Если соблюсти установленную законом ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени невозможно, работодатели вводят суммированный учет рабочего времени. Это дает возможность контролировать выполнение нормы продолжительности рабочего времени не за день или неделю, а за учетный период.
Учетный период у работников с суммированным учетом рабочего времени может равняться, например, месяцу, кварталу, полугодию, году. Учет рабочего времени по ним ведут ежедневно нарастающим итогом с начала учетного периода. А вот правовые последствия проведенного учета определяют после окончания учетного периода.
Что означают эти «страшные» слова? Если у вас есть работник с суммированным учетом рабочего времени, то его учитываете и начисляете ему выплаты (основную зарплату, оплату часов работы в ночное время, в праздничные, нерабочие, выходные дни) в конце каждого месяца по общим правилам.
Единственное исключение — подсчет и оплата сверхурочных часов. Соблюдена ли установленная норма рабочего времени в учетном периоде и есть ли часы, отработанные сверх установленной нормы, вы определяете в конце учетного периода.
Определяем наличие сверхурочных часов
Общее количество сверхурочных часов за учетный период равно разнице между фактически отработанным временем и нормой часов за этот период (п. 12 Методрекомендаций по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденных приказом Минтруда от 19.04.2006 № 138).
Фактически отработанные часы за учетный период подсчитываем по табелю учета рабочего времени.
Немного сложнее с нормой. Если работник отработал учетный период полностью, то норма часов = календарной норме рабочего времени.
Календарная норма рабочего времени за учетный период предусматривает полное использование рабочего времени работником с суммированным учетом рабочего времени
Ее рассчитывают до составления графиков выхода на работу (сменности) по календарю:
— 5-дневной рабочей недели с равной продолжительностью каждого рабочего дня и сокращением накануне праздничных и нерабочих дней на 1 час и с выходными днями в субботу и воскресенье или
— 6-дневной рабочей недели и 7-часового рабочего дня (или соответствующего сокращенного рабочего дня) с сокращением накануне выходных дней рабочего времени до 5 часов, а накануне праздничных и нерабочих дней — на 1 час.
Но в любом случае избранный вариант расчета зафиксируйте в колдоговоре.
Рассмотрим, как определить количество сверхурочных часов, если работник отработал учетный период полностью.
Пример 1. На предприятии учетный период равен календарному месяцу. Работник отработал декабрь 2021 года полностью. Количество фактически отработанных часов согласно табелю — 176 часов. Календарная норма рабочего времени за учетный период (декабрь), рассчитанная по календарю 5-дневной рабочей недели, — 174 часа.
Количество сверхурочных часов составит:
176 - 174 = 2 (ч).
Если же работник в учетном периоде в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения своих трудовых обязанностей (отпуск, выполнение государственных или общественных обязанностей, временная нетрудоспособность и т. п.), то для правильного подсчета сверхурочных часов используем не календарную, а расчетную норму рабочего времени за учетный период (см. письмо Минсоцполитики от 02.07.2018 № 1139/0/101-18/28).
Ее находим так: из календарной нормы продолжительности рабочего времени, рассчитанной по соответствующему календарю 5-дневной или 6-дневной рабочей недели, исключаем время, когда работник отсутствовал по этому же календарю. Покажем, как это работает, на примере.
Пример 2. На предприятии учетный период равен календарному месяцу. График работы работника — «два через два» (два дня работает — два отдыхает).
В декабре 2021 года работник согласно графику должен был отработать 176 часов, но из-за болезни (болел с 23 по 28 декабря 2021 года) фактически отработал только 154 часа, что и было указано в табеле (см. рис. 1).
Календарная норма рабочего времени на учетный период (декабрь) — 174 часа. Ее предприятие рассчитывало по календарю 5-дневной рабочей недели (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 72).
Рис. 1. Фрагмент табеля учета рабочего времени. Декабрь 2021 года
Согласно табелю (см. рис. 1) работник в декабре в связи с болезнью пропустил два рабочих дня (25 и 26 декабря) и не отработал 22 часа. Однако для определения расчетной нормы не принимаем во внимание ни данные графика выхода на работу, ни данные табеля. Почему? Потому что эти документы не использовались при определении календарной нормы часов на учетный период.
Как уже отмечалось выше, эту норму работодатели определят по календарю 5-дневной или 6-дневной рабочей недели. Поэтому и «выкашивать» неотработанное время следует по тому же календарю, по которому считали норму.
В примере 2 указано, что предприятие календарную норму рабочего времени (174 часа) определяло по календарю 5-дневной рабочей недели.
«Накладываем» на этот календарь период болезни (см. рис. 2).
Рис. 2. Календарь, календарная и расчетная норма на декабрь
По графику 5-дневной рабочей недели на период болезни пришлись такие рабочие дни и часы: 23 декабря — 8 часов, 24 декабря — 7 часов и 28 декабря — 8 часов. Всего — 23 часа (8 + 7 + 8, см. рис. 2). Поэтому с учетом времени, не отработанного работником в учетном периоде (декабре 2021 года), норма на учетный период составит:
174 - 23 = 151 (ч).
После того как расчетную норму определили, возвращаемся к табелю учета рабочего времени.
Смотрим, сколько фактически часов работник отработал в учетном периоде. В примере — это 154 часа.
Следовательно, общее количество сверхурочных часов за учетный период составляет:
154 - 151 = 3 (ч).
Если год отработан и сверхурочные посчитаны, то следует проверить, выполнило ли предприятие требование ст. 65 КЗоТ. Именно в ней определены предельные нормы применения сверхурочных работ.
Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год
Внимание! Даже если есть превышение по количеству сверхурочных часов, их обязательно следует должным образом оплатить. Ведь такая выплата относится к минимальным гарантиям в оплате труда.
Ну а поскольку мы дошли до оплаты, то не пропустите еще один интересный момент. При подсчете количества сверхурочных часов для их оплаты часы работы в праздничный (нерабочий) день, отработанные сверх нормы и оплаченные в двойном размере, не учитывают. Почему? Потому что они уже оплачены в двойном размере.
Однако будьте внимательны! Если работа в праздничные/нерабочие дни проводилась в пределах нормы по графику выхода на работу (графику сменности), то часы работы остаются при подсчете сверхурочных часов.
Оплата сверхурочных часов
Здесь танцуем от формы оплаты труда: повременная (установлены оклад, тарифная ставка (месячная или часовая)) или сдельная (установлены сдельные расценки).
При повременной форме оплаты труда часы работы в сверхурочное время оплачивают в двойном размере часовой ставки.
При сдельной форме оплаты труда за работу в сверхурочное время осуществляется доплата в размере 100 % тарифной ставки работника соответствующей квалификации, оплата труда которого осуществляется по почасовой системе, — за все отработанные сверхурочные часы (ч. 2 ст. 106 КЗоТ).
Оплату за все часы сверхурочной работы проводим в конце учетного периода или при увольнении работника
Компенсировать сверхурочные работы путем предоставления отгула запрещено (ст. 106 КЗоТ). На это обращает внимание Минсоцполитики в письме от 05.07.2012 № 229/13/116-12.
Поэтому возвращаемся к оплате.
Если установлена часовая тарифная ставка, то проблем нет.
Смотрим ее размер на конец учетного периода, умножаем на 2 и на количество сверхурочных часов. Все! Сумму оплаты сверхурочной работы определили.
Другое дело, если работнику установлена месячная тарифная ставка или оклад. Здесь для того, чтобы определить часовую ставку, нужен учетный период.
Рассмотрим, как это работает в зависимости от длительности учетного периода.
Учетный период — месяц. В такой ситуации часовую тарифную ставку находим, разделив оклад (месячную тарифную ставку) на календарную норму продолжительности рабочего времени в том учетном периоде, за который определяем оплату сверхурочных часов. Такой механизм предлагало Минсоцполитики в письме от 17.02.2012 № 51/13/116-12.
Пример 3. Для работника установлен суммированный учет рабочего времени.
Учетный период — месяц. Календарная норма рабочего времени на учетный период (декабрь) — 174 часа. Ее предприятие рассчитывало по календарю 5-дневной рабочей недели.
В декабре работник отработал 3 часа сверхурочно. Его оклад — 6000 грн.
Для оплаты сверхурочных часов рассчитаем часовую тарифную ставку:
6000 : 174 = 34,48 (грн/ч).
Оплата сверхурочных часов будет составлять:
34,48 х 2 х 3 = 206,88 (грн).
Обратите внимание! У работника оклад (6000 грн) ниже минзарплаты, которая действует в декабре 2021 года (6500 грн). Однако
в расчете оплаты сверхурочных часов участвует именно оклад работника. Даже если его размер ниже минималки
Переходим к следующей ситуации.
Учетный период превышает месяц. Если учетный период равен кварталу или полугодию или году, то сначала следует рассчитать среднемесячное количество часов за учетный период.
Как это сделать? Разделить календарную норму рабочего времени, определенную за этот период, на количество месяцев в учетном периоде.
Затем оклад (месячную тарифную ставку) работника, установленный в последнем месяце учетного периода, делим на среднемесячное количество часов за учетный период и находим часовую ставку для определения суммы сверхурочных часов (см. письмо Минсоцполитики от 24.04.2017 № 1264/0/101-17/282).
Пример 4. Для работника установлен суммированный учет рабочего времени.
Учетный период — квартал. Календарная норма продолжительности рабочего времени на 4 квартал 2021 года, рассчитанная по графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными в субботу и воскресенье, равна 509 часам (159октябрь + 176ноябрь + 174декабрь).
В соответствии с графиком выхода на работу работник отработал за учетный период 552 часа.
Оклад работника в учетном периоде в октябре и ноябре составлял 6000 грн, а в декабре — 6500 грн.
Определим среднемесячное количество часов за 4 квартал. Для этого календарную норму, установленную на этот квартал, делим на 3 (количество календарных месяцев в учетном периоде (квартале)):
509 : 3 = 169,67 (ч).
Часовая тарифная ставка равна:
6500 : 169,67 = 38,31 (грн/ч),
где 6500 — оклад, установленный в декабре 2021 года, то есть в последнем месяце учетного периода.
Размеры окладов в других месяцах учетного периода — не важны.
Количество сверхурочных часов за учетный период:
552 - 509 = 43 (ч).
Сумма оплаты сверхурочных часов составляет:
38,31 х 2 х 43 = 3294,66 (грн).
В завершение напомним, что при исчислении размера заработной платы работника для обеспечения ее минимального размера доплата за работу в сверхурочное время не учитывается.
Поэтому будьте внимательны и не допускайте ошибок.
ВЫВОДЫ
- Сверхурочные часы подсчитывают и оплачивают в конце каждого учетного периода.
- Компенсация сверхурочных часов путем предоставления отгула не допускается.
