного недоудержания. Если же по результатам перерасчета обнаружено завышение обязательств по НДФЛ, показатели граф 4а и 4 уменьшаем на сумму излишне удержанного НДФЛ.

А как заполнить отчетность, если сумму недоудержанного НДФЛ нет возможности взыскать с дохода за декабрь по причине его недостаточности или с учетом ограничения в 20 %, о котором шла речь выше? Поскольку остаток НДФЛ будем удерживать из зарплаты работника за будущие месяцы, то и отражать результаты его удержания будем в форме № 1ДФ за следующие отчетные кварталы.

Ответственность за непроведение перерасчета

Отдельного штрафа за непроведение годового перерасчета НДФЛ в НКУ не предусмотрено.

Но если в ходе проверки будет обнаружено занижение обязательства по НДФЛ из-за непроведенного перерасчета, придется уплатить:

— штраф за подачу отчета по форме № 1ДФ с недостоверными сведениями или ошибками в размере 1020 грн (за повторное нарушение в течение года — 2040 грн) (п. 119.1 НКУ);

штраф в размере 25 % суммы налога, подлежащего начислению и уплате в бюджет (за повторное нарушение в течение 1095 дней — 50 %, если нарушение состоялось в третий раз в течение 1095 дней — 75 %) (п. 127.1 НКУ);

— пеню за каждый календарный день просрочки согласно правилам, установленным ст. 129 НКУ;

— админштраф на должностных лиц за неудержание и неперечисление в бюджет сумм НДФЛ при выплате дохода физическим лицам в размере от 34 до 51 грн (за повторное нарушение в течение года — от 51 до 85 грн) (ст. 1634 КУоАП).

А вот завышение обязательства по НДФЛ будет грозить штрафом за подачу отчета по форме № 1ДФ с недостоверными сведениями по п. 119.1 НКУ (1020 (2040) грн).

Конечно, если при проведении годового перерасчета исправить неточности и ошибки в суммах НДФЛ, то штрафов по НКУ можно избежать.

Итак, настойчиво рекомендуем не игнорировать годовой перерасчет НДФЛ.

Рассмотрим порядок проведения перерасчета на примере.

Пример. Работник работает на предприятии с февраля 2020 года по совместительству на условиях неполного рабочего дня (занимает 0,5 штатной единицы). Его должностной оклад согласно штатному расписанию — 8000 грн. По этому месту работы он подал заявление на применение НСЛ на себя.

В апреле в связи с карантином, объявленным КМУ из-за COVID-19, на предприятии был введен простой с оплатой 2/3 тарифной ставки (оклада). Зарплата работника за апрель (2666,67 грн) была меньше, чем размер дохода для применения НСЛ (2940 грн), но о праве работника на НСЛ забыли.

С 1 по 10 июля работник находился в отпуске без сохранения заработной платы. В июле работникам предприятия была начислена производственная премия. Несмотря на то, что по условиям коллективного договора такая премия должна была быть начислена всем работникам, совместителю ее ошибочно не начислили. Эта премия была предоставлена ему в августе в сумме 500 грн. При этом при начислении НДФЛ за август ошибочно отнесли сумму премии к доходу за июль и отменили предоставление работнику НСЛ в июле.

К заработной плате ноября ошибочно была применена НСЛ из-за сбоя настроек в бухгалтерской программе.

Результат проведения годового перерасчета

img 1

В результате годового перерасчета за 2020 год по работником обнаружена излишне удержанная сумма НДФЛ 189,18 грн. На эту сумму уменьшаем НДФЛ, подлежащий удержанию из зарплаты декабря.

Таким образом, НДФЛ в декабре 2020 года будет составлять 530,82 грн (720,00 - 189,18).

При заполнении формы № 1ДФ за 4 квартал 2020 года (зарплата на предприятии выплачивается своевременно) в разделе I по этому работнику будет указано:

— в графах 3а и 3 с признаком дохода «101» — 12000,00 грн (4000,00 + 4000,00 + 4000,00);

— в графах 4а и 4 — 1970,82 грн (720,00 + 720,00 + 720,00 - 189,18).

Уверены, что теперь вы с легкостью проведете годовой перерасчет НДФЛ. А подсказкой в этом будет наша статья.

выводы

  • Годовой перерасчет НДФЛ по правилам НКУ — это возможность для работодателя исправить ошибки по начислению НДФЛ, допущенные в течение года, и избежать при этом финансовых санкций.
  • Составляющими годового перерасчета НДФЛ являются перерасчет суммы доходов в виде заработной платы и перерасчет суммы предоставленной налоговой социальной льготы.
  • Результат годового перерасчета по НДФЛ отражаем в форме № 1ДФ за 4 квартал отчетного года.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше