Электронный документооборот с контрагентом: подборка ТОП-вопросов

Можно ли навязать электронные документы?

Нет, нельзя.

Теперь в соответствии с действующим законодательством электронный документооборот между контрагентами осуществляется по взаимной договоренности. Так, в Законе об электронных документах* (ст. 14) сказано, что электронный документооборот осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, которые определяют взаимоотношения субъектов электронного документооборота.

* Закон Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851-IV.

Электронные первичные документы в соответствии с законодательством в настоящее время не являются обязательными. Закон о бухучете* (п. 2 ст. 9) лишь говорит о возможности (праве) их составления в электронной форме. То есть предоставляется альтернатива составлять их в бумажной или электронной форме.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

Поэтому использование электронных документов теперь осуществляется на основании договора с контрагентом. А следовательно,

Допустим, договором не предусмотрена возможность составления первичных документов в электронной форме, а вы посылаете контрагенту электронный документ. В таком случае он может настаивать на том, что он от вас никаких документов не получал, и требовать «бумажный» оригинал документа («с живыми» подписями).

Доказать, что документ (в электронной форме) был получен контрагентом, если:

— вы не договаривались об отправлении таких документов;

— вы не определились с электронным адресом, на который отправляются такие документы;

— у вас нет подтверждения, что адресат получил документ (а согласно ст. 11 Закона об электронных документах в случае непоступления к автору подтверждения о факте получения электронного документа считается, что электронный документ не получен адресатом),

будет крайне трудно (см., например, постановление Северо-западного апелляционного хозяйственного суда от 06.09.2022 по делу № 902/234/22).

Соглашение на электронный документооборот: обязательно ли?

Закон о бухучете (ч. 2 ст. 9) позволяет составлять первичные документы в электронной форме. Если электронный документ составлен должным образом (то есть содержит электронные подписи лиц, которые имеют полномочия подписывать такой документ, и содержит обязательные реквизиты первичного документа), то он имеет такую же юридическую силу, что и бумажный документ (ст. 8 Закона об электронных документах).

То есть

Более того, законодательство не требует обязательного наличия такого соглашения.

Но обратите внимание: соглашение является желательным для избежания/урегулирования возможных споров с контрагентом.

Во-первых, заключая такое соглашение, вы получаете согласие контрагента на электронный документооборот (без него контрагент может настаивать на получении бумажных оригиналов документов (с «живыми» подписями)).

Во-вторых, в соглашении стоит прописать, куда именно (по какому электронному адресу), через какую программу будут отправляться документы, что считается/как подтверждается получение документа. Это нужно для того, чтобы потом иметь подтверждение того, что контрагентом действительно был получен документ.

Отметим, что и в обратной ситуации — допустим, вы договорились с контрагентом об электронном документообороте (заключили соответствующее соглашение), а по факту оформили бумажный документ, то такой бумажный документ тоже будет иметь юридическую силу.

Стоит отметить, что Закон об электронных документах (ст. 7) вообще допускает иметь одновременно и электронную, и бумажную версию одного и того же документа и каждый из них в таком случае считается оригиналом:

Без электронных подписей электронный документ — не документ

Электронным документом в понимании Закона об электронных документах является именно его электронная форма, которая содержит электронные подписи лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Наложением электронной подписи завершается создание электронного документа (ст. 6 Закона об электронных документах). Без электронных подписей юридической силы электронный документ не имеет.

Поэтому,

Также в абз. 9 ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете сказано, что первичные документы, созданные автоматически в электронной форме программным обеспечением информационно-коммуникационной системы, применяются в бухучете при условии наличия наложенной электронной подписи или печати с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Оригиналом электронного документа считается именно электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора.

