Подотчетные суммы в учете

Итак, подотчетное лицо, получившее денежные средства из кассы предприятия и/или с банковского счета с применением корпоративной карты, вместе с подтверждающими документами обязано предоставить в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет* (далее — Отчет). Такой же Отчет предоставляется, если работник приобретает товары (работы, услуги) за свой счет**, но для хозяйственных нужд предприятия. Рассмотрим, как такие операции отражать в учете.

* Форма его утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

** Подробнее о приобретении товаров для нужд работодателя за счет собственных средств см. «Выдаем средства на хознужды/ командировку: основные правила» этого номера.

Бухгалтерский учет

Для учета операций с подотчетными суммами используют субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами» (см. Инструкцию № 291).

По дебету субсчета 372 в корреспонденции с кредитом субсчетов учета денежных средств и документов (301, 311, 312, 313, 331) отражают суммы, выданные работникам под отчет, и возмещение работникам собственных средств.

По кредиту субсчета 372 отражают:

— израсходованные работником денежные средства, выданные ему под отчет (в дебет счетов учета расходов, ТМЦ, ОС, НМА, и т. п., а также НДС);

— не использованные работником и возвращенные денежные средства (в дебет субсчетов 301, 311, 312, 313, 331).

Субсчет 372 является активно-пассивным. При этом:

— дебетовое сальдо показывает наличие задолженности работников перед предприятием по суммам, выданным под отчет,

— а кредитовое — наличие задолженности предприятия перед подотчетными лицами.

В финансовой отчетности показатели сальдо отражают развернуто: дебетовое — в составе оборотных активов, а кредитовое — в составе текущих обязательств.

Налог на прибыль

По общим правилам объектом обложения налогом на прибыль является бухгалтерский финрезультат до налогообложения, откорректированный на налоговые разницы (п.п. 134.1.1 НКУ).

Никаких специальных разниц, связанных с подотчетными расходами, НКУ не предусматривает. Применяются только общие корректировки финрезультата, которые при этом работают в отношении высокодоходников и малодоходников-добровольцев. Остальные прибыльщики полностью ориентируются на бухучет.

Правила подотчетного НДС

Поскольку здесь имеет место приобретение физлицом определенных товаров, работ/услуг по поручению работодателя, такие операции могут быть с «входным» налоговым кредитом (НК) по НДС (п.п. «а» п. 185.1 НКУ). Соответственно суммы НДС, уплаченные работником в стоимости таких приобретений, предприятие имеет право включить в НК (п. 198.1 НКУ). Отметим несколько важных правил формирования такого подотчетного НК.

1. Обязательное условие формирования НК — наличие подтверждающих документов (п. 198.6 НКУ). К ним относятся: зарегистрированная налоговая накладная (НН) (п. 201.10 НКУ) либо заменяющий ее документ.

В свою очередь, заменители НН — это кассовый чек, транспортный билет и гостиничный счет (п. 201.11 НКУ). Опишем условия и требования, которые установлены к ним.

Кассовый чек должен содержать общую сумму НДС, фискальный номер и налоговый номер поставщика (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). При этом общая сумма полученных по таким чекам товаров/услуг не может превышать 200 грн. в день (без учета НДС). По мнению фискалов (см. 101.23 БЗ), при превышении этой суммы нельзя отразить НК по такому чеку даже в пределах разрешенной суммы.

Учтите: если подотчетное лицо привозит из командировки несколько кассовых чеков с разными датами, в НК можно включить НДС по чекам на сумму 200 грн. за каждый день пребывания лица в командировке, а не в целом по Отчету (см. 101.13 БЗ).

Транспортный билет (в том числе электронный (см. письмо ГФСУ от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК и 101.13 БЗ)), как и гостиничный счет, должны содержать информацию об общей сумме платежа, сумме налога и налоговом номере продавца* (п.п. «а» п. 201.11 НКУ). При этом стоимость таких расходов в течение одного дня значения не имеет.

* В транспортных билетах, форма которых утверждена международными стандартами, наличие налогового номера продавца не требуется (см. 101.13 БЗ).

Обратите внимание: для подтверждения права на НК на основании электронного билета на автобус достаточно просто его распечатать. А вот с электронным авиационным билетом надежнее предоставить еще и посадочный талон (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 48, с. 8).

2. Вся сумма «входного» НДС, подтвержденного соответствующими документами, попадает в НК.

Но если такие расходы связаны с нехозяйственной, льготируемой или необъектной деятельностью, придется начислить «компенсирующие» налоговые обязательства (НО) по НДС (п. 198.5 НКУ). Кстати, отражение НК на основании заменителей НН никак не скажется на реглимите, а вот начисление НО по «компенсирующей» НН реглимит «съест».

3. Считаем, включить суммы НДС в состав НК предприятие имеет право не ранее даты утверждения Отчета**.

** См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 67, с. 27.

Во-первых, подтверждающие документы предприятие получит только вместе с Отчетом, а, как известно, без них никуда (п. 198.6 НКУ). Во-вторых, именно в момент утверждения Отчета предприятие определит размер таких расходов. Заметим: налоговики предлагают отражать НК уже на дату подачи Отчета (письмо ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК и 101.13 БЗ).

Впрочем, исключением будет ситуация, когда предприятие авансом со своего банковского счета оплачивает проезд работника и этой датой получает НН либо ее «заменитель» (например, электронный транспортный билет***). Здесь, считаем, есть все основания включить такие суммы НДС в состав НК в том периоде, на который приходится дата первого события (списания денежных средств с банковского счета предприятия).

*** См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22, № 48, с. 8.

4. Если НК формируется на основании кассового чека в оплату за товары/услуги, которые будут получены позже, то и НК безопаснее отразить не раньше даты получения таких товаров/услуг.

Объясняется это тем, что кассовый чек дает право на НК без получения НН только по полученным товарам/услугам (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). При этом формирование НК происходит либо на дату списания средств с банковского счета в счет оплаты товаров/услуг либо на дату их получения (п. 198.2 НКУ). Поскольку при наличной предоплате списания средств с банковского счета не происходит, остается ждать дату получения товаров/услуг. То есть,

5. Отражать НК по документам-«заменителям» нужно исключительно в периоде возникновения такого права.

Дело в том, что п. 198.6 НКУ отсрочку до 1095 дней для таких документов не предусматривает. Поэтому если вовремя не отразить НК, то исправиться можно, только подав уточненку к тому периоду, в котором возникло право на НК (см. 101.13 БЗ).

Пример. 1. Работник за свой счет приобрел канцтовары на сумму 6000 грн. (в том числе 20 % НДС).

Кассовый чек — от 28.12.2019 г. Налоговая накладная на имя предприятия оформлена 28 декабря 2019 года. Отчет утвержден 02.01.2020 г. Расходы работнику компенсированы 03.01.2020 г.

2. Другой работник (начальник отдела сбыта) согласно приказу о командировке от 02.01.2020 г. находился в командировке с 15 по 16 января 2020 года. 14.01.2020 г. ему был выдан аванс в сумме 3000 грн.

По возвращении из командировки работник составил Отчет, который был утвержден 20.01.2020 г., и в этот же день работник вернул в кассу остаток денежных средств.

Учет подотчетных сумм в пределах Украины