Составляем график отпусков на 2021 год

Право или обязанность?

В последнее время все реже встречаются дискуссии по поводу обязательности составления графика отпусков. Немалые «трудовые» штрафы, которые применяются с 2015 года, заставляют работодателей быть более законопослушными.

Обязательность составления графика отпусков следует из ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках*.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504-96-ВР.

Причем количество наемных работников не имеет значения. На это обращает внимание Минсоцполитики в письме от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15.

Кроме того, составление графика отпусков:

— позволяет обеспечить такую очередность использования отпусков, которая не помешает эффективной работе в течение года в период отсутствия тех или иных работников;

— способствует своевременному использованию отпусков;

— позволяет работодателю спланировать потребность в средствах на оплату труда. График отпусков на 2021 год можно использовать как основу для расчета такого показателя, как плановый фонд оплаты отпусков в 2021 году. Этот показатель понадобится для исчисления коэффициента резервирования при создании резерва отпусков в 2021 году.

Форма графика

Форма графика отпусков действующим законодательством не определена. Поэтому составляем его в произвольной форме (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15). Главное, чтобы она была удобной для заполнения и использования.

Как правило, график составляют в форме таблицы с соответствующими графами. Мы рекомендуем такие: (1) наименование структурного подразделения, (2) должность, (3) Ф. И. О. работника, (4) табельный номер, (5) вид отпуска; (6) количество календарных дней отпуска; (7) период, за который предоставляется отпуск; (8) плановый период или дата предоставления отпуска; (9) примечания.

А вот, например, такие графы, как «отметка о фактическом использовании отпуска» или «уведомление о конкретной дате начала отпуска», предусматривайте, если уверены в том, что времени для их заполнения у вас хватит.

Вообще, лишняя работа никому не нужна, а, например, информация о фактическом использовании отпуска будет указана в личной карточке работника по форме № П-2 в разделе V на основании приказа о предоставлении отпуска.

Законодательство требует того, чтобы график отпусков был согласован с профсоюзом (профсоюзным представителем) и утвержден руководителем (ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках). Исходя из этого, в форму графика отпусков необходимо добавить соответствующие грифы согласования и утверждения. В процессе согласования графика рекомендуем передать профсоюзу вместе с проектом графика отпусков на 2021 год сопроводительный лист, в котором указать желательный срок согласования.

КЗоТ требует довести график отпусков до всех работников. Конечно, лучше это сделать под подпись (см. разъяснение Гоструда: pl.dsp.gov.ua/news/stosovno-skladannia-hrafika-vidpusto/).

Но это, безусловно, не означает, что в график обязательно нужно добавлять графу «Подпись работника». Особенно если у вас нет возможности собрать подписи всех работников (например, потому что часть из них работает дистанционно).

Поэтому в данном случае целесообразнее разместить его для общего ознакомления в помещениях предприятия и/или на корпоративном портале и т. п. А для подписей работников можно предусмотреть письма-ознакомления с графиком отпусков на 2021 год, которые при необходимости передать в структурные подразделения предприятия.

Сроки составления графика

Сейчас ни в КЗоТ, ни в Законе об отпусках не установлены конкретные сроки составления графика отпусков.

Минсоцполитики в письме от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15 рекомендует составлять график отпусков на календарный год не позднее 5 января текущего года.

Однако, на наш взгляд, оптимальный срок для графика на следующий год — 16-17 декабря текущего года. Это позволит выполнить требование об уведомлении за две недели о начале отпуска (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках), если кто-то из работников решит использовать отпуск в начале января.

Однако если график еще не утвержден, а работник уже желает пойти в ежегодный отпуск, например, с 4 января 2021 года, то рекомендуем издать приказ о таком отпуске по заявлению работника. В таком случае инициатива исходит от работника, поэтому предупреждать его за 2 недели не надо и для работодателя это не является нарушением.

Какие отпуска включаем в график

Надо заметить, что обязательность составления графика отпусков предусмотрена ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках лишь для ежегодных (основных и дополнительных) отпусков. Поэтому по другим отпускам можно принять решение не включать их в график вообще и предоставлять их работникам по схеме «заявление-приказ».

Однако если целью составления графика отпусков вы ставите рациональную организацию рабочего процесса, то мы советуем планировать все виды оплачиваемых отпусков, предоставление которых можно предусмотреть заранее. В частности, это дополнительные соцотпуска на детей, «боевые», «чернобыльские» отпуска.

Но есть один нюанс. Если вы внесли тот или иной отпуск в график, то у работодателя возникает обязанность предоставления такого отпуска в соответствии с этим графиком.

Учтите, что законодательство не предусматривает срока давности, после которого работник утрачивает право на ежегодные отпуска и дополнительные отпуска на детей. Все другие виды отпусков, в том числе «боевые» и «чернобыльские», сгорают, если они не были своевременно использованы (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 100, с. 24).

А вот учебные отпуска, творческие отпуска и отпуска для участия в спортивных соревнованиях в график не включаем.

Ведь, по общему правилу, запрещено непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности в течение 2 лет подряд (ст. 80 КЗоТ, ст. 11 Закона об отпусках).

Поэтому планирование ежегодных отпусков за прошлые годы в графике будет доказательством того, что вы как работодатель ответственно относитесь к своей обязанности соблюдать трудовое законодательство.

Кроме того, запрещается непредоставление ежегодных отпусков в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, имеющим право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Если вы вносите в график дополнительные социальные отпуска на детей, то «хвосты» по ним также целесообразно включить в график отпусков (см. письмо Минсоцполитики от 06.02.2018 г. № 204/0/101-18-284).

Кого включаем в график

Право на отпуска имеют все лица, работающие по трудовому договору как у юрлица, так и у ФЛП (ст. 2 Закона об отпусках).

Поэтому в график отпусков на 2021 год включаем всех работников, которые находятся с работодателем в трудовых отношениях на дату согласования и утверждения графика и которым вы планируете предоставить отпуск в 2021 году, в том числе сезонных и временных работников, работников-совместителей и работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.

Особое внимание уделите внутренним совместителям. Советуем планирование отпусков таких работников отражать в графике отдельными строками по основному месту работы и по совместительству.

Дело в том, что внутренние совместители могут идти в отпуск как одновременно по основному месту работы и по совместительству (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках), так и в разное время.

Поскольку отпуска не предоставляются лицам, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, то соответственно таких лиц не включаем в график.

Учитываем интересы разных сторон

При составлении графиков отпусков учитываем интересы производства, личные интересы работников и возможности их отдыха.

Поэтому каждый работник имеет право предложить наиболее благоприятный период для своего отпуска.

Вместе с тем конкретную дату отпуска ему необходимо согласовывать со своим работодателем уже с учетом его интересов.

Приведем их перечень. Это (ч. 12 ст. 10 Закона об отпусках):

— лица в возрасте до 18 лет;

— лица с инвалидностью;

— женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него;

— женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;

— одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери); опекуны, попечители или другие одинокие лица, которые фактически воспитывают одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;

— жены (мужья) военнослужащих;

— ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной;

— ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, а также лица, на которых распространяется действие Закона Украины «О статусе ветеранов войны, гарантиях их социальной защиты» от 22.10.93 г. № 3551-XII;

— родители-воспитатели детских домов семейного типа;

— другие категории работников в случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором.

Кроме того, право на использование ежегодного отпуска в любое удобное время предусмотрено и другими законодательными актами, в частности, для лиц, отнесенных к 1 и 2 категориям пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, почетных доноров Украины и т. п.

Что указываем: дату или период отпуска?

По общему правилу в графике отпусков конкретные даты начала отпусков не указывают, а определяют месяц предоставления отпуска. Если отпуск переходящий, указывайте два месяца — месяц начала и месяц окончания отпуска.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах месяца согласуется между работником и работодателем. Например, за месяц до начала месяца предоставления отпуска, указанного в графике, работнику направляют запрос о конкретной дате начала отпуска.

В запросе рекомендуем указать срок, в который работник должен проинформировать вас о желаемой дате отпуска, например, 3 рабочих дня.

Однако, если вам удобно, указывайте в графике конкретные даты отпусков.

Но в любом случае не забудьте в письменном виде сообщить работнику под подпись о дате начала отпуска не позднее чем за две недели.

Вносим изменения в график

Конечно, в течение 2021 года жизнь внесет свои коррективы как в наши планы, так и в график отпусков. Одни работники могут уволиться, другие будут приняты на работу.

Кроме того, льготники могут пойти в отпуск в удобное для них, но неожиданное для работодателя время, или работник попросит изменить месяц отпуска.

Это рабочие ситуации, которые требуют внесения изменений в график отпусков. Однако в этом случае заново утверждать и согласовывать график с профкомом по всем работникам не нужно.

Достаточно оформить приказ о внесении изменений в график отпусков и довести его до сведения работников, которых касаются определенные изменения. Например, в случае переноса отпуска по причине временной нетрудоспособности работника оформляйте приказ о переносе его отпуска, ознакомляйте с ним работника и по желанию делайте об этом запись в графике отпусков в графе «Примечания».

Ответственность за отсутствие графика

Наличие графика отпусков у работодателя — это зона внимания инспекторов Гоструда. В акте, который составляют по результатам инспекционного посещения (форма утверждена приказом Минсоцполитики от 18.08.2017 г. № 1338), в разделе І есть п. 5.17, в соответствии с которым инспектор труда проверяет соблюдение норм ч. 4 ст. 79 КЗоТ (ср. ).

Если эти нормы не соблюдаются, то работодателю грозит ответственность как за нарушение других требований трудового законодательства — штраф в размере одной минзарплаты (с 01.01.2021 г. — 6000 грн) согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Кроме того, за такое нарушение применяется админштраф на должностных лиц работодателя, а также на ФЛП в общем размере от 510 грн до 1700 грн.