Інвентаризуємо ТМЦ

4.1. Головне про інвентаризацію запасів

Спочатку згадаємо, що таке, з погляду бухгалтерської термінології, запаси. Так, відповідно до п. 4 НП(С)БО 9 запасами вважають активи, які:

— утримуються для подальшого продажу в умовах звичайної господарської діяльності;

— перебувають у процесі виробництва з метою подальшого продажу продукту виробництва;

— утримуються для споживання під час виробництва продукції, виконання робіт і надання послуг, а також управління підприємством.

При цьому запаси визнають активами тільки в тому випадку, якщо (п. 5 НП(С)БО 9):

1) існує ймовірність отримання в майбутньому економічних вигід, пов’язаних з їх використанням;

2) їх вартість може бути достовірно визначена.

Ті ТМЦ, які не відповідають цим критеріям, не можуть бути відображені у фінансовій звітності у складі активів. Якщо під час інвентаризації інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) виявляє такі ТМЦ, вона може запропонувати їх списати.

Інвентаризацію ТМЦ здійснюють за місцями їх зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами (п.п. 4.1 розд. IІІ Положення № 879).

Інвентаризаційна комісія в присутності матеріально відповідальних осіб перевіряє фактичну наявність ТМЦ шляхом їх перерахунку, переважування або перемірювання. При цьому враховують такі нюанси:

1. Переважування, обмір, підрахунок ТМЦ проводять у порядку розміщення цінностей у приміщенні, в якому вони зберігаються.

Зауважте: не допускається хаотичний перехід комісії від одного виду цінностей до іншого.

Після перевірки цінностей в одному приміщенні комісія опечатує вхід до нього пломбіратором і переходить до наступного приміщення.

Пам’ятайте: абзац перший п.п. 4.2 розд. ІІІ Положення № 879 не дозволяє вносити до інвентаризаційних описів дані про залишки активів зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їх фактичної наявності.

2. Спецодяг і предмети індивідуального користування, відправлені у прання та ремонт, перевіряють на підставі документів надавача послуг.

3. Кількість ТМЦ, що зберігаються в неушкодженій упаковці постачальника, можна визначати на підставі документів з обов’язковою перевіркою наявності в натурі частини зазначених цінностей.

4. Під час інвентаризації цінностей, що перебувають у дорозі, відвантаженої продукції (товарів), не оплаченої у строк покупцями, і запасів, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), перевіряють обґрунтованість сум, що обліковуються на відповідних рахунках.

Зазначені суми визнають, якщо вони підтверджені належним чином оформленими документами. Такими документами, зокрема, можуть бути рахунки постачальників, копії платіжних вимог (рахунків-фактур), що пред’явлені покупцям, охоронні розписки, переоформлені на дату проведення інвентаризації або близьку до неї (п.п. 4.3 розд. III Положення № 879).

5. У прибуткових документах на ТМЦ, які надійшли на склад під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа в присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) проставляє позначку «після інвентаризації».

6. У видаткових документах на ТМЦ, які з дозволу керівника підприємства відпущені зі складу під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа в присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) проставляє позначку «після інвентаризації». При цьому зазначається дата інвентаризаційного опису, в якому записані ці ТМЦ (якщо на момент вибуття вони були внесені до такого опису).

7. Виявлені в процесі інвентаризації лишки запасів оприбутковуються (п. 2.14 Методрекомендацій № 2):

— за чистою вартістю реалізації — якщо підприємство планує їх продати;

— в оцінці можливого використання — якщо підприємство буде саме їх використовувати.

Також пам’ятайте, що порядок проведення інвентаризації окремих запасів регулює не лише Положення № 879, але й інші нормативні документи, що встановлюють свої специфічні особливості*.

* Зокрема, при інвентаризації нафти і нафтопродуктів потрібно керуватися ще й вимогами Інструкції № 281, а інвентаризацію спирту слід проводити з оглядом на Інструкцію № 264.

4.2. Документальне оформлення

Результати інвентаризації ТМЦ вносять до інвентаризаційних описів, а також в окремих випадках — до актів інвентаризації. Ви можете розробити такі документи самостійно (з урахуванням правил, установлених ст. 9 Закону № 996 і п. 2.4 Положення № 88) або ж скористатися вже готовими затвердженими формами, допрацьованими за потреби (див. табл. 1.4).

