Вопрос отражения в учете операции по заправке техники по талонам нами подробно освещался в «Налоги & бухучет», 2019, № 64, с. 10. Там, в частности, рассматривались проблемы, связанные с чеками РРО (которые выдаются на АЗС при заправке в том числе по талонам) как документами для оприходования заправленного горючего в бухучете.
Конечно, наличие чека в таких ситуациях очень желательно, но при его отсутствии выход можно найти. Дальше мы перечислим возможные варианты решения вами этой почти «патовой» ситуации, но сначала отметим следующее.
Обычно на практике «юзаются» два основных варианта (схемы) работы с горючими талонами.
Первый (горючий). Это когда объем конкретного вида горючего, обеспеченного приобретенными талонами (указанного в них), сначала переходит в собственность покупателя талонов и находится на ответственном хранении у заправщика. В таком случае на весь объем горючего, обеспеченный приобретенными талонами, на покупателя заправщик выписывает расходную накладную, согласно которой покупатель и оприходует весь объем горючего себе на баланс на субсчет 203. Здесь чек РРО или другой документ, свидетельствующий об отпуске АЗС горючего покупателю, является для последнего основанием лишь для перевода горючего с субсчета 203 «Топливо на складе» на субсчет 203 «Топливо в транспортном средстве». В таком случае значимость чека не слишком большая.
Второй (бумажный). Это когда де-юре будет приобретаться не объем конкретного вида горючего, указанный в талонах, а именно талоны —бумажки. И эти бумажки подтверждают право их держателя на получение соответствующего объема горючего в сети (или в какой-то конкретной) АЗС субъекта (заправщика), который обязан отпускать горючее по этим талонам.
В таком случае продавец талонов выписывает на покупателя расходную накладную или акт приема-передачи именно на талоны, а не на горючее
Точно так желательно указывать и в налоговых накладных, чтобы налоговики не спрашивали покупателя талонов, почему он не зарегистрирован плательщиком горючего акциза и/или почему не получил лицензию на хранение горючего*?
* Об указании в НН именно «талоны», а не «горючее» мы писали еще в «Налоги & бухучет», 2019, № 59, с. 27.
В таком случае именно чек РРО или какой-то другой документ должен сыграть роль для целей оприходования горючего на баланс предприятия — на субсчет 203 «Топливо в транспортном средстве» (или «Топливо на складе» — если горючее по талонам заливали в канистры или другие емкости).
Как «разрулить» ситуацию? А теперь перейдем к способам улаживания вашей ситуации.
Думаем, в первом случае, когда горючее уже учитывалось на балансе предприятия, для перевода горючего на другой субсчет 203-го, можно обойтись и объяснительной запиской, а лучше внутренним актом (самоактом). Соответствующий объем горючего, залитого в авто забывчивого водителя, будет подтвержден и количеством горючего, указанного на выданных водителю талонах, и дальнейшим списанием горючего по соответствующему акту, или путевым листом. Хотя применение последнего не является обязательным. То есть в таком случае можно достаточно легко разрешить проблему…
А вот во втором случае, когда полученное водителем горючее нужно оприходовать согласно какому-то документу, выпутаться сложнее. И объяснительная с путевым листом здесь не спасут.
Если у вашего водителя напрочь память отшибло, то сначала вы можете обратиться к субъекту, отпускающему горючее по вашим талонам, и попросить у него данные об «отоваривании» по конкретным номерам талонов** (дату заправки и адрес АЗС). Либо сразу попросить и копию чека (или расходную накладную) на эту заправку. Если заправщик этого предоставить не сможет, попросите у него хотя бы данные сети АЗС с адресами заправок. Потом по этому списку погоняйте водителя «по кругу» (если он вдруг не вспомнит, на какой АЗС заправлялся по талонам). Найдет АЗС — запросите копию чека.
** Думаем, у вас ведется соответствующий учет и вам известны номера талонов, которые получил и «отоваривал» этот небрежный водитель.
Можно и без чека/накладной. Если по каким-то причинам не сработает и последнее, тоже не вешайте нос. Ведь значимость чека для целей оприходования отпущенного (в частности, по талонам) горючего в учете получателя, считаем, преувеличена. И в первую очередь фискалами.
Всем известно, что хозоперации отражаются в учете на основании первичных документов (ч. 1 ст. 9 Закона о бухучете***). А согласно нормам Закона об РРО чек РРО подтверждает как факт осуществления оплаты, так и факт реализации указанного в нем товара и должен иметь все присущие первичному документу реквизиты. Поскольку оплата товара (горючего) в таких случаях производится в иное время (обычно предварительно), то такие чеки РРО подтверждают прежде всего факт реализации горючего. Поэтому для предприятия чек РРО в таких случаях обычно является основанием для оприходования горючего в бухучете. В то же время
*** Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-ХIV.
чек — не исключительный документ, который может быть использован для таких целей
Субъекты, отпускающие горючее по талонам, могут (в том числе по просьбе получателя) выдать не только чеки РРО, но и расходные накладные или акты приема-передачи на отпущенное горючее. И такие документы будут даже более надежными основаниями для оприходования горючего.
Ведь касательно чека есть еще такой момент: цена на горючее, по которой приобретались талоны, и действующая на момент отпуска горючего цена (и сумма), указываемые в чеке, зачастую не совпадают. То есть в таком случае чек уже будет содержать недостоверные данные об объеме хозоперации в денежном выражении. На то, что подтвердить факт получения горючего можно не только чеками РРО, оформленными при получении горючего на АЗС, но и другими расходными документами, указывают и налоговики (см. письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 23.09.2016 г. № 21048/10/26-15-40-03-19). Поэтому можете попросить у заправщика накладную (или акт), можно и сводную(ный) за месяц на объемы отпущенного вам по талонам горючего, и на ее (его) основании оприходовать горючее.
Если и этого не получится, то, как известно, отсутствие первичного документа поставщика не является поводом не отражать хозоперацию в учете. С целью составления достоверной финотчетности горючее следует оприходовать даже при отсутствии первички заправщика. Основанием для этого может быть акт должностного лица предприятия, ответственного за прием-отпуск ТМЦ (см. второй абзац п. 2.6 Положения № 88****), — в этом случае таким лицом является водитель. Поэтому лучше оформить не объяснительную, а самоакт, в котором водитель укажет о получении от заправщика в конкретную дату на нужную сумму нужного количества горючего по этим талонам*****. После утверждения руководителем такой акт приобретет статус первички.
***** Подробнее см. в «Налоги & бухучет», 2019, № 64, с. 11.
То есть в этом случае, считаем, можно обойтись и без чека РРО и другого первичного документа, но нетрудно предвидеть, как на это отреагируют налоговики. Поэтому или получите от них ИНК, или лучше «подстелите» какую-то «первичную соломку» заправщика…
