Якщо додержати встановлену законом щоденну або щотижневу тривалість робочого часу неможливо, роботодавці запроваджують підсумований облік робочого часу. Це дає можливість контролювати виконання норми тривалості робочого часу не за день чи тиждень, а за обліковий період.
Обліковий період у працівників з підсумованим обліком робочого часу може дорівнювати, наприклад, місяцю, кварталу, півріччю, року. Облік робочого часу за ними ведуть щоденно наростаючим підсумком з початку облікового періоду. А ось правові наслідки проведеного обліку визначають після закінчення облікового періоду.
Що означають оці «страшні» слова? Якщо у вас є працівник з підсумованим обліком робочого часу, то його обліковуєте й нараховуєте йому виплати (основну зарплату, оплату годин роботи в нічний час, у святкові, неробочі, вихідні дні) у кінці кожного місяця за загальними правилами.
Єдиний виняток — підрахунок та оплата надурочних годин. Чи дотримано встановлену норму робочого часу в обліковому періоді та чи є години, відпрацьовані понад установлену норму, ви визначаєте в кінці облікового періоду.
Визначаємо наявність надурочних годин
Загальна кількість надурочних годин за обліковий період дорівнює різниці між фактично відпрацьованим часом і нормою годин за цей період (п. 12 Методрекомендацій щодо застосування підсумованого обліку робочого часу, затверджених наказом Мінпраці від 19.04.2006 № 138).
Фактично відпрацьовані години за обліковий період підраховуємо за табелем обліку робочого часу.
Трішки складніше з нормою. Якщо працівник відпрацював обліковий період повністю, то норма годин = календарній нормі робочого часу.
Календарна норма робочого часу за обліковий період передбачає повне використання робочого часу працівником з підсумованим обліком робочого часу
Її розраховують до складання графіків виходу на роботу (змінності) за календарем:
— 5-денного робочого тижня з рівною тривалістю кожного робочого дня та скороченням напередодні святкових і неробочих днів на 1 годину та з вихідними днями в суботу і неділю або
— 6-денного робочого тижня і 7-годинного робочого дня (або відповідного скороченого робочого дня) зі скороченням напередодні вихідних днів робочого часу до 5 годин, а напередодні святкових і неробочих днів — на 1 годину.
Але в будь-якому разі обраний варіант розрахунку зафіксуйте в колдоговорі.
Розглянемо, як визначити кількість надурочних годин, якщо працівник відпрацював обліковий період повністю.
Приклад 1. На підприємстві обліковий період дорівнює календарному місяцю. Працівник відпрацював грудень 2021 року повністю. Кількість фактично відпрацьованих годин згідно з табелем — 176. Календарна норма робочого часу за обліковий період (грудень), розрахована за календарем 5-денного робочого тижня, — 174 години.
Кількість надурочних годин складе:
176 - 174 = 2 (год).
Якщо ж працівник в обліковому періоді відповідно до законодавства був звільнений від виконання своїх трудових обов’язків (відпустка, тимчасова непрацездатність тощо), то для правильного підрахунку надурочних годин використовуємо не календарну, а розрахункову норму робочого часу за обліковий період (див. лист Мінсоцполітики від 02.07.2018 № 1139/0/101-18/28).
Її знаходимо так: з календарної норми тривалості робочого часу, розрахованої за відповідним календарем 5- чи 6-денного робочого тижня, виключаємо час, коли працівник був відсутній за цим же календарем. Покажемо, як це працює, на прикладі.
Приклад 2. На підприємстві обліковий період дорівнює календарному місяцю. Графік роботи працівника — «два через два» (два дні працює — два відпочиває).
У грудні 2021 року працівник згідно з графіком повинен був відпрацювати 176 годин, але через хворобу (хворів з 23 по 28 грудня 2021 року) фактично відпрацював лише 154 години, що й було зазначено в табелі (див. рис. 1).
Календарна норма робочого часу на обліковий період (грудень) — 174 години. Її підприємство розраховувало за календарем 5-денного робочого тижня (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 72).
Рис. 1. Фрагмент табеля обліку робочого часу. Грудень 2021 року
Згідно з табелем (див. рис. 1) працівник у грудні у зв’язку з хворобою пропустив два робочі дні (25 та 26 грудня) й не відпрацював 22 години. Проте для визначення розрахункової норми не беремо до уваги ані дані графіка виходу на роботу, ані дані табеля. Чому? Бо ці документи не використовувалися при визначенні календарної норми годин на обліковий період.
Як уже зазначалося вище, цю норму роботодавці визначать за календарем 5- чи 6-денного робочого тижня. Тож і «викошувати» невідпрацьований час слід за тим же календарем, за яким рахували норму.
У прикладі 2 вказано, що підприємство календарну норму робочого часу (174 години) визначало за календарем 5-денного робочого тижня. «Накладаємо» на цей календар період хвороби (див. рис. 2).
Рис. 2. Календар, календарна та розрахункова норма на грудень
За графіком 5-денного робочого тижня на період хвороби припали такі робочі дні та години: 23 грудня — 8 годин, 24 грудня — 7 годин та 28 грудня — 8 годин. Усього — 23 години (8 + 7 + 8, див. рис. 2).
Тож з урахуванням часу, не відпрацьованого працівником в обліковому періоді (грудні 2021 року), норма на обліковий період складе:
174 - 23 = 151 (год).
Після того як розрахункову норму визначили, повертаємося до табеля обліку робочого часу. Дивимося, скільки фактично годин працівник відпрацював в обліковому періоді. У прикладі — це 154 години.
Отже, загальна кількість надурочних годин за обліковий період складає:
154 - 151 = 3 (год).
Якщо рік відпрацьовано й надурочні пораховано, то слід перевірити, чи виконало підприємство вимогу ст. 65 КЗпП. Саме в ній визначені граничні норми застосування надурочних робіт.
Надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного працівника 4 годин протягом двох днів підряд і 120 годин на рік
Увага! Навіть якщо є перевищення за кількістю надурочних годин, їх обов’язково слід належним чином оплатити. Адже така виплата належить до мінімальних гарантій в оплаті праці.
Ну а оскільки ми дійшли до оплати, то не пропустіть ще один цікавий момент. При підрахунку кількості надурочних годин для їх оплати години роботи у святковий (неробочий) день, відпрацьовані понад норму та оплачені в подвійному розмірі, не враховують. Чому? Бо вони вже оплачені в подвійному розмірі.
Проте будьте уважними! Якщо робота у святкові/неробочі дні виконувалася у межах норми за графіком виходу на роботу (графіком змінності), то години роботи залишаються при підрахунку надурочних годин.
Оплата надурочних годин
Тут танцюємо від форми оплати праці: почасова (установлено оклад, тарифну ставку (місячну чи годинну)) чи відрядна (установлено відрядні розцінки).
При почасовій формі оплати праці години роботи в надурочний час оплачують у подвійному розмірі годинної ставки.
При відрядній формі оплати праці за роботу в надурочний час здійснюється доплата в розмірі 100 % тарифної ставки працівника відповідної кваліфікації, оплата праці якого здійснюється за погодинною системою, — за всі відпрацьовані надурочні години (ч. 2 ст. 106 КЗпП).
Оплату за всі години надурочної роботи проводимо в кінці облікового періоду або при звільненні працівника
Компенсувати надурочні роботи шляхом надання відгулу заборонено (ст. 106 КЗпП). На це звертає увагу Мінсоцполітики в листі від 05.07.2012 № 229/13/116-12.
Тож повертаємося до оплати.
Якщо встановлено годинну тарифну ставку, то проблем немає. Дивимося її розмір на кінець облікового періоду, множимо на 2 й на кількість надурочних годин. Усе! Суму оплати надурочної роботи визначили.
Інша справа, якщо працівникові встановлено місячну тарифну ставку чи оклад. Тут для того, щоб визначити годинну ставку, потрібен обліковий період.
Розглянемо, як це працює залежно від довжини облікового періоду.
Обліковий період — місяць. У такій ситуації годинну тарифну ставку знаходимо, розділивши оклад (місячну тарифну ставку) на календарну норму тривалості робочого часу у тому обліковому періоді, за який визначаємо оплату надурочних годин. Такий механізм пропонувало Мінсоцполітики в листі від 17.02.2012 № 51/13/116-12.
Приклад 3. Для працівника встановлено підсумований облік робочого часу.
Обліковий період — місяць. Календарна норма робочого часу на обліковий період (грудень) — 174 години. Її підприємство розраховувало за календарем 5-денного робочого тижня.
У грудні працівник відпрацював 3 години надурочно. Його оклад — 6000 грн.
Для оплати надурочних годин розрахуємо годинну тарифну ставку:
6000 : 174 = 34,48 (грн/год).
Оплата надурочних годин становитиме:
34,48 х 2 х 3 = 206,88 (грн).
Зверніть увагу! У працівника оклад (6000 грн) нижчий за мінзарплату, що дієу грудні 2021 року (6500 грн). Проте
в розрахунку оплати надурочних годин бере участь саме оклад працівника. Навіть якщо його розмір нижчий мінімалку
Переходимо до наступної ситуації.
Обліковий період перевищує місяць. Якщо обліковий період дорівнює кварталу або півріччю чи року, то спочатку слід розрахувати середньомісячну кількість годин за обліковий період. Як це зробити? Розділити календарну норму робочого часу, визначену за цей період, на кількість місяців в обліковому періоді.
Далі оклад (місячну тарифну ставку) працівника, установлений в останньому місяці облікового періоду, ділимо на середньомісячну кількість годин за обліковий період й знаходимо годинну ставку для визначення суми надурочних годин (див. лист Мінсоцполітики від 24.04.2017 № 1264/0/101-17/282).
Приклад 4. Для працівника встановлено підсумований облік робочого часу.
Обліковий період — квартал. Календарна норма тривалості робочого часу на 4 квартал 2021 року, розрахована за графіком 5-денного робочого тижня з двома вихідними в суботу і неділю, дорівнює 509 годин (159жовтень + 176листопад + 174грудень).
Відповідно до графіка виходу на роботу працівник відпрацював за обліковий період 552 год.
Оклад працівника в обліковому періоді в жовтні та листопаді складав 6000 грн, а в грудні — 6500 грн.
Визначимо середньомісячну кількість годин за 4 квартал. Для цього календарну норму, установлену на цей квартал, ділимо на 3 (кількість календарних місяців в обліковому періоді (кварталі)):
509 : 3 = 169,67 (год).
Годинна тарифна ставка дорівнює:
6500 : 169,67 = 38,31 (грн/год),
де 6500 — оклад, установлений у грудні 2021 року, тобто в останньому місяці облікового періоду. Розміри окладів в інших місяцях облікового періоду не важливі.
Кількість надурочних годин за обліковий період:
552 - 509 = 43 (год).
Сума оплати надурочних годин становить:
38,31 х 2 х 43 = 3294,66 (грн).
Наостанок нагадаємо, що при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру доплата за роботу в надурочний час не враховується.
Тож будьте уважними й не припускайтеся помилок.
ВИСНОВКИ
- Надурочні години підраховують і оплачують у кінці кожного облікового періоду.
- Компенсація надурочних годин шляхом надання відгулу не допускається.
