Річний перерахунок ПДФО

Суть перерахунку, випадки його проведення

ПКУ передбачає два види перерахунку ПДФО: обов’язковий і добровільний. Проте мета у них єдина. Перерахунок проводять для перевірки правильності та повноти нарахування ПДФО за кожен місяць, що входить до певного календарного періоду.

Випадки, коли податковий агент зобов’язаний провести перерахунок, перелічені в п.п. 169.4.2 ПКУ. Серед них — перерахунок за результатами звітного податкового року. Тобто

У п.п. 169.4.2 ПКУ зазначено, що за наслідками кожного звітного податкового року обов’язково здійснюється перерахунок суми заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (ПСП). І як результат такого перерахунку проводиться уточнення сум ПДФО за кожний місяць року.

Тобто обов’язковий річний перерахунок з ПДФО надає можливість виявити та виправити огріхи та неточності у визначенні сум податку на доходи.

Інші випадки обов’язкового проведення перерахунку, що визначає п.п. 169.4.2 ПКУ, — під час розрахунку за останній місяць застосування ПСП та під час остаточного розрахунку з працівником, який звільняється. А от добровільний перерахунок ПДФО може проводитись у будь-яких випадках і за будь-який період.

Та повернемося до обов’язкового річного перерахунку. Саме він є героєм нашої статті. Річний обов’язковий перерахунок ПДФО зобов’язані здійснювати всі роботодавці, як юридичні особи, так і самозайняті особи (ФОП), які використовують працю фізосіб за трудовими договорами. Здійснюємо річний перерахунок під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року (п.п. 169.4.2 ПКУ). Отже, річний перерахунок за 2020 рік проводимо під час нарахування зарплати за грудень 2020 року.

Перевіряємо період з моменту проведення останнього перерахунку (за результатами попереднього (2019) року або за інший* період) по грудень 2020 року (включно). Щодо новоприйнятих працівників, то перерахунок проводять при нарахуванні зарплати за грудень 2020 року за період з місяця прийняття їх на роботу.

* Наприклад, якщо ви в цьому році вже проводили за працівником добровільний перерахунок чи перерахунок під час розрахунку за останній місяць застосування ПСП.

Майте на увазі, що проведення перерахунку військового збору ПКУ не передбачає.

Що перераховуємо

Обов’язковий річний перерахунок проводимо щодо найманих працівників, які значаться у роботодавця станом на 31.12.2020 р., у тому числі й тих, які не користувалися правом на ПСП.

Для цілей оподаткування ПДФО податкове законодавство розглядає заробітну плату ширше, ніж Закон про оплату праці та Інструкція № 5. Так, ПКУ до заробітної плати відносить:

1) основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які надаються у зв’язку з трудовими відносинами (п.п. 14.1.48 ПКУ). Перелік виплат, які ПКУ відносить до заробітної плати (ознака доходу «101»), ви можете знайти у «Податки & бухоблік», 2020, № 15);

2) допомогу по тимчасовій непрацездатності та оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця (абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ);

3) привілейовані дивіденди, тобто дивіденди, нараховані фізособі за акціями або іншими корпоративними правами, які мають статус привілейованих або інший статус, що передбачає виплату фіксованого розміру дивідендів або суми, яка перевищує суму виплат, розраховану на будь-яку іншу акцію (корпоративне право), емітовану платником податку (п.п. 170.5.3 ПКУ).

Алгоритм перерахунку

ПКУ не визначає детальний механізм проведення перерахунку ПДФО. Тому керуємося роз’ясненнями, що містяться як в офіційних листах ДПС, так і в роз’ясненнях окремих податківців та БЗ.

Наведемо покроковий алгоритм проведення річного перерахунку ПДФО.

Крок 1. Уточнюємо суми заробітної плати, що були нараховані (виплачені, надані) працівнику окремо за кожний місяць протягом 2020 року.

Для цього відпускні та/або лікарняні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Це випливає з абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ. В ньому зазначено, що у разі отримання працівником доходів у вигляді відпускних або лікарняних для їх оподаткування та визначення граничної суми доходу, що дає право на ПСП, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.

Усі інші виплати, у тому числі премії, суми індексації, нараховані (донараховані/відсторновані) за будь-які попередні місяці, остаточно оподатковуємо в тому місяці, в якому вони були фактично нараховані (відкориговані) (див. листи ДФСУ від 13.05.2016 р. № 10468/6/99-99-13-01-01-15 і від 10.05.2017 р. № 7955/5/99-99-13-01-01-16). Підстава? Ці виплати не підпадають під дію вищезгаданого абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ.

Крок 2. Перевіряємо наявність у працівника підстав для застосування ПСП (якщо такий працівник користувався правом на застосування ПСП у 2020 році).

Для цього перевіряємо наявність:

— заяви працівника про самостійне обрання ним місця застосування ПСП;

— документів, що підтверджують його право на ПСП (у разі необхідності).

ПСП застосовуємо з дня отримання від працівника заяви про надання пільги та документів, що підтверджують таке право (п.п. 169.2.2 ПКУ). Щорічне подання заяви про застосування ПСП не вимагається. Якщо заяву та підтвердні документи надано не з початку місяця, ПСП застосовуємо до всієї суми заробітної плати, нарахованої в такому місяці.

Працівник має право на ПСП тільки за одним місцем роботи (п.п. 169.2.1 ПКУ). Тому якщо за попереднім місцем роботи в місяці звільнення йому була надана ПСП, то при прийнятті його на роботу в цьому ж місяці ПСП надаватися не може.

Крок 3. Визначаємо право працівника на ПСП у кожному окремому місяці 2020 року (якщо подано заяву на застосування ПСП та підтвердні документи (за потреби)). Якщо працівник користувався ПСП, порівнюємо уточнені місячні суми зарплати з граничним розміром зарплати, що дає право на ПСП (у 2020 році для ПСП на себе (див. п.п. 169.1.1, пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3, пп. «а» — «г» п.п. 169.1.4 ПКУ) — 2940 грн, для ПСП на дітей (п.п. 169.1.2, пп. «а» і «б» п.п. 169.1.3 ПКУ) — для одного з батьків — користувачів ПСП на дітей — 2940 грн х кількість дітей віком до 18 років, для другого —2940 грн)).

Зверніть увагу! Мінзарплата у 2020 році (з 1 січня — 4723 грн, з 1 вересня — 5000 грн) значно перевищує граничний розмір зарплати, що дає право на ПСП.

Разом з тим запровадження карантину через COVID-19 змусило багатьох роботодавців перевести працівників повністю або частково на неповний робочий час, надавати довготривалі відпустки без збереження заробітної плати або запровадити простій.

Все це призвело до того, що місячна зарплата у чималої кількості працівників була меншою за мінімальну. Можливо, і у вашого роботодавця кількість працівників, що мають право на ПСП у 2020 році, збільшилась. Тому варто приділити цьому питанню додаткову увагу.

Крок 4. Визначаємо окремо за кожним місяцем 2020 року суму ПДФО. Тобто проводимо остаточне оподаткування уточнених місячних сум заробітної плати.

Крок 5. Розраховуємо загальну річну суму ПДФО. Для цього підсумовуємо місячні суми ПДФО, розраховані за результатами перерахунку.

Крок 6. Визначаємо результат перерахунку. Для цього порівнюємо суму ПДФО за наслідками річного перерахунку із сумою ПДФО, що була фактично утримана з доходів працівника у 2020 році.

Результатом проведення перерахунку може бути виявлення факту заниження зобов’язань з ПДФО (утримали ПДФО в меншій сумі, ніж слід було), завищення суми зобов’язань з податку (утримали суму ПДФО в більшій сумі) або нульовий результат (якщо сума ПДФО за перерахунком дорівнює фактичній сумі ПДФО за рік).

ПКУ чітко визначає дії роботодавця, якщо за результатом річного перерахунку за працівником виявлено заниження зобов’язання з ПДФО (п.п. 169.4.4 ст. 169 ПКУ). Таку

Якщо ж сума доходу буде недостатньою — стягуємо недоутриману суму за рахунок доходів наступних місяців до повного її погашення (наприклад, січня, лютого 2021 року).

При будь-якому відрахуванні із заробітної плати пам’ятаємо про вимоги ст. 128 КЗпП (ср. ). Вона визначає, що при кожній виплаті зарплати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 %, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50 % зарплати, що належить до виплати працівнику.

Водночас ПКУ не передбачає, що в такій ситуації розмір відрахувань може становити 50 %. Тому маємо право стягнути із заробітної плати працівника недоутриману суму з ПДФО, яка не перевищує 20 % зарплати, що підлягає виплаті.

Але й варіант, коли працівник може подати заяву з проханням відрахувати з його зарплати усю суму недоутриманого ПДФО одноразово, ніхто не відміняв. Якщо, звичайно, сума зарплати дозволяє це зробити.

ПКУ не визначає порядок дій, якщо у результаті річного перерахунку виявлено, що ПДФО утримано в більшій сумі, ніж слід було. У цьому випадку діємо так (103.25 БЗ). На суму зайво утриманого ПДФО зменшуємо суму ПДФО, що підлягає утриманню із зарплати працівника за грудень. При недостатності такої суми — зменшуємо суму ПДФО наступних місяців (наприклад, січня, лютого 2021 року) до повного повернення суми зайво утриманого ПДФО.

Нульовий результат перерахунку не потребує від роботодавця жодних додаткових дій, окрім його документального оформлення.

І ще один момент. У сумі ПДФО, нарахованій за 2020 рік, не враховуємо результати перерахунку минулого 2019 року, якщо такі суми фактично доутримувалися або поверталися в місяцях 2020 року.

