Теми статей
Обрати теми

Працівник застряг у відрядженні: як продовжити, звільнити, відзвітувати?

Войтенко Тетяна, податковий експерт
Розглянемо доволі розповсюджений випадок — працівник поїхав у закордонне відрядження до 24.02.2022 і досі там сидить. Пройшло вже більше 60 календарних днів. Чи можна продовжити строк такого відрядження? Чи має в такому разі роботодавець право відшкодувати працівникові витрати за «зайві» дні відрядження? Як взагалі закрити таке відрядження і звільнити працівника дистанційно, якщо він не планує повертатися найближчим часом?

Продовжуємо відрядження

Аби направити працівника у відрядження, керівник підприємства оформляє наказ про відрядження і закріплює в ньому строк відрядження. І якщо працівник не встиг повернутися з відрядження у визначений строк (зокрема, внаслідок війни), керівник підприємства цілком може продовжити строк такого відрядження. Таке право передбачають п. 10 розд. II і п. 4 розд. III Інструкції № 59*. І хоча норми Інструкції № 59 обов’язкові тільки для бюджетників, втім, послуговуючись методом аналогії, такі ж правила Інструкції № 59 можна взяти на озброєння і закріпити у внутрішньому Положенні про відрядження.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Рішення про продовження строку відрядження оформляють наказом. В Інструкції № 59 зазначено, що видати наказ про продовження строку відрядження слід після прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи. Підставою для цього є доповідна записка працівника або його безпосереднього керівника.

Зверніть увагу: до доповідної записки працівнику бажано додати документ, що підтверджує причини затримки (в оригіналі), наприклад документ, який підтверджує тимчасову непрацездатність, довідку залізниці про відсутність квитків, акт ремонту транспортного засобу тощо.

Звісно, керівник підприємства може видати наказ про продовження відрядження й одразу ж, щойно стало відомо про обставини, які спричинили необхідність у продовженні відрядження. При чому з власної ініціативи, якщо з обґрунтуванням поважності затримки у відрядженні у працівника проблеми.

За потреби забезпечити працівника додатковим авансом на харчування, проживання і зворотній проїзд, вважаємо, що

доцільно такий наказ оформити одразу ж, щойно стало відомо, що працівник не має можливості повернутися з відрядження в обумовлений строк

В наказі обов’язково зазначаємо причину продовження відрядження.

* Не проти перерахування додаткової суми авансу і Мінфін (див. лист від 14.03.2011 р. № 31-18030-07-10/6681).

Зауважте! Додатковий аванс без попереднього звітування за попередній не вважатиметься порушенням*, оскільки такі дії здійснюються в межах одного відрядження;

* Штрафних санкцій за видачу коштів під звіт без надання звіту за попереднє відрядження наразі законодавство не передбачає.

— встановлюємо строки продовження відрядження.

Строки продовження

У загальному випадку граничні строки направлення у відрядження не повинні перевищувати для відряджень (п. 1 розд. II і п. 1 розд. III Інструкції № 59):

— у межах України — 30 календарних днів;

— за кордон — 60 календарних днів.

У зазначені вище граничні строки перебування у відрядженні не включаються дні тимчасової непрацездатності працівників (абзац третій п. 9 розд. II Інструкції № 59). Але за дні хвороби відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на найм житлового приміщення (крім випадків, коли він перебуває на стаціонарному лікуванні). Крім того, протягом усього часу, поки він не зможе за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, відрядженому працівникові виплачують добові. Водночас п. 9 розд. ІІ Інструкції № 59 обмежує такі виплати строком у 2 місяці.

Втім, небюджетні підприємства

можуть продовжити відрядження і на інший більш триваліший строк, причому не лише внаслідок хвороби працівника, а й унаслідок, зокрема, війни

Для таких підприємств орієнтир — максимальні строки відрядження, встановлені затвердженим Положенням про службові відрядження. Саме їх треба дотримуватися у разі продовження відрядження.

Додаткові витрати

Після видання наказу про продовження відрядження, якщо він виданий після повернення працівника з відрядження, добові, документально підтверджені витрати на проживання, витрати на проїзд до місця постійної роботи та інші витрати за дні затримки у відрядженні мають бути відшкодовані працівникові на загальних підставах. Тобто в такому ж порядку, як і за інші дні відрядження.

А якщо затримка у відрядженні відбулася без поважних причин? Тоді не потрібно виплачувати працівнику заробітну плату за дні затримки, а також відшкодовувати йому добові, витрати на найм жилого приміщення та інші витрати (абзац третій п. 10 розд. II і абзац п’ятий п. 4 розд. III Інструкції № 59). А ось витрати на проїзд до місця відрядження і назад, на наш погляд, повинні відшкодовуватися працівнику на загальних підставах незалежно від причин затримки у відрядженні.

Після повернення з відрядження працівник у звичайні строки повинен подати один Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт*: як первісно отриманих, так і додаткових.

* Форма Звіту затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Витрати на відрядження, понесені працівником в дні виконання відрядного завдання, включають до витрат за напрямами (Дт 15, 20, 22, 23, 28, 91, 92, 93, 94). А ось додаткові витрати на продовження відрядження, зокрема, внаслідок війни (добові, витрати на проживання в ті дні, коли працівник фактично не виконував завдання) варто віднести до інших витрат операційної діяльності (Дт 949).

Щодо податку на прибуток, то ПКУ жодних «відрядних» різниць не передбачає. Тож абсолютно всі витрати за продовженим відрядженням зменшать прибуткову базу оподаткування.

А якщо ж підприємство вирішить не продовжувати строк відрядження, але працівник не повертається до місця свого постійного проживання? Тоді його можна звільнити.

Дистанційне звільнення

Перш за все зазначимо, що докладно про те, як звільнити працівника дистанційно, ми розповіли у «Податки & бухоблік», 2022 № 19 — 20.

Тут лише занотуємо, що введення воєнного стану ніяк не позначилося на спрощенні процедури звільнення. Тож головне питання:

чи може працівник подати дистанційно заяву про звільнення?

Держпраці о своєму роз’ясненні дає ствердну відповідь. Але, підкреслює, що це можливо за умови підтвердження факту особистого написання заяви (див. dsp.gov.ua/faq/chy-mozhe-pratsivnyk-podaty-dystantsiino-zaiavu-pro-pryiniattia-na-robotu-zvilnennia-abo-perevedennia-na-inshu-robotu/):

— шляхом використання електронного цифрового підпису (ЕЦП);

— шляхом поштового відправлення;

— іншим погодженим із роботодавцем засобом.

Зауважте! На обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку повинна бути попередня згода сторін трудових правовідносин. За її відсутності такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу. Адже направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника (див. постанову ВСУ/КСЦ від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц).

Тож оформити наказ про припинення трудового договору можна тільки після того, як працівник зможе передати належним чином оформлену заяву на звільнення за власним бажанням.

Але ж наш працівник відряджений і йому було видано аванс. Отже він має за нього відзвітувати.

Відзвітування за відрядженням

Відряджений працівник повинен обов’язково відзвітувати за витраченими коштами за формою та правилами, установленими Порядком № 841. Причому попри тотальну диджиталізацію, податківці бажають бачити авансовий звіт виключно у паперовій формі. Адже жодної можливості складання його в електронному вигляді Порядком № 841 не передбачено (див. лист ДПСУ від 14.04.2021 № 1536/ІПК/99-00-04-03-03-06).

Всі понесені у зв’язку з відрядженням витрати мають бути підтверджені документально. До авансового звіту додають саме оригінали документів. Детально про складання авансового звіту див. у «Податки & бухоблік», 2021, № 64, с. 68.

Тож працівник, який вирішив не повертатися з закордону, аби відзвітувати за отриманим авансом повинен надіслати паперовий авансовий звіт разом з оригіналами підтвердних документів.

Щодо суми добових, то п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ вимагає визначати її у випадку відрядження:

— у межах України і до країн, в’їзд громадян України на територію яких не вимагає наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

— до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), — згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Втім, на сьогодні навіть при службових поїздках до візових країн відмітки про перетин кордону в закордонному паспорті не обов’язкові. Зрозуміло, за умови, що є інші документи, які підтверджують факт перебування працівника за кордоном (транспортні квитки, рахунки готелів тощо). Якщо ж таких документів немає, тоді в нагоді стануть відмітки в закордонному паспорті.

Але ж в нашому випадку працівник не зможе надати копію сторінки закордонного паспорта з відповідною позначкою про перетин кордону при поверненні в нашу країну — на момент завершення відрядження він все ще перебуває за кордоном. Тоді визначати добові доведеться, насамперед, на підставі наказу, а також інших первинних документів (наприклад, готельного рахунка). Якщо ж необхідні підтвердні документи будуть відсутні, добові потраплять під приціл оподатковування. Хоча наголосимо:

головним документом для підтвердження розміру добових є саме наказ про направлення працівника у відрядження

Авансовий звіт не надано

А якщо відряджений подав заяву про звільнення, але авансовий звіт з документами, які підтверджували б його витрати на відрядження, не надав?

У такому разі не виконуються вимоги п.п. 170.9.1 ПКУ щодо обов’язковості подання зазначених документів. Відповідно, у працівника виникає об’єкт оподаткування ПДФО і військовим збором (ВЗ). Адже відповідно до п.п. 165.1.11 ПКУ кошти, отримані платником податку на відрядження, не включаються до його оподатковуваного доходу лише за умови, що вони розраховані саме згідно із п.п. 170.9.1 ПКУ (ср. ).

За вимогами того ж п.п. 170.9.1 ПКУ, якщо працівник (платник ПДФО) припиняє трудові відносини з підприємствомроботодавцем, ПДФО і ВЗ утримують за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку при звільненні (звісно, з урахуванням 20 % обмеження, встановленого ст. 128 КЗпП). Ну а якщо цієї суми недостатньо, непогашену частину ПДФО та ВЗ колишній працівник повинен включити до свого податкового зобов’язання за наслідками звітного (податкового) року — шляхом подання декларації про майновий стан і доходи (п. 179.1 ПКУ). І це вже буде його зона відповідальності.

У розділі І додатка 4ДФ дохід працівника у вигляді надміру витрачених грошових коштів (з урахуванням натурального коефіцієнта) показують з ознакою доходу «118».

Тримаймося! Разом переможемо!

Висновки

  • Якщо працівник не встиг повернутися з відрядження у визначений строк (зокрема, внаслідок війни), керівник підприємства може продовжити строк такого відрядження.
  • Небюджетні підприємства вправі продовжити строки відрядження в межах максимальних, встановлених затвердженим Положенням про службові відрядження.
  • Працівник, який вирішив не повертатися з закордону, аби відзвітувати за отриманим авансом повинен надіслати паперовий авансовий звіт разом з оригіналами підтвердних документів.
  • У разі звільнення відрядженого працівника, який не відзвітував у встановленому порядку, суму виданих йому коштів включають до доходу із застосуванням натурального коефіцієнта.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі