Темы статей
Выбрать темы

Работа и отдых: составляем документы правильно (ч. 1)

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам, Савченко Елена, податковий експерт, Чернышова Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Закончив с документированием движения кадров, перейдем к рассмотрению документального оформления непосредственно самого процесса труда. Об этих вопросах мы сейчас и поговорим. В частности, мы расскажем, как оформить привлечение работников к работе в выходные и праздничные (нерабочие) дни, а также к сверхурочной работе, разберем установление работникам неполного рабочего времени, а также изучим порядок оформления ежегодных отпусков.

6.1. Работа в выходные и праздники

Работа в выходные дни

Для начала вспомним, какие дни следует считать выходными.

Итак, выходные дни — это дни, в которые работник не работает в соответствии с графиком работы предприятия (или графиком сменности).

Согласно ст. 67 КЗоТ при 5-дневной рабочей неделе работникам предоставляют два выходных дня в неделю, а при 6-дневной рабочей неделе — один выходной день.

Общим выходным днем является воскресенье. Второй выходной день при 5-дневной рабочей неделе, если это не определено законодательством, устанавливают графиком работы предприятия, согласованным с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем). Как правило, его предоставляют вместе с общим выходным днем (это может быть как суббота, так и понедельник). Причем продолжительность еженедельного беспрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (ст. 70 КЗоТ).

На предприятиях, остановка работы которых невозможна по производственно-техническим условиям или в связи с необходимостью непрерывного обслуживания населения, а также на погрузочно-разгрузочных работах, связанных с работой транспорта, выходные дни предоставляют в разные дни недели поочередно каждой группе работников согласно графику выхода на работу (графику сменности) (ст. 69 КЗоТ). Такие графики утверждает руководитель предприятия по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем).

С целью создания благоприятных условий для отдыха трудящихся, а также для рационального использования рабочего времени КМУ может рекомендовать работодателям в течение года перенести отдельные выходные дни*. Так, например, в 2020 году КМУ рекомендовал для работников, которым установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными, сделать понедельник 6 января выходным днем с переносом рабочего дня на субботу 11 января (см. распоряжение КМУ от 23.11.2019 г. № 995-р).

* Чтобы воспользоваться такой рекомендацией, работодателю нужно не позднее чем за 2 месяца до переноса издать соответствующий приказ (распоряжение), согласованный с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем).

По общему правилу привлекать к работе в выходные дни запрещено (ст. 71 КЗоТ)

Но есть исключения. Так, отдельных работников можно привлекать к работе в выходные дни в следующих исключительных случаях (ч. 2 ст. 71 КЗоТ):

1) для предотвращения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий и немедленного устранения их последствий;

2) для предотвращения несчастных случаев, которые ставят или могут поставить под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей, гибели или порчи имущества;

3) для выполнения неотложных, заранее не предусмотренных работ, от немедленного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа предприятия в целом или его отдельных подразделений;

4) для выполнения неотложных погрузочно-разгрузочных работ с целью предотвращения либо устранения простоя подвижного состава или скопления грузов в пунктах отправления и назначения.

Но даже эти случаи не дают зеленый свет для отдельных категорий работников. Так, категорически запрещено привлекать к работе в выходной день при любых обстоятельствах:

— беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ);

— отцов, воспитывающих детей до 3 лет без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), а также опекунов, одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей (ст. 1861 КЗоТ);

— работников моложе 18 лет (ст. 192 КЗоТ).

Кроме того, привлечение к работе в выходные дни граждан преклонного возраста возможно только с их согласия и при условии, что это не противопоказано им по состоянию здоровья (ст. 13 Закона № 3721). Напомним: гражданами преклонного возраста признаются лица, которые достигли пенсионного возраста, установленного ст. 26 Закона № 1058, а также лица, которым до достижения такого пенсионного возраста осталось не более полутора лет (ст. 10 Закона № 3721).

Важно! Для привлечения к работе в выходной день необходимо получить разрешение выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя)*. В заявке работодателя на получение этого разрешения должны быть указаны причины привлечения к работе в выходной, численность работников, их фамилии и должности (профессии).

* Если на предприятии отсутствует профсоюзная организация, то разрешение ни у кого не запрашивают.

Профком на своем заседании принимает решение, которое оформляет протоколом. Выписку из протокола передают руководству предприятия.

Если разрешение получено, руководитель предприятия издает письменный приказ (распоряжение). Как его составить, см. ниже.

