Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Подотчетные суммы в учете

Алешкина Наталья, налоговый эксперт
Налоги & бухучет Февраль, 2020/№ 11
Печать
Подробно о том, что такое подотчетные суммы, как и в какие сроки за них необходимо отчитаться, описано в предыдущих статьях. Здесь же рассмотрим порядок отражения таких сумм в бухгалтерском и налоговом учете.

Итак, подотчетное лицо, получившее денежные средства из кассы предприятия и/или с банковского счета с применением корпоративной карты, вместе с подтверждающими документами обязано предоставить в бухгалтерию предприятия Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет* (далее — Отчет). Такой же Отчет предоставляется, если работник приобретает товары (работы, услуги) за свой счет**, но для хозяйственных нужд предприятия. Рассмотрим, как такие операции отражать в учете.

* Форма его утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

** Подробнее о приобретении товаров для нужд работодателя за счет собственных средств см. «Выдаем средства на хознужды/ командировку: основные правила» этого номера.

Бухгалтерский учет

Для учета операций с подотчетными суммами используют субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами» (см. Инструкцию № 291).

По дебету субсчета 372 в корреспонденции с кредитом субсчетов учета денежных средств и документов (301, 311, 312, 313, 331) отражают суммы, выданные работникам под отчет, и возмещение работникам собственных средств.

По кредиту субсчета 372 отражают:

— израсходованные работником денежные средства, выданные ему под отчет (в дебет счетов учета расходов, ТМЦ, ОС, НМА, и т. п., а также НДС);

— не использованные работником и возвращенные денежные средства (в дебет субсчетов 301, 311, 312, 313, 331).

Подотчетные расходы в бухгалтерском учете отражают на дату утверждения руководителем предприятия Отчета

Субсчет 372 является активно-пассивным. При этом:

— дебетовое сальдо показывает наличие задолженности работников перед предприятием по суммам, выданным под отчет,

— а кредитовое — наличие задолженности предприятия перед подотчетными лицами.

В финансовой отчетности показатели сальдо отражают развернуто: дебетовое — в составе оборотных активов, а кредитовое — в составе текущих обязательств.

Налог на прибыль

По общим правилам объектом обложения налогом на прибыль является бухгалтерский финрезультат до налогообложения, откорректированный на налоговые разницы (п.п. 134.1.1 НКУ).

Никаких специальных разниц, связанных с подотчетными расходами, НКУ не предусматривает. Применяются только общие корректировки финрезультата, которые при этом работают в отношении высокодоходников и малодоходников-добровольцев. Остальные прибыльщики полностью ориентируются на бухучет.

Правила подотчетного НДС

Поскольку здесь имеет место приобретение физлицом определенных товаров, работ/услуг по поручению работодателя, такие операции могут быть с «входным» налоговым кредитом (НК) по НДС (п.п. «а» п. 185.1 НКУ). Соответственно суммы НДС, уплаченные работником в стоимости таких приобретений, предприятие имеет право включить в НК (п. 198.1 НКУ). Отметим несколько важных правил формирования такого подотчетного НК.

1. Обязательное условие формирования НК — наличие подтверждающих документов (п. 198.6 НКУ). К ним относятся: зарегистрированная налоговая накладная (НН) (п. 201.10 НКУ) либо заменяющий ее документ.

В свою очередь, заменители НН — это кассовый чек, транспортный билет и гостиничный счет (п. 201.11 НКУ). Опишем условия и требования, которые установлены к ним.

Кассовый чек должен содержать общую сумму НДС, фискальный номер и налоговый номер поставщика (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). При этом общая сумма полученных по таким чекам товаров/услуг не может превышать 200 грн. в день (без учета НДС). По мнению фискалов (см. 101.23 БЗ), при превышении этой суммы нельзя отразить НК по такому чеку даже в пределах разрешенной суммы.

Учтите: если подотчетное лицо привозит из командировки несколько кассовых чеков с разными датами, в НК можно включить НДС по чекам на сумму 200 грн. за каждый день пребывания лица в командировке, а не в целом по Отчету (см. 101.13 БЗ).

Транспортный билет (в том числе электронный (см. письмо ГФСУ от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК и 101.13 БЗ)), как и гостиничный счет, должны содержать информацию об общей сумме платежа, сумме налога и налоговом номере продавца* (п.п. «а» п. 201.11 НКУ). При этом стоимость таких расходов в течение одного дня значения не имеет.

* В транспортных билетах, форма которых утверждена международными стандартами, наличие налогового номера продавца не требуется (см. 101.13 БЗ).

Обратите внимание: для подтверждения права на НК на основании электронного билета на автобус достаточно просто его распечатать. А вот с электронным авиационным билетом надежнее предоставить еще и посадочный талон (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 48, с. 8).

