Які документи вимагає Держпраці

Підпункт 2 п. 10 Порядку № 823 надає інспекторам праці право безперешкодно ознайомлюватися з будь-якими книгами, реєстрами, документами, ведення яких передбачено законодавством про працю, що містять інформацію/відомості з питань, які є предметом інспекційного відвідування. Отже, конкретний перелік документів, які може запросити Держпраці, буде залежати від предмета перевірки. Ми наведемо узагальнений перелік документів, які можуть попросити у вас під час перевірки з питань дотримання законодавства про працю.

1. Документи, що підтверджують повноваження керівника. До числа таких документів входять трудовий договір (контракт), наказ або розпорядження про призначення керівника на посаду (лист Держпраці від 16.10.2012 р. № 4014/21/01/01-12).

2. Колективний договір та додатки до нього. Його надаєте за наявності, оскільки

Якщо у вас немає колективного договору, Держпраці не може змусити його укласти.

3. Трудові договори в письмовій формі. За загальним правилом, трудовий договір може бути укладено як у письмовій, так і в усній формі. Одночасно ст. 24 КЗпП установлює випадки, коли додержання письмової форми трудового договору є обов’язковим.

4. Повідомлення про прийняття на роботу. Його подаємо податківцям починаючи з 03.07.2015 р. (ч. 3 ст. 24 КЗпП). Проте з 05.03.2020 р. не потрібно подавати Повідомлення про прийняття на роботу керівника підприємства та членів виконавчого органу господарського товариства, відомості про яких включені до ЄДР.

5. Накази з особового складу. Це накази, якими оформлюються прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення працівників, надання відпусток, відряджень тощо. Накази з особового складу реєструють та обліковують окремо від наказів з питань основної діяльності. Зауважимо, що існують типові форми наказів з особового складу, затверджені наказом № 489. Однак їх використання рекомендоване, а не обов’язкове для роботодавця.

Для реєстрації наказів з особового складу зазвичай використовують журнал (книгу) реєстрації, форму якого свого часу запропонувало Мінпраці у листі від 19.10.2005 р. № 09-487. Проте якщо ви таку книгу не ведете, а контролери на порозі, майте на увазі, що трудове законодавство не зобов’язує вести такий журнал (книгу).

6. Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР). Це локальний документ, яким визначається трудовий розпорядок на підприємствах (ст. 142 КЗпП).

Чи повинні бути ПВТР у ФОП? Мінсоцполітики у листі від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133 говорить лише про можливість складання ПВТР. Проте інспектори праці вважають, що й для підприємців ПВТР обов’язкові.

7. Положення про оплату праці та Положення про преміювання. Зазвичай їх складають як додатки до колективного договору. Однак якщо питання стосовно оплати праці і преміювання врегульовані колективним договором, то потреби в них немає. Разом з цим за відсутності колективного договору на підприємстві такі Положення можуть бути документами, що регулюють всі зарплатно-преміальні питання.

8. Посадові (робочі) інструкції працівників. Роботодавець повинен роз’яснити працівникові його права і обов’язки. Це вимога ст. 29 КЗпП. На підставі цього Держпраці робить висновок, що наявність посадових (робочих) інструкцій є обов’язковою на кожному підприємстві, а їх відсутність є порушенням законодавства про працю (див. роз’яснення // dspif.gov.ua/news/3215-pravov-pdstavi-priynyattya-na-pdpriyemstv-posadovih-nstrukcy-pracvnikv.html). Деякі суди підтримують таку позицію трудовиків (див. рішення Чернівецького окружного адміністративного суду від 25.06.2019 р. у справі № 824/825/18-а // reyestr.court.gov.ua/Review/82609998).

Однак чинним законодавством прямо не встановлений обов’язок роботодавця розробляти саме посадові інструкції. Погодьтеся, що права та обов’язки працівника можна узгодити й у письмовому трудовому договорі.

9. Штатний розпис, схеми посадових окладів. Підприємства мають право самостійно встановлювати, зокрема, чисельність працівників і штатний розпис (ч. 3 ст. 64 ГКУ). Вимоги про обов’язкову наявність штатного розпису в трудовому законодавстві немає.

А що з цього приводу думає Держпраці? Наполягає на тому, що відсутність штатного розпису — це порушення iнших вимог трудового законодавства (див. роз’яснення // kr.dsp.gov.ua/index.php/5165-za01-04-20).

Якщо на підприємстві застосовується тарифна система оплати праці, фахівці Держпраці можуть попросити схеми посадових окладів, тарифні сітки і схеми тарифних (посадових) розрядів.

10. Табелі обліку використання робочого часу. Типову форму табеля № П-5 затверджено наказом № 489. Вона має рекомендаційний характер, про що зазначено в самій формі табеля у примітці 2 до форми № П-5.

11. Особові картки працівників та особові справи. Типова форма особової картки № П-2 для звичайних працівників затверджена наказом № 495. Обов’язковість її Держпраці протягнуло через положення п. 2.5 Інструкції № 58. І суди в цьому підтримують трудовиків (див. постанову Верховного Суду від 18.06.2020 р. № 808/1083/17 // reyestr.court.gov.ua/Review/89896623).

Крім того, і Мінсоцполітики (лист від 21.11.2016 р. № 5907/0/10-16/06), і Держпраці наполягали на тому, що ФОП також повинні вести особові картки. З цим також солідарні суди (постанова Третього апеляційного адмінсуду від 13.11.2018 р. у справі № 804/1854/17 // reyestr.court.gov.ua/Review/77825297).

Проте з 10.06.2021 р. паперові трудові книжки відійшли на другий план. Схоже, що й Інструкції № 58 залишилося існувати недовго. Новий порядок ведення трудових книжок повинен визначити КМУ. Тож чекаємо на зміни.

12. Трудові книжки, вкладиші до них та Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Починаючи з 10.06.2021 р. облік трудової діяльності ведеться в електронній формі. Проте якщо на момент перевірки, підприємство ще зберігає трудові книжки працівників, то інспектори праці мають право перевірити правильність їх ведення. Також слід надати Книгу обліку руху трудових книжок як підтвердження того, що трудові книжки обліковуються роботодавцем або ж видані працівникам після звільнення/сканування під підпис.

Виняток — фізособи-підприємці і фізособи, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не зберігають і Книгу не ведуть (п. 2.21-1 Інструкції № 58).

13. Дозвіл на працевлаштування іноземців.

14. Графіки відпусток та Повідомлення про початок відпустки. Обов’язковість складання графіка відпусток випливає із ч. 4 ст. 79 КЗпП та ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки. Форма графіка чинним законодавством не визначена, тому скласти його можна в довільній формі на власний розсуд (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 р. № 191/10/136-15).

15. Графіки виходу на роботу (графіки змінності). Ці графіки потраплять до зони уваги інспекторів Держпраці, якщо у вас працюють працівники, за якими ведеться підсумований облік робочого часу або працівники, що мають індивідуальні графіки виходу на роботу.

16. Норми тривалості робочого часу на відповідний рік. При їх визначенні дотримуйтесь вимог ст. 50 — 53, 67 та 73 КЗпП.

17. Документи щодо нарахування/виплати зарплати. Для оформлення результатів нарахування зарплати наказом № 489 затверджено відомості типових форм № П-6 і № П-7. Проте вони незручні для використання. Тому більшість підприємств використовують власні форми розрахунково-платіжної відомості і контролери не мають зауважень щодо цього. Для видачі зарплати готівкою призначені документи, встановлені Положенням № 148.

При кожній виплаті заробітної плати повідомляйте працівників про суму нарахованої зарплати з розшифровкою за видами виплат та відрахуваннь із неї, про суму до виплати (ст. 110 КЗпП). Для цього можна використовувати розрахункові листки довільної форми.

18. Документи, що є підставою для відрахувань із зарплати. Це зазвичай заяви працівників, виконавчі документи, накази про відрахування, з якими ознайомлений працівник, тощо.

19. Графіки погашення заборгованості з виплати зарплати. Перевіряються, якщо на підприємстві існує заборгованість перед працівниками з виплати заробітної плати.

20. Заяви працівників. Контролерів вони цікавлять, оскільки засвідчують певні факти щодо прийняття/звільнення працівників, переведення на іншу роботу, надання відпусток, накладання дисциплінарних стягнень тощо.

21. Пояснення / пояснювальні записки працівників. Вони знадобляться перевіряючим з Держпраці, якщо на підприємстві були порушення трудової дисципліни.

22. Письмові згоди працівників. Переконатися у їх наявності контролери захочуть у випадках, коли згоди потрібні відповідно до законодавства. Наприклад, при тимчасовому переведенні працівника на іншу роботу, не обумовлену трудовим договором (ст. 33 КЗпП).

23. Договори про повну матеріальну відповідальність (за наявності). Майте на увазі, що договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладено підприємством з працівником, який досяг 18 років та: 1) займає посаду / виконує роботу, пов’язану із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням, використанням переданих йому цінностей; 2) виконує роботу за трудовим договором про дистанційну/надомну роботу і користується обладнанням (засобами), наданими йому для виконання роботи (ст. 135¹ КЗпП).

24. Протоколи комісії соціального страхування, листки непрацездатності. Необхідні інспекторам праці для контролю підстав, правильності нарахування та строків надання матеріального забезпечення, а також підстав для відмови у його наданні.

25. Карти умов праці при проведенні атестації робочих місць. При оформленні Карти керуйтеся Інструкцією № 06-41-48.

26. Копії статистичних звітів із праці. На сайті Держстату ви зможете отримати інформацію про форми статзвітів, у тому числі «трудових», що має подавати ваше підприємство. Для цього введіть свій код ЄДРПОУ у форму за посиланням: ess.ukrstat.gov.ua.