Як замінити відсутнього працівника?

У роботодавця є декілька варіантів заміни тимчасово відсутнього працівника. Він, зокрема, може:

— прийняти іншу особу за строковим трудовим договором;

— покласти виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника на іншого працівника чи обрати варіант тимчасового замісництва.

Чим ці варіанти відрізняються та чи взаємозамінні вони? Розповідаємо.

Строковий договір

Строковий договір укладають у випадках, коли трудові відносини не можна встановити на невизначений строк виходячи з характеру майбутньої роботи, умов виконання роботи, інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавством. Це прямо зазначено в ч. 2 ст. 23 КЗпП.

Чи є в цій нормі випадок, який підходить для ситуації із заміною відсутнього працівника? Так. На необхідність укладення саме строкового трудового договору натякають умови виконання роботи. Вони говорять про те, що ця робота може бути постійною, але для її виконання вже прийнято іншого працівника, який наразі відсутній. Тож у зв’язку з умовами, що склалися, роботодавець може укласти строковий трудовий договір з іншою особою.

Крім того, Закон № 2136* дозволяє роботодавцям з метою оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, а також усунення кадрового дефіциту та браку робочої сили, у тому числі внаслідок фактичної відсутності працівників, які евакуювалися в іншу місцевість, перебувають у відпустці, тимчасово втратили працездатність або місцезнаходження яких тимчасово невідоме, укладати з новими працівниками строкові трудові договори у період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX.

Строк дії строкового трудового договору встановлюють за згодою сторін. Законодавчо він не обмежений, тож може становити й один день, а може й десять років.

Цікаво, що строк дії трудового договору може бути визначений як конкретною датою, так і настанням певної події (наприклад, припиненням або скасуванням дії воєнного стану, поверненням на роботу відсутнього працівника) або виконанням певного обсягу робіт (див. абзац другий п. 7 постанови Пленуму ВСУ «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.92 № 9).

Чи вимагає КЗпП укладати строковий трудовий договір виключно в письмовій формі? Ні, ст. 24 цього Кодексу не висуває таких вимог до строкового трудового договору. До того ж у період дії воєнного стану сторони визначають форму трудового договору за згодою (ч. 1 ст. 2 Закону № 2136). Тому випадки обов’язкового письмового оформлення трудового договору, встановлені ст. 24 КЗпП (наприклад, при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом), до припинення/скасування воєнного стану можна ігнорувати.

Також у зазначених документах слід вказати інформацію про строк випробування при прийнятті на роботу, якщо ви встановлюєте таке випробування. У період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників (ч. 2 ст. 2 Закону № 2136).

Приклад оформлення наказу про прийняття працівника на роботу за строковим трудовим договором на період відсутності основного працівника, див. на рис. 1.

І не забудьте до початку роботи за укладеним строковим договором подати до податкового органу повідомлення про прийняття працівника на роботу за формою, затвердженою постановою КМУ від 17.06.2015 № 413.

А як ви думаєте,

Так, безумовно. Якщо цього потребує ваша виробнича ситуація, законодавчих перепон немає. Це буде так зване внутрішнє сумісництво. Проте в такому випадку роботу за сумісництвом працівник буде виконувати після завершення роботи за основним місцем. Тож подумайте, наскільки цей варіант вам підходить. Якщо підходить, то у разі його оформлення за загальним правилом видайте наказ про прийняття працівника на роботу та повідомте податківців про укладення трудового договору за сумісництвом.

До речі, більш детально про процедуру працевлаштування працівників з урахуванням останніх законодавчих змін читайте у статті «Приймаємо на роботу за новими правилами» // «Податки & бухоблік», 2022, № 57.

Працівника прийнято на роботу? Чудово! Тоді зверніть увагу на приписи нової ч. 3 ст. 23 КЗпП. Вона зобов’язує роботодавця інформувати працівників, які працюють за строковим трудовим договором, про вакансії, що відповідають їх кваліфікації та передбачають можливість укладення безстрокового трудового договору. Зауважте, що законодавство не визначає порядок та процедуру інформування працівників про такі наявні вакансії. Роботодавець може здійснювати таке інформування у визначений ним спосіб (див. роз’яснення Мінекономіки від 01.08.2022).

Строк дії трудового договору добігає кінця? Обов’язково видайте наказ про звільнення працівника та ознайомте із ним працівника. Таким чином ви попередите останнього про дату припинення трудового договору. Чому це важливо? Якщо працівник у день, наступний за останнім днем дії строкового трудового договору, вийде на роботу, набудуть чинності положення ст. 39¹ КЗпП — дія такого строкового трудового договору вважатиметься подовженою на невизначений строк. Таким чином, трудовий договір «перетвориться» зі строкового на безстроковий.

Увага! Якщо дата закінчення строкового трудового договору визначалася певною подією, наприклад працівник приймався на період військової служби іншого працівника, то датою звільнення працівника, що працював на цій посаді за строковим трудовим договором, буде останній день перед днем, в який основний працівник стає до виконання обов’язків, передбачених трудовим договором (див. лист Мінсоцполітики від 10.06.2015 № 231/06/186-15).

З нюансами укладення строкового договору розібралися. Далі розглянемо варіанти заміни відсутнього працівника власними трудовими силами, коли обов’язки тимчасово відсутнього працівника передають іншому працівнику підприємства (ФОП).

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього

Роботодавець може доручити іншому працівникові виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Такий варіант зазвичай обирають, коли посада тимчасово відсутнього працівника менш відповідальна або рівноцінна посаді працівника, якого планують «догрузити».

Він передбачає, що працівник підприємства разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, виконуватиме обов’язки іншого, тимчасово відсутнього працівника (див. ст. 105 КЗпП, а також п. 2 постанови Ради Міністрів СРСР «Про порядок та умови суміщення професій (посад)» від 04.12.81 № 1145, окремі положення якої продовжують діяти й сьогодні в частині, що не суперечить законодавству України). При цьому обов’язки тимчасово відсутнього працівника можна розподілити одразу між кількома працівниками підприємства.

Характерні особливості виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника наведемо на рис. 2 нижче.

За виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника здійснюють доплату (ст. 105 КЗпП). Її розмір роботодавець визначає залежно від складності, обсягу виконуваної роботи (обов’язків) на умовах, передбачених колективним договором або іншим локальним документом роботодавця.

Генеральною угодою про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2019 — 2021 роки, яка є чинною й сьогодні, розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлений у розмірі до 100 % тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника.

Важливо!

Зазвичай роботодавець звертається до працівника з відповідною пропозицією (в усній чи письмовій формі). Працівник надає згоду, яка може бути оформлена у вигляді заяви. Зразок такої заяви наведемо нижче на рис. 3.

На підставі заяви працівника видаємо відповідний наказ (розпорядження). Приклад оформлення наказу про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, наведено на рис. 4.

Увага! Якщо обов’язки тимчасово відсутнього працівника розподіляються між кількома працівниками підприємства, то у відповідному наказі потрібно зафіксувати за кожним таким працівником «на підміні» конкретні обов’язки із числа обов’язків відсутнього.

Цікавий момент! Якщо посадовою інструкцією працівника передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу та без доплати (див. роз’яснення Управління Держпраці у Кіровоградській області від 28.01.2022).

У табелі обліку використання робочого часу працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього, табелюємо такого працівника тільки за його основною посадою. Також не вносимо інформацію про виконання обов’язків в його особову картку № П-2.

Виконання обов’язків іншим працівником припиняється в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконувалися. Окремий наказ про припинення виконання обов’язків не видаємо.

А далі поговоримо про тимчасове замісництво.

Тимчасове замісництво

Тимчасове замісництво відрізняється від виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, зокрема, тим, що у разі тимчасового замісництва працівник виконує обов’язки за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, наприклад керівника (див. п. 1 Роз’яснення № 30/39*, лист Мінекономіки від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).

При цьому працівник-замісник призначається «тимчасовим виконувачем обов’язків» (лист Мінсополітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15).

* Роз’яснення Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового замісництва» від 29.12.65 № 30/39, що діє на території України відповідно до постанови Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545-XII.

Наведемо характерні риси тимчасового замісництва на рис. 5.

У загальному випадку, за період тимчасового замісництва працівникові встановлюють доплату у розмірі різниці між його фактичним окладом і окладом працівника, якого він заміщує (абзац другий п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Проте ураховуйте тут істотний нюанс. Штатним заступникам або помічникам відсутнього працівника (за відсутності посади заступника) різниця в окладах не виплачується. Крім того, права на отримання відповідної доплати не мають і головні інженери підприємства, установи чи організації в період тимчасового заміщення керівника. Ці обмеження встановлені п. 1 Роз’яснення № 30/39 (ср. ).

Водночас чинним законодавством госпрозрахунковим підприємствам надано право самостійно вирішувати питання оплати праці працівників. Тому в колективному договорі вони можуть передбачити виплату різниці в окладах і штатним заступникам, і помічникам керівника підприємства на період виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника (див. лист Мінпраці від 20.01.2005 № 18-23).

Окрім різниці в окладах, працівникові нараховуємо і виплачуємо премії (на умовах і в розмірах, установлених за посадою працівника, якого він заміщує). При цьому премія нараховується і на посадовий оклад працівника, який заміщує, і на різницю в окладах (абзац третій п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Доплати та надбавки, які були встановлені працівникові, який тимчасово виконує обов’язки за більш відповідальною посадою, виплачуємо в тому розмірі, в якому виплачувались до призначення на тимчасове замісництво (лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11).

Майте на увазі! Призначення працівника до виконання ним обов’язків тимчасово відсутнього працівника на умовах тимчасового замісництва здійснюйте лише за згодою такого працівника, яка може бути оформлена у вигляді заяви (див. вище).

Далі керівник видає відповідний наказ. Ознайомте працівника з таким наказом під підпис.

Записи про тимчасове замісництво не треба вносити ані в табель обліку використання робочого часу, ані в особову картку № П-2.

Отже, обирайте із запропонованих варіантів заміни відсутнього працівника саме той, що відповідає вашій виробничій ситуації на підприємстві.