Складаємо графік відпусток на 2021 рік

Право чи обов’язок?

Останнім часом усе рідше трапляються дискусії з приводу обов’язковості складання графіка відпусток.

Чималенькі «трудові» штрафи, що застосовуються з 2015 року, примушують роботодавців бути більш законослухняними.

Обов’язковість складання графіка відпусток випливає з ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки*.

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504-96-ВР.

Причому кількість найманих працівників не має значення. На це звертає увагу Мінсоцполітики у листі від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15.

Крім того, складання графіка відпусток:

— дозволяє забезпечити таку черговість використання відпусток, що не завадить ефективній роботі протягом року в період відсутності тих чи інших працівників;

— сприяє своєчасному використанню відпусток;

— дозволяє роботодавцю спланувати потребу в коштах на оплату праці. Графік відпусток на 2021 рік можна використати як основу для розрахунку такого показника, як плановий фонд оплати відпусток у 2021 році.

Цей показник знадобиться для обчислення коефіцієнта резервування при створенні резерву відпусток у 2021 році.

Форма графіка

Форма графіка відпусток чинним законодавством не визначена. Тому складаємо його в довільній формі (див. лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15). Головне, щоб вона була зручною для вас.

Зазвичай графік складають у формі таблиці з відповідними графами. Ми рекомендуємо такі: (1) найменування структурного підрозділу, (2) посада, (3) П. І. Б. працівника, (4) табельний номер, (5) вид відпустки; (6) кількість календарних днів відпустки; (7) період, за який надається відпустка; (8) плановий період чи дата надання відпустки; (9) примітки.

А ось, наприклад, такі графи, як «відмітка про фактичне використання відпустки» або «повідомлення про конкретну дату початку відпустки», передбачайте, якщо впевнені в тому, що часу для їх заповнення у вас вистачить.

Взагалі, зайва робота нікому не потрібна, а, наприклад, інформація щодо фактичного використання відпустки буде вказана в особовій картці працівника за формою № П-2 у розділі V на підставі наказу про надання відпустки.

Законодавство потребує того, щоб графік відпусток був узгоджений з профспілкою (профспілковим представником) та затверджений керівником.

Виходячи з цього, у форму графіка відпусток необхідно додати відповідні грифи погодження та затвердження.

У процесі узгодження графіка рекомендуємо передати профспілці разом із проєктом графіка відпусток на 2021 рік супровідний лист, в якому зазначити бажаний термін погодження.

КЗпП вимагає довести графік відпусток до всіх працівників.

Звісно, краще це зробити під підпис (див. роз’яснення Держпраці pl.dsp.gov.ua/news/stosovno-skladannia-hrafika-vidpusto/). Але це, безумовно, не означає, що до графіка обов’язково необхідно додавати графу «Підпис працівника». Особливо, коли у вас немає можливості зібрати підписи всіх працівників (наприклад тому, що частина з них працює дистанційно).

Тож у цьому випадку доцільніше розмістити його для загального ознайомлення в приміщеннях підприємства та/або на корпоративному порталі тощо. А для підписів працівників можна передбачити листи ознайомлення з графіком відпусток на 2021 рік, які за необхідності передати до структурних підрозділів підприємства.

Строки складання графіка

Наразі ні в КЗпП, ні в Законі про відпустки не встановлено конкретних термінів складання графіка відпусток.

Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. №475/13/116-15 рекомендує складати графік відпусток на календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.

Проте, на наш погляд, оптимальний строк для графіка на наступний рік — 16-17 грудня поточного року. Це дозволить виконати вимогу про повідомлення за два тижні про початок відпустки (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки), якщо хтось із працівників вирішить використати відпустку на початку січня.

Проте якщо графік ще не затверджено, а працівник вже бажає піти у щорічну відпустку, наприклад, з 4 січня 2021 року, то рекомендуємо видати наказ про таку відпустку за заявою працівника. У такому випадку ініціатива виходить від працівника, тому попереджати його за 2 тижні не треба і для роботодавця це не є порушенням.

Які відпустки включаємо до графіка

Треба зазначити, що обов’язковість складання графіка відпусток передбачена ст. 79 КЗпП та ст. 10 Закону про відпустки лише для щорічних (основних та додаткових) відпусток. Тому щодо інших відпусток можна прийняти рішення не включати їх до графіка взагалі та надавати їх працівникам за схемою «заява-наказ».

Однак якщо метою складання графіка відпусток ви ставите раціональну організацію робочого процесу, то ми радимо планувати всі види оплачуваних відпусток, надання яких можливо передбачити заздалегідь. Зокрема, це додаткові соціальні відпустки на дітей, «бойові» відпустки, «чорнобильські» відпустки.

Але ж є один нюанс. Якщо ви внесли ту чи іншу відпустку до графіка, то у роботодавця виникає обов’язок надання такої відпустки відповідно до цього графіка. Тому врахуйте таке.

Законодавство не передбачає строку давності, після якого працівник втрачає право на щорічні відпустки та додаткові відпустки на дітей.

Усі інші види відпусток, у тому числі «бойові» та «чорнобильські» відпустки, пропадають, якщо вони не були своєчасно використані (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 100, с. 24).

А ось навчальні відпустки, творчі відпустки та відпустки для участі в спортивних змаганнях до графіка не включаємо.

Адже за загальним правилом заборонено ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом 2 років поспіль (ст. 80 КЗпП, ст. 11 Закону про відпустки).

Тому планування щорічних відпусток за минулі роки у графіку буде доказом того, що ви як роботодавець відповідально ставитесь до свого обов’язку дотримуватись трудового законодавства.

Крім того, забороняється ненадання щорічних відпусток протягом робочого року особам віком до 18 років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими та важкими умовами чи з особливим характером праці.

Якщо ви вносите до графіка додаткові соціальні відпустки на дітей, то «хвости» за ними також доцільно включити до графіка відпусток (див. лист Мінсоцполітики від 06.02.2018 р. № 204/0/101-18-284).

Кого включаємо до графіка

Право на відпустки мають усі особи, що працюють за трудовим договором як у юрособи, так і у ФОП (ст. 2 Закону про відпустки).

Тому до графіка відпусток на 2021 рік уключаємо всіх працівників, що перебувають з роботодавцем у трудових відносинах на дату погодження та затвердження графіка та яким ви плануєте надати відпустку у 2021 році, у тому числі сезонних і тимчасових працівників, працівників-сумісників та працівників, з якими укладено строкові трудові договори.

Особливу увагу приділіть внутрішнім сумісникам. Радимо планування відпусток таких працівників відображати у графіку окремими рядками за основним місцем роботи та за сумісництвом.

Справа в тому, що внутрішні сумісники можуть йти у відпустку як одночасно за основним місцем роботи та за сумісництвом (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки), так і у різний час.

Оскільки відпустки не надаються особам, з якими укладено договори цивільно-правового характеру, то відповідно таких осіб не включаємо до графіка.

Враховуємо інтереси різних сторін

При складанні графіків відпусток ураховуємо інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Тому кожен найманий працівник має право запропонувати найбільш сприятливий період для своєї відпустки. Проте конкретну дату такої відпустки обов’язково необхідно погодити зі своїм роботодавцем уже з урахуванням його інтересів.

Перелічимо їх. Це (ч. 12 ст. 10 Закону про відпустки):

— особи віком до 18 років;

— особи з інвалідністю;

— жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

— жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

— одинока матір (батько), які виховують дитину без батька (матері); опікуни, піклувальники або інші самотні особи, які фактично виховують одного або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;

— дружини (чоловіки) військовослужбовців;

— ветерани праці та особи, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;

— ветерани війни, особи, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особи, на яких поширюється чинність Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 р. № 3551-XII;

— батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;

— інші категорії працівників у випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Крім того, право на використання щорічної відпустки в будь-який зручний час передбачено й іншими законодавчими актами, зокрема, для осіб, віднесених до 1 і 2 категорій постраждалих у результаті Чорнобильської катастрофи, почесних донорів України тощо.

Що вказуємо: дату чи період відпустки?

За загальним правилом у графіку відпусток конкретні дати початку відпусток не встановлюють, а визначають місяць надання відпустки. Якщо відпустка перехідна, зазначайте два місяці — місяць початку і місяць закінчення відпустки.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах місяця узгоджується між працівником і роботодавцем. Наприклад, за місяць до початку місяця надання відпустки, зазначеного в графіку, працівникові надсилають запит щодо конкретної дати початку відпустки. У запиті рекомендуємо зазначити строк, в який працівник повинен проінформувати про бажану дату відпустки, наприклад, 3 робочих дні.

Проте якщо вам зручно, зазначайте у графіку конкретні дати відпусток.

Та в будь-якому випадку не забудьте письмово повідомити працівника під підпис про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні.

Вносимо зміни до графіка

Звичайно, протягом 2021 року життя внесе свої корективи в графік відпусток. Одні працівники можуть звільнитися, інших буде прийнято на роботу. Крім того, пільговики можуть піти у відпустку у зручний для них, але несподіваний для роботодавця час, або працівник попросить змінити місяць відпустки.

Це робочі ситуації, які потребують унесення змін до графіка відпусток. Проте в цьому разі заново затверджувати та погоджувати графік із профкомом за всіма працівниками не потрібно.

Достатньо оформити наказ про внесення змін до графіка відпусток і довести його до відома працівників, яких стосуються певні зміни. Наприклад, у разі перенесення відпустки з причини тимчасової непрацездатності працівника оформлюйте наказ про перенесення його відпустки, ознайомлюйте з ним працівника та за бажанням зробить про це запис у графіку відпусток у графі «Примітки».

Відповідальність за відсутність графіка

Наявність графіка відпусток у роботодавця — це зона уваги інспекторів Держпраці. В акті, що складають за результатами інспекційного відвідування (форма затверджена наказом Мінсоцполітики від 18.08.2017 р. № 1338) у розділі І є п. 5.17, відповідно до якого інспектор праці досліджує дотримання норм ч. 4 ст. 79 КЗпП (ср. ).

Якщо ці норми не дотримуються, то роботодавцю загрожує відповідальність як за порушення інших вимог трудового законодавства — штраф у розмірі однієї мінзарплати (з 01.01.2021 р. — 6000 грн) згідно з абзацом восьмим ч. 2 ст. 265 КЗпП. Крім того, за таке порушення застосовується адмінштраф на посадових осіб роботодавця, а також на ФОП у загальному розмірі від 510 до 1700 грн.