Отметим, что по своей сути электронный документ — это аналог бумажного документа, только составленный в электронной форме. То есть на электронный документ распространяются те же требования, чтобы и на бумажный. Он должен иметь обязательные реквизиты первичного документа, названные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. В частности, и личные подписи лиц, которые участвовали в хозяйственной операции. Электронный документ должен содержать аналоги собственноручных подписей — то есть быть подписан квалифицированными электронными подписями* (ч. 2 ст. 17 Закона об электронных доверительных услугах**).

* С учетом «военных» нюансов, предусмотренных постановлением КМУ «Некоторые вопросы обеспечения бесперебойного функционирования системы предоставления электронных доверительных услуг» от 17.03.2022 № 300.

** Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 № 2155-VIII.

Кстати, с 31.12.2023 нас ожидают некоторые изменения в вопросе использования квалифицированных электронных подписей*. Но до этой даты должны руководствоваться еще старыми (действующими) нормами Закона.

* Они предусмотрены Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины в отношении обеспечения заключения соглашения между Украиной и Европейским Союзом о взаимном признании квалифицированных электронных доверительных услуг и имплементации законодательства Европейского Союза в сфере электронной идентификации» от 01.12.2022 № 2801-IX.

Смешанный документооборот

Да, можно. Вы по согласию с контрагентами определяете, какие именно документы будут составляться в электронной форме. Возможна ситуация, когда только какие-то определенные документы будут составляться в электронном виде, а другие (например, расходные накладные) — в бумажном. Это не запрещено. Юридическую силу документа нельзя отрицать только из-за его формы.

Отметим, что расходные накладные также можно составлять в электронном виде. Но в таком случае электронные подписи должны иметь и лица, которые ответственны за отпуск/прием товарно-материальных ценностей. То есть лица, подпись которых должна проставляться на документе.

Смешанное оформление документа

Такой документ не может считаться оформленным должным образом. Если вы распечатываете электронный документ, то такая распечатка считается лишь копией электронного документа. Оригиналом является именно электронный экземпляр документа (ст. 7 Закона об электронных документах) — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных. Поэтому если вы поставите «живую» подпись на распечатке, то считайте, что вы ее поставили на копии документа. А оригинал остался без подписи.

Оригиналом документа является или его бумажный экземпляр (с «живыми» подписями обеих сторон), или электронный экземпляр (в электронном виде с электронными подписями обеих сторон).

То есть оригинал документа может быть или полностью электронным, или только бумажным.

Подписи работников

Учитывая, что ваш работник, подписывая документы, действует от имени предприятия (а не от себя лично), нужно оформить электронные подписи на такого работника от имени предприятия. Более подробно этот вопрос мы рассматривали в статье «Могут ли документы предприятия подписываться личными ключами работников» // «Налоги & бухучет», 2023, № 14.

И теперь это должны быть подписи, полученные по договору о предоставлении квалифицированных электронных подписей. Поскольку в соответствии с действующей до 31.12.2023 редакцией Закона об электронных доверительных услугах (ч. 2 ст. 17) электронное взаимодействие физических и юридических лиц, которое требует отправления, получения, использования и постоянного хранения при участии третьих лиц электронных данных, аналоги которых на бумажных носителях должны содержать собственноручную подпись, должно осуществляться с использованием квалифицированных электронных доверительных услуг*.

* С учетом «военных» нюансов, предусмотренных постановлением КМУ «Некоторые вопросы обеспечения бесперебойного функционирования системы предоставления электронных доверительных услуг» от 17.03.2022 № 300.

Хранение электронных документов

Электронные документы должны храниться в течение того же срока, что и их бумажные аналоги (ст. 13 Закона об электронных документах). И здесь надо учесть, что субъекту хозяйствования

Отметим, что электронные документы вообще можно и не печатать. Создавать электронные документы еще и в бумажной форме требуется только для документов длительного хранения (более 10 лет). Так, в п. 4 разд. 1 Порядка № 1886/5* сказано, что документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения нужно создавать в двух формах: бумажной, электронной.

