Помер працівник: як діяти роботодавцю

Припиняємо трудовий договір

У разі смерті працівника трудовий договір із ним треба припинити, про що видати відповідний наказ (розпорядження). Зауважимо, що на сьогодні КЗпП не містить такої підстави для розірвання трудового договору, як смерть працівника. Проте законопроєктом від 18.11.2021 № 6323 пропонується доповнити ст. 36 КЗпП новим п. 10. У ньому буде зазначено, що трудовий договір припиняється у разі смерті працівника або власника — фізичної особи. Тож чекаємо на розгляд законопроєкту парламентом.

Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору видаєте після отримання копії свідоцтва про смерть, форма якого затверджена постановою КМУ від 10.10.2010 № 1025. До отримання такої копії наказ (розпорядження) не видавайте, навіть якщо ви напевно знаєте, що ваш працівник помер.

Важливо! Якщо свідоцтво про смерть видане на тимчасово окупованій території України, то воно є нікчемним. У такому разі родичі померлого працівника (їх представники) для встановлення факту смерті повинні звернутися із заявою до суду (за межами тимчасово окупованої території) (див. ст. 317 — 319 ЦПКУ). А потім для отримання свідоцтва про смерть подати до відділу РАЦС копію рішення суду про встановлення факту смерті.

Якщо працівник помер за кордоном, необхідно оформити повторне свідоцтво про смерть в Україні.

Як правило, дата наказу (розпорядження) про припинення трудового договору не збігається з датою смерті. Проте порушення тут немає. Не потрібно видавати наказ (розпорядження) заднім числом. Коли отримали копію свідоцтва про смерть, тоді й оформлюйте. Це може бути типова форма № П-4, затверджена наказом Держстату від 05.12.2008 № 489 або наказ (розпорядження) у довільній формі. При цьому дотримуйтеся стандарту ДСТУ 4163:2020 (див. «Податки & бухоблік», 2021, № 89, с. 6).

У разі, коли трудова книжка померлого працівника знаходиться на підприємстві, зробіть у ній відповідний запис про припинення трудових відносин. У розділі «Відомості про роботу» в гр. 2 вказуйте дату смерті працівника, у гр. 3 записуйте: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», а в гр. 4 зазначайте дату і номер наказу (п. 4.3 Інструкції № 58*). Запис засвідчуйте у загальному порядку. Посилання на норму КЗпП, на підставі якої припиняються трудові відносини, у такому випадку не роблять.

* Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту та Мінсоцзахисту від 29.07.93 № 58.

Якщо сканкопії трудової книжки померлого працівника ви не надавали до Пенсійного фонду, то робити це після припинення трудових відносин з ним вже не потрібно.

Оформлену належним чином трудову книжку видавайте на руки найближчим родичам померлого працівника (про них мова піде далі) під розписку або на їх вимогу надсилайте поштою.

Що стосується копії наказу (розпорядження) про припинення трудових відносин, то рекомендуємо надати її родичам. Це, серед іншого, допоможе уникнути можливих непорозумінь щодо сум, нарахованих при проведенні остаточного розрахунку.

Відомості про припинення трудових відносин та про факт отримання трудової книжки родичем працівника треба внести до особової картки (типова форма № П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656).

А якщо ніхто не звернувся за трудовою? У цьому випадку, безумовно, позбавлятися її не варто. Таку трудову книжку зберігайте у відділі кадрів протягом 2 років окремо від інших трудових книжок. Якщо і після спливу цього строку документ ніхто не забере, його потрібно зберігати в архіві підприємства протягом 50 років. І тільки після закінчення зазначеного строку її можна буде знищити в установленому порядку (п. 6.2 Інструкції № 58).

Проводимо остаточний розрахунок

На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору необхідно провести остаточний розрахунок із померлим працівником.

Зарплата. Її розраховуємо у загальному порядку відповідно до системи оплати праці, що діє на вашому підприємстві. Нарахування зарплати здійснюємо за фактично відпрацьований час (при почасовій оплаті) або за фактично вироблений обсяг продукції (при відрядній оплаті) в місяці, на який припала смерть працівника.

Компенсація за невикористані відпустки. Якщо на день проведення остаточного розрахунку в працівника залишилися невикористані дні відпусток — щорічної відпустки та соціальної відпустки на дітей, обов’язково нараховуйте за них грошову компенсацію. Не ігноруйте цю вимогу, адже контролери з Держпраці можуть це виявити.

Відпускні. Якщо працівник помер, перебуваючи в оплачуваній відпустці, то перерахунок відпускних не робимо. Це не передбачено законодавством. Також не робимо жодного перерахунку, якщо померлому працівнику раніше надали дні відпустки наперед. Підстава — ч. 3 ст. 22 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР. Відповідно до її норм у разі смерті працівника відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки не провадиться.

Лікарняні. Лікарняні листи, оформлені на померлого працівника, оплачуйте у загальному порядку. Це можуть бути як паперові листи, надані родичами, так і е-лікарняні, які наявні у вашому особистому кабінеті страхувальника. Причому

Проте на практиці трапляються ситуації, коли в е-лікарняному дата закриття не збігається з датою смерті, а припадає на наступні після неї дні. Що робити в такій ситуації? Можна звернутися до родичів працівника, що помер, із проханням вирішити це питання з лікарем (відкоригувати е-лікарняний або у разі неможливості, замінити на паперовий). А якщо родичі (або ж лікар) відмовляються? Вважаємо, що в такому випадку слід звернутися до ФСС з вимогою перевірити коректність оформлення лікарняного.

Також майте на увазі, що за паперовими лікарняними листами діє строк давності. Так, якщо працівник помер на лікарняному і лікарняний з якихось причин надано родичами після закінчення 12 календарних місяців із дня смерті працівника, то він не оплачується (ч. 5 ст. 32 Закону № 1105**).

** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Оподаткування. Із зарплатних доходів, зазначених вище, утримуйте ПДФО та ВЗ за загальними правилами. Причому якщо працівник користувався правом на ПСП, то це право зберігається і в місяці припинення трудових відносин у зв’язку зі смертю (п.п. 169.3.4 ПКУ).

Також під час проведення остаточного розрахунку не забудьте провести перерахунок ПДФО відповідно до п.п. «в» п.п. 169.4.2 ПКУ.

Заробітну плату, нараховану працівникові, що помер, відображайте у 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «101» із зазначенням реєстраційного номера такого працівника. Хто фактично отримав такі виплати, тут не має значення (БЗ 103.25). У графі 7 «Дата звільнення з роботи» розд. І зазначайте дату припинення трудового договору згідно з наказом (розпорядженням).

Може трапитися так, що на момент подання 4ДФ реєстраційний номер померлого працівника вже буде виключений із Державного реєстру фізичних осіб — платників податку. У такому разі вам прийде повідомлення про помилку в Податковому розрахунку. Не хвилюйтеся, просто надайте податківцям письмове пояснення, в якому зазначте, що відображений у 4ДФ дохід був нарахований померлому працівнику за період, коли він ще перебував у трудових відносинах із роботодавцем.

Суми заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку та лікарняних, нараховані при остаточному розрахунку, включаємо до бази нарахування ЄСВ у загальному порядку. Відображаємо ці суми у Д1 Податкового розрахунку також із реєстраційним номером померлого працівника.

У Д5 зазначаємо інформацію про припинення трудового договору. При цьому в графі 17 вписуємо «смерть працівника».

Увага! Якщо ви з якихось причин не нарахували компенсацію за невикористану відпустку або лікарняні при проведенні остаточного розрахунку й нараховуєте їх пізніше, то зверніть увагу на таке. Ці виплати є виплатами за невідпрацьований час. Тож у разі їх нарахування після проведення остаточного розрахунку ЄСВ на суми таких виплат не нараховуйте та у Д1 їх не відображайте (БЗ 201.03).

Кому та як виплачуємо?

Суми заробітної плати та допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, які не були виплачені особі за життя, передаються членам її сім’ї, а у разі їх відсутності — входять до складу спадщини (ч. 1 ст. 1227 ЦКУ).

Однак ч. 6 ст. 83 КЗпП пропонує дещо інший підхід: у разі смерті працівника грошова компенсація за невикористані дні щорічних відпусток, а також соціальної відпустки на дітей, виплачується спадкоємцям. Проте цю розбіжність повинен усунути законопроєкт від 18.11.2021 № 6323. У разі його прийняття буде чітко зазначено, що відпускну компенсацію також слід виплачувати членам сім’ї працівника, що помер, а у разі їх відсутності вона увійде до складу спадщини.

Разом із тим і сьогодні представники Феміди визнають можливість виплатити компенсацію за невикористану відпустку членам сім’ї померлого відразу після відкриття спадщини (у день смерті або в день, з якого особа оголошується померлою) (див. рішення Деснянського суду м. Києва у справі від 11.12.2017 № 754/12893/16-ц // reyestr.court.gov.ua/Review/70970386).

Тож залишається визначитися з тим, кого можна вважати членами сім’ї. Чіткої відповіді на це питання СКУ не дає.

Лише

При цьому сім’я створюється на підставі шлюбу, кровного споріднення, усиновлення, а також на інших підставах, не заборонених законом і таких, що не суперечать моральним засадам суспільства (ст. 3 СКУ).

Разом з цим майте на увазі, що:

— подружжя вважається сім’єю і тоді, коли дружина та чоловік, у зв’язку з навчанням, роботою, лікуванням, необхідністю догляду за батьками, дітьми та з інших поважних причин не проживають спільно;

— неповнолітня дитина належить до сім’ї своїх батьків і тоді, коли спільно з ними не проживає.

Звісно, особа, яка звертається за виплатами, повинна надати заяву та підтвердити свою належність до сім’ї відповідними документами: копією свідоцтва про шлюб — для дружини (чоловіка) померлого; або свідоцтва про народження (усиновлення) — для неповнолітньої дитини, та інших документів, які підтверджують факти спільного проживання, загального побуту, взаємних прав та обов’язків — якщо звертаються повнолітні діти працівника, що помер.

Здійснювати виплати за остаточним розрахунком члену сім’ї померлого можна як готівкою з каси підприємства, так і шляхом перерахування коштів на картковий рахунок особи-отримувача. Бажаний спосіб отримання краще зазначити у заяві.

А чи можна перерахувати суми, що належать померлому працівнику, на його зарплатну картку? Доволі часто на практиці саме так діють бухгалтери. Проте радимо це питання обговорити з родичами працівника, що помер, щоб не було непорозумінь. До речі, обов’язку сповіщати банк про смерть працівника з метою заблокувати зарплатну картку у роботодавця немає.

Буває й таке, що за виплатами ніхто не звертається. У такому разі фахівці Держпраці пропонують*** надіслати на адресу померлого рекомендований лист, щоб повідомити про належні працівникові суми. Якщо ж це ні до чого не призведе, можливі два варіанти дій:

*** Див. роз’яснення Управління Держпраці у Кіровоградській обл. від 10.02.2021 (kr.dsp.gov.ua/index.php/5660-ro10-02-20).

1) зберігати кошти, які належать працівникові, до появи спадкоємців. Списувати суму зарплати померлого працівника не можна;

2) звернутися до нотаріуса, який здійснює діяльність у нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання. Роботодавець як боржник може погасити свій борг шляхом внесення зарплати, що належить померлому, у депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1). Після цього її сума перейде до складу спадщини.

Виплати на поховання

Допомога від ФСС. Її виплата передбачена за основним місцем роботи померлого працівника (ч. 1 ст. 30 Закону № 1105). Тому без участі роботодавця отримати таку допомогу від ФСС родичі померлого працівника не зможуть.

Майте на увазі! Не виплачують допомогу від ФСС на поховання працівників — пенсіонерів за віком або по інвалідності та працівників, які померли від нещасного випадку на виробництві.

На сьогодні

Це встановлено п. 1 постанови правління ФСС від 08.02.2017 № 17 (ср. ).

