Такая ситуация жизнеспособна и даже популярна*. Но некоторые нюансы знать надо.
* О том, что личными средствами работника можно воспользоваться при уплате налогов в интересах предприятия, см. «Налоги & бухучет», 2020, № 53, с. 20, № 11, с. 28.
Правомерность. Предприятие обязано обеспечить работника денежными средствами для осуществления каких-либо приобретений по поручению предприятия (п. 3 ст. 29 КЗоТ). Любые условия, обязывающие работника при таких закупках использовать собственные средства, будут признаны недействительными (ст. 9 КЗоТ). Хотя на практике довольно часто происходит так, что работник приобретает за свои, а работодатель одобряет покупку и потом компенсирует ему потраченные средства. Чтобы их компенсировать именно как подотчетные расходы, работнику нужно оформить авансовый отчет. К отчету приложить документ, подтверждающий факт того, что товар был приобретен и оплачен. То есть должен быть расчетный документ в понимании Закона об РРО. В нашем случае это квитанция банка о перечислении средств.
Но не забывайте о налоговых придумках («Налоги & бухучет», 2020, № 11, с. 2). Так, фискалы соглашаются, что сумма компенсации потраченных собственных средств работника за приобретения для работодателя не облагается НДФЛ и ВС (Обобщающая консультация, утвержденная приказом Минфина от 26.04.2019 г. № 181). Но тут же выдвигают два условия: (1) целесообразность и обоснованность таких расходов должны быть подтверждены работодателем (это утвержденный авансовый отчет — тут все ок) и (2) сами расходы должны осуществляться в рамках трудовой функции работника. То есть обязанность осуществлять закупки в интересах предприятия должна быть прописана в трудовых обязанностях работника (103.04 БЗ).
Мы же считаем, что при возмещении работнику потраченных средств доход (т. е. прирост показателей финансового и/или имущественного состояния) у него отсутствует в любом случае**. Причем независимо от того, в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений происходит такое возмещение.
** Подробнее см. «Налоги & бухучет», 2020, № 11, с. 2.
Наличные ограничения. Осуществляя закупки для нужд предприятия, работник фактически выполняет гражданско-правовые действия от имени предприятия. Поэтому тут срабатывают наличные ограничения, установленные п. 6 кассового Положения № 148, независимо от того, производились закупки за счет полученной ранее наличности или за счет собственных средств работника. Исключения из этого правила перечислены в п. 8 Положения № 148. В частности, для целей наличного ограничения не имеет значения размер перечислений при уплате налогов.
При расчетах с поставщиком сумма перечисления не должна превышать 10 тыс. грн в день. В нашем случае работник вносит собственные средства в кассу банка, а банк по поручению физлица перечисляет денежные средства поставщику. Для получателя средств (поставщика) такая операция является безналичной. Для предприятия, от имени которого выступает работник, — это расчеты через банковское учреждение, на которые ограничения предельной суммы наличного расчета не распространяются (п. 6 Положения № 148, см. 109.13 БЗ).
Расчеты с подотчетным лицом предприятие планирует осуществлять путем перечисления средств на карточный счет работника со своего банковского счета. Такая операция считается безналичной (ч. 3 и 4 ст. 341 ХКУ). Значит, наличное ограничение в этом случае тоже не действует.
