Теми статей
Обрати теми

Підзвітні суми в обліку

Альошкіна Наталя, податковий експерт
Детально про те, що таке підзвітні суми, як і в які строки за них необхідно відзвітувати, описано в попередніх статтях. Тут же розглянемо порядок відображення таких сум у бухгалтерському й податковому обліку.

Отже, підзвітна особа, яка отримала кошти з каси підприємства та/або з банківського рахунку із застосуванням корпоративної картки, разом із підтвердними документами зобов’язана надати до бухгалтерії підприємства Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт* (далі — Звіт). Такий же Звіт надається, якщо працівник придбаває товари (роботи, послуги) за свій рахунок**, але для господарських потреб підприємства. Розглянемо, як такі операції відображати в обліку.

* Форма його затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.

** Детальніше про придбання товарів для потреб роботодавця за рахунок власних коштів див. «Видаємо кошти на госппотреби/відрядження: основні правила» цього номера журналу.

Бухгалтерський облік

Для обліку операцій з підзвітними сумами використовують субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (див. Інструкцію № 291).

За дебетом субрахунку 372 в кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів та документів (301, 311, 312, 313, 331) відображають суми, видані працівникам під звіт, і відшкодування працівникам власних коштів.

За кредитом субрахунку 372 відображають:

— витрачені працівником грошові кошти, видані йому під звіт (у дебет рахунків обліку витрат, ТМЦ, ОЗ, НМА тощо, а також ПДВ);

— не використані працівником і повернені грошові кошти (у дебет субрахунків 301, 311, 312, 313, 331).

Підзвітні витрати в бухгалтерському обліку відображають на дату затвердження керівником підприємства Звіту

Субрахунок 372 є активно-пасивним. При цьому:

— дебетове сальдо показує наявність заборгованості працівників перед підприємством за сумами, виданими під звіт,

— а кредитове — наявність заборгованості підприємства перед підзвітними особами.

У фінансовій звітності показники сальдо відображають розгорнуто: дебетове — у складі оборотних активів, а кредитове — у складі поточних зобов’язань.

Податок на прибуток

За загальними правилами об’єктом оподаткування податком на прибуток є бухгалтерський фінрезультат до оподаткування, відкоригований на податкові різниці (п.п. 134.1.1 ПКУ).

Жодних спеціальних різниць, пов’язаних з підзвітними витратами, ПКУ не передбачає. Застосовуються тільки загальні коригування фінрезультату, які при цьому працюють щодо високодохідників і малодохідників-добровольців. Інші прибутківці повністю орієнтуються на бухоблік.

Правила підзвітного ПДВ

Оскільки тут має місце придбання фізособою певних товарів, робіт/послуг за дорученням роботодавця, такі операції можуть бути з «вхідним» податковим кредитом (ПК) з ПДВ (п.п. «а» п. 185.1 ПКУ). Відповідно суми ПДВ, сплачені працівником у вартості таких придбань, підприємство має право включити до ПК (п. 198.1 ПКУ). Зазначимо декілька важливих правил формування такого підзвітного ПК.

1. Обов’язкова умова формування ПК — наявність підтвердних документів (п. 198.6 ПКУ). До них належать: зареєстрована податкова накладна (ПН) (п. 201.10 ПКУ) або документ, що замінює її.

У свою чергу, замінники ПН — це касовий чек, транспортний квиток і готельний рахунок (п. 201.11 ПКУ). Опишемо умови та вимоги, які встановлені до них.

Касовий чек повинен містити загальну суму ПДВ, фіскальний номер і податковий номер постачальника (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). При цьому загальна сума отриманих за такими чеками товарів/послуг не може перевищувати 200 грн. на день (без урахування ПДВ). На думку фіскалів (див. 101.23 БЗ), при перевищенні цієї суми не можна відобразити ПК за таким чеком навіть у межах дозволеної суми.

Врахуйте: якщо підзвітна особа привозить з відрядження декілька касових чеків з різними датами, до ПК можна включити ПДВ за чеками на суму 200 грн. за кожен день перебування особи у відрядженні, а не в цілому за Звітом (див. 101.13 БЗ).

Транспортний квиток (у тому числі електронний (див. лист ДФСУ від 21.12.2017 р. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК і 101.13 БЗ)), як і готельний рахунок, повинні містити інформацію про загальну суму платежу, суму податку та податковий номер продавця* (п.п. «а» п. 201.11 ПКУ). При цьому вартість таких витрат протягом одного дня значення не має.

* У транспортних квитках, форма яких затверджена міжнародними стандартами, наявність податкового номера продавця не потрібна (див. 101.13 БЗ).

Зверніть увагу: для підтвердження права на ПК на підставі електронного квитка на автобус достатньо просто його роздрукувати. А ось з електронним авіаційним квитком надійніше надати ще й посадковий талон (детальніше див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 48, с. 8).

2. Уся сума «вхідного» ПДВ, підтвердженого відповідними документами, потрапляє до ПК.