2. Вся сумма «входного» НДС, подтвержденного соответствующими документами, попадает в НК.

Но если такие расходы связаны с нехозяйственной, льготируемой или необъектной деятельностью, придется начислить «компенсирующие» налоговые обязательства (НО) по НДС (п. 198.5 НКУ). Кстати, отражение НК на основании заменителей НН никак не скажется на реглимите, а вот начисление НО по «компенсирующей» НН реглимит «съест».

3. Считаем, включить суммы НДС в состав НК предприятие имеет право не ранее даты утверждения Отчета**.

** См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2018, № 67, с. 27.

Во-первых, подтверждающие документы предприятие получит только вместе с Отчетом, а, как известно, без них никуда (п. 198.6 НКУ). Во-вторых, именно в момент утверждения Отчета предприятие определит размер таких расходов. Заметим: налоговики предлагают отражать НК уже на дату подачи Отчета (письмо ГФСУ от 22.08.2017 г. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК и 101.13 БЗ).

Впрочем, исключением будет ситуация, когда предприятие авансом со своего банковского счета оплачивает проезд работника и этой датой получает НН либо ее «заменитель» (например, электронный транспортный билет***). Здесь, считаем, есть все основания включить такие суммы НДС в состав НК в том периоде, на который приходится дата первого события (списания денежных средств с банковского счета предприятия).

*** См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 36, с. 22, № 48, с. 8.

4. Если НК формируется на основании кассового чека в оплату за товары/услуги, которые будут получены позже, то и НК безопаснее отразить не раньше даты получения таких товаров/услуг.

Объясняется это тем, что кассовый чек дает право на НК без получения НН только по полученным товарам/услугам (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). При этом формирование НК происходит либо на дату списания средств с банковского счета в счет оплаты товаров/услуг либо на дату их получения (п. 198.2 НКУ). Поскольку при наличной предоплате списания средств с банковского счета не происходит, остается ждать дату получения товаров/услуг. То есть,

если Отчет будет утвержден на основании кассового чека (а сами товар/услуга будут получены позже), то право на НК придется оттянуться до даты получения предоплаченных товаров/услуг

5. Отражать НК по документам-«заменителям» нужно исключительно в периоде возникновения такого права.

Дело в том, что п. 198.6 НКУ отсрочку до 1095 дней для таких документов не предусматривает. Поэтому если вовремя не отразить НК, то исправиться можно, только подав уточненку к тому периоду, в котором возникло право на НК (см. 101.13 БЗ).

Пример. 1. Работник за свой счет приобрел канцтовары на сумму 6000 грн. (в том числе 20 % НДС).

Кассовый чек — от 28.12.2019 г. Налоговая накладная на имя предприятия оформлена 28 декабря 2019 года. Отчет утвержден 02.01.2020 г. Расходы работнику компенсированы 03.01.2020 г.

2. Другой работник (начальник отдела сбыта) согласно приказу о командировке от 02.01.2020 г. находился в командировке с 15 по 16 января 2020 года. 14.01.2020 г. ему был выдан аванс в сумме 3000 грн.

По возвращении из командировки работник составил Отчет, который был утвержден 20.01.2020 г., и в этот же день работник вернул в кассу остаток денежных средств.

Учет подотчетных сумм в пределах Украины

Дата

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн.

Дт

Кт

1. Подотчетные расходы за счет средств работника

02.01.2020

Утвержден Отчет руководителем предприятия

20

372

5000

02.01.2020

Отражен НК на основании НН от 28.12.2019 г.

644

641/НДС

372

644

1000

1000

03.01.2020

Возмещены работнику средства из кассы предприятия

372

301

6000

2. Командировочные расходы

14.01.2020

Выдан работнику аванс на командировку

372

301

3000

20.01.2020

Утвержден Отчет и включены в расходы:

— суточные (472 х 2 дня)*

93

372

944

— стоимость проезда

517,08

— стоимость проживания

1000

20.01.2020

Отражен налоговый кредит по НДС, уплаченный в составе стоимости:

— проезда на основании транспортного билета

641/НДС

372

103,26

— проживания на основании гостиничного счета

200

20.01.2020

Возвращен работником в кассу остаток неиспользованного аванса (3000,00 грн. - 2764,34 грн.)

301

372

235,66

Списаны командировочные расходы на финансовый результат

791

93

2461,08

* Размер суточных по Украине установлен согласно приказу и Положению о служебных командировках, действующему на предприятии.

выводы

  • Подотчетные расходы в бухгалтерском учете отражают на дату утверждения руководителем предприятия Отчета.
  • В общем случае, право на НК по подотчетным суммам НДС возникает у предприятия не ранее утверждения Отчета.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц