График отпусков на 2023 год

Кто обязан составлять

Обязанность составления графика отпусков следует из ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР (далее — Закон об отпусках). В соответствии с указанными нормами очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми работодателем.

Причем количество наемных работников не имеет значения (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Вместе с тем отметим: требования по ведению документации по кадровым вопросам, принятию локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе по отпускам, не распространяются на работодателей, применяющих упрощенный режим регулирования трудовых отношений (ст. 49⁵ КЗоТ). О нюансах применения такого режима см. статью «Трудовые отношения: упрощение регулирования» // «Налоги & бухучет», 2022, № 65.

Также напомним, что в период действия военного положения порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений в районах активных боевых действий определяется работодателем самостоятельно при обеспечении ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда (ч. 1 ст. 7 Закона № 2136*).

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Если же ваш работодатель обязан составлять график отпусков, то учтите, что на этот документ при проверке всегда обращают внимание инспекторы Гоструда. В частности, в п. 4.17 приложения 4 к Акту*, составляемому по результатам проведенного мероприятия государственного надзора (контроля) за соблюдением требований законодательства о труде, они делают отметку о наличии/отсутствии такого графика у работодателя.

* Форма Акта утверждена приказом Минэкономики от 27.10.2020 № 2161.

И если графика отпусков у работодателя нет, ждите штраф за нарушение других требований трудового законодательства согласно абзацу десятому ч. 2 ст. 265 КЗоТ в размере одной минимальной заработной платы (с 01.10.2022 — 6700 грн). Кроме того, на виновных лиц может быть наложен админштраф в общем случае от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Поэтому лучше не допускать этого нарушения. Тем более что выполнить требования законодательства о составлении графика отпусков вовсе не сложно.

Срок составления

Сроки составления графика отпусков на соответствующий год ни в Законе об отпусках, ни в КЗоТ не определены.

В связи с этим Минсоцполитики в письме от 25.08.2015 № 475/13/116-15 рекомендовало ориентироваться на п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.84 № 213*. Согласно этому документу график отпусков нужно составлять не позднее 5 января текущего года.

* Применяются на основании постановления ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII.

Однако мы рекомендуем сделать это немного раньше. Так, оптимальным сроком для графика отпусков на 2023 год будет 16 — 17 декабря 2022 года. Таким образом, если кто-то из работников решит использовать отпуск уже в начале января, работодатель сможет его своевременно уведомить о дате начала отпуска. Напомним: согласно ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока.

А если график еще не утвержден, а работник уже собрался в ежегодный отпуск? Тогда следует издать приказ об отпуске на основании заявления работника. В таком случае инициатива исходит от работника, поэтому предупреждать его за 2 недели не требуется и для работодателя это не является нарушением трудового законодательства.

Форма графика отпусков

Какой-либо утвержденной формы этого документа нет. Поэтому каждый работодатель вправе разработать свою форму графика (см. письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15). Главное, чтобы ею было удобно пользоваться.

Обычно график отпусков составляют в форме таблицы с соответствующими графами. Мы рекомендуем следующие:

1) наименование структурного подразделения;

2) должность;

3) Ф. И. О. работника;

4) табельный номер;

5) вид отпуска;

6) количество календарных дней отпуска;

7) период, за который предоставляется отпуск;

8) плановый период или дата предоставления отпуска;

9) примечания.

А вот, например, предусматривать специальную графу для отметки о фактическом использовании отпуска, на наш взгляд, излишне. Ведь информация об этом будет указана в разделе V личной карточки работника по форме № П-2 на основании приказа о предоставлении отпуска. Поэтому нет смысла эту информацию дублировать.

Законодательство требует, чтобы график отпусков был согласован с выборным органом первичной профсоюзной организации (или профсоюзным представителем) и утвержден руководителем (ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках). В связи с этим в форму графика отпусков необходимо добавить соответствующие грифы согласования и утверждения.

При этом рекомендуем в процессе согласования графика отпусков вместе с его проектом передать профкому сопроводительное письмо, в котором указать желательный срок согласования.

Конечно, лучше это сделать под подпись (см. разъяснение Гоструда). Но это не означает, что в график обязательно нужно добавлять графу «Подпись работника». Особенно если у вас нет возможности собрать подписи всех работников, например, из-за их дистанционной работы.

Более целесообразным является размещение графика отпусков для общего ознакомления в помещениях предприятия и/или на корпоративном портале. А для подписей работников можно предусмотреть письма-ознакомления, которые при необходимости передать в структурные подразделения предприятия.

Кроме того, в настоящее время ч. 3 ст. 29 КЗоТ дает право работодателям осуществлять ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя с использованием определенных в трудовом договоре средств электронных коммуникационных сетей с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи. Также в трудовом договоре по соглашению сторон могут предусматриваться альтернативные способы ознакомления работника, например, посредством электронной почты или определенного мессенджера (WhatsApp, Viber, Telegram и т. д.) путем обмена соответствующими сообщениями. Подробно об этом см. в статье «Принимаем на работу по новым правилам» // «Налоги & бухучет», 2022, № 57.

Кого включаем в график

В соответствии со ст. 2 Закона об отпусках право на отпуск имеют все физлица, пребывающие в трудовых отношениях с предприятиями, учреждениями, организациями (независимо от формы собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности) или физлицами-предпринимателями.

Поэтому в график отпусков следует включить всех работников, которые находятся с работодателем в трудовых отношениях на дату согласования и утверждения графика и которым планируется предоставить отпуск.

То есть нужно включить не только основных работников, но и совместителей, а также лиц, с которыми заключены срочные трудовые договоры, сезонных и временных работников.

Внутренних совместителей рекомендуем показывать в графике отдельными строками по основному месту работы и по совместительству. Дело в том, что внутренние совместители могут идти в отпуск одновременно по основному месту работы и по совместительству (п. 6 ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках) или в разное время.

Это касается и гиг-специалистов, выполняющих работы (предоставляющих услуги) резидентам Дія Сіті на основании гиг-контрактов, ведь они не являются наемными работниками.

А как быть с работниками-новичками, которые будут приняты уже после утверждения графика отпусков?

Напомним: по общему правилу в первый год работы право на ежегодный отпуск полной продолжительности возникает после того, как работник непрерывно отработает 6 месяцев. До окончания этого срока можно получить отпуск продолжительностью, рассчитанной пропорционально отработанному времени (ч. 5 и 6 ст. 10 Закона об отпусках).

Таким образом, если работник-новичок не планирует идти в отпуск в календарном году, в котором он был принят на работу, и работодатель не против такого решения, то вносить работника в график отпусков на текущий год не нужно. И это не является нарушением трудового законодательства.

Но лучше такое решение работника зафиксировать. Для этого можно при приеме работника на работу предоставить ему письменное предложение определиться с желаемым периодом ежегодного отпуска в текущем году и его продолжительностью. Пусть работник письменно зафиксирует свое решение по этому вопросу.

Если работник-новичок не отказывается от своего права использовать отпуск в текущем календарном году, в график отпусков придется внести изменения (об этом см. ниже).

Учитываем интересы сторон

Часть 10 ст. 10 Закона об отпусках требует, чтобы при составлении графиков отпусков учитывались как интересы производства, так и личные интересы работников и возможности для их отдыха.

Так, каждый работник имеет право предложить наиболее благоприятный период для своего отпуска. Вместе с тем конкретную дату отпуска ему необходимо согласовать со своим работодателем уже с учетом интересов последнего.

Важно! Составляя график отпусков, учтите, что есть льготные категории работников, которым предоставлено право по их желанию получить ежегодный отпуск в любое удобное для них время.