ТМЦ в інвентаризаційних описах відображають за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми, кількості (рахунок, вага або міра).

В описах зазначають фактично встановлену наявність ТМЦ та їх наявність за даними бухобліку на дату інвентаризації.

Зверніть увагу на особливості відображення в документах проінвентаризованої тари. Так, згідно з п.п. 4.5 розд. ІІІ Положення № 879 тару зазначають за видами (скляна, тканинна тощо), цільовим призначенням та якісним складом (нова, використовувана, така, що потребує ремонту, тощо). На тару, що стала непридатною, складають акт на списання із зазначенням причин псування.

Врахуйте, що окремі інвентаризаційні описи складають на:

1) ТМЦ, які перебувають у дорозі (наприклад, такі, що відвантажені постачальником і не надійшли на підприємство на дату проведення інвентаризації). Для цього можна використовувати Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі, за формою № инв-6, затвердженою постановою № 241;

2) не оплачену у строк покупцями відвантажену продукцію (товари). У такій ситуації доцільно використовувати форму № инв-4 «Акт інвентаризації товарів відвантажених», затверджену постановою № 241;

3) запаси, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, в переробці). У цьому випадку можна використовувати форму № инв-5 «Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання», затверджену постановою № 241. В описі роблять посилання на відповідні документи про передачу таких ТМЦ. Попутно зауважимо: цю саму форму опису можна використовувати для фіксації результатів інвентаризації прийнятих на відповідальне зберігання ТМЦ*. Також активи, які не належать підприємству, можна відображати в Інвентаризаційному описі матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, форму якого затверджено наказом № 572;

* В обов’язковому порядку складати окремі описи на активи, які не належать установі (прийняті на відповідальне зберігання, на комісію, у переробку), п. 11 розд. ІІ Положення № 879 наказує тільки бюджетникам. Проте такий підхід доцільно застосовувати й госпрозрахунковим підприємствам.

4) виявлені під час інвентаризації непридатні або зіпсовані запаси. У цьому випадку в інвентаризаційному описі зазначають найменування відповідних запасів, їх кількість, причини, ступінь і характер псування, пропозиції щодо їх уцінки, списання або можливості використання таких предметів у господарських цілях (п.п. 4.4 розд. ІІІ Положення № 879);

5) ТМЦ, відпущені зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства, якщо до моменту вибуття вони не були відображені в загальному інвентаризаційному описі (п. 9 розд. ІІ Положення № 879).

Фактичну наявність таких предметів у матеріально відповідальних осіб перевіряють шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлену нестачу оформляють актом.

Для повноти картини наведемо зразок заповнення Інвентаризаційного опису запасів, затвердженого наказом № 572.

Як ми вже говорили раніше, підприємство під час обов’язкової інвентаризації інспектує, зокрема, цінності, отримані підприємством на відповідальне зберігання. Відображати результати інвентаризації таких цінностей доцільно у формі Інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, затвердженого наказом № 572 (див. далі), або ж в Інвентаризаційному описі товарно-матеріальних цінностей, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання за формою № инв-5, затвердженою постановою № 241.

Але зауважте: у формі № инв-5 не передбачено відображення інформації про ТМЦ за даними бухгалтерського обліку. Тому її доведеться допрацьовувати.

Узявши за основу форму Інвентаризаційного опису матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, затверджену наказом № 572, наведемо зразок складання такого документа.

Для фіксації результатів інвентаризації ТМЦ, що знаходяться в дорозі, зручно використовувати Акт інвентаризації матеріалів і товарів, що знаходяться в дорозі, за формою № инв-6 (див. зразок). Його заповнюють на підставі відповідних підтвердних документів.

* Тут і далі форми бланків наведено мовою оригіналу.

Оформлені та підписані всіма членами інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) та матеріально відповідальною особою інвентаризаційні описи передають до бухгалтерії. Там дані інвентаризаційних описів співставляють з даними бухгалтерського обліку. При виявленні розбіжностей (лишків або нестач) щодо ТМЦ складають звіряльну відомість. Причому на ТМЦ, що належать іншим підприємствам, складають окрему звіряльну відомість, копію якої направляють власникові.