Как заменить отсутствующего работника?

У работодателя есть несколько вариантов замены временно отсутствующего работника. Он, в частности, может:

— принять другое лицо по срочному трудовому договору;

— возложить выполнение обязанностей временно отсутствующего работника на другого работника или выбрать вариант временного заместительства.

Чем эти варианты отличаются и взаимозаменяемы ли они? Рассказываем.

Срочный договор

Срочный договор заключают в случаях, когда трудовые отношения нельзя установить на неопределенный срок исходя из характера предстоящей работы, условий выполнения работы, интересов работника и в других случаях, предусмотренных законодательством. Это прямо указано в ч. 2 ст. 23 КЗоТ.

Есть ли в этой норме случай, который подходит для ситуации с заменой отсутствующего работника? Да. На необходимость заключение именно срочного трудового договора намекают условия выполнения работы. Они говорят о том, что эта работа может быть постоянной, но для ее выполнения уже принят другой работник, который теперь отсутствует. Поэтому в связи со сложившимися условиями работодатель может заключить срочный трудовой договор с другим лицом.

Кроме того, Закон № 2136* позволяет работодателям с целью оперативного привлечения к выполнению работы новых работников, а также устранения кадрового дефицита и нехватки рабочей силы, в том числе в результате фактического отсутствия работников, которые эвакуировались в другую местность, находятся в отпуске, временно потеряли трудоспособность или местонахождение которых временно неизвестно, заключать с новыми работниками срочные трудовые договоры в период действия военного положения или на период замещения временно отсутствующего работника.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX.

Срок действия срочного трудового договора устанавливают по соглашению сторон. Законодательно он не ограничен, поэтому может составлять и один день, а может и десять лет.

Интересно, что срок действия трудового договора может быть определен как конкретной датой, так и наступлением определенного события (например, прекращением или отменой действия военного положения, возвращением на работу отсутствующего работника) или выполнением определенного объема работ (см. абзац второй п. 7 постановления Пленума ВСУ «О практике рассмотрения судами трудовых споров» от 06.11.92 № 9).

Требует ли КЗоТ заключать срочный трудовой договор исключительно в письменной форме? Нет, ст. 24 этого Кодекса не выдвигает таких требований к срочному трудовому договору. К тому же в период действия военного положения стороны определяют форму трудового договора по соглашению (ч. 1 ст. 2 Закона № 2136). Поэтому случаи обязательного письменного оформления трудового договора, установленные ст. 24 КЗоТ (например, при заключении трудового договора с нефиксированным рабочим днем), до прекращения/отмены военного положения можно игнорировать.

Также в указанных документах следует указать информацию об испытательном сроке при приеме на работу, если вы устанавливаете такое испытание. В период действия военного положения условие об испытании работника во время приема на работу может устанавливаться для любой категории работников (ч. 2 ст. 2 Закона № 2136).

Пример оформления приказа о приеме работника на работу по срочному трудовому договору на период отсутствия основного работника см. на рис. 1.

И не забудьте до начала работы по заключенному срочному договору подать в налоговый орган уведомление о приеме работника на работу по форме, утвержденной постановлением КМУ от 17.06.2015 № 413.

А как вы думаете,

Да, безусловно. Если этого требует ваша производственная ситуация, законодательных преград нет. Это будет так называемое внутреннее совместительство. Однако в таком случае работу по совместительству работник будет выполнять после завершения работы по основному месту. Поэтому подумайте, насколько этот вариант вам подходит. Если подходит, то в случае его оформления по общему правилу издайте приказ о приеме работника на работу и сообщите налоговикам о заключении трудового договора по совместительству.

Кстати, более подробно о процедуре трудоустройства работников с учетом последних законодательных изменений читайте в статье «Принимаем на работу по новым правилам» // «Налоги & бухучет», 2022, № 57.

Работник принят на работу? Замечательно! Тогда обратите внимание на предписания новой ч. 3 ст. 23 КЗоТ. Она обязывает работодателя информировать работников, которые работают по срочному трудовому договору, о вакансиях, отвечающих их квалификации и предусматривающих возможность заключения бессрочного трудового договора. Заметьте, что законодательство не определяет порядок и процедуру информирования работников о таких имеющихся вакансиях. Работодатель может осуществлять такое информирование определенным им способом (см. разъяснение Минэкономики от 01.08.2022).

Срок действия трудового договора подходит к концу? Обязательно издайте приказ об увольнении работника и ознакомьте работника с ним. Таким образом вы предупредите последнего о дате прекращения трудового договора. Почему это важно? Если работник в день, следующий за последним днем действия срочного трудового договора, выйдет на работу, вступят в силу положения ст. 39¹ КЗоТ — действие такого срочного трудового договора будет считаться продленным на неопределенный срок. Таким образом, трудовой договор «превратится» из срочного в бессрочный.

Внимание! Если дата окончания срочного трудового договора определялась определенным событием, например работник принимался на период военной службы другого работника, то датой увольнения работника, который работал на этом посту по срочному трудовому договору, будет последний день перед днем, в котором основной работник приступает к исполнению обязанностей, предусмотренных трудовым договором (см. письмо Минсоцполитики от 10.06.2015 № 231/06/186-15).

С нюансами заключения срочного договора разобрались. Дальше рассмотрим варианты замены отсутствующего работника собственными трудовыми силами, когда обязанности временно отсутствующего работника передают другому работнику предприятия (ФЛП).

