На работу/с работы — на такси

Компенсационный вариант

В части поездок работников на такси на работу (с работы) у предприятия-работодателя законодательно установленной обязанности компенсировать работнику проезд нет. Однако, как поясняют налоговики, такую обязанность предприятие может предусмотреть (см. письмо № 719*):

* Письмо ГУ ГНС в г. Киеве от 26.02.2021 г. № 719/ІПК/26-15-04-09-11.

1) в коллективном договоре в разделе «Социальные льготы и гарантии» или в Положении о социальном пакете на предприятии (приложении к коллективному договору). Если коллективного договора нет, то:

2) в трудовых договорах с работниками или

3) в Положении о социальном пакете либо приказе о пользовании услугами такси работниками предприятия, и обязательно прописать в обоих документах, с какой целью используется такси, на кого распространяется; каким транспортом (перевозчиком) будет осуществляться перевозка; период осуществления перевозок (график или временные рамки); маршрут (маршруты) перевозки; какими документами будет подтверждаться факт перевозок и соответствующие расходы и прочее.

Для получения компенсации проезда на такси работник должен подать заявку, авансовый отчет и подтверждающие расходы документы (о них см. дальше).

НДФЛ, ВС. По мнению налоговиков, если руководитель предприятия принял решение о выплате компенсации за проезд на такси работнику на работу и/или с работы, сумма данной компенсации будет облагаться НДФЛ как дополнительное благо на основании п.п. 164.2.17 НКУ (см. БЗ 103.17). Причина: проезд наемного работника к месту работы и домой не связан с выполнением им трудовой функции. Так как компенсироваться проезд на такси будет деньгами, то в базу налогообложения его включают без увеличения на натуральный коэффициент.

Сумма компенсации облагается также военным сбором (ВС). В итоге на руки работник получит сумму компенсации за вычетом НДФЛ и ВС. В 4ДФ такой доход отражают с признаком дохода «126».

ЕСВ. Прочие выплаты, которые носят индивидуальный характер, относятся в состав фонда оплаты труда (ФОТ) как компенсационные и поощрительные выплаты (п.п. 2.3.4 Инструкции № 5**). Так что компенсация стоимости проезда работника к месту работы и с работы домой будет базой для начисления ЕСВ.

** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Бухучет. Так как компенсация работникам стоимости проезда на работу/домой является выплатой, входящей в фонд оплаты труда, то в учете эти суммы будут зарплатной статьей расходов, т. е. учитываться на субсчете 661 «Расчеты по заработной плате» (или 663 — если как допблаго). В расходы такую компенсацию относят по направлениям затрат (Дт 23, 91, 92, 93, 949 — Кт 661 (663)), смотря в каком подразделении работает работник.

Налог на прибыль. Никаких налоговых разниц по налогу на прибыль при компенсации работнику стоимости проезда на такси не возникнет.

НДС. Поскольку речь идет о денежной компенсации работнику стоимости проезда на такси (зарплатной выплате), такая операция пройдет мимо НДС-учета предприятия и ни налогового кредита, ни налоговых обязательств не повлечет.

Пример 1. Предприятие компенсирует помощнику руководителя стоимость проезда на такси к месту работы в сумме 1000 грн (в виде дополнительного блага) (см. табл. 1).

Таблица 1. Учет компенсации проезда на такси на работу/с работы

Договорной вариант

Для поездок на работу (с работы) предприятие может заключить договор с перевозчиком (службой такси, ФЛП). Предметом договора могут быть как однократные, так и многократные перевозки определенного в договоре круга лиц.

Договор может быть заключен:

— отдельно на каждую услугу с определением времени и места посадки пассажира (группы пассажиров), места и ориентировочного времени прибытия, а также общего размера оплаты услуги;

— на определенный срок обслуживания с определением перечня обязанностей перевозчика, вида оплаты (посуточная, почасовая и/или покилометровая). Для подтверждения расходов в конце каждого месяца подписывается акт приема-передачи таких услуг перевозчиком.

НДФЛ, ВС. Расходы на перевозку работников к месту работы арендованным транспортом не входят в фонд оплаты труда (п. 3.21 Инструкции № 5). В то же время, по мнению налоговиков, стоимость услуг по перевозке работников к месту работы и обратно за счет работодателя не является допблагом, но включается в прочий доход и облагается НДФЛ (см. письмо ГФСУ от 18.09.2018 г. № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК // «Налоги & бухучет», 2018, № 95, с. 10, письмо ГНСУ от 29.03.2021 г. № 1236/ІПК/99-00-04-03-03-06).

А так как налоговики в договоре с перевозчиком (такси) хотят видеть круг лиц, которых будут возить на работу (с работы) (см. письмо № 719), не сбрасываем со счетов персонификацию и возможность определения дохода по каждому.

Поскольку доход предоставляется в неденежной форме, НДФЛ следует начислить с учетом натурального коэффициента, установленного п. 164.5 НКУ (при ставке налога 18 % он составляет 1,219512). А вот ВС рассчитывают от «чистой» стоимости неденежной выплаты (см. письма ГФСУ от 15.12.2018 г. № 39467/6/99-99-13-01-01-15 и от 25.02.2019 г. № 741/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Так что, если вы не хотите спорить с налоговиками, учитывайте их мнение. Иначе в части необложения НДФЛ и ВС будьте готовы отстаивать свою позицию в суде. Практика здесь положительная (см., например, постановление Восьмого апелляционного админсуда от 16.12.2019 г. по делу № 857/10404/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/86635541).

ЕСВ. Не будет базой для начисления ЕСВ только стоимость перевозки работников на заказанном предприятием такси к месту работы, поскольку она не входит в ФОТ и указана в п. 7 разд. II Перечня № 1170*. С этим соглашаются и налоговики (см. письмо ГНСУ от 18.03.2021 г. № 1057/ІПК/99-00-04-03-03-06).

* Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется ЕСВ, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170.

Бухучет. Как поясняют налоговики, НП(С)БУ 16 «Расходы» не содержит запрета на отнесение к расходам предприятия услуг перевозки работников на такси. Такие расходы признают в том отчетном периоде, в котором они осуществлены, по направлениям (Дт 91, 92, 93 или 949).

Налог на прибыль.

Такие операции отражаются согласно правилам бухучета при формировании финрезультата до налогообложения. Так что расходы как на однократный, так и на многократный заказ такси для работников сформируют у предприятия базу обложения налогом на прибыль.

НДС. Если такси-перевозчик — плательщик НДС, то, получив от него НН, составленную на услуги перевозки и зарегистрированную в ЕРНН, предприятие сумму НДС, уплаченную в составе стоимости услуги (такси под льготу из п.п. 197.1.8 НКУ не попадает), вправе включить в налоговый кредит (пп. 198.2, 201.10 НКУ). И несмотря на то, что, по мнению налоговиков, проезд на работу не трудовая функция, тем не менее если мы назовем в колдоговоре или трудовом договоре эти выплаты зарплатой, то связь с хоздеятельностью будет. Соответственно, начислять компенсирующие НО согласно п. 198.5 НКУ на стоимость услуг такси по доставке работников на работу/с работы не нужно. Оговорки в кол-/труддоговоре (приказе руководителя) подтверждающих связь перевозки работников на такси с хоздеятельностью будет достаточно.

Как вариант, можно воспользоваться и подходом налоговиков о неначислении НО при условии, что услуги (в том числе и перевозки работников на такси) включаются в стоимость товаров/услуг, поставка которых облагается НДС, и это подтверждает калькуляция цены или другой подобный документ (см. «Налоги & бухучет», 2019, № 54, с. 3).

Пример 2. По договору с перевозчиком стоимость услуги такси за доставку помощника руководителя на работу за месяц составила 1000 грн (см. табл. 2).

Таблица 2. Учет услуг такси по доставке работника на работу

Плюсы договорного варианта организации поездок работников на такси на работу в том, что от работников никаких заявок, отчетов и подтверждающих документов не требуется.