4.1. Главное об инвентаризации запасов
Для начала вспомним, что такое, с точки зрения бухгалтерской терминологии, запасы. Так, в соответствии с п. 4 НП(С)БУ 9 запасами считают активы, которые:
— содержатся для дальнейшей продажи в условиях обычной хозяйственной деятельности;
— находятся в процессе производства с целью дальнейшей продажи продукта производства;
— содержатся для потребления при производстве продукции, выполнении работ и предоставлении услуг, а также при управлении предприятием.
При этом запасы признают активами только в том случае, если (п. 5 НП(С)БУ 9):
1) существует вероятность получения в будущем экономических выгод, связанных с их использованием;
2) их стоимость может быть достоверно определена.
Те ТМЦ, которые не соответствуют этим критериям, не могут быть отражены в финансовой отчетности в составе активов. Если в ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия (рабочая инвентаризационная комиссия) обнаруживает такие ТМЦ, она может предложить их списать.
Инвентаризацию ТМЦ осуществляют по местам их хранения и отдельно по материально ответственным лицам (п.п. 4.1 разд. IІІ Положения № 879).
Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем их пересчета, перевешивания или перемеривания. При этом учитывают следующие нюансы:
1. Перевешивание, обмер, подсчет ТМЦ проводят в порядке размещения ценностей в помещении, в котором они хранятся.
Учтите: не допускается беспорядочный переход комиссии от одного вида ценностей к другому.
Если ТМЦ хранятся в разных помещениях у одного материально ответственного лица, инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения
После проверки ценностей в одном помещении комиссия опечатывает вход в него пломбиратором и переходит в следующее помещение.
Помните: абзац первый п.п. 4.2 разд. ІІІ Положения № 879 не разрешает вносить в инвентаризационные описи данные об остатках активов со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.
2. Спецодежду и предметы индивидуального пользования, отправленные в стирку и ремонт, проверяют на основании документов поставщика услуг.
3. Количество ТМЦ, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, можно определять на основании документов с обязательной проверкой наличия в натуре части указанных ценностей.
4. При инвентаризации ценностей, находящихся в пути, отгруженной продукции (товаров), не оплаченной в срок покупателями, и запасов, находящихся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке), проверяют обоснованность сумм, учтенных на соответствующих счетах.
Указанные суммы признают, если они подтверждены надлежащим образом оформленными документами. Такими документами, в частности, могут быть счета поставщиков, копии платежных требований (счетов-фактур), предъявленных покупателям, охранные расписки, переоформленные на дату проведения инвентаризации или близкую к ней (п.п. 4.3 разд. III Положения № 879).
5. В приходных документах на ТМЦ, которые поступили на склад во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) проставляет отметку «после инвентаризации».
6. В расходных документах на ТМЦ, которые с разрешения руководителя предприятия отпущены со склада во время инвентаризации, материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) проставляет отметку «после инвентаризации». При этом указывается дата инвентаризационной описи, в которой записаны эти ТМЦ (если на момент выбытия они были внесены в такую опись).
7. Выявленные в процессе инвентаризации излишки запасов приходуются (п. 2.14 Методрекомендаций № 2):
— по чистой стоимости реализации — если предприятие планирует их продать;
— в оценке возможного использования — если предприятие будет само их использовать.
Также помните, что порядок проведения инвентаризации отдельных запасов регулирует не только Положение № 879, но и другие нормативные документы, устанавливающие свои специфические особенности*.
* В частности, при инвентаризации нефти и нефтепродуктов нужно руководствоваться еще и требованиями Инструкции № 281, а инвентаризацию спирта следует проводить с оглядкой на Инструкцию № 264.
4.2. Документальное оформление
Результаты инвентаризации ТМЦ вносят в инвентаризационные описи, а также в отдельных случаях — в акты инвентаризации. Вы можете разработать такие документы самостоятельно (с учетом правил, установленных ст. 9 Закона № 996 и п. 2.4 Положения № 88) или же воспользоваться уже готовыми утвержденными формами, доработанными при необходимости (см. табл. 1.4 на с. 10).
ТМЦ в инвентаризационных описях отражают по наименованию с указанием номенклатурного номера (при его наличии), вида, группы, сорта, единицы измерения, цены, суммы, количества (счет, вес или мера).
В описях указывают фактически установленное наличие ТМЦ и их наличие по данным бухучета на дату инвентаризации.
Обратите внимание на особенности отражения в документах проинвентаризированной тары. Так, согласно п.п. 4.5 разд. ІІІ Положения № 879 тару указывают по видам (стеклянная, тканная и т. п.), целевому назначению и качественному составу (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. п.). На тару, пришедшую в негодность, составляют акт на списание с указанием причин порчи.
Учтите, что отдельные инвентаризационные описи составляют на:
1) ТМЦ, находящиеся в пути (например, отгруженные поставщиком и не поступившие на предприятие на дату проведения инвентаризации). Для этого можно использовать Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме № инв-6, утвержденной постановлением № 241;
2) не оплаченную в срок покупателями отгруженную продукцию (товары). В такой ситуации целесообразно использовать форму № инв-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных», утвержденную постановлением № 241;
3) запасы, находящиеся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке). В этом случае можно использовать форму № инв-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение», утвержденную постановлением № 241. В описи делают ссылку на соответствующие документы о передаче таких ТМЦ.
Попутно заметим: эту же форму описи можно использовать для фиксации результатов инвентаризации принятых на ответственное хранение ТМЦ*. Также не принадлежащие предприятию активы можно отражать в Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, форма которой утверждена приказом № 572;
* В обязательном порядке составлять отдельные описи на активы, не принадлежащие учреждению (принятые на ответственное хранение, на комиссию, в переработку), п. 11 разд. ІІ Положения № 879 предписывает только бюджетникам. Однако такой подход целесообразно применять и хозрасчетным предприятиям.
4) выявленные во время инвентаризации непригодные или испорченные запасы. В этом случае в инвентаризационной описи указывают наименование соответствующих запасов, их количество, причины, степень и характер порчи, предложения по их уценке, списанию или возможности использования таких предметов в хозяйственных целях (п.п. 4.4 разд. ІІІ Положения № 879);
5) ТМЦ, отпущенные со склада во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия, если до момента выбытия они не были отражены в общей инвентаризационной описи (п. 9 разд. ІІ Положения № 879).
Обратите внимание:
на МБП, учитываемые в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют
Фактическое наличие таких предметов у материально ответственных лиц проверяют путем сопоставления с ведомостью оперативного учета. Выявленную недостачу оформляют актом.
Для полноты картины приведем образец заполнения Инвентаризационной описи запасов, утвержденной приказом № 572.
Как мы уже говорили ранее, предприятие в ходе обязательной инвентаризации инспектирует, в частности, ценности, полученные предприятием на ответственное хранение. Отражать результаты инвентаризации таких ценностей целесообразно в форме Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, утвержденной приказом № 572, или же в Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение по форме № инв-5, утвержденной постановлением № 241. Но учтите: в форме № инв-5 не предусмотрено отражение информации о ТМЦ по данным бухгалтерского учета. Поэтому ее придется дорабатывать.
Взяв за основу форму Инвентаризационной описи материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, утвержденную приказом № 572, приведем образец составления такого документа.
Для фиксации результатов инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути, удобно использовать Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути, по форме № инв-6. Его заполняют на основании соответствующих подтверждающих документов.
* Здесь и далее формы приведены на языке оригинала.
Оформленные и подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и материально ответственным лицом инвентаризационные описи передают в бухгалтерию. Там данные инвентаризационных описей сверяют с данными бухгалтерского учета. При обнаружении расхождений (излишков или недостач) по ТМЦ составляют сличительную ведомость. Причем на ТМЦ, принадлежащие другим предприятиям, составляют отдельную сличительную ведомость, копию которой направляют собственнику.
выводы
- Инвентаризационная комиссия в присутствии материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие ТМЦ путем их пересчета, перевешивания или перемеривания.
- ТМЦ в инвентаризационных описях отражают по наименованию с указанием номенклатурного номера (при его наличии), вида, группы, сорта, единицы измерения, цены, суммы, количества.
- На МБП, учитываемые в оперативном порядке, инвентаризационные описи не составляют.