Теми статей
Обрати теми

Як погасити підзвітну заборгованість за допомогою картки-ключа

Хмелевський Ігор, податковий експерт
Підприємство користується карткою «ключ до рахунку» від Приватбанку. Директор за її допомогою зняв кошти з рахунку і забрав їх собі, оскільки підприємство заборгувало йому цю суму за попереднім авансовим звітом. Ситуація, як-то кажуть, з бородою. А запитання все одно продовжують надходити. Як правильно оформити таку операцію? Невже слід обов’язково повертати гроші в касу чи можна відбутися взаємозаліком? Чи треба в такому разі подавати авансовий звіт? Як його правильно заповнити?

Востаннє на аналогічні запитання ми відповідали у статті «Зняли готівку з КПК — і до каси» в «Податки & бухоблік», 2019, № 48. Зараз зауважимо таке: попри постійну зміну НБУшної нормативки наш підхід до вирішення цієї ситуації склався дуже давно і з того часу не змінювався. Ось він:

довірена особа підприємства не має права забирати собі кошти, зняті з картки-ключа, в погашення будь-якої заборгованості перед нею, у тому числі заборгованості за підзвітом

Аби таке погашення відбулося законним шляхом, необхідно провести додаткові касові операції і відповідним чином оформити їх.

Далі — подробиці, чому не можна робити так, як зробив директор, і як слід діяти, щоб не викликати жодних нарікань від будь-кого.

Картка-ключ = КПК

Перш за все, говорити про картку-ключ, відрізняючи її від будь-яких інших корпоративних платіжних карток (КПК), користувачами яких є суб’єкти господарювання, на сьогодні немає жодного сенсу.

Якщо раніше картка-ключ надавала прямий доступ до поточного рахунку підприємства (тобто до рахунку «2600»), а звичайні КПК оперували коштами на окремих рахунках для здійснення операцій з використанням платіжних карток (рахунок «2605»), то зараз абсолютно всі КПК прив’язані саме до поточного рахунку (п. 5 постанови Правління НБУ від 11.09.2017 № 89). Єдина відмінність: картка-ключ видається тільки на першу особу підприємства. У решті їхній функціонал абсолютно однаковий.

Таким чином,

при використанні картки-ключа слід застосовувати ті ж правила, що й при використанні звичайної КПК (лист НБУ від 24.04.2019 № 57-0007/22460)

Тож далі, використовуючи абревіатуру «КПК», матимемо на увазі й картку-ключ від Приватбанку, а також будь-які інші аналогічні банківські продукти.

Що може і що не може КПК

За допомогою КПК її користувач, зокрема, має право отримувати готівку в розмірах, установлених нормативно-правовими актами Нацбанку з питань ведення касових операцій суб’єктами господарювання (п. 1 розд. III Положення № 705*). При цьому напрямків використання таких готівкових коштів Положення № 705 не встановлює, а відповідальність за використання КПК під час здійснення платіжних операцій покладає на власника рахунку.

* Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використання, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.2014 № 705.

Разом з тим у Положенні № 705 міститься заборона використовувати КПК для виплати заробітної плати, інших видів соціальних виплат і допомоги. А оскільки цей перелік вичерпний, то, здавалося б, жодних перешкод, аби погасити отриманою з КПК готівкою заборгованість підприємства перед підзвітною особою, немає. Та це не так.

Справа в тому, що при пошуках відповіді на запитання, які ми тут розглядаємо, слід враховувати ще й загальні норми законодавства про готівкові розрахунки, а саме Положення № 148*. Виходячи з його норм, готівкові кошти на будь-які цілі мають видаватися через касу, і право на це має лише касир (матеріально відповідальна особа) з дозволу керівника і головного бухгалтера, або особи, уповноваженої керівником (п. 26 Положення № 148).

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Єдиний виняток із цього правила, коли грошові кошти, що належать підприємству, проходять повз (!) касу, прописано в п. 20 Положення № 148. Згідно з ним фізособи — довірені особи підприємств (юросіб), які одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням, зокрема, КПК, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі.

Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання готівки разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки. Втім, без таких документів теж можна обійтись (див. БЗ 109.19).

Як бачимо,

зняті з КПК грошові кошти вважаються отриманими під звіт

У свою чергу, п. 19 Положення № 148 передбачає, що готівка видається під звіт:

1) на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини;

2) на закупівлю брухту чорних і кольорових металів;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби.

Погодьтеся, навряд чи погашення боргу підприємства перед підзвітником, хай навіть і директором, можна припасувати до якогось із цих трьох дозволених напрямків використання підзвітних коштів. Як, до речі, і видачу директорові безпроцентної позики, яку він неодмінно хоче отримати готівкою з картки-ключа (це ще одне популярне запитання від наших читачів). А от погашення кредиторської заборгованості підприємства перед постачальником за отримані раніше товари/послуги — будь ласка. Це буде використання коштів на виробничі (господарські) потреби (п. 3).

Підсумуємо. Розпорядитися коштами, отриманими директором з КПК, не дозволяється інакше, ніж використати їх на вчинення нової цивільно-правової дії (витрати на відрядження, на господарські потреби тощо), або ж здати їх у касу підприємства як невикористані.

Видача готівки в рахунок погашення підзвітного боргу без оприбуткування її в касі є порушенням порядку використання підзвітних коштів

Можливі наслідки: таку операцію перевіряючі розцінять як неповернення підзвітних сум. Це, у свою чергу, призведе до необхідності оподаткувати такі суми ПДФО як «надміру витрачені» підзвітні кошти згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ та із застосуванням натурального коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ, а також військовим збором (ВЗ). Для останнього застосування натурального коефіцієнта не передбачено (БЗ 126.05).

