В ситуации, которая описана в вопросе, прежде всего следует определить, что произошло: отмена командировки или ее переносе на другую дату? От ответа на этот вопрос и будут зависеть дальнейшие действия работодателя. На наш взгляд, учитывая, что уже июль, а средства, выданные как аванс на командировку, и до сих пор на руках у работника (такой вывод можно сделать из условий вопроса), то лучше все оформить как перенос. Объясним почему.
Отмена. Отменить командировку, которая не состоялась, следует соответствующим приказом. Пример его оформления см. на рис. 1. После ознакомления с ним работник должен вернуть сумму аванса, выданную на такую командировку, в кассу предприятия или на его текущий счет.
Рис. 1. Пример оформления приказа об отмене командировки
Сроки возврата в НКУ не прописаны. Однако они есть в Инструкции № 59. Она предоставляет на возврат аванса, неизрасходованной из-за отмены командировки, 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене поездки (п. 11 разд. II Инструкции № 59).
Конечно, требования этого документа для хозрасчетных предприятий носят исключительно рекомендательный характер. Однако налоговики настаивают на соблюдении срока, установленного в Инструкции № 59, всеми предприятиями (см. разъяснение 103.17 БЗ).
Поэтому, если не хотите спорить с ними, пропишите в собственном Положении о командировке, которое действует на предприятии, такой же срок, как и в Инструкции № 59 (ср. ).
В отношении авансового отчета. При получении работником средств из кассы или при перечислении их на личную карту, они считаются выданными под отчет на дату осуществления соответствующей операции (выдачи наличности или перечисления средств).
Поэтому в случае отмены командировки, по нашему мнению, следует оформить авансовый отчет. При этом не имеет значения, тратил работник средства, выданные на командировку, или нет. Нюанс только один. Когда средства, выданные под отчет, не расходовались, в авансовом отчете в графе «Витрачено» следует указать нули.
Если средства тратились, например, на приобретения билетов, которые были возвращены в связи с отменой командировки, то это указываем в авансовом отчете. О нюансах подачи такой отчетности читайте в статье «Возвращаем билеты из-за отмены командировки» // «Налоги & бухучет», 2021, № 99.
А теперь, внимание!
В случае невозврата средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок, невозвращенную сумму включить в налогооблагаемому доходу работника
Из этих средств придется удержать НДФЛ (базу налогообложения определяем с учетом натурального коэффициента) и ВС.
Из вопроса можно сделать вывод, что работник средства не вернул. Поэтому, во избежание негативных последствий, рекомендуем присмотреться к варианту переноса даты командировки без ее отмены.
Перенос. В случае переноса даты командировки, издаем соответствующий приказ. Пример его оформления приведен на рис. 2. В таком случае средства, которые были выданы как аванс на командировку, остаются у работника. Возвращать их предприятию не нужно. Ведь командировка не отменена. Просто изменена дата ее начала.
Рис. 2. Пример оформления приказа о перенесении командировки
Волноваться о том, что аванс был выдан за несколько месяцев до командировки, не стоит. Ведь ни один нормативный документ не устанавливает, за сколько дней до начала командировки должен быть выдан приказ о такой командировке. Главное, чтобы выполнялось правило: сначала приказ о командировке, а потом авансе на такую командировку.