Согласно ч. 14 ст. 10 Закона об отпусках это:

— лица в возрасте до 18 лет;

— лица с инвалидностью;

— женщины перед отпуском в связи с беременностью и родами или после него;

— женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 15 лет или ребенка с инвалидностью;

— одинокие матери (отцы), воспитывающие ребенка без отца (матери); опекуны, попечители или другие одинокие лица, которые фактически воспитывают одного или более детей в возрасте до 15 лет при отсутствии родителей;

— жены (мужья) военнослужащих;

— ветераны труда и лица, имеющие особые трудовые заслуги перед Родиной;

— ветераны войны, лица, имеющие особые заслуги перед Родиной, а также члены семей погибших (умерших) ветеранов войны, члены семей погибших (умерших) защитников и защитниц Украины;

— родители-воспитатели детских домов семейного типа;

— другие категории работников в случаях, предусмотренных законодательством, коллективным или трудовым договором. Например, право на использование ежегодного отпуска в любое удобное время предусмотрено для лиц, отнесенных к 1 и 2 категориям пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы.

Таким образом, при наличии льготных категорий работодателю придется ориентироваться на желание работников, подстраивая под них интересы производства.

Какие отпуска включать в график

Прежде всего заметим, что ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона об отпусках требуют составлять график отпусков лишь для ежегодных (основных и дополнительных) отпусков. Поэтому по прочим отпускам можно принять решение не включать их в график и предоставлять работникам на основании заявлений.

Однако если целью составления графика отпусков является рациональная организация рабочего процесса, то мы советуем планировать все виды оплачиваемых отпусков, предоставление которых можно предусмотреть заранее. Например, к таким отпускам относятся:

— дополнительные отпуска работникам, имеющим детей или совершеннолетнего ребенка — лицо с инвалидностью с детства подгруппы А I группы (далее — отпуск на детей), предоставляемые согласно ст. 19 Закона об отпусках (см. письмо Минсоцполитики от 06.02.2018 № 204/0/101-18/284);

— дополнительные «чернобыльские» отпуска;

— дополнительные отпуска участникам боевых действий и т. п.

Такие отпуска не являются ежегодными. Они предоставляются не за рабочий, а за календарный год.

При составлении графика учтите, что законодательство не предусматривает срока давности, после которого работник утрачивал бы право на ежегодные отпуска и дополнительные отпуска на детей.

Также не нужно включать в график отпусков ежегодные оплачиваемые перерывы в работе, предусмотренные для гиг-специалистов резидентов Дія Сіті. Как мы упоминали ранее, такие лица не являются наемными работниками.

Важно! Если тот или иной отпуск внесен в график, у работодателя возникает обязанность его предоставления.

Правда, у этого правила есть исключение, предусмотренное ч. 2 ст. 12 Закона № 2136. Так, в период действия военного положения работодатель может отказать работнику в предоставлении любого вида отпуска (кроме отпуска в связи с беременностью и родами и отпуска для ухода за ребенком до 3 лет), если такой работник привлечен к выполнению работ на объектах критической инфраструктуры. Напомним: военное положение в Украине продлено пока до 19 февраля 2023 года.

Кстати, в связи с военным положением возникает вопрос о включении в график неиспользованных дней ежегодных отпусков за прошлые рабочие годы.

По общему правилу запрещено непредоставление ежегодных отпусков полной продолжительности (ч. 5 ст. 80 КЗоТ и ч. 5 ст. 11 Закона об отпусках):

— в течение 2 лет подряд;

— лицам в возрасте до 18 лет;

— работникам, имеющим право на дополнительные отпуска за работы с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда.

Однако согласно абзацу третьему ч. 1 ст. 12 Закона № 2136 в период действия военного положения упомянутые нормы не применяются. При этом

Так как же поступить с «хвостами» за предыдущие годы?

Если работодатель не против предоставления своим работникам неиспользованных дней ежегодных отпусков за прошлые рабочие годы в военный период, то они должны быть отражены в графике.

Работодатель в период действия военного положения не будет предоставлять прошлогодние отпуска? Тогда не планируйте их до 19 февраля 2023 года. А вот на последующий период ничто не мешает указать их в графике отпусков, сделав примечание о том, что они предоставляются только в случае отмены/прекращения военного положения.

Если вы вносите в график дополнительные социальные отпуска на детей, то «хвосты» по ним также целесообразно в него включить (см. письмо Минсоцполитики от 06.02.2018 № 204/0/101-18/284). Причем учтите: законодательство не предусматривает права работодателя отказать в предоставлении отпусков на детей во время действия военного положения. Исключение — работники критической инфраструктуры, которым можно отказать в любом отпуске, кроме декретного и для ухода за ребенком до 3 лет (см. выше).

Особенности отражения в графике периода отпуска

Если вам удобно, в графике можно указать сразу конкретные даты отпусков. Однако обычно приводят только месяц их предоставления. Если отпуск переходящий, укажите два месяца — месяц его начала и окончания.

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах месяца, указанного в графике, согласовывается между работником и работодателем. Например, за месяц до начала месяца предоставления отпуска работнику можно направить запрос о том, с какой даты он хотел бы пойти в отпуск. В таком запросе рекомендуем указать срок, в который работник должен дать ответ, например, 3 рабочих дня.

В случае деления отпуска на части, это также отражают в графике. При этом учитывайте, что основная беспрерывная часть ежегодных отпусков должна составлять не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 12 Закона об отпусках). И только при заключении трудового договора с упрощенным режимом регулирования трудовых отношений* (см. гл. ІІІ-Б КЗоТ) по просьбе работника ежегодный отпуск может быть поделен на части любой продолжительности. Но помните: упрощенный режим действует только во время военного положения.

* Подробнее об этом режиме см. в статье «Трудовые отношения: упрощение регулирования» // «Налоги & бухучет», 2022, № 65 (ср. ).

Обратите внимание на еще один «военный» момент при составлении графика отпусков. В соответствии с ч. 1 ст. 12 Закона № 2136 в период действия военного положения предоставление работнику ежегодного основного отпуска по решению работодателя может быть ограничено продолжительностью 24 календарных дня за текущий рабочий год. Неиспользованные дни отпуска в таком случае предоставляют после прекращения/отмены военного положения.

Если работодатель собирается ограничивать количество календарных дней ежегодного основного отпуска своих работников в военное время, в графике отпусков не планируйте предоставление более 24 календарных дней в период до 19 февраля 2023 года. А вот после этой даты следует показывать все дни ежегодного основного отпуска, на который имеет право работник (естественно, если планируется его предоставление). Но при этом можно сделать примечание о том, что предоставление отпуска более 24 календарных дней возможно только в случае прекращения/отмены военного положения.

Обратите внимание: ознакомление работников с графиком отпусков (даже если в графике стоят точные даты отпусков и предусмотрена специальная графа «Ознакомлен», в которой работники ставят дату и подпись) не является письменным уведомлением работника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели. Это две совершенно разные процедуры.

Вносим изменения в график

В течение года могут возникнуть разные рабочие ситуации, которые потребуют внесения изменений в график отпусков. Например, работники, включенные в график, могут уволиться. В свою очередь, кто-то будет принят на работу после утверждения графика. Лица, имеющие право на отпуск в удобное для них время, могут попросить изменить месяц начала отпуска, предусмотренный графиком. Что делать в таких ситуациях?

Если возникла необходимость внести изменения в график отпусков, заново согласовывать с профкомом график по всем работникам и переутверждать его не нужно. Достаточно оформить приказ о внесении изменений в график отпусков и довести его до сведения работников, которых касаются такие изменения.

Например, в случае переноса отпуска по причине временной нетрудоспособности работника оформляйте приказ о переносе отпуска и ознакомляйте с ним работника. По желанию можно сделать запись об этом в графе «Примечания» графика отпусков. Также можно при составлении графика предусмотреть в нем графу «Перенос отпуска».

И напоследок приведем пример формы графика отпусков.

скачать файл