Як вийти із ситуації законним шляхом

Спрямувати зняті з КПК грошові кошти на погашення старої заборгованості перед директором, не порушуючи законодавчі обмеження, можна в три кроки.

Крок 1. Директор знімає гроші з картки як на госппотреби, після чого повертає їх до каси підприємства як невикористаний аванс. Зробити це треба (п. 19 Положення № 148):

до або одночасно з поданням авансового звіту, але не пізніше наступного дня після зняття готівки

Зверніть увагу! На нашу думку, якщо гроші були отримані під звіт, авансовий звіт необхідно скласти незалежно від того, були ці кошти витрачені чи повернені (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 11).

Крок 2. Повернену готівку оприбутковують до каси на підставі прибуткового касового ордера.

Крок. 3. Необхідну суму видають за видатковим касовим ордером директору, перед яким є заборгованість. Це можна зробити того ж дня, не здаючи гроші в банк.

Кажете, касир не виходить на зв’язок? А головбух у Польщі? І більше нікому оформити й підписати касові документи? Скористайтесь у такому разі безпрограшним варіантом: перекажіть суму боргу, що виникла за попереднім авансовим звітом, на особисту (зарплатну) картку директора. Але це вже, мабуть, наступного разу…

Якщо ж гроші з КПК директор вже зняв і просто поклав собі в кишеню, то треба якось викручуватися просто зараз. Бо інакше — ПДФО та ВЗ.

Поганому вас учити не будемо. А от про авансовий звіт трохи розповімо, бо щодо правильності його заповнення у багатьох є певні побоювання.

Як заповнити авансовий звіт

Узагалі-то, тут майже все, як зазвичай (див. «Податки & бухоблік», 2020, № 11). Труднощі викликають лише окремі реквізити, а саме «Залишок (перевитрата) попереднього авансу», «Залишок (перевитрата)», а також «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером».

Як випливає з п. 6 Порядку № 841*, із перелічених вище полів звіту перші два заповнює підзвітна особа, а от останнє — працівник бухгалтерії. При цьому жодних додаткових вказівок щодо цих полів Порядок № 841 не містить. Тож спробуємо спочатку заповнити їх «у лоб», а потім пояснимо, чому так робити не варто. ☺

* Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Логічно припустити, що поле «Перевитрата попереднього авансу» слід заповнювати, якщо підзвітник витратив раніше на госппотреби підприємства власні кошти і на момент оформлення звіту щодо нового цивільно-правового доручення підприємство ще не розрахувалось за старий борг.

Приклад. 02.09.2022 директор придбав за свої кошти товари на госппотреби підприємства на суму 100 грн. Цього ж дня він склав авансовий звіт № 1 так: «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» — 0,00 грн, «Одержано» — 0,00 грн, «Витрачено» — 100 грн, «Перевитрата» — 100 грн.

12.09.2022 директор зняв з КПК 100 грн з метою погашення попереднього боргу перед ним за авансовим звітом № 1. Цю операцію було вирішено оформити через повернення в касу авансу за невиконане нове цивільно-правове доручення і виплатити з каси заборгованість перед ним (тобто так, як ми рекомендуємо у цій статті). Як у такому разі скласти авансовий звіт № 2?

При складанні авансового звіту № 2 «в лоб» виходить, що у полі «Перевитрата попереднього авансу» слід поставити 100 грн, «Одержано» — 100 грн, «Витрачено» — 0,00 грн. Тоді у полі «Залишок (перевитрата)» арифметичний розрахунок дасть теж 0,00 грн.

Ну і що в такому разі директор має вносити в касу? І як цей нуль корелюватиметься з тією реальною сумою 100 грн, яку він усе-таки поверне, а бухгалтер зафіксує її в полі «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»? І чи не свідчить цей нуль про те, що можна автоматично провести взаємозалік старого боргу перед директором із тією сумою, яку він щойно зняв з КПК, і нічого більше, крім такого авансового звіту № 2, не оформляти?

Наші міркування щодо цієї всієї нерозберихи такі.

По-перше,

жодних взаємозаліків із старими боргами за картково-підзвітною заборгованістю бути не може

На заваді цьому стоїть підзвітний характер знятих з КПК готівкових коштів: за них або треба відзвітувати (тобто показати в авансовому звіті, на які саме виробничі (господарські) цілі такі кошти було витрачено з додаванням відповідних підтверджуючих документів), або повернути їх у касу в повній сумі.

По-друге, на нашу думку, заповнювати поле «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» підзвітна особа не має жодних підстав. Адже підзвітник у загальному випадку не може знати, у якій сумі затверджено його попередній авансовий звіт і чи затверджено його взагалі на момент складання наступного звіту.

По-третє, порядок заповнення поля «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» Порядком № 841 ніяк не регламентовано. З огляду на це вважаємо, що не буде помилкою не заповнювати зазначене поле взагалі, щоб уникнути можливих розбіжностей між показниками авансового звіту і аналітичним обліком за субрахунком 372. У такому разі арифметичний розрахунок за даними нашого прикладу (див. вище) дасть у полі «Залишок (перевитрата)» 100 грн, які й будуть фактично внесені директором у касу і відображені бухгалтером у полі «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером».

Висновки

  • Зняту з КПК готівку можна завжди повернути до каси підприємства. Це потрібно робити обов’язково, якщо така готівка запланована для витрат, заборонених з картки.
  • Як і будь-яка інша підзвітна особа, директор за зняту з КПК готівку звітує перед підприємством незалежно від того, витратив він її чи повертає до каси.
  • На суму знятої з картки готівки директор оформляє порожній авансовий звіт, а готівку, що надійшла до каси, оприбутковують за прибутковим касовим ордером і згодом видають її дирекору в погашення старого боргу.
  • Взаємозалік із старими боргами за картково-підзвітною заборгованістю не допускається.
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі