Така ситуація життєздатна і навіть популярна*. Але деякі нюанси знати потрібно.
* Про те, що особистими коштами працівника (у тому числі директора) можна скористатися при сплаті податків в інтересах підприємства, див. «Податки & бухоблік», 2020, № 53, с. 20, № 11, с. 28.
Правомірність. Підприємство зобов’язане забезпечити працівника грошовими коштами для здійснення будь-яких придбань за дорученням підприємства (п. 3 ст. 29 КЗпП). Будь-які умови, що зобов’язують працівника при таких закупівлях використовувати власні кошти, будуть визнані недійсними (ст. 9 КЗпП). Втім на практиці досить часто відбувається так, що працівник придбаває за свої, а роботодавець схвалює таке придбання та потім компенсує йому витрачені кошти. Щоб їх компенсувати саме як підзвітні витрати, працівникові треба оформити авансовий звіт. До звіту додати документ, який підтверджує факт того, що товар був придбаний і оплачений. Тобто має бути розрахунковий документ у розумінні Закону про РРО. У нашому випадку це може бути квитанція банку про перерахування коштів.
Але не забувайте про податкові вигадки («Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 2). Так, фіскали погоджуються, що сума компенсації витрачених власних коштів працівника за придбання для роботодавця не оподатковується ПДФО і ВЗ (Узагальнююча консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 р. № 181). Але одразу ж висувають дві умови: (1) доцільність і обґрунтованість таких витрат має бути підтверджена роботодавцем (це затверджений авансовий звіт — тут усе ок) і (2) самі витрати повинні здійснюватися у рамках трудової функції працівника. Тобто обов’язок здійснювати закупівлі в інтересах підприємства має бути прописаний у трудових обов’язках працівника (103.04 БЗ).
Ми ж вважаємо, що при відшкодуванні працівникові витрачених коштів дохід (тобто приріст показників фінансового та/або майнового стану) у нього відсутній у будь-якому випадку**. Причому незалежно від того, у рамках трудових чи цивільно-правових відносин відбувається таке відшкодування.
** Детальніше див. «Податки & бухоблік», 2020, № 11, с. 2.
Готівкові обмеження. Здійснюючи закупівлі для потреб підприємства, працівник фактично виконує цивільно-правові дії від імені підприємства. Тому тут спрацьовують готівкові обмеження, встановлені п. 6 касового Положення № 148, незалежно від того, закупівлі здійснювалися за рахунок отриманої раніше готівки або за рахунок власних коштів працівника. Винятки з цього правила перераховані в п. 8 Положення № 148. Зокрема, для цілей готівкового обмеження не має значення розмір перерахувань при сплаті податків.
При розрахунках з постачальником сума перерахування не повинна перевищувати 10 тис. грн на день. У нашому випадку працівник вносить власні кошти в касу банку, а банк за дорученням фізичної особи перераховує грошові кошти постачальникові. Для одержувача коштів (постачальника) така операція є безготівковою. Для підприємства, від імені якого виступає працівник, — це розрахунки через банківську установу, на які обмеження граничної суми готівкового розрахунку не поширюється (п. 6 Положення № 148, 109.13 БЗ).
Розрахунки з підзвітною особою підприємство планує погашати шляхом перерахування коштів на картковий рахунок працівника зі свого банківського рахунку. Така операція вважається безготівковою (ч. 3 і 4 ст. 341 ГКУ). Отже, готівкове обмеження в цьому випадку також не діє.