Відображаємо результат перерахунку у формі № 1ДФ

Результат річного перерахунку ПДФО за 2020 рік відображаємо у формі № 1ДФ за 4 квартал, тобто за той квартал, до якого входить місяць проведення перерахунку.

Так, у розділі I форми № 1ДФ:

— у рядках 3а та 3 проставляємо суму нарахованого та виплаченого доходу;

— у рядках 4а та 4 проставляємо суму ПДФО з урахуванням суми недоплати або переплати (103.25 БЗ).

Таким чином, якщо виявлено заниження зобов’язань з ПДФО, показники граф 4а та 4 збільшуємо на суму виявленого недоутримання. Якщо ж за результатами перерахунку виявлено завищення зобов’язань з ПДФО, показники граф 4а і 4 зменшуємо на суму надміру утриманого ПДФО.

А як заповнити звітність, якщо суму недоутриманого ПДФО немає можливості стягнути з доходу за грудень з причини його недостатності або з урахуванням обмеження в 20 %, про яке йшлося вище? Оскільки залишок ПДФО будемо утримувати із зарплати працівника за майбутні місяці, то й відображати результати його утримання будемо у формі № 1ДФ за наступні звітні квартали.

Відповідальність за непроведення перерахунку

Окремого штрафу за непроведення річного перерахунку ПДФО в ПКУ не передбачено.

Але якщо в ході перевірки буде виявлено заниження зобов’язання з ПДФО через непроведений перерахунок, доведеться сплатити:

— штраф за подання звіту за формою № 1ДФ з недостовірними відомостями або помилками у розмірі 1020 грн (за повторне порушення протягом року — 2040 грн) (п. 119.1 ПКУ);

— штраф у розмірі 25 % суми податку, що підлягає нарахуванню та сплаті до бюджету (за повторне порушення протягом 1095 днів — 50 %, якщо порушення відбулося втретє протягом 1095 днів — 75 %) (п. 127.1 ПКУ);

— пеню за кожен календарний день прострочення згідно з правилами, установленими ст. 129 ПКУ;

— адмінштраф на посадових осіб за неутримання і неперерахування до бюджету сум ПДФО при виплаті доходу фізичним особам в розмірі від 34 до 51 грн (за повторне порушення протягом року — від 51 до 85 грн) (ст. 163⁴ КУпАП).

А ось завищення зобов’язання з ПДФО загрожуватиме штрафом за подання звіту за формою № 1ДФ з недостовірними відомостями за п. 119.1 ПКУ (1020 (2040) грн).

Звісно, якщо при проведенні річного перерахунку виправити неточності та помилки у сумах ПДФО, то штрафів за ПКУ можна уникнути.

Отже, наполегливо рекомендуємо не ігнорувати річний перерахунок ПДФО.

Розглянемо порядок проведення перерахунку на прикладі.

Приклад. Працівник працює на підприємстві з лютого 2020 року за сумісництвом на умовах неповного робочого дня (займає 0,5 штатної одиниці). Його посадовий оклад згідно із штатним розписом — 8000 грн. За цим місцем роботи він надав заяву на застосування ПСП на себе.

У квітні у зв’язку з карантином, оголошеним КМУ через COVID-19, на підприємстві був введений простій з оплатою 2/3 тарифної ставки (окладу). Зарплата працівника за квітень (2666,67 грн) була меншою, ніж розмір доходу для застосування ПСП (2940 грн), але про право працівника на ПСП забули.

З 1 по 10 липня працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати. У липні працівникам підприємства була нарахована виробнича премія. Незважаючи на те що за умовами колективного договору така премія мала бути нарахована всім працівникам, суміснику її помилково не нарахували. Ця премія була надана йому у серпні в сумі 500 грн. При цьому при нарахуванні ПДФО за серпень помилково віднесли суму премії до доходу за липень та скасували надання працівнику ПСП у липні.

До заробітної плати листопада помилково була застосована ПСП через збій налаштувань у бухгалтерській програмі.

Результат проведення річного перерахунку

У результаті річного перерахунку за 2020 рік за працівником виявлено зайво утриману суму ПДФО 189,18 грн. На цю суму зменшуємо ПДФО, що підлягає утриманню із зарплати грудня.

Таким чином, ПДФО у грудні 2020 року складатиме 530,82 грн (720,00 - 189,18).

При заповненні форми № 1ДФ за 4 квартал 2020 року (зарплата на підприємстві виплачується своєчасно) у розділі I по цьому працівнику буде вказано:

— в графах 3а і 3 з ознакою доходу «101» — 12000,00 грн (4000,00 + 4000,00 + 4000,00);

— в графах 4а та 4 — 1970,82 грн (720,00 + 720,00 + 720,00 - 189,18).

Впевнені, що тепер ви з легкістю проведете річний перерахунок ПДФО. А підказкою в цьому буде наша стаття.