Какие документы требует Гоструда

Подпункт 2 п. 10 Порядка № 823 предоставляет инспекторам труда право беспрепятственно знакомиться с любыми книгами, реестрами, документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде, содержащими информацию/сведения по вопросам, которые являются предметом инспекционного посещения. Следовательно, конкретный перечень документов, которые может запросить Гоструда, будет зависеть от предмета проверки. Мы приведем обобщенный перечень документов, которые могут попросить у вас во время проверки по вопросам соблюдения законодательства о труде.

1. Документы, подтверждающие полномочия руководителя. В число таких документов входят трудовой договор (контракт), приказ или распоряжение о назначении руководителя на должность (письмо Гоструда от 16.10.2012 г. № 4014/21/01/01-12).

2. Коллективный договор и приложения к нему. Предоставляете при его наличии, поскольку

Если у вас нет коллективного договора, Гоструда не может заставить его заключить.

3. Трудовые договоры в письменной форме. По общему правилу трудовой договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. Одновременно ст. 24 КЗоТ устанавливает случаи, когда соблюдение письменной формы трудового договора является обязательным.

4. Уведомление о приеме на работу. Его подаем налоговикам начиная с 03.07.2015 г. (ч. 3 ст. 24 КЗоТ). Однако с 05.03.2020 г. не нужно подавать Уведомление о приеме на работу руководителя предприятия и членов исполнительного органа хозяйственного общества, сведения о которых включены в ЕГР.

5. Приказы по личному составу. Это приказы, которыми оформляются прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпусков, командировок и т. п. Приказы по личному составу регистрируют и учитывают отдельно от приказов по вопросам основной деятельности. Заметим, что существуют типовые формы приказов по личному составу, утвержденные приказом № 489. Однако их использование рекомендовано, а не обязательно для работодателя.

Для регистрации приказов по личному составу, как правило, используют журнал (книгу) регистрации, форму которого в свое время предложило Минтруда в письме от 19.10.2005 г. № 09-487. Однако если вы такую книгу не ведете, а контролеры на пороге, имейте в виду, что трудовое законодательство не обязывает вести такой журнал (книгу).

6. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Это локальный документ, которым определяется трудовой распорядок на предприятиях (ст. 142 КЗоТ).

Должны ли быть ПВТР у ФЛП? Минсоцполитики в письме от 21.05.2019 г. № 34/0/23-19/133 говорит лишь о возможности составления ПВТР. Однако инспекторы труда считают, что и для предпринимателей ПВТР обязательны.

7. Положение об оплате труда и Положение о премировании. Обычно их оформляют как приложения к коллективному договору. Однако, если вопросы по оплате труда и премированию урегулированы коллективным договором, то нужды в них нет. Вместе с этим при отсутствии коллективного договора на предприятии такие Положения могут быть документами, которые регулируют все зарплатно-премиальные вопросы.

8. Должностные (рабочие) инструкции работников. Работодатель должен разъяснить работнику его права и обязанности. Это требование ст. 29 КЗоТ. На основании этого Гоструда делает вывод, что наличие должностных (рабочих) инструкций является обязательным на каждом предприятии, а их отсутствие — нарушением законодательства о труде (см. разъяснение: //dspif.gov.ua/news/3215-pravov-pdstavi-priynyattya-na-pdpriyemstv-posadovih-nstrukcy-pracvnikv.html). Некоторые суды поддерживают такую позицию трудовиков (см. решение Черновицкого окружного административного суда от 25.06.2019 г. по делу № 824/825/18-а//reyestr.court.gov.ua/Review/82609998).

Однако действующим законодательством прямо не установлена обязанность работодателя разрабатывать именно должностные инструкции. Согласитесь, права и обязанности работника можно согласовать и в письменном трудовом договоре.

9. Штатное расписание, схемы должностных окладов. Предприятия имеют право самостоятельно устанавливать, в частности, численность работников и штатное расписание (ч. 3 ст. 64 ХКУ). Требования об обязательном наличии штатного расписания в трудовом законодательстве нет.

А что по этому поводу думает Гоструда? Настаивает на том, что отсутствие штатного расписания — это нарушение прочих требований трудового законодательства (см. разъяснение //kr.dsp.gov.ua/index.php/5165-za01-04-20).

Если на предприятии применяется тарифная система оплаты труда, специалисты Гоструда могут попросить схемы должностных окладов, тарифные сетки и схемы тарифных (должностных) разрядов.

10. Табели учета использования рабочего времени. Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом № 489. Она имеет рекомендательный характер, о чем указано в самой форме табеля в примечании 2 к форме № П-5.

11. Личные карточки работников и личные дела. Типовая форма личной карточки № П-2 для обычных работников утверждена приказом № 495. Ее обязательность Гоструда протянуло через положение п. 2.5 Инструкции № 58. И суды в этом поддерживают трудовиков (см. постановление Верховного Суда от 18.06.2020 г. № 808/1083/17//reyestr.court.gov.ua/Review/89896623).

Кроме того, и Минсоцполитики (письмо от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06), и Гоструда настаивали на том, что ФЛП также должны вести личные карточки. С этим также солидарны суды (постановление Третьего апелляционного админсуда от 13.11.2018 г. по делу № 804/1854/17//reyestr.court.gov.ua/Review/77825297).

Однако с 10.06.2021 г. бумажные трудовые книжки отошли на второй план. Похоже, что и Инструкции № 58 осталось существовать недолго. Новый порядок ведения трудовых книжек должен определить КМУ. Поэтому ожидаем изменений.

12. Трудовые книжки, вкладыши к ним и Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Начиная с 10.06.2021 г. учет трудовой деятельности ведется в электронной форме. Однако если на момент проверки предприятие еще хранит трудовые книжки работников, то инспекторы труда имеют право проверить правильность их ведения. Также следует предоставить Книгу учета движения трудовых книжек как подтверждение того, что трудовые книжки учитываются работодателем или же выданы работникам после увольнения/сканирования под подпись.

Исключение — физлица-предприниматели и физлица, которые используют наемный труд. Они трудовые книжки наемных работников у себя не хранят и Книгу не ведут (п. 2.21-1 Инструкции № 58).

13. Разрешение на трудоустройство иностранцев.

14. Графики отпусков и Уведомления о начале отпуска. Обязательность составления графика отпусков следует из ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках. Форма графика действующим законодательством не определена, поэтому составить его можно в произвольной форме на свое усмотрение (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. №191/10/136-15).

15. Графики выхода на работу (графики сменности). Эти графики попадают в зону внимания инспекторов Гоструда, если у вас работают работники, по которым ведется суммированный учет рабочего времени, или работники, имеющие индивидуальные графики выхода на работу.

16. Нормы продолжительности рабочего времени на соответствующий год. При их определении соблюдайте требования ст. 50 — 53, 67 и 73 КЗоТ.

17. Документы по начислению/выплате зарплаты. Для оформления результатов начисления зарплаты приказом № 489 утверждены ведомости типовых форм № П-6 и № П-7. Однако они неудобны в использовании. Поэтому большинство предприятий используют собственные формы расчетно-платежной ведомости и контролеры не имеют претензий по этому поводу. Для выдачи зарплаты наличными предназначены документы, установленные Положением № 148.

При каждой выплате заработной платы сообщайте работникам о сумме начисленной зарплаты с расшифровкой по видам выплат и отчислений из нее, о сумме к выплате (ст. 110 КЗоТ). Для этого можно использовать расчетные листки произвольной формы.

18. Документы, являющиеся основанием для отчислений из зарплаты. Это обычно заявления работников, исполнительные документы, приказы об отчислении, с которыми ознакомлен работник, и т. п.

19. Графики погашения задолженности по выплате зарплаты. Проверяются, если на предприятии существует задолженность перед работниками по выплате заработной платы.

20. Заявления работников. Контролеров они интересуют, поскольку удостоверяют определенные факты о приеме/увольнении работников, переводе на другую работу, предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий и т. п.

21. Объяснения/объяснительные записки работников. Они понадобятся проверяющим из Гоструда, если на предприятии были нарушения трудовой дисциплины.

22. Письменные согласия работников. Убедиться в их наличии контролеры захотят в случаях, когда согласие необходимо в соответствии с законодательством. Например, при временном переводе работника на другую работу, не обусловленную трудовым договором (ст. 33 КЗоТ).

23. Договоры о полной материальной ответственности (при наличии). Имейте в виду, что договор о полной материальной ответственности может быть заключен предприятием с работником, который достиг 18 лет и: 1) занимает должность/выполняет работу, связанную с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, использованием переданных ему ценностей; 2) выполняет работу по трудовому договору о дистанционной/надомной работе и пользуется оборудованием (средствами), предоставленными ему для выполнения работы (ст. 135¹ КЗоТ).

24. Протоколы комиссии социального страхования, листки нетрудоспособности. Необходимы инспекторам труда для контроля оснований, правильности начисления и сроков предоставления материального обеспечения, а также оснований для отказа в его предоставлении.

25. Карты условий труда при проведении аттестации рабочих мест. При оформлении Карты руководствуйтесь Инструкцией № 06-41-48.

26. Копии статистических отчетов по труду. На сайте Госстата вы сможете получить информацию о формах статотчетов, в том числе «трудовых», которые должно подавать ваше предприятие. Для этого введите свой код ЕГРПОУ в форму по ссылке: //ess.ukrstat.gov.ua.