Отже, підзвітна особа, яка отримала кошти з каси підприємства та/або з банківського рахунку із застосуванням корпоративної картки, разом із підтвердними документами зобов’язана надати до бухгалтерії підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт* (далі — Звіт). Такий же Звіт надається, якщо працівник придбаває товари (роботи, послуги) за свій рахунок**, але для господарських потреб підприємства. Розглянемо, як такі операції відображати в обліку.
* Форма його затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
** Детальніше про придбання товарів для потреб роботодавця за рахунок власних коштів див. «Видаємо кошти на госппотреби/відрядження: основні правила» цього номера журналу.
Бухгалтерський облік
Для обліку операцій з підзвітними сумами використовують субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (див. Інструкцію № 291).
За дебетом субрахунку 372 в кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів та документів (301, 311, 312, 313, 331) відображають суми, видані працівникам під звіт, і відшкодування працівникам власних коштів.
За кредитом субрахунку 372 відображають:
— витрачені працівником грошові кошти, видані йому під звіт (у дебет рахунків обліку витрат, ТМЦ, ОЗ, НМА тощо, а також ПДВ);
— не використані працівником і повернені грошові кошти (у дебет субрахунків 301, 311, 312, 313, 331).
Підзвітні витрати в бухгалтерському обліку відображають на дату затвердження керівником підприємства Звіту
Субрахунок 372 є активно-пасивним. При цьому:
— дебетове сальдо показує наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами, виданими під звіт,
— а кредитове — наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами.
У фінансовій звітності показники сальдо відображають розгорнуто: дебетове — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі поточних зобов’язань.
Податок на прибуток
За загальними правилами об’єктом оподаткування податком на прибуток є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування, відкоригований на податкові різниці (п.п. 134.1.1 ПКУ).
Жодних спеціальних різниць, пов’язаних з підзвітними витратами, ПКУ не передбачає. Застосовуються тільки загальні коригування фінрезультату, які при цьому працюють щодо високодохідників і малодохідників-добровольців. Інші прибутківці повністю орієнтуються на бухоблік.
Правила підзвітного ПДВ
Оскільки тут має місце придбання фізособою певних товарів, робіт/послуг за дорученням роботодавця, такі операції можуть бути з «вхідним» податковим кредитом (ПК) з ПДВ (п.п. «а» п. 185.1 ПКУ). Відповідно суми ПДВ, сплачені працівником у вартості таких придбань, підприємство має право включити до ПК (п. 198.1 ПКУ). Зазначимо декілька важливих правил формування такого підзвітного ПК.
1. Обов’язкова умова формування ПК — наявність підтвердних документів (п. 198.6 ПКУ). До них належать: зареєстрована податкова накладна (ПН) (п. 201.10 ПКУ) або документ, що замінює її.
У свою чергу, замінники ПН — це касовий чек, транспортний квиток і готельний рахунок (п. 201.11 ПКУ). Опишемо умови та вимоги, які встановлені до них.
Касовий чек повинен містити загальну суму ПДВ, фіскальний номер і податковий номер постачальника (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). При цьому загальна сума отриманих за такими чеками товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ). На думку фіскалів (див. 101.23 БЗ), при перевищенні цієї суми не можна відобразити ПК за таким чеком навіть у межах дозволеної суми.
Врахуйте: якщо підзвітна особа привозить з відрядження декілька касових чеків з різними датами, до ПК можна включити ПДВ за чеками на суму 200 грн. за кожен день перебування особи у відрядженні, а не в цілому за Звітом (див. 101.13 БЗ).
Транспортний квиток (у тому числі електронний (див. лист ДФСУ від 21.12.2017 р. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК і 101.13 БЗ)), як і готельний рахунок, повинні містити інформацію про загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця* (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ). При цьому вартість таких витрат протягом одного дня значення не має.
* У транспортних квитках, форма яких затверджена міжнародними стандартами, наявність податкового номера продавця не потрібна (див. 101.13 БЗ).
Зверніть увагу: для підтвердження права на ПК на підставі електронного квитка на автобус достатньо просто його роздрукувати. А ось з електронним авіаційним квитком надійніше надати ще й посадковий талон (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 48, с. 8).
2. Уся сума «вхідного» ПДВ, підтвердженого відповідними документами, потрапляє до ПК.
Але якщо такі витрати пов’язані з негосподарською, пільгованою чи необ’єктною діяльністю, доведеться нарахувати «компенсуючі» податкові зобов’язання (ПЗ) з ПДВ (п. 198.5 ПКУ). До речі, відображення ПК на підставі замінників ПН ніяк не позначиться на регліміті, а ось нарахування ПЗ за «компенсуючою» ПН регліміт «з’їсть».
3. Вважаємо, включити суми ПДВ до складу ПК підприємство має право не раніше дати затвердження Звіту**.
** Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 67, с. 27.
По-перше, підтвердні документи підприємство отримає тільки разом зі Звітом, а як відомо, без них нікуди (п. 198.6 ПКУ). По-друге, саме в момент затвердження Звіту підприємство визначить розмір таких витрат. Зазначимо: податківці пропонують відображати ПК уже на дату подання Звіту (лист ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК і 101.13 БЗ).
Утім, винятком буде ситуація, коли підприємство авансом зі свого банківського рахунку оплачує проїзд працівника і цією датою отримує ПН або її «замінник» (наприклад, електронний транспортний квиток***). Тут, вважаємо, є всі підстави включити такі суми ПДВ до складу ПК у тому періоді, на який припадає дата першої події (списання грошових коштів з банківського рахунку підприємства).
*** Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22, № 48, с. 8.
4. Якщо ПК формується на підставі касового чека в оплату за товари/послуги, які будуть отримані пізніше, то і ПК безпечніше відобразити не раніше дати отримання таких товарів/послуг.
Пояснюється це тим, що касовий чек надає право на ПК без отримання ПН тільки за отриманими товарами/послугами (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). При цьому формування ПК відбувається або на дату списання коштів з банківського рахунку в рахунок оплати товарів/послуг, або на дату їх отримання (п. 198.2 ПКУ). Оскільки при готівковій передоплаті списання коштів з банківського рахунку не відбувається, залишається чекати дату отримання товарів/послуг. Тобто
якщо Звіт буде затверджений на підставі касового чека (а сам товар/послуга будуть отримані пізніше), то право на ПК доведеться відтягнути до дати отримання передоплачених товарів/послуг
5. Відображати ПК за документами-«замінниками» потрібно виключно в періоді виникнення такого права.
Річ у тому, що п. 198.6 ПКУ відстрочення до 1095 днів для таких документів не передбачає. Тому якщо вчасно не відобразити ПК, то виправитися можна, тільки подавши уточненку до того періоду, у якому виникло право на ПК (див. 101.13 БЗ).
Приклад. 1. Працівник за свій рахунок придбав канцтовари на суму 6000 грн. (у тому числі 20 % ПДВ).
Касовий чек від 28.12.2019 р. Податкова накладна на ім’я підприємства оформлена 28.12.2019 р. Звіт затверджений 02.01.2020 р. Витрати працівникові компенсовані 03.01.2020 р.
2. Інший працівник (начальник відділу збуту) згідно з наказом про відрядження від 02.01.2020 р. перебував у відрядженні з 15 по 16 січня 2020 року. 14.01.2020 р. йому був виданий аванс у сумі 3000 грн.
Після повернення з відрядження працівник склав Звіт, який був затверджений 20.01.2020 р., і цього ж дня повернув до каси залишок грошових коштів.
Облік підзвітних сум у межах України
Дата | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, грн. | |
Дт | Кт | |||
1. Підзвітні витрати за рахунок коштів працівника | ||||
02.01.2020 | Затверджено Звіт керівником підприємства | 20 | 372 | 5000 |
02.01.2020 | Відображено ПК на підставі ПН від 28.12.2019 р. | 644 641/ПДВ | 372 644 | 1000 1000 |
03.01.2020 | Відшкодовано працівникові кошти з каси | 372 | 301 | 6000 |
2. Витрати на відрядження | ||||
14.01.2020 | Видано працівникові аванс на відрядження | 372 | 301 | 3000 |
20.01.2020 | Затверджено Звіт і включено до витрат: | |||
— добові (472 х 2 дні)* | 93 | 372 | 944 | |
— вартість проїзду | 517,08 | |||
— вартість проживання | 1000 | |||
20.01.2020 | Відображено податковий кредит з ПДВ, сплачений у складі вартості: | |||
— проїзду, на підставі транспортного квитка | 641/ПДВ | 372 | 103,26 | |
— проживання, на підставі готельного рахунку | 200 | |||
20.01.2020 | Повернено працівником до каси залишок невикористаного авансу (3000,00 грн. - 2764,34 грн.) | 301 | 372 | 235,66 |
Списано витрати на відрядження на фінансовий результат | 791 | 93 | 2461,08 | |
* Розмір добових по Україні встановлений згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві. |
висновки
- Підзвітні витрати в бухгалтерському обліку відображають на дату затвердження керівником підприємства Звіту.
- У загальному випадку право на податковий кредит за підзвітними сумами ПДВ виникає у підприємства не раніше затвердження Звіту.