Фальшивые купюры в кассе

Субъекты хозяйствования при осуществлении расчетов с потребителями за наличку обязаны принимать в оплату банкноты и монеты всех номиналов, но только если у кассира нет сомнений в их подлинности и платежности. То есть

При этом кассиры (лица, выполняющие их функции) руководствуются Правилами определения платежности банкнот и монет, утвержденными постановлением Правления НБУ от 03.12.2018 г. № 134 (далее — Правила № 134) (п. 25 Положения № 148*).

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Если потребитель не согласен с сомнительностью предоставленных банкнот (монет), можно предложить ему обратиться в любой банк (филиал, отделение) касательно решения вопроса об их подлинности и платежности (п. 21 Положения № 148).

Каким-то образом документировать факт отказа в приеме сомнительной наличности, а также предоставлять этот документ потребителю кассир не обязан.

Если в момент приема оплаты от покупателя кассир не распознал фальшивые купюры и принял их в кассу, подделка может быть обнаружена позже: либо при пересчете в кассе предприятия, либо же при пересчете инкассации кассиром в банке. Но прежде чем описывать порядок действий в таких случаях, давайте ответим на вопрос: виноват ли кассир в том, что фальшивка попала на предприятие?

Виноват ли кассир?

Руководитель предприятия при приеме на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности (п. 44 Положения № 148). Поэтому кассир несет материальную ответственность в полном размере вреда, причиненного предприятию по его вине (ст. 134 КЗоТ). Работодатель же обязан обеспечить условия труда, необходимые для выполнения трудовых обязанностей кассира (ст. 21 КЗоТ), в том числе обеспечить надлежащее обустройство кассы современной техникой для определения подлинности валюты (п. 38 Положения № 148).

Если фальшивая купюра легко распознается невооруженным глазом и/или с помощью имеющейся в кассе техники, то вина кассира, пропустившего подделку, налицо. Следовательно, предприятие имеет полное право требовать от него возмещения материальных убытков на сумму выявленных фальшивых банкнот. Если кассир считает, что не выполнил свои трудовые обязанности по вине работодателя (который не предоставил определенную материально-техническую базу, что является обязанностью работодателя согласно ст. 21 КЗоТ), он может обратиться в суд с тем, чтобы сумма возмещения была уменьшена (ст. 137 КЗоТ).

Если же распознать фальшивку визуально (тактильно) и/или с помощью имеющейся на предприятии техники невозможно, то вины кассира тут нет. То есть виновным будет только тот кассир, который, имея возможность определить фальшивость купюр, этого не сделал.

Удерживая сумму возмещения из заработной платы кассира, не забывайте об ограничениях, установленных ст. 127 — 129 КЗоТ.

В общем случае размер всех отчислений не может превышать 20 % суммы чистой заработной платы (т. е. за вычетом НДФЛ и военного сбора). Хотя по заявлению кассира можно удержать и всю сумму сразу (подробнее см. «Налоги & бухучет», 2020, № 93, с. 78).

Куда девать подделку?

Если поддельные деньги обнаружены при пересчете в кассе предприятия, встает вопрос о том, что делать с обнаруженными фальшивками.

Тем более что предприятия зачастую не могут быть на 100 % уверены в том, что деньги действительно поддельные.

При обнаружении сомнительной банкноты предприятию следует обратиться в банк с заявлением об исследовании сомнительных купюр (по форме согласно приложению 22 к Инструкции № 103**). Получив такое заявление, банк передаст банкноту на исследование НБУ. Как и в случае, если выявит сомнительные купюры самостоятельно (подробнее о процедуре исследования мы поговорим в следующем разделе). Тут важно понять итог: если банкнота действительно окажется поддельной, ее стоимость предприятию никто не возместит. И саму поддельную купюру ему не вернут.

** Инструкция о ведении кассовых операций банками в Украине, утвержденная постановлением Правления НБУ от 25.09.2018 г. № 103.

Поэтому ввязываться в эту процедуру стоит, если предприятие на самом деле не уверено в том, поддельная ли купюра, и/или хочет обоснованно освободить кассира от ответственности за недостачу в кассе. Хотя и в этом случае можно действовать иначе — просто «не заметить» фальшивку и передать ее вместе с инкассацией в банк — результат будет тот же, только заявление писать не придется.

Если же купюра точно фальшивая и с кассиром по поводу недостачи споров не предвидится, ничто не мешает предприятию самостоятельно уничтожить фальшивые деньги (выбросить в мусорку), оформив при этом обычную недостачу денег в кассе (подробнее о недостаче в кассе см. «Налоги & бухучет», 2018, № 72, с. 22).

Хотим только предостеречь вот от чего: хранить фальшивые банкноты (монеты) на предприятии не стоит. За это должностным лицам грозит уголовная ответственность согласно ст. 199 УКУ. Лицо, которое в момент получения денег не осознавало, что они поддельные, а выявив подделку, сбыло их как настоящие, тоже должно нести уголовную ответственность (п. 11 постановления Пленума ВСУ от 12.04.96 г. № 6). Поэтому хранить, а также запускать в дальнейший оборот выявленные фальшивки однозначно не стоит. Лучше всего передать их в банк. В крайнем случае — уничтожить, оформив при этом обычную недостачу.

Фальшивые деньги попали в банк

Банк зачисляет деньги на счет, только если нет сомнения в их подлинности и платежности (п. 21 Правил № 134). А вот сомнительные банкноты (монеты) банк изымает из оборота и передает в НБУ для исследования (п. 22 Правил № 134) с оформлением справки об изъятии (п. 158 Инструкции № 103). То есть

Сомнительную валюту банк зачисляет на забалансовый счет. Клиенту передается один экземпляр приходного забалансового ордера, заверенного оттиском печати или штампа банка, и один экземпляр справки об изъятии (п. 161 Инструкции № 103).

Далее банк передает сомнительную валюту на исследование НБУ (в течение 20 рабочих дней со дня ее изъятия из обращения) (п. 163 Инструкции № 103). Еще 20 рабочих дней понадобится НБУ для проведения ее исследования (хотя срок проведения исследования сомнительной национальной валюты может дотянуть и до 60 рабочих дней, а сомнительной иностранной валюты — до 30 рабочих дней). По результатам исследования НБУ составит акт об исследовании сомнительных банкнот (монет) (п. 167 Инструкции № 103), а также (п. 168 Инструкции № 103):

— отправит в банк информацию о результатах исследования;

— зачислит на соответствующий балансовый счет в банке сумму банкнот (монет) национальной валюты, оказавшихся подлинными (или отправит уведомление о необходимости получения подлинных банкнот иностранной валюты);

— отправит сообщение об изъятии поддельных банкнот (монет) в подразделение Нацполиции по месту изъятия или принятия этих банкнот на исследование;

— передаст поддельные банкноты уполномоченному работнику Нацполиции с оформлением соответствующего акта.

А банк на основании результатов исследования:

— спишет подделки с забалансового счета;

— в течение 5 рабочих дней со дня получения результатов исследования проинформирует предъявителя сомнительных банкнот о результатах исследования и по желанию ознакомит под подпись с актом об исследовании сомнительных банкнот (монет);

— полностью возместит предъявителю сумму банкнот (монет) национальной валюты, признанных подлинными (получит подлинную иностранную валюту в НБУ (в течение 30 рабочих дней) и вернет ее предъявителю).

Оформление и учет

С целью установления виновных в образовании недостачи в кассе (в результате изъятия фальшивых денег) руководитель назначает комиссию для проведения служебного расследования. На основании заключения комиссии и внесенных ею предложений он принимает решение о списании недостачи за счет кассира или за счет результатов деятельности предприятия, если вина кассира не установлена.

В бухучете наличность, которая вносилась на банковский счет предприятием, будет отражена на счете 31 лишь в сумме, которую банк на такой счет зачислил (на основании банковской выписки). А сумма недостачи, образовавшаяся в результате выявления банком сомнительных банкнот, зависнет по дебету субсчета 333 (334). Документальным подтверждением является составленная банком Справка об изъятии (принятии) банкнот (монет) для исследования.

Если в дальнейшем банк подтвердит подлинность банкнот, которые были предварительно признаны сомнительными, то операцию по зачислению денежных средств на счет предприятия следует отразить обычной проводкой: Дт 311, 312 — Кт 333, 334. Если же банкноты будут признаны поддельными, сумму недостачи списывают на расходы: Дт 947 — Кт 333, 334.

Сумму недостачи не забудьте отразить еще и на забалансовом субсчете 072. После того как вина кассира будет установлена, отражают проводку: Дт 375 — Кт 716 и одновременно списывают недостачу с забалансового учета. При возмещении убытков кассиром отражаем проводку: Дт 301 — Кт 375 — если деньги были внесены в кассу, или Дт 661 — Кт 375 — если сумма убытков удержана из заработной платы кассира.

Пример 1. Из кассы в операционном зале была инкассирована выручка в сумме 100000 грн. При пересчете инкассированных наличных в основной кассе предприятия выявили сомнительную купюру номиналом 1000 гривень.

Предприятие обратилось в банк с заявлением о ее исследовании. Стоимость этой услуги — 0,5 % номинала сомнительной купюры. В банк была инкассирована сумма без учета стоимости сомнительной купюры (т. е. 99000 грн). Согласно акту об исследовании купюра была признана поддельной.

Таблица 1. Учет фальшивых денег, переданных на исследование в банк

Пример 2. При пересчете инкассации кассир банка выявил сомнительную купюру номиналом 1000 гривень. Всего сумма инкассации (по данным сопроводительной ведомости) составила 100000 грн. На текущий счет предприятия было зачислено 99000 грн. Согласно акту об исследовании купюра была признана поддельной. Кассир, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, возмещает предприятию возникшую недостачу.

Таблица 2. Учет фальшивых денег, выявленных банком

Налоговые последствия

Операции с фальшивыми деньгами не ведут к появлению налоговоприбыльных разниц. То есть расходы от списания фальшивок учтутся при определении прибыльного объекта налогообложения. Будут учтены и доходы, связанные с возмещением ущерба виновным лицом.

На обязательства по НДС выявление фальшивых банкнот никакого влияния не оказывает.