Отримати допомогу на поховання від ФСС можуть члени сім’ї померлого або інші юридичні чи фізичні особи, які фактично здійснили поховання (ч. 3 ст. 27 Закону № 1105).

Для призначення допомоги до комісії (уповноваженого) із соціального страхування повинні бути надані такі документи:

— копія свідоцтва про смерть працівника (ч. 3 ст. 31 Закону № 1105);

— оригінал витягу з Державного реєстру актів цивільного стану про смерть, що видається відділом РАЦС, або оригінал довідки для отримання допомоги на поховання (якщо держреєстрацію смерті проводив виконавчий орган сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради) (п. 16 гл. 5 розд. III Правил, затверджених наказом Мін’юсту від 18.10.2000 № 52/5).

Важливо! У витягу, що видається РАЦС, вказують П. І. Б. особи, на запит якої він виданий. За загальним правилом, саме цій особі й виплачують допомогу від ФСС, оскільки вона вважається такою, що здійснила поховання.

Проте якщо родичі працівника, що помер, скористалися послугами похоронного бюро, то в довідці може бути зазначено працівника такого бюро, що займався похованням. У такому випадку додатково потрібна довідка похоронного бюро, де б було вказано, що такий витяг отримано у зв’язку з наданням відповідних послуг особі, яка звертається за допомогою.

А ось у довідці для отримання допомоги на поховання не проставляють П. І. Б. особи, яка звернулася за нею. Тож у такому випадку виплачуйте допомогу особі, яка надала всі необхідні документи для її отримання.

Рішення про призначення допомоги повинно бути прийнято комісією (уповноваженим) із соцстрахування не пізніше наступного дня після дня звернення за допомогою (ч. 3 ст. 32 Закону № 1105).

Далі не пізніше 5 робочих днів з дня прийняття такого рішення роботодавцю слід скласти та подати до ФСС заяву-розрахунок.

Після отримання коштів від ФСС на спецрахунок роботодавець зобов’язаний виплатити допомогу на поховання не пізніше наступного робочого дня.

Крім того, протягом 1 місяця з дня виплати допомоги на поховання необхідно відзвітувати перед ФСС, направивши повідомлення про виплату коштів.

А тепер поговоримо про оподаткування.

З допомоги на поховання померлого працівника, що виплачується з ФСС, не утримуйте ПДФО та ВЗ (п.п. 165.1.22 ПКУ, п.п. 1.7 п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Суму виплаченої допомоги відображайте в 4ДФ Податкового розрахунку з ознакою доходу «146» із зазначенням податкового номера отримувача допомоги (БЗ 103.04).

ЄСВ також немає.

Допомога від роботодавця. Роботодавець за основним місцем роботи працівника, що помер, може надати допомогу на його поховання як у грошовій, так і в натуральній формі. Підставою для виплати допомоги буде заява родича чи іншої особи, яка фактично здійснила поховання працівника. При цьому

А якщо допомога на поховання буде надана в розмірі, що перевищує неоподатковувану межу? Тоді суму перевищення оподатковуємо ПДФО і ВЗ (БЗ 103.04).

Треба врахувати! Якщо допомога на поховання надавалася у негрошовій формі у вигляді ритуальних послуг, то для визначення бази оподаткування ПДФО до суми перевищення застосовуйте «натуральний» коефіцієнт. Що стосується ВЗ, то він обчислюється від «чистої» суми негрошової виплати, без застосування коефіцієнта.

У 4ДФ допомогу на поховання незалежно від її суми (як оподатковувану, так і неоподатковувану) відображаємо з ознакою доходу «146» із зазначенням реєстраційного номера особи, яка отримала допомогу (БЗ 103.25 БЗ).

До бази нарахування ЄСВ допомога на поховання також не входить.

Особливою є ситуація, коли оплату ритуальних послуг роботодавець здійснює за власною ініціативою за відсутності заяви від родичів померлого або іншої особи. У цьому разі відсутній суб’єкт оподаткування — платник податків, з доходу якого можна утримати ПДФО і ВЗ. І як наслідок, відсутній і об’єкт оподаткування.