Выполнение обязанностей временно отсутствующего

Работодатель может поручить другому работнику выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Такой вариант обычно выбирают, когда должность временно отсутствующего работника менее ответственна или равноценна должности работника, которого планируют «догрузить».

Он предусматривает, что работник предприятия вместе со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, будет исполнять обязанности другого, временно отсутствующего работника (см. ст. 105 КЗоТ, а также п. 2 постановления Совета Министров СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.81 № 1145, отдельные положения которой продолжают действовать и сегодня в части, не противоречащей законодательству Украины). При этом обязанности временно отсутствующего работника можно распределить сразу между несколькими работниками предприятия.

Характерные особенности выполнения обязанностей временно отсутствующего работника приведем на рис. 2 ниже.

За выполнение обязанностей временно отсутствующего работника осуществляют доплату (ст. 105 КЗоТ). Ее размер работодатель определяет в зависимости от сложности, объема выполняемой работы (обязанностей) на условиях, предусмотренных коллективным договором или другим локальным документом работодателя.

Генеральным соглашением о регулировании основных принципов и норм реализации социально-экономической политики и трудовых отношений в Украине на 2019 — 2021 годы, которое действует и сегодня, доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника установлена в размере до 100 % его тарифной ставки (оклада).

Важно!

Обычно работодатель обращается к работнику с соответствующим предложением (в устной или письменной форме). Работник предоставляет согласие, которое может быть оформлено в виде заявления. Образец такого заявления приведем ниже на рис. 3.

На основании заявления работника издаем соответствующий приказ (распоряжение). Пример оформления приказа о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника приведен на рис. 4.

Внимание! Если обязанности временно отсутствующего работника распределяются между несколькими работниками предприятия, то в соответствующем приказе нужно зафиксировать за каждым таким работником «на подмене» конкретные обязанности из числа обязанностей отсутствующего.

Интересный момент! Если должностной инструкцией работника предусмотрено выполнение обязанностей другого работника на время его отсутствия, то такие обязанности относятся к его трудовой функции и выполняются без издания отдельного приказа и без доплаты (см. разъяснение Управления Гоструда в Кировоградской области от 28.01.2022).

В табеле учета использования рабочего времени работника, который исполняет обязанности временно отсутствующего, табелируем такого работника только по его основной должности. Также не вносим информацию о выполнении обязанностей в его личную карточку № П-2.

Выполнение обязанностей другим работником прекращается в день выхода на работу работника, обязанности которого исполнялись. Отдельный приказ о прекращении выполнения обязанностей не издаем.

А дальше поговорим о временном заместительстве.

Временное заместительство

Временное заместительство отличается от выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, в частности, тем, что в случае временного заместительства работник исполняет обязанности по более ответственной должности временно отсутствующего работника, например руководителя (см. п. 1 Разъяснение № 30/39*, письмо Минэкономики от 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).

При этом работник-заместитель назначается «временным исполнителем обязанностей» (письмо Минсополитики от 27.01.2015 № 73/13/84-15).

* Разъяснение Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС «О порядке оплаты временного заместительства» от 29.12.65 № 30/39, которое действует на территории Украины в соответствии с постановлением Верховной Рады Украины от 12.09.91 № 1545-XII.

Приведем характерные черты временного заместительства на рис. 5.

В общем случае, за период временного заместительства работнику устанавливают доплату в размере разницы между его фактическим окладом и окладом работника, которого он замещает (абзац второй п. 1 Разъяснения № 30/39).

Однако учитывайте здесь существенный нюанс. Штатным заместителям или помощникам отсутствующего работника (при отсутствии должности заместителя) разница в окладах не выплачивается. Кроме того, права на получение соответствующей доплаты не имеют и главные инженеры предприятия, учреждения или организации в период временного замещения руководителя. Эти ограничения установлены п. 1 Разъяснения № 30/39 (ср. ).

В то же время действующим законодательством хозрасчетным предприятиям дано право самостоятельно решать вопросы оплаты труда работников. Поэтому в коллективном договоре они могут предусмотреть выплату разницы в окладах и штатным заместителям, и помощникам руководителя предприятия на период выполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя (см. письмо Минтруда от 20.01.2005 № 18-23).

Кроме разницы в окладах, работнику начисляем и выплачиваем премии (на условиях и в размерах, установленных по должности работника, которого он замещает). При этом премия начисляется и на должностной оклад работника, который замещает, и на разницу в окладах (абзац третий п.п. «б» п. 1 Разъяснения № 30/39).

Доплаты и надбавки, которые были установлены работнику, который временно исполняет обязанности по более ответственной должности, выплачиваем в том размере, в котором выплачивались до назначения на временное заместительство (письмо Минсоцполитики от 21.07.2011 № 590/13/84-11).

Имейте в виду! Назначение работника к исполнению им обязанностей временно отсутствующего работника на условиях временного заместительства осуществляйте лишь при согласии такого работника, которое может быть оформлено в виде заявления (см. выше).

Дальше руководитель издает соответствующий приказ. Ознакомьте работника с таким приказом под подпись.

Записи о временном заместительстве не надо вносить ни в табель учета использования рабочего времени, ни в личную карточку № П-2.

Следовательно, выбирайте из предложенных вариантов замены отсутствующего работника именно тот, который отвечает вашей производственной ситуации на предприятии.