6.1. Процедурные вопросы
Что такое касса? Положение № 148 таковой называет помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличности, других ценностей, кассовых документов (п.п. 8 п. 3).
Важно! Если предприятие использует при расчетах с покупателями регистраторы расчетных операций (далее — РРО) или расчетные книжки (далее — РК), то инвентаризацию нужно проводить не только непосредственно в кассе, но и в местах осуществления наличных расчетов, т. е. в местах применения РРО и/или РК.
Инвентаризация кассы ставит перед собой следующие задачи в отношении денежных средств, ценных бумаг и денежных документов:
— выявить их фактическое наличие;
— установить их излишек или недостачу путем сопоставления фактического наличия с данными бухучета;
— проверить соблюдение условий и порядок их хранения.
Инвентаризацию лучше приурочить к началу или концу рабочего дня, когда в кассовой книге кассир подвел итоги за день и вывел остаток наличных на начало следующего дня
Инвентаризация наличности предусматривает следующие действия:
1. Перед началом инвентаризации лицо, ответственное за сохранность денежных средств, дает расписку о том, что все кассовые документы сданы в бухгалтерию, все поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.
2. Комиссия подсчитывает (покупюрно) фактическое наличие в кассе денежных средств. При этом помните, что в кассе не должно быть денежных средств и других ценностей, которые не принадлежат предприятию (абзац второй п. 38 Положения № 148). Выявленные при инвентаризации денежные средства, не подтвержденные кассовыми документами, считаются излишком наличности в кассе.
Также учтите: никакие документы или расписки в остаток наличности не включают. На это указывает абзац третий п. 37 Положения № 158. И хотя этот документ в первую очередь предназначен для государственных предприятий и организаций, советуем не пренебрегать указанной нормой и хозрасчетным предприятиям.
3. Проверяют правильность оприходования и списания наличных денежных средств, а также оформления кассовых документов.
Если кассовую книгу предприятие ведет в электронной форме, то проверяют правильность работы программных средств обработки кассовых документов.
4. Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Если предприятие применяет РРО, сумму наличности, имеющуюся на месте проведения расчетов, сверяют с суммой, которая указана в Х-отчете РРО (в РК и КУРО*).
* Книга учета расчетных операций.
5. Фактическое наличие денежных средств сопоставляют с данными бухгалтерского учета.
6. Если в ходе инвентаризации выявлен излишек или недостача наличности, выясняют обстоятельства их возникновения. После этого излишек приходуют в кассе и зачисляют в доход предприятия. А вот сумму недостачи необходимо взыскать с материально ответственного лица**.
** Подробнее о материальной ответственности — в разделе 10.
Денежные документы проверяют в том же порядке, что и наличность: их количество должно совпадать с данными учета.
В акт инвентаризации денежных документов вносят данные о названии, номере, серии и номинальной стоимости проинвентаризированных документов (п.п. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879).
При инвентаризации ценных бумаг в документарной форме, хранящихся в кассе, устанавливают (п.п. 6.4 разд. ІІІ Положения № 879):
— наличие ценных бумаг путем пересчета поштучно;
— правильность оформления и реальность их стоимости, отраженной в балансе предприятия;
— полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете доходов от финансовых инвестиций.
Инвентаризацию ценных бумаг проводят по отдельным эмитентам. При этом
в акте инвентаризации указывают название ценной бумаги, ее серию, номер, номинальную и балансовую стоимости, срок погашения
Теперь о том, какими документами оформить инвентаризацию кассы.
6.2. Документирование результатов
Для документирования результатов инвентаризации кассы используют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств, форма которого приведена в приложении 7 к Положению № 148. Его оформляют в двух экземплярах. Он должен быть подписан всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Один экземпляр Акта передают в бухгалтерию предприятия, а второй остается у материально ответственного лица (п. 46 Положения № 148).
При смене материально ответственных лиц Акт составляют в трех экземплярах. Тогда один экземпляр передают в бухгалтерию, второй вручают материально ответственному лицу, сдавшему ценности, а третий — материально ответственному лицу, принявшему эти ценности.
В Акте указывают данные о фактическом остатке денежных средств и других ценностей в кассе предприятия, а также их остаток по данным бухгалтерского учета и определяют результат инвентаризации.
Обратите внимание: форму акта инвентаризации инвалютной наличности нормативные документы не устанавливают. Но мы считаем, что в этом случае можно использовать уже упоминаемый нами Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств по форме приложения 7 к Положению № 148.
Однако учтите, что наличность в инвалюте записывают в Акт с указанием (п.п. 6.1 разд. ІІІ Положения № 879):
— названия иностранной валюты;
— суммы инвалюты;
— курса НБУ, действующего на день инвентаризации;
— суммы иностранной валюты в пересчете в денежную единицу Украины.
Образец заполнения Акта о результатах инвентаризации имеющихся средств приведен на ниже.
выводы
- Инвентаризацию проводят не только непосредственно в кассе, а и в местах применения РРО и/или РК.
- В акт инвентаризации денежных документов вносят данные о названии, номере, серии и номинальной стоимости проинвентаризированных документов.
- Для отражения результатов инвентаризации кассы используют Акт о результатах инвентаризации имеющихся средств по форме, приведенной в приложении 7 к Положению № 148.
