Продлеваем командировку
Чтобы направить работника в командировку, руководитель предприятия оформляет приказ о командировке и закрепляет в нем срок командировки. И если работник не успел вернуться из командировки в определенный срок (в частности, вследствие войны), руководитель предприятия полностью может продлить срок такой командировки. Такое право предусматривают п. 10 разд. II и п. 4 разд. III Инструкции № 59*. И хотя нормы Инструкции № 59 обязательны только для бюджетников, впрочем, пользуясь методом аналогии, такие же правила Инструкции № 59 можно взять на вооружение и закрепить во внутреннем Положении о командировке.
Решение о продлении срока командировки оформляют приказом. В Инструкции № 59 указано, что издать приказ о продлении срока командировки нужно после прибытия командированного работника к месту его постоянной работы. Основанием для этого является докладная записка работника или его непосредственного руководителя.
Обратите внимание: к докладной записке работнику желательно приложить документ, который подтверждает причины задержки (в оригинале), например, документ, который подтверждает временную нетрудоспособность, справку железной дороги об отсутствии билетов, акт ремонта транспортного средства и т. п.
Конечно, руководитель предприятия может издать приказ о продлении командировки и сразу же, как только стало известно об обстоятельствах, которые послужили причиной необходимости в продлении командировки. Причем по собственной инициативе, если с обоснованием уважительности задержки в командировке у работника проблемы.
При необходимости обеспечить работника дополнительным авансом на питание, проживание и обратной проезд, считаем, что
целесообразно такой приказ оформить сразу же, как только стало известно, что работник не имеет возможности вернуться из командировки в обусловленный срок
В приказе обязательно:
— указываем причину продления командировки;
* Не против перечисления дополнительной суммы аванса и Минфин (см. письмо от 14.03.2011 № 31-18030-07-10/6681).
Заметьте! Дополнительный аванс без предварительной подачи отчетности за предыдущий не будет считаться нарушением*, поскольку такие действия осуществляются в пределах одной командировки;
* Штрафных санкций за выдачу средств под отчет без предоставления отчета за предыдущую командировку сейчас законодательство не предусматривает.
— устанавливаем сроки продления командировки.
Сроки продления
В общем случае предельные сроки направления в командировку не должны превышать для командировок (п. 1 разд. II и п. 1 разд. III Инструкции № 59):
— в пределах Украины — 30 календарных дней;
— за границу — 60 календарных дней.
В указанные выше предельные сроки пребывания в командировке не включаются дни временной нетрудоспособности работников (абзац третий п. 9 разд. II Инструкции № 59). Но за дни болезни командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы на наем жилого помещения (кроме случаев, когда он находится на стационарном лечении). Кроме того, в течение всего времени, пока он не сможет по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного проживания, командированному работнику выплачивают суточные. Вместе с тем п. 9 разд. ІІ Инструкции № 59 ограничивает такие выплаты сроком в 2 месяца.
Впрочем, небюджетные предприятия
могут продлить командировку и на другой, более продолжительный срок, причем не только вследствие болезни работника, а и вследствие, в частности, войны
Для таких предприятий ориентир — максимальные сроки командировки, установленные утвержденным Положением о служебных командировках. Именно их надо придерживаться в случае продления командировки.
Дополнительные расходы
После издания приказа о продлении командировки, если он издан после возвращения работника из командировки, суточные, документально подтвержденные расходы на проживание, расходы на проезд к месту постоянной работы и другие расходы на дни задержки в командировке должны быть возмещены работнику на общих основаниях. То есть в таком же порядке, как и за другие дни командировки.
А если задержка в командировке произошла без уважительных причин? Тогда не нужно выплачивать работнику заработную плату за дни задержки, а также возмещать ему суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (абзац третий п. 10 разд. II и абзац пятый п. 4 разд. III Инструкции № 59). А вот расходы на проезд к месту командировки и назад, на наш взгляд, должны возмещаться работнику на общих основаниях независимо от причин задержки в командировке.
После возвращения из командировки работник в обычные сроки должен подать один Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет*: как первоначально полученных, так и дополнительных.
* Форма Отчета утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 № 841.
Расходы на командировку, понесенные работником в дни выполнения командировочного задания, включают в расходы по направлениям (Дт 15, 20, 22, 23, 28, 91, 92, 93, 94). А вот дополнительные расходы на продление командировки, в частности, вследствие войны (суточные, расходы на проживание в те дни, когда работник фактически не выполнял задание) следует отнести к прочим расходов операционной деятельности (Дт 949).
Что касается налога на прибыль, то НКУ никаких «командировочных» разниц не предусматривает. Поэтому абсолютно все расходы по продленной командировке уменьшат прибыльную базу налогообложения.
А если же предприятие решит не продлевать срок командировки, но работник не возвращается к месту своего постоянного проживания? Тогда его можно уволить.
Дистанционное увольнение
Прежде всего заметим, что подробно о том, как уволить работника дистанционно, мы рассказали в «Налоги & бухучет», 2022 № 19 — 20.
Здесь лишь запишем, что введение военного положения никак не сказалось на упрощении процедуры увольнения. Поэтому главный вопрос:
может ли работник подать дистанционно заявление об увольнении?
Гоструда в своем разъяснении дает утвердительный ответ. Но подчеркивает, что это возможно при условии подтверждения факта личного написания заявления (см. dsp.gov.ua/faq/chy-mozhe-pratsivnyk-podaty-dystantsiino-zaiavu-pro-pryiniattia-na-robotu-zvilnennia-abo-perevedennia-na-inshu-robotu/):
— путем использования электронной цифровой подписи (ЭЦП);
— путем почтового отправления;
— другим согласованным с работодателем средством.
Заметьте! На обмен официальными документами средствами электронной связи должно быть предварительное соглашение сторон трудовых правоотношений. При его отсутствии такие документы должны подаваться в бумажной форме с оригинальной подписью автора документа. Ведь направление заявления средствами электронной связи не дает возможности другой стороне установить истинное волеизъявление заявителя (см. постановление ВСУ/КГС от 03.12.2018 по делу № 686/21222/ 16-ц).
Поэтому оформить приказ о прекращении трудового договора можно только после того, как работник сможет передать надлежащим образом оформленное заявление на увольнение по собственному желанию.
Однако же наш работник командирован и ему был выдан аванс. Ведь он должен за него отчитаться.
Отчетность по командировке
Командированный работник должен обязательно отчитаться по израсходованным средствам по форме и правилам, установленным Порядком № 841. Причем несмотря на тотальную диджитализацию, налоговики желают видеть авансовый отчет исключительно в бумажной форме. Ведь никакой возможности составления его в электронном виде Порядком № 841 не предусмотрено (см. письмо ГНСУ от 14.04.2021 № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06).
Все понесенные в связи с командировкой расходы должны быть подтверждены документально. К авансовому отчету прилагают именно оригиналы документов. Подробно о составлении авансового отчета см. в «Налоги & бухучет», 2021, № 64, с. 68.
Поэтому работник, который решил не возвращаться из заграницы, чтобы отчитаться по полученному авансу. должен прислать бумажный авансовый отчет вместе с оригиналами подтверждающих документов.
Что касается суммы суточных, то п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ требует определять ее в случае командировки:
— в пределах Украины и в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
— в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, которые подтверждают фактическое пребывание лица в командировке).
Впрочем, на сегодня даже при служебных поездках в визовые страны отметки о пересечении границы в загранпаспорте не обязательны. Понятно, при условии, что есть другие документы, которые подтверждают факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета отелей и т. п.). Если же таких документов нет, тогда пригодятся отметки в загранпаспорте.
Однако же в нашем случае работник не сможет предоставить копию страницы загранпаспорта с соответствующей отметкой о пересечении границы при возвращении в нашу страну — на момент завершения командировки он все еще находится за границей. Тогда определять суточные придется прежде всего на основании приказа, а также других первичных документов (например, гостиничного счета). Если же необходимые подтверждающие документы будут отсутствовать, суточные попадут под прицел налогообложения. Хотя подчеркнем:
главным документом для подтверждения размера суточных является именно приказ о направлении работника в командировку
Авансовый отчет не предоставлен
А если командированный подал заявление об увольнении, но авансовый отчет с документами, которые подтверждали бы его расходы на командировку, не предоставил?
В таком случае не выполняются требования п.п. 170.9.1 НКУ в отношении обязательности подачи указанных документов. Соответственно, у работника возникает объект обложения НДФЛ и военным сбором (ВС). Ведь согласно п.п. 165.1.11 НКУ средства, полученные налогоплательщиком на командировку, не включаются в его налогооблагаемый доход лишь при условии, что они рассчитаны именно согласно п.п. 170.9.1 НКУ (ср. ).
По требованиям того же п.п. 170.9.1 НКУ, если работник (плательщик НДФЛ) прекращает трудовые отношения с предприятием-работодателем, НДФЛ и ВС удерживают за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода во время проведения окончательного расчета при увольнении (конечно, с учетом 20 % ограничения, установленного ст. 128 КЗоТ). Ну а если этой суммы недостаточно, непогашенную часть НДФЛ и ВС бывший работник должен включить в свое налоговое обязательство по результатам отчетного (налогового) года — путем подачи декларации об имущественном состоянии и доходах (п. 179.1 НКУ). И это уже будет его зона ответственности.
В разделе І приложения 4ДФ доход работника в виде излишне израсходованных денежных средств (с учетом натурального коэффициента) показывают с признаком дохода «118».
Держимся! Вместе победим!
Выводы
- Если работник не успел вернуться из командировки в определенный срок (в частности, вследствие войны), руководитель предприятия может продлить срок такой командировки.
- Небюджетные предприятия имеют право продлить сроки командировки в пределах максимальных, установленных утвержденным Положением о служебных командировках.
- Работник, который решил не возвращаться из заграницы, чтобы отчитаться по полученному авансу, должен прислать бумажный авансовый отчет вместе с оригиналами подтверждающих документов.
- В случае увольнения командированного работника, который не отчитался в установленном порядке, сумму выданных ему средств включают в доход с применением натурального коэффициента.