Учтите:

приказ о привлечении к работе в выходной день должен содержать условия компенсации за работу в этот день

При этом возможны 2 способа компенсации за работу в выходной день (ст. 72 КЗоТ):

1) предоставление другого дня отдыха;

2) оплата в двойном размере, рассчитанная по правилам ст. 107 КЗоТ**.

** Больше об этом см. в «Налоги & бухучет» 2019, № 15, с. 67.

Конкретный способ компенсации определяется по соглашению между работником и работодателем.

Обратите внимание: если в приказе о привлечении к работе в выходной день предусмотрено предоставление другого дня отдыха, но конкретный день не определен, работник не вправе устанавливать его самостоятельно (см. письмо Минсоцполитики от 19.09.2012 г. № 321/13/133-12).

Работа в праздничные и нерабочие дни

Теперь очертим правила допущения к работе в праздничные и нерабочие дни.

В первую очередь напомним, что праздничными и нерабочими являются дни, в течение которых работники не работают на основании ст. 73 КЗоТ. В настоящее время таких дней 11:

1 января — Новый год;

7 января и 25 декабря — Рождество Христово;

8 марта — Международный женский день;

1 мая — День труда;

9 мая — День победы над нацизмом во Второй мировой войне (День победы);

28 июня — День Конституции Украины;

24 августа — День независимости Украины;

14 октября — День защитника Украины;

один день (воскресенье) — Пасха (в 2020 году — 19 апреля);

один день (воскресенье) — Троица (в 2020 году — 7 июня).

В праздничные и нерабочие дни допускаются работы, прекращение которых невозможно в связи с производственно-техническими условиями (на непрерывно действующих предприятиях), а также работы, вызванные необходимостью обслуживания населения.

Кроме того, привлечение работников к выполнению работ в такие дни возможно в случаях и в порядке, предусмотренных ст. 71 КЗоТ для выходных дней.

Работу в праздничные (нерабочие) дни компенсируют оплатой в двойном размере в соответствии со ст. 107 КЗоТ

Ее осуществляют за часы, фактически отработанные в такой день. Также по желанию работника, который работал в праздничный (нерабочий) день, ему может быть предоставлен другой день отдыха, который оплате не подлежит. Причем такой день предоставляется как дополнительная компенсация. То есть оплата за работу в праздничный или нерабочий день в любом случае производится в двойном размере (см. письмо Минтруда от 29.12.2009 г. № 853/13/84-09).

Интересный момент. Как разъясняло Минсоцполитики в письме от 09.12.2014 г. № 922/13/155-14, норма ст. 107 КЗоТ в отношении предоставления дополнительного дня отдыха применяется, если работа в праздничный/нерабочий день не включается в норму рабочего времени. В противном случае (например, праздничный день является для сотрудника рабочим согласно графику выхода на работу или графику сменности) дополнительный день отдыха не предоставляется. Ведь если работник получит такой выходной, он не отработает полностью установленную ему норму рабочего времени.

Выход на работу в выходной или праздничный (нерабочий) день должен быть соответствующим образом оформлен. Самовольный выход на работу в такой день не компенсируют.

Как правильно документально оформить привлечение к работе в выходной/праздничный/нерабочий день, рассмотрим далее.

Составляем документы

В большинстве случаев старт привлечению работника к работе в нерабочие для него дни дает докладная записка соответствующего должностного лица, в которой обосновывают необходимость проведения работ в выходной/праздничный/нерабочий день. Как может выглядеть указанный документ, см. ниже.

img 1

Для привлечения к работе в выходной/праздничный/нерабочий день работодатель обязан получить разрешение выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя). В заявке работодателя на получение такого разрешения должны быть указаны численность работников, их фамилии и должности (профессии). Образец упомянутой заявки приведем ниже.

img 2

Профком на своем заседании принимает решение, которое оформляет протоколом. Выписку из протокола передают руководству предприятия. Ниже приведем образец такой выписки.

img 3

img 4

После того, как разрешение первичной профсоюзной организации на привлечение к работе в выходной или праздничный/нерабочий день получено, издают соответствующий приказ. При этом не забудьте, что приказ должен содержать, в частности, условия компенсации за работу в выходной или праздничный/нерабочий день.

Ниже приведем образец приказа о привлечении к работе в праздничный/нерабочий день*.

* Приказ о привлечении к работе в выходной день составляют аналогичным образом.

img 5

img 6

6.2. Сверхурочные работы

Основные правила привлечения к сверхурочным работам прописаны в ст. 62 КЗоТ. В ней же сказано, что сверхурочной считают работу сверх установленной продолжительности рабочего дня (при суммированном учете рабочего времени — свыше нормального количества рабочих часов за учетный период).

Так, если на предприятии установлен 8-часовой рабочий день, то привлекать работников к выполнению работ сверх указанного времени возможно только в порядке, предусмотренном законодательством для привлечения к сверхурочным работам.

Заметьте: сверхурочной будет считаться также работа сверх установленной ст. 53 КЗоТ сокращенной продолжительности рабочего времени накануне выходных, праздничных и нерабочих дней. Напомним: накануне праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, продолжительность работы сокращается на один час для всех работников, кроме тех, которым уже установлена сокращенная продолжительность рабочего времени в соответствии со ст. 51 этого Кодекса.

Важно также понимать, в каких случаях работа не считается сверхурочной. Основные из них приведены на рис. 6.1.

img 7

Как правило, сверхурочные работы не допускаются. Однако согласно ч. 3 ст. 62 КЗоТ работодатель вправе привлекать своих работников к сверхурочным работам в таких исключительных случаях:

— при проведении работ, необходимых для обороны страны, а также предотвращения общественного или стихийного бедствия, производственной аварии и немедленного устранения их последствий;

— при проведении общественно необходимых работ по водоснабжению, газоснабжению, отоплению, освещению, канализации, транспорту, связи — для устранения случайных или неожиданных обстоятельств, которые нарушают их правильное функционирование;

— при необходимости закончить начатую работу, которая вследствие непредвиденных обстоятельств или случайной задержки по техническим условиям производства не могла быть закончена в нормальное рабочее время, если ее прекращение может привести к порче или гибели государственного либо общественного имущества;

— в случае необходимости неотложного ремонта машин, станков или другого оборудования, когда их неисправность вызывает остановку работ для значительного количества трудящихся;

— при необходимости выполнения погрузочно-разгрузочных работ с целью недопущения или устранения простоя подвижного состава либо скопления грузов в пунктах отправления и назначения;

— для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва (в этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры к замене сменщика другим работником).

Во всех перечисленных случаях для привлечения работников к сверхурочным работам работодатель обязан получить разрешение выборного органа первичной профсоюзной организации (профсоюзного представителя) предприятия (ст. 64 КЗоТ).

Но есть исключения. Так, запрещено привлекать к сверхурочным работам при любых обстоятельствах (ст. 63 КЗоТ):

— беременных женщин и женщин, имеющих детей до 3 лет (ст. 176 КЗоТ);

— отцов, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), опекунов, одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей — при наличии ребенка до 3 лет (ст. 1861 КЗоТ);

— лиц моложе 18 лет (ст. 192 КЗоТ);

— работников, обучающихся в общеобразовательных школах и профессионально-технических учебных заведениях без отрыва от производства, в дни занятий (ст. 220 КЗоТ).

Кроме того, можно привлекать к сверхурочным работам только с их согласия:

— женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет или ребенка с инвалидностью (ст. 177 КЗоТ);

— отцов, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), опекунов, попечителей, одного из приемных родителей, одного из родителей-воспитателей — при наличии ребенка в возрасте от 3 до 14 лет или ребенка с инвалидностью (ст. 177 и 1861 КЗоТ);

— лиц с инвалидностью, если это не противоречит медицинским рекомендациям (ст. 172 КЗоТ);

— лиц преклонного возраста, если это не противопоказано им по состоянию здоровья (ст. 13 Закона № 3721).

Поскольку сверхурочная работа — это работа сверх предусмотренной нормы рабочего времени, то и оплачивают ее в повышенном размере. Порядок такой оплаты установлен ст. 106 КЗоТ. Подробнее об этом — в спецвыпуске «Налоги & бухучет», 2019, № 15, с. 69.

Учтите:

отработанное сверхурочное время не может быть компенсировано отгулом, т. е. предоставлением другого времени (дня) отдыха

Пакет документов по организации сверхурочных работ должен формироваться в таком составе:

— докладная записка соответствующего должностного лица на имя руководителя предприятия, в которой обосновывается необходимость проведения сверхурочных работ;

— заявка собственника предприятия (уполномоченного им органа) выборному органу первичной профсоюзной организации (профсоюзному представителю) о получении разрешения на проведение сверхурочных работ (см. пример ниже);

— выписка из протокола заседания выборного органа первичной профсоюзной организации с разрешением на проведение сверхурочных работ (см. ниже);

— приказ по предприятию о проведении сверхурочных работ и порядке их оплаты (см. ниже).

Кроме того, если для привлечения к сверхурочным работам законодательство требует согласия работника (см. выше), то его также необходимо получить в письменном виде. Оно может быть оформлено в виде заявления (см. ниже).

img 8

Заявку собственника (уполномоченного им органа) предприятия выборному органу первичной профсоюзной организации (профсоюзному представителю) с просьбой разрешить проведение сверхурочных работ оформляют в письменном виде. В ней обосновывают исключительность ситуации и, как следствие, необходимость проведения сверхурочных работ в соответствии с ч. 3 ст. 62 КЗоТ (ср. ).

Обратите внимание: рассматривая просьбу работодателя, профсоюзный комитет учитывает не только основания для привлечения к сверхурочным работам, но и предельные нормы их применения в соответствии со ст. 65 КЗоТ (см. ниже), а также категории работников, которых запрещается привлекать к сверхурочным работам. Поэтому работников, привлекаемых к сверхурочным работам, указывают в заявке персонально.

Можно предложить и другой вариант оформления заявки. Если к ней прилагают проект приказа с перечнем лиц, привлекаемых к сверхурочной работе, то во избежание текстовых повторов целесообразно ссылаться на предложенный к рассмотрению проект.

Ниже приведем образец заявки работодателя.

img 9

По результатам рассмотрения заявки профсоюзный комитет выносит соответствующее решение, которое оформляется протоколом. Выписку из протокола передают руководству предприятия. С образцом этого документа вы можете ознакомиться.

img 10

Итак, когда решение профсоюзного комитета положительное, издается приказ по предприятию о проведении сверхурочных работ. Он должен содержать указание на исключительность случая привлечения к сверхурочным работам и персональное перечисление работников, привлекаемых к их выполнению. Приведем образец такого приказа.

img 11

Имейте в виду:

сверхурочные работы каждого работника не должны превышать 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год

С целью соблюдения этого ограничения работодатель обязан вести учет сверхурочных работ каждого работника (ст. 65 КЗоТ).

Форма такого учета законодательством не установлена. Некоторые предприятия используют для этих целей ныне отмененную типовую форму № П-15 «Список осіб, які працювали в надурочний час», предварительно доработав ее. Другие разрабатывают форму самостоятельно. Как может выглядеть Журнал учета сверхурочных работ, см. ниже.

img 12

6.3. Неполное рабочее время

Статьей 50 КЗоТ установлено, что нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Однако достаточно часто на предприятии в целом или для отдельных его работников устанавливают режим неполного рабочего времени. При этом возможны такие варианты (ст. 56 КЗоТ):

неполный рабочий день, т. е. уменьшение продолжительности ежедневной работы;

неполная рабочая неделя, т. е. уменьшение количества рабочих дней в неделю при нормальной продолжительности рабочего дня;

сочетание неполного рабочего дня и неполной рабочей недели.

В общем случае один из указанных режимов может устанавливаться по договоренности между работником и работодателем. При этом работа на условиях неполного рабочего дня (недели) не влечет за собой каких-либо ограничений трудовых прав работников (ч. 3 ст. 56 КЗоТ).

Оплата труда в таких случаях осуществляется пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки.

Установить режим неполного рабочего времени можно как при приеме на работу, так и позднее. При этом инициатором может быть либо сам работник, либо работодатель.

Инициатор — работник

Предположим, что режим неполного рабочего времени устанавливают сразу при приеме на работу. В такой ситуации о своем желании работать меньше нормальной продолжительности рабочего времени будущий работник указывает в заявлении о приеме на работу (см. пример ниже).

Если работодатель возражений на этот счет не имеет, то он оговаривает такие условия работы, проставляя отметку в строке «тривалість робочого дня (тижня) при роботі з неповним робочим часом» приказа (распоряжения) о приеме на работу типовой формы № П-1. Также эти условия указывают в приказе о приеме на работу, составленном в произвольной форме (см. пример ниже).

Вместе с тем помните, что для установления неполного рабочего времени для отдельных категорий работников согласие работодателя не нужно. Так, он обязан установить неполный рабочий день или неполную рабочую неделю по желанию (ч. 1 ст. 56 КЗоТ):

— беременной женщины;

— женщины, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью, в том числе находящегося под ее опекой. Статья 1861 КЗоТ распространяет эту льготу также на отцов, воспитывающих детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном учреждении), опекунов, попечителей одного из приемных родителей и одного из родителей-воспитателей;

— женщины, осуществляющей уход за больным членом семьи согласно медицинскому заключению.

Работникам преклонного возраста по их просьбе могут быть установлены неполный рабочий день или неполная рабочая неделя (ст. 13 Закона № 3721).

Ниже приведем примеры заявления на установление неполного рабочего времени при приеме на работу и приказа о приеме на работу на неполный рабочий день, составленного в произвольной форме.

img 13

img 14

App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше