Умер работник: как действовать работодателю

Прекращаем трудовой договор

В случае смерти работника трудовой договор с ним надо прекратить, о чем издать соответствующий приказ (распоряжение). Заметим, что на сегодняшний день КЗоТ не содержит такого основания для расторжения трудового договора, как смерть работника. Однако законопроектом от 18.11.2021 № 6323 предлагается дополнить ст. 36 КЗоТ новым п. 10. В нем будет указано, что трудовой договор прекращается в случае смерти работника или собственника — физического лица. Поэтому ждем рассмотрения законопроекта парламентом.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора издаете после получения копии свидетельства о смерти, форма которого утверждена постановлением КМУ от 10.10.2010 № 1025. До получения такой копии приказ (распоряжение) не издавайте, даже если вы наверняка знаете, что ваш работник умер.

Важно! Если свидетельство о смерти выдано на временно оккупированной территории Украины, то оно является ничтожным. В таком случае родственники умершего работника (их представители) для установления факта смерти должны обратиться с заявлением в суд (за пределами временно оккупированной территории) (см. ст. 317 — 319 ГПКУ). А затем для получения свидетельства о смерти подать в отдел РАГС копию решения суда об установлении факта смерти.

Если работник умер за границей, в Украине необходимо оформить повторное свидетельство о смерти.

Как правило, дата приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора не совпадает с датой смерти. Однако нарушения здесь нет. Не нужно издавать приказ (распоряжение) задним числом. Когда получили копию свидетельства о смерти, тогда и оформляйте. Это может быть типовая форма № П-4, утвержденная приказом Госстата от 05.12.2008 № 489, или приказ (распоряжение) в произвольной форме. При этом придерживайтесь стандарта ДСТУ 4163:2020 (см. «Налоги & бухучет», 2021, № 89, с. 6).

В случае, когда трудовая книжка умершего работника находится на предприятии, сделайте в ней соответствующую запись о прекращении трудовых отношений. В разделе «Відомості про роботу» в гр. 2 указывайте дату смерти работника, в гр. 3 записывайте: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», а в гр. 4 указывайте дату и номер приказа (п. 4.3 Инструкции № 58*). Запись удостоверяйте в общем порядке. Ссылку на норму КЗоТ, на основании которой прекращаются трудовые отношения, в таком случае не делают.

* Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.93 № 58.

Если сканкопии трудовой книжки умершего работника вы не предоставляли в Пенсионный фонд, то делать это после прекращения трудовых отношений с ним уже не нужно.

Оформленную должным образом трудовую книжку выдавайте на руки ближайшим родственникам умершего работника (о них речь пойдет далее) под расписку или по их требованию отправляйте по почте.

Что касается копии приказа (распоряжения) о прекращении трудовых отношений, то рекомендуем предоставить ее родственникам. Это, среди прочего, поможет избежать возможных недоразумений относительно сумм, начисленных при проведении окончательного расчета.

Сведения о прекращении трудовых отношений и о факте получения трудовой книжки родственником работника надо внести в личную карточку (типовая форма № П-2, утвержденная приказом Госкомстата и Минобороны от 25.12.2009 № 495/656).

А если никто не обратился за трудовой? В этом случае, безусловно, избавляться от нее не стоит. Такую трудовую книжку храните в отделе кадров в течение 2 лет отдельно от других трудовых книжек. Если и после истечения этого срока документ никто не заберет, его нужно хранить в архиве предприятия в течение 50 лет. И только по окончании указанного срока ее можно будет уничтожить в установленном порядке (п. 6.2 Инструкции № 58).

Проводим окончательный расчет

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора необходимо провести окончательный расчет с умершим работником.

Зарплата. Ее рассчитываем в общем порядке в соответствии с системой оплаты труда, действующей на вашем предприятии. Начисление зарплаты осуществляем за фактически отработанное время (при повременной оплате) или за фактически произведенный объем продукции (при сдельной оплате) в месяце, на который пришлась смерть работника.

Компенсация за неиспользованные отпуска. Если на день проведения окончательного расчета у работника остались неиспользованные дни отпусков — ежегодного отпуска и социального отпуска на детей, обязательно начисляйте за них денежную компенсацию. Не игнорируйте это требование, ведь контролеры из Гоструда могут это обнаружить.

Отпускные. Если работник умер, находясь в оплачиваемом отпуске, то перерасчет отпускных не делаем. Это не предусмотрено законодательством. Также не делаем никакого перерасчета, если умершему работнику ранее предоставили дни отпуска наперед. Основание — ч. 3 ст. 22 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР. В соответствии с ее нормами в случае смерти работника отчисление из заработной платы за неотработанные дни отпуска не осуществляется.

Больничные. Больничные листы, оформленные на умершего работника, оплачивайте в общем порядке. Это могут быть как бумажные больничные листы, предоставленные родственниками, так и е-больничные, имеющиеся в вашем личном кабинете страхователя. Причем

Однако на практике встречаются ситуации, когда в е-больничном дата закрытия не совпадает с датой смерти, а приходится на следующие после нее дни. Что делать в такой ситуации? Можно обратиться к родственникам умершего работника с просьбой решить этот вопрос с врачом (откорректировать е-больничный или, в случае невозможности, заменить на бумажный). А если родственники (или же врач) отказываются? Считаем, что в таком случае следует обратиться в ФСС с требованием проверить корректность оформления больничного.

Также имейте в виду, что по бумажным больничным листам действует срок давности. Так, если работник умер на больничном и больничный по каким-то причинам предоставлен родственниками после окончания 12 календарных месяцев со дня смерти работника, то он не оплачивается (ч. 5 ст. 32 Закона № 1105**).

** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 № 1105-XIV.

Налогообложение. Из зарплатных доходов, указанных выше, удерживайте НДФЛ и ВС по общим правилам. Причем если работник пользовался правом на НСЛ, то это право сохраняется и в месяце прекращения трудовых отношений в связи со смертью (п.п. 169.3.4 НКУ).

Также во время проведения окончательного расчета не забудьте провести перерасчет НДФЛ в соответствии с п.п. «в» п.п. 169.4.2 НКУ.

Заработную плату, начисленную умершему работнику, отражайте в 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «101» с указанием регистрационного номера такого работника. Кто фактически получил такие выплаты, здесь не имеет значения (БЗ 103.25). В графе 7 «Дата звільнення з роботи» разд. І указывайте дату прекращения трудового договора согласно приказу (распоряжению).

Может случиться так, что на момент предоставления 4ДФ регистрационный номер умершего работника уже будет исключен из Государственного реестра физических лиц — налогоплательщиков. В таком случае вам придет сообщение об ошибке в Налоговом расчете. Не волнуйтесь, просто предоставьте налоговикам письменное пояснение, в котором укажите, что отраженный в 4ДФ доход был начислен умершему работнику за период, когда он еще состоял в трудовых отношениях с работодателем.

Суммы заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и больничных, начисленные при окончательном расчете, включаем в базу начисления ЕСВ в общем порядке. Отражаем эти суммы в Д1 Налогового расчета также с регистрационным номером умершего работника.

В Д5 указываем информацию о прекращении трудового договора. При этом в графе 17 вписываем «смерть працівника».

Внимание! Если вы по каким-то причинам не начислили компенсацию за неиспользованный отпуск или больничные при проведении окончательного расчета и начисляете их позже, то обратите внимание на следующее. Эти выплаты являются выплатами за неотработанное время. Поэтому в случае их начисления после проведения окончательного расчета ЕСВ на суммы таких выплат не начисляйте и в Д1 их не отражайте (БЗ 201.03).

Кому и как выплачиваем?

Суммы заработной платы и пособия в связи с временной нетрудоспособностью, которые не были выплачены лицу при жизни, передаются членам его семьи, а в случае их отсутствия — входят в состав наследства (ч. 1 ст. 1227 ГКУ).

Однако ч. 6 ст. 83 КЗоТ предлагает несколько иной подход: в случае смерти работника денежная компенсация за неиспользованные дни ежегодных отпусков, а также социального отпуска на детей, выплачивается наследникам. Однако это расхождение должен устранить законопроект от 18.11.2021 № 6323. В случае его принятия будет четко указано, что отпускную компенсацию также следует выплачивать членам семьи умершего работника, а в случае их отсутствия она войдет в состав наследства.

Вместе с тем и сегодня представители Фемиды признают возможность выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск членам семьи умершего сразу после открытия наследства (в день смерти или в день, с которого лицо объявляется умершим) (см. решение Деснянского суда г. Киева по делу от 11.12.2017 № 754/12893/16-ц // reyestr.court.gov.ua/Review/70970386).

Поэтому остается определиться с тем, кого можно считать членами семьи. Четкого ответа на этот вопрос СКУ не дает.

Лишь

При этом семья создается на основании брака, кровного родства, усыновления, а также на других основаниях, не запрещенных законом и не противоречащих моральным принципам общества (ст. 3 СКУ).

Вместе с тем имейте в виду, что:

— супруги считаются семьей и тогда, когда жена и муж, в связи с обучением, работой, лечением, необходимостью ухода за родителями, детьми и по другим уважительным причинам не проживают совместно;

— несовершеннолетний ребенок относится к семье своих родителей и тогда, когда совместно с ними не проживает.

Конечно, лицо, обращающееся за выплатами, должно предоставить заявление и подтвердить свою принадлежность к семье соответствующими документами: копией свидетельства о браке — для жены (мужа) умершего; или свидетельства о рождении (усыновлении) — для несовершеннолетнего ребенка, и других документов, подтверждающих факты совместного проживания, общего быта, взаимных прав и обязанностей, — если обращаются совершеннолетние дети умершего работника.

Осуществлять выплаты по окончательному расчету члену семьи умершего можно как наличностью из кассы предприятия, так и путем перечисления средств на карточный счет лица-получателя. Желаемый способ получения лучше указать в заявлении.

А можно ли перечислить суммы, причитающиеся умершему работнику, на его зарплатную карточку? Довольно часто на практике именно так поступают бухгалтеры. Однако во избежание недоразумений мы советуем обсудить этот вопрос с родственниками умершего работника. Кстати обязанности извещать банк о смерти работника с целью блокирования зарплатной карточки у работодателя нет.

Бывает и такое, что за выплатами никто не обращается. В таком случае специалисты Гоструда предлагают*** направить в адрес умершего заказное письмо, чтобы сообщить о причитающихся работнику суммах. Если же это ни к чему не приведет, возможны два варианта действий:

*** См. разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской обл. от 10.02.2021 (kr.dsp.gov.ua/index.php/5660-ro10-02-20).

1) хранить средства, принадлежащие работнику, до появления наследников. Списывать сумму зарплаты умершего работника нельзя;

2) обратиться к нотариусу, осуществляющему деятельность в нотариальном округе по месту выполнения обязательства. Работодатель как должник может погасить свой долг путем внесения зарплаты, принадлежащей умершему, в депозит нотариуса (ч. 1 ст. 537 ГКУ, письмо Минюста от 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1). После этого ее сумма перейдет в состав наследства.

Выплаты на погребение

Пособие от ФСС. Его выплата предусмотрена по основному месту работы умершего работника (ч. 1 ст. 30 Закона № 1105). Поэтому без участия работодателя получить такое пособие от ФСС родственники умершего работника не смогут.

Имейте в виду! Не выплачивают пособие от ФСС на погребение работников — пенсионеров по возрасту или по инвалидности и работников, умерших от несчастного случая на производстве. На сегодня

Это установлено п. 1 постановления правления ФСС от 08.02.2017 № 17 (ср. ).

Получить пособие на погребение от ФСС могут члены семьи умершего или другие юридические или физические лица, которые фактически осуществили погребение (ч. 3 ст. 27 Закона № 1105).

Для назначения пособия в комиссию (уполномоченному) по социальному страхованию должны быть предоставлены такие документы:

— копия свидетельства о смерти работника (ч. 3 ст. 31 Закона № 1105);

— оригинал извлечения из Государственного реестра актов гражданского состояния о смерти, выдаваемого отделом РАГС, или оригинал справки для получения пособия на погребение (если госрегистрацию смерти проводил исполнительный орган сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета) (п. 16 гл. 5 разд. III Правил, утвержденных приказом Минюста от 18.10.2000 № 52/5).

Важно! В извлечении, выдаваемом РАГС, указывают Ф. И. О. лица, по запросу которого оно выдано. По общему правилу, именно этому лицу и выплачивают пособие от ФСС, поскольку оно считается лицом, осуществившим погребение.

Однако, если родственники умершего работника воспользовались услугами похоронного бюро, то в справке может быть указан работник такого бюро, занимавшийся погребением. В таком случае дополнительно нужна справка похоронного бюро, где было бы указано, что такое извлечение получено в связи с предоставлением соответствующих услуг лицу, которое обращается за пособием.

А вот в справке для получения пособия на погребение не проставляют Ф. И. О. лица, обратившегося за ней. Поэтому в в таком случае выплачивайте пособие лицу, предоставившему все необходимые документы для его получения.

Решение о назначении пособия должно быть принято комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию не позднее следующего дня после дня обращения за пособием (ч. 3 ст. 32 Закона № 1105).

Далее не позднее 5 рабочих дней со дня принятия такого решения работодателю следует составить и подать в ФСС заявление-расчет.

После получения средств от ФСС на спецсчет работодатель обязан выплатить пособие не позднее следующего рабочего дня.

Кроме того, в течение 1 месяца со дня выплаты пособия на погребение необходимо отчитаться перед ФСС, направив уведомление о выплате средств.

А теперь поговорим о налогообложении.

Из пособия на погребение умершего работника, выплаченного ФСС, не удерживайте НДФЛ и ВС (п.п. 165.1.22 НКУ, п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Его сумму отражайте в 4ДФ Налогового расчета с признаком дохода «146» с указанием налогового номера получателя пособия (БЗ 103.04).

ЕСВ на пособие от ФСС также не начисляем.

Пособие от работодателя. Работодатель по основному месту работы умершего работника может предоставить пособие на его погребение как в денежной, так и в натуральной форме. Основанием для выплаты пособия будет заявление родственника или другого лица, которое фактически осуществило погребение работника. При этом

А если пособие на погребение будет предоставлено в размере, превышающем необлагаемый предел? Тогда сумму превышения облагаем НДФЛ и ВС (БЗ 103.04).

Надо учесть! Если пособие на погребение предоставлялось в неденежной форме в виде ритуальных услуг, то для определения базы обложения НДФЛ к сумме превышения применяйте «натуральный» коэффициент. Что касается ВС, то он исчисляется от «чистой» суммы неденежной выплаты, без применения коэффициента.

В 4ДФ пособие на погребение независимо от его суммы (как налогооблагаемое, так и неналогооблагаемое) отражаем с признаком дохода «146» с указанием регистрационного номера лица, получившего пособие (БЗ 103.25 БЗ).

В базу начисления ЕСВ пособие на погребение также не входит.

Особенной является ситуация, когда оплату ритуальных услуг работодатель осуществляет по собственной инициативе при отсутствии заявления от родственников умершего или другого лица. В этом случае отсутствует субъект налогообложения — налогоплательщик, из дохода которого можно удержать НДФЛ и ВС. И как следствие, отсутствует и объект налогообложения.