Але якщо такі витрати пов’язані з негосподарською, пільгованою чи необ’єктною діяльністю, доведеться нарахувати «компенсуючі» податкові зобов’язання (ПЗ) з ПДВ (п. 198.5 ПКУ). До речі, відображення ПК на підставі замінників ПН ніяк не позначиться на регліміті, а ось нарахування ПЗ за «компенсуючою» ПН регліміт «з’їсть».

3. Вважаємо, включити суми ПДВ до складу ПК підприємство має право не раніше дати затвердження Звіту**.

** Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2018, № 67, с. 27.

По-перше, підтвердні документи підприємство отримає тільки разом зі Звітом, а як відомо, без них нікуди (п. 198.6 ПКУ). По-друге, саме в момент затвердження Звіту підприємство визначить розмір таких витрат. Зазначимо: податківці пропонують відображати ПК уже на дату подання Звіту (лист ДФСУ від 22.08.2017 р. № 1700/6/99-99-15-03-02-15/ІПК і 101.13 БЗ).

Утім, винятком буде ситуація, коли підприємство авансом зі свого банківського рахунку оплачує проїзд працівника і цією датою отримує ПН або її «замінник» (наприклад, електронний транспортний квиток***). Тут, вважаємо, є всі підстави включити такі суми ПДВ до складу ПК у тому періоді, на який припадає дата першої події (списання грошових коштів з банківського рахунку підприємства).

*** Див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 36, с. 22, № 48, с. 8.

4. Якщо ПК формується на підставі касового чека в оплату за товари/послуги, які будуть отримані пізніше, то і ПК безпечніше відобразити не раніше дати отримання таких товарів/послуг.

Пояснюється це тим, що касовий чек надає право на ПК без отримання ПН тільки за отриманими товарами/послугами (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). При цьому формування ПК відбувається або на дату списання коштів з банківського рахунку в рахунок оплати товарів/послуг, або на дату їх отримання (п. 198.2 ПКУ). Оскільки при готівковій передоплаті списання коштів з банківського рахунку не відбувається, залишається чекати дату отримання товарів/послуг. Тобто

якщо Звіт буде затверджений на підставі касового чека (а сам товар/послуга будуть отримані пізніше), то право на ПК доведеться відтягнути до дати отримання передоплачених товарів/послуг

5. Відображати ПК за документами-«замінниками» потрібно виключно в періоді виникнення такого права.

Річ у тому, що п. 198.6 ПКУ відстрочення до 1095 днів для таких документів не передбачає. Тому якщо вчасно не відобразити ПК, то виправитися можна, тільки подавши уточненку до того періоду, у якому виникло право на ПК (див. 101.13 БЗ).

Приклад. 1. Працівник за свій рахунок придбав канцтовари на суму 6000 грн. (у тому числі 20 % ПДВ).

Касовий чек від 28.12.2019 р. Податкова накладна на ім’я підприємства оформлена 28.12.2019 р. Звіт затверджений 02.01.2020 р. Витрати працівникові компенсовані 03.01.2020 р.

2. Інший працівник (начальник відділу збуту) згідно з наказом про відрядження від 02.01.2020 р. перебував у відрядженні з 15 по 16 січня 2020 року. 14.01.2020 р. йому був виданий аванс у сумі 3000 грн.

Після повернення з відрядження працівник склав Звіт, який був затверджений 20.01.2020 р., і цього ж дня повернув до каси залишок грошових коштів.

Облік підзвітних сум у межах України

Дата

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Сума, грн.

Дт

Кт

1. Підзвітні витрати за рахунок коштів працівника

02.01.2020

Затверджено Звіт керівником підприємства

20

372

5000

02.01.2020

Відображено ПК на підставі ПН від 28.12.2019 р.

644

641/ПДВ

372

644

1000

1000

03.01.2020

Відшкодовано працівникові кошти з каси

372

301

6000

2. Витрати на відрядження

14.01.2020

Видано працівникові аванс на відрядження

372

301

3000

20.01.2020

Затверджено Звіт і включено до витрат:

— добові (472 х 2 дні)*

93

372

944

— вартість проїзду

517,08

— вартість проживання

1000

20.01.2020

Відображено податковий кредит з ПДВ, сплачений у складі вартості:

— проїзду, на підставі транспортного квитка

641/ПДВ

372

103,26

— проживання, на підставі готельного рахунку

200

20.01.2020

Повернено працівником до каси залишок невикористаного авансу (3000,00 грн. - 2764,34 грн.)

301

372

235,66

Списано витрати на відрядження на фінансовий результат

791

93

2461,08

* Розмір добових по Україні встановлений згідно з наказом і Положенням про службові відрядження, що діє на підприємстві.

висновки

  • Підзвітні витрати в бухгалтерському обліку відображають на дату затвердження керівником підприємства Звіту.
  • У загальному випадку право на податковий кредит за підзвітними сумами ПДВ виникає у підприємства не раніше затвердження Звіту.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі