Теми статей
Обрати теми

Робота і відпочинок: складаємо документи правильно (ч. 1)

Вороная Наталія, експерт з кадрових і податкових питань, Савченко Олена, налоговый эксперт, Чернишова Наталія, експерт з кадрових і податкових питань
Закінчивши з документуванням руху кадрів, перейдемо до розгляду документального оформлення безпосередньо самого процесу праці. Про ці питання ми зараз і поговоримо. Зокрема, ми розповімо, як оформити залучення працівників до роботи у вихідні та святкові (неробочі) дні, а також до надурочної роботи, розберемо встановлення працівникам неповного робочого часу, а також вивчимо порядок оформлення щорічних відпусток.

6.1. Робота у вихідні та свята

Робота у вихідні дні

Спершу згадаємо, які дні слід вважати вихідними.

Отже, вихідні дні — це дні, в які працівник не працює згідно з графіком роботи підприємства (чи графіком змінності).

Згідно зі ст. 67 КЗпП при 5-денному робочому тижні працівникам надають два вихідні дні на тиждень, а при 6-денному робочому тижні — один вихідний день.

Загальним вихідним днем є неділя. Другий вихідний день при 5-денному робочому тижні, якщо це не визначено законодавством, установлюють графіком роботи підприємства, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). Зазвичай його надають разом із загальним вихідним днем (це може бути як субота, так і понеділок). Причому тривалість щотижневого безперервного відпочинку має бути не менше 42 годин (ст. 70 КЗпП).

На підприємствах, зупинення роботи яких неможливе з виробничо-технічних умов або у зв’язку з необхідністю безперервного обслуговування населення, а також на вантажно-розвантажувальних роботах, пов’язаних з роботою транспорту, вихідні дні надають у різні дні тижня по черзі кожній групі працівників згідно з графіком виходу на роботу (графіком змінності) (ст. 69 КЗпП). Такі графіки затверджує керівник підприємства за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником).

З метою створення сприятливих умов для відпочинку трудящих, а також для раціонального використання робочого часу КМУ може рекомендувати роботодавцям протягом року перенести окремі вихідні дні*. Так, наприклад, у 2020 році КМУ рекомендував для працівників, яким установлено 5-денний робочий тиждень із двома вихідними, зробити понеділок 6 січня вихідним днем з перенесенням робочого дня на суботу 11 січня (див. розпорядження КМУ від 23.11.2019 р. № 995-р).

* Щоб скористатися такою рекомендацією, роботодавцю потрібно не пізніше ніж за 2 місяці до перенесення видати відповідний наказ (розпорядження), погоджений з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником).

За загальним правилом залучати до роботи у вихідні дні заборонено (ст. 71 КЗпП)

Але є винятки. Так, окремих працівників можна залучати до роботи у вихідні дні в таких виняткових випадках (ч. 2 ст. 71 КЗпП):

1) для відвернення або ліквідації наслідків стихійного лиха, епідемій, епізоотій, виробничих аварій та негайного усунення їх наслідків;

2) для відвернення нещасних випадків, які ставлять або можуть поставити під загрозу життя або нормальні життєві умови людей, загибелі або псування майна;

3) для виконання невідкладних, наперед не передбачених робіт, від негайного виконання яких залежить у дальшому нормальна робота підприємства в цілому або його окремих підрозділів;

4) для виконання невідкладних вантажно-розвантажувальних робіт з метою запобігання або усунення простою рухомого складу або скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення.

Але навіть ці випадки не дають зелене світло для окремих категорій працівників. Так, категорично заборонено залучати до роботи у вихідний день за будь-яких обставин:

— вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до 3 років (ст. 176 КЗпП);

— батьків, які виховують дітей до 3 років без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікунів, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів (ст. 1861 КЗпП);

— працівників молодше 18 років (ст. 192 КЗпП).

Крім того, залучення до роботи у вихідні дні громадян похилого віку можливе тільки за їх згодою і за умови, що це не протипоказано їм за станом здоров’я (ст. 13 Закону № 3721). Нагадаємо: громадянами похилого віку визнаються особи, які досягли пенсійного віку, встановленого ст. 26 Закону № 1058, а також особи, яким до досягнення такого пенсійного віку залишилися не більш як півтора року (ст. 10 Закону № 3721).

Важливо! Для залучення до роботи у вихідний день необхідно отримати дозвіл виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника)*. У заявці роботодавця на отримання цього дозволу мають бути зазначені причини залучення до роботи у вихідний, чисельність працівників, їх прізвища та посади (професії).

* Якщо на підприємстві відсутня профспілкова організація, то дозволу ні в кого не запитують.

Профком на своєму засіданні приймає рішення, яке оформляє протоколом. Витяг із протоколу передають керівництву підприємства.

Якщо дозвіл отримано, керівник підприємства видає письмовий наказ (розпорядження). Як його скласти, див. нижче.

Зауважте:

наказ про залучення до роботи у вихідний день повинен містити умови компенсації за роботу в цей день

При цьому можливі 2 способи компенсації за роботу у вихідний день (ст. 72 КЗпП):

1) надання іншого дня відпочинку;

2) оплата в подвійному розмірі, розрахована за правилами ст. 107 КЗпП**.

** Більше про це див. у «Податки & бухоблік» 2019, № 15, с. 67.

Конкретний спосіб компенсації визначається за згодою між працівником і роботодавцем.

Зверніть увагу: якщо в наказі про залучення до роботи у вихідний день передбачено надання іншого дня відпочинку, але конкретний день не визначений, працівник не має права встановлювати його самостійно (див. лист Мінсоцполітики від 19.09.2012 р. № 321/13/133-12).

Робота у святкові та неробочі дні

Тепер окреслимо правила допущення до роботи у святкові та неробочі дні.

Насамперед нагадаємо, що святковими і неробочими є дні, протягом яких працівники не працюють на підставі ст. 73 КЗпП. Нині таких днів 11:

1 січня — Новий рік;

7 січня і 25 грудня — Різдво Христове;

8 березня — Міжнародний жіночий день;

1 травня — День праці;

9 травня — День перемоги над нацизмом у Другій світовій війні (День перемоги);

28 червня — День Конституції України;

24 серпня — День незалежності України;

14 жовтня — День захисника України;

один день (неділя) — Пасха (Великдень) (у 2020 році — 19 квітня);

один день (неділя) — Трійця (у 2020 році — 7 червня).

У святкові та неробочі дні допускаються роботи, припинення яких неможливе у зв’язку з виробничо-технічними умовами (на безперервно діючих підприємствах), а також роботи, викликані необхідністю обслуговування населення.

Крім того, залучення працівників до виконання робіт у такі дні можливе у випадках і в порядку, передбачених ст. 71 КЗпП для вихідних днів (див. нижче).

Роботу у святкові (неробочі) дні компенсують оплатою в подвійному розмірі відповідно до ст. 107 КЗпП

Її здійснюють за години, фактично відпрацьовані в такий день. Також за бажанням працівника, який працював у святковий (неробочий) день, йому може бути надано інший день відпочинку, який оплаті не підлягає. Причому такий день надається як додаткова компенсація. Тобто оплата за роботу у святковий або неробочий день у будь-якому випадку здійснюється в подвійному розмірі (див. лист Мінпраці від 29.12.2009 р. № 853/13/84-09).

Цікавий момент. Як роз’яснювало Мінсоцполітики в листі від 09.12.2014 р. № 922/13/ 155-14, норма ст. 107 КЗпП щодо надання додаткового дня відпочинку застосовується, якщо робота у святковий/неробочий день не включається до норми робочого часу. Інакше (наприклад, святковий день є для співробітника робочим згідно з графіком виходу на роботу або графіком змінності) додатковий день відпочинку не надається. Адже якщо працівник отримає такий вихідний, він не відпрацює повністю встановлену йому норму робочого часу.

Вихід на роботу у вихідний або святковий (неробочий) день має бути відповідним чином оформлений. Самовільний вихід на роботу в такий день не компенсують.

Як правильно документально оформити залучення до роботи у вихідний/святковий/неробочий день, розглянемо далі.

Складаємо документи

У більшості випадків старт залученню працівника до роботи в неробочі для нього дні дає доповідна записка відповідної посадової особи, у якій обґрунтовують необхідність проведення робіт у вихідний/святковий/неробочий день.

Як може виглядати зазначений документ, див. нижче.

img 1

Для залучення до роботи у вихідний/святковий/неробочий день роботодавець зобов’язаний отримати дозвіл виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника). У заявці роботодавця на отримання такого дозволу мають бути зазначені чисельність працівників, їхні прізвища та посади (професії). Зразок згаданої заявки наведемо нижче.

img 2

Профком на своєму засіданні приймає рішення, яке оформляє протоколом. Витяг із протоколу передають керівництву підприємства. Нижче наведемо зразок такого витягу.

img 3

img 4

Після того, як дозвіл первинної профспілкової організації на залучення до роботи у вихідний або святковий/неробочий день отримано, видають відповідний наказ. При цьому не забудьте, що наказ повинен містити, зокрема, умови компенсації за роботу у вихідний або святковий/неробочий день.

Нижче наведемо зразок наказу про залучення до роботи у святковий/неробочий день*.

* Наказ про залучення до роботи у вихідний день складають аналогічним чином.

img 5

img 6

6.2. Надурочні роботи

Основні правила залучення до надурочних робіт прописані в ст. 62 КЗпП. У ній же сказано, що надурочною вважають роботу понад установлену тривалість робочого дня (при підсумованому обліку робочого часу — понад нормальну кількості робочих годин за обліковий період).

Так, якщо на підприємстві встановлено 8-годинний робочий день, то залучати працівників до виконання робіт понад зазначений час можливо тільки в порядку, передбаченому законодавством для залучення до надурочних робіт.

Зверніть увагу: надурочною вважатиметься також робота понад установлену ст. 53 КЗпП скорочену тривалість робочого часу напередодні вихідних, святкових і неробочих днів. Нагадаємо: напередодні святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, тривалість роботи скорочується на одну годину для всіх працівників, крім тих, яким уже встановлено скорочену тривалість робочого часу відповідно до ст. 51 цього Кодексу.

Важливо також розуміти, у яких випадках робота не вважається надурочною. Основні з них наведено на рис. 6.1.

img 7

Зазвичай, надурочні роботи не допускаються. Проте згідно з ч. 3 ст. 62 КЗпП роботодавець має право залучати своїх працівників до надурочних робіт у таких виняткових випадках:

— при проведенні робіт, необхідних для оборони країни, а також відвернення громадського або стихійного лиха, виробничої аварії і негайного усунення їх наслідків;

— при проведенні суспільно необхідних робіт з водопостачання, газопостачання, опалення, освітлення, каналізації, транспорту, зв’язку — для усунення випадкових або несподіваних обставин, які порушують їх правильне функціонування;

— за необхідності закінчити почату роботу, яка внаслідок непередбачених обставин або випадкової затримки з технічних умов виробництва не могла бути закінчена в нормальний робочий час, якщо її припинення може призвести до псування або загибелі державного чи громадського майна;

— у разі необхідності невідкладного ремонту машин, верстатів або іншого устаткування, коли їх несправність викликає зупинення робіт для значної кількості трудящих;

— за необхідності виконання вантажно-розвантажувальних робіт з метою недопущення або усунення простою рухомого складу чи скупчення вантажів у пунктах відправлення і призначення;

— для продовження роботи при нез’явленні працівника, який заступає, коли робота не допускає перерви (у цих випадках роботодавець зобов’язаний негайно вжити заходів до заміни змінника іншим працівником).

В усіх перелічених випадках для залучення працівників до надурочних робіт роботодавець зобов’язаний отримати дозвіл виборного органу первинної профспілкової організації (профспілкового представника) підприємства (ст. 64 КЗпП).

Але є винятки. Так, заборонено залучати до надурочних робіт за будь-яких обставин (ст. 63 КЗпП):

— вагітних жінок і жінок, які мають дітей до 3 років (ст. 176 КЗпП);

— батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікунів, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів — за наявності дитини до 3 років (ст. 1861 КЗпП);

— осіб молодше 18 років (ст. 192 КЗпП);

— працівників, які навчаються в загальноосвітніх школах і професійно-технічних навчальних закладах без відриву від виробництва, у дні занять (ст. 220 КЗпП).

Крім того, можна залучати до надурочних робіт тільки за їх згодою:

— жінок, які мають дітей віком від 3 до 14 років або дитину з інвалідністю (ст. 177 КЗпП);

— батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікунів, піклувальників, одного з прийомних батьків, одного з батьків-вихователів — за наявності дитини віком від 3 до 14 років або дитини з інвалідністю (ст. 177 і 1861 КЗпП);

— осіб з інвалідністю, якщо це не суперечить медичним рекомендаціям (ст. 172 КЗпП);

— осіб похилого віку, якщо це не протипоказано їм за станом здоров’я (ст. 13 Закону № 3721).

Оскільки надурочна робота — це робота понад передбачену норму робочого часу, то й оплачують її в підвищеному розмірі. Порядок такої оплати встановлений ст. 106 КЗпП. Детальніше про це — у спецвипуску «Податки & бухоблік», 2019, № 15, с. 69.

Зауважте:

відпрацьований надурочний час не може бути компенсований відгулом, тобто наданням іншого часу (дня) відпочинку

Пакет документів з організації надурочних робіт повинен формуватися в такому складі:

— доповідна записка відповідної посадової особи на ім’я керівника підприємства, у якій обґрунтовується необхідність проведення надурочних робіт;

— заявка власника підприємства (уповноваженого ним органу) виборному органу первинної профспілкової організації (профспілковому представнику) про отримання дозволу на проведення надурочних робіт (див. приклад нижче);

— витяг із протоколу засідання виборного органу первинної профспілкової організації з дозволом на проведення надурочних робіт (див. нижче);

— наказ по підприємству про проведення надурочних робіт і порядок їх оплати (див. нижче).

Крім того, якщо для залучення до надурочних робіт законодавство вимагає згоди працівника (див. вище), то її також необхідно отримати в письмовому вигляді. Вона може бути оформлена у вигляді заяви (див. нижче).

img 8

Заявку власника (уповноваженого ним органу) підприємства виборному органу первинної профспілкової організації (профспілковому представнику) з проханням дозволити проведення надурочних робіт оформляють у письмовому вигляді. У ній обґрунтовують винятковість ситуації та, як наслідок, необхідність проведення надурочних робіт відповідно до ч. 3 ст. 62 КЗпП (ср. ).

Зверніть увагу: розглядаючи прохання роботодавця, профспілковий комітет враховує не лише підстави для залучення до надурочних робіт, але й граничні норми їх застосування відповідно до ст. 65 КЗпП (див. нижче), а також категорії працівників, яких забороняється залучати до надурочних робіт. Тому працівників, які залучаються до надурочних робіт, зазначають у заявці персонально.

Можна запропонувати й інший варіант оформлення заявки. Якщо до неї додають проєкт наказу з переліком осіб, які залучаються до надурочної роботи, то щоб уникнути текстових повторів, доцільно посилатися на запропонований до розгляду проєкт.

Нижче наведемо зразок заявки роботодавця.

img 9

За результатами розгляду заявки профспілковий комітет виносить відповідне рішення, яке оформляється протоколом. Витяг із протоколу передають керівництву підприємства. Зі зразком цього документа ви можете ознайомитися нижче.

img 10

Отже, коли рішення профспілкового комітету позитивне, видається наказ по підприємству про проведення надурочних робіт. Він повинен містити вказівку на винятковість випадку залучення до надурочних робіт і персональний перелік працівників, що залучаються до їх виконання. Нижче наведемо зразок такого наказу.

img 11

Майте на увазі:

надурочні роботи кожного працівника не повинні перевищувати 4 годин протягом двох днів підряд і 120 годин на рік

З метою дотримання цього обмеження роботодавець зобов’язаний вести облік надурочних робіт кожного працівника (ст. 65 КЗпП).

Форма такого обліку законодавством не встановлена. Деякі підприємства використовують для цих цілей нині скасовану типову форму № П-15 «Список осіб, які працювали в надурочний час», попередньо допрацювавши її. Інші розробляють форму самостійно. Як може виглядати Журнал обліку надурочних робіт, див. нижче.

img 12

6.3. Неповний робочий час

Статтею 50 КЗпП установлено, що нормальна тривалість робочого часу не повинна перевищувати 40 годин на тиждень. Проте досить часто на підприємстві в цілому або для окремих його працівників установлюють режим неповного робочого часу. При цьому можливі такі варіанти (ст. 56 КЗпП):

неповний робочий день, тобто зменшення тривалості щоденної роботи;

неповний робочий тиждень, тобто зменшення кількості робочих днів на тиждень при нормальній тривалості робочого дня;

поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня.

У загальному випадку один із зазначених режимів може встановлюватися за домовленістю між працівником і роботодавцем. При цьому робота на умовах неповного робочого дня (тижня) не призводить до жодних обмежень трудових прав працівників (ч. 3 ст. 56 КЗпП).

Оплата праці в таких випадках здійснюється пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку.

Установити режим неповного робочого часу можна як при прийнятті на роботу, так і пізніше. При цьому ініціатором може бути або сам працівник, або роботодавець.

Ініціатор — працівник

Припустимо, що режим неповного робочого часу встановлюють одразу при прийнятті на роботу. У такій ситуації про своє бажання працювати менше нормальної тривалості робочого часу майбутній працівник зазначає в заяві про прийняття на роботу (див. приклад нижче).

Якщо роботодавець заперечень із цього приводу не має, то він обумовлює такі умови роботи, проставляючи відмітку в рядку «тривалість робочого дня (тижня) при роботі з неповним робочим часом» наказу (розпорядження) про прийняття на роботу типової форми № П-1. Також ці умови зазначають у наказі про прийняття на роботу, складеному в довільній формі (див. приклад нижче).

Водночас пам’ятайте, що для встановлення неповного робочого часу для окремих категорій працівників згода роботодавця не потрібна. Так, він зобов’язаний установити неповний робочий день або неповний робочий тиждень за бажанням (ч. 1 ст. 56 КЗпП):

— вагітної жінки;

— жінки, що має дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, в тому числі таку, що перебуває під її опікуванням. Стаття 1861 КЗпП поширює цю пільгу також на батьків, які виховують дітей без матері (у тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), опікунів, піклувальників, одного з прийомних батьків і одного з батьків-вихователів;

— жінки, яка здійснює догляд за хворим членом сім’ї згідно з медичним висновком.

Працівникам похилого віку на їхнє прохання можуть бути встановлені неповний робочий день або неповний робочий тиждень (ст. 13 Закону № 3721).

Нижче наведемо приклади заяви на встановлення неповного робочого часу при прийнятті на роботу і наказу про прийняття на роботу на неповний робочий день, складеного в довільній формі.

img 13

img 14

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі