Такси в рабочих поездках по городу

Документальное оформление

Как и для предыдущей ситуации (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 49, с. 15), налоговики в письме ГУ ГНС в г. Киеве от 26.02.2021 г. № 719/ІПК/26-15-04-09-11 настаивают на том, что компенсацию стоимости такси на рабочие поездки по городу предприятие должно предусмотреть в коллективном договоре в разделе «Соцльготы и гарантии». Если колдоговора нет, то в трудовых договорах с работниками, Положении о социальном пакете или приказе о пользовании услугами такси. То есть формально подводят и компенсацию расходов на такси в рабочих поездках по городу под соцпакет.

Чем это грозит? Прописав такие обязательства в коллективном/трудовом договоре, предприятие обязано будет учитывать компенсацию работнику рабочих поездок на такси по городу, как выплату, включаемую в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, со всеми вытекающими налоговыми последствиями для работника:

1) в части НДФЛ, ВС — признавать организацию/компенсацию стоимости такси прочим доходом работника (с признаком в 4ДФ «127») либо дополнительным благом (с признаком дохода в 4ДФ «126»);

2) в части ЕСВ — ФОТ-компенсацию проезда на такси включать в базу для начисления 22 % ЕСВ.

Проезд на такси в рабочих поездках по городу однозначно не доход и не допблаго работника, так как он катается по поручению предприятия.

Расходы на такси сугубо по рабочим делам по городу не могут быть доходом работника точно так же, как использование компьютера или стола-стула, даже если работодатель их арендует у другого лица. Проезд на такси в рабочих целях следует рассматривать как расходы предприятия, связанные с хозяйственной деятельностью, а не как доход работника.

Оптимальный вариант для предприятия — избегать компенсационного варианта, а вместо этого для организации рабочих поездок на такси по городу заключить договор с перевозчиком (такси).

НДФЛ, ВС

При условии установления связи получения услуг по перевозке с осуществлением хоздеятельности предприятия оснований для начисления НДФЛ и ВС нет.

Разумеется, все это должно сопровождаться оформлением соответствующих документов.

Факт документального подтверждения использования услуг такси в целях производственной необходимости сами налоговики не против оформлять путем выдачи работникам предприятия талонов на проезд в такси. С таким вариантом оформления соглашается и суд (см. постановление ВС от 31.05.2021 г. по делу № 540/356/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/97357116).

В таком случае предприятие должно иметь:

1) приказ руководителя, устанавливающий порядок пользования работниками услугами такси, а также ответственное лицо за учет талонов и их выдачу работникам на рабочие поездки на такси;

2) документ (журнал), в котором по каждой поездке работника в рабочих целях (выданному работнику талону) будет фиксироваться цель поездки и ее маршрут, определяющий пункты отправки и назначения;

3) по итогам месяца с перевозчиком будет подписан акт приема-передачи услуг такси.

ЕСВ

На стоимость услуг такси ЕСВ не начисляем, поскольку это расходы предприятия, которые не входят в фонд оплаты труда работника.

Бухучет и налог на прибыль

Расходы на оплату услуг перевозки работников на такси в рабочих целях признают в том отчетном периоде, в котором они осуществлены. Отражают такие расходы по направлению (Дт 91, 92, 93 или 949).

По налогу на прибыль ориентируемся на бухучет. Никаких налоговых разниц у предприятия при организации проезда на такси работников по рабочим вопросам не возникнет.

НДС

Если такси-перевозчик — плательщик НДС, то, получив от него НН, составленную на услуги перевозки и зарегистрированную в ЕРНН, предприятие сумму НДС, уплаченную в составе стоимости услуги (такси под льготу из п.п. 197.1.8 НКУ не попадает), вправе включить в налоговый кредит (пп. 198.2, 201.10 НКУ). Учитывая хозяйственность таких расходов, начислять компенсирующие НО согласно п. 198.5 НКУ, считаем, не нужно.

Пример. По договору с перевозчиком стоимость проезда в такси помощника руководителя в рабочих поездках по городу за месяц составила 1000 грн. Хозяйственная направленность рабочих поездок по городу подтверждена документом (журналом) выдачи талонов на проезд в такси, поэтому доход у работника не возникает (см. таблицу).

Учет расходов на рабочие поездки на такси по городу