* Порядок работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки для передачи на архивное хранение, утвержденный приказом Минюста от 11.11.2014 № 1886/5.

Есть требования к хранению электронных документов. Закон об электронных документах (ст. 13) говорит о том, что предприятия обязаны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, которая позволяет проверить их целостность на этих носителях.

Целостность документа проверяют путем проверки электронной подписи. Если в документ, подписанный усовершенствованной или квалифицированной электронной подписью, внесли изменения, это будет выявлено.

При хранении электронных документов обязательно соблюдать следующие требования:

1) информация, которая содержится в электронном документе, должна быть доступной для ее дальнейшего использования;

2) должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;

3) необходимо хранить информацию (в случае ее наличия), которая дает возможность установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.

Также есть требования по хранению архивного ХML-документа, которые установлены разделом IV «Систематизация и хранение электронных документов в делопроизводстве» Порядка № 1886/5.

В частности, о хранении «входящих» электронных документов в нем сказано, что надо сохранить архивный ХML-документ, который состоит из:

— файла основного электронного документа;

— файлов приложений к электронному документу (если они есть);

— файлов электронных подписей, которыми подписаны электронные документы;

— реквизитов электронного документа;

— метаданных электронных документов.

Если вы пользуетесь платной платформой, то, как правило, она обеспечивает эти требования по хранению документов. Если бесплатной — то нужно будет самостоятельно обеспечить такое хранение.

Предоставление налоговикам электронных документов

Как показывает практика, пока налоговики при проверках просят предоставить им бумажные копии (распечатки) электронных документов. Напомним, что права налоговиков безвозмездно получать от налогоплательщиков во время проверки копии первичных документов закреплены пп. 20.1.2 и 85.4 НКУ.

Что означает бумажная копия электронного документа? Копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверено в порядке, установленном законодательством (ст. 7 Закона об электронных документах).

То есть вам необходимо распечатать электронный документ. Такие распечатки являются бумажной копией. Поэтому они должны быть удостоверены как бумажные копии и не подлежат заверению электронной подписью. То есть на такой распечатке необходимо поставить отметку — «Паперова копія електронного документа». И дальше заверить ее как обычную копию — словами «Згідно з оригіналом» (без кавычек), указать название должности, личную подпись лица, которое удостоверяет копию, его имя и фамилию, дату.

Кстати, изготовить бумажные копии электронных документов для предоставления их контролирующим органам предприятие должно за свой счет (п. 2.2 Положения № 88*).

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Если копии надо отправить налоговикам (например, для разблокировки налоговой накладной), то сканируем эти распечатанные бумажные копии и отправляем налоговикам (в формате PDF, PNG или JPG) (категория 101.18 БЗ).

Дата составления и дата подписания электронного документа

Оформленным должным образом этот документ будет считаться, когда будут наложены электронные подписи обеих сторон (ваши и вашего контрагента).

Но! Для учета мы ориентируемся на норму Закона о бухучете (ч. 5 ст. 9), согласно которой хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены. То есть

Это подтверждают Минфин и налоговики (см. письмо Минфина от 26.12.2019 № 35210-06-62/35178, письмо ГНС от 05.08.2020 № 3195/ІПК/99-00-05-06-02-06).

Отметим, что это правило закреплено и в п. 187.1 НКУ, в котором сказано что:

«Для документов, составленных в электронной форме, датой оформления документа, которая удостоверяет факт поставки услуг плательщиком налога, считается дата, указанная в самом документе как дата его составления в соответствии с Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», независимо от даты наложения электронной подписи».

То есть ориентируемся на дату составления электронного документа, а не на дату его подписания. В свою очередь, дата составления документа должна отвечать дате осуществления хозяйственной операции.

Следовательно, в нашем примере хозяйственная операция должна быть отражена в июне 2023 года (поскольку хозяйственная операция состоялась именно в этом периоде).

А дальше:

— если до момента формирования учетных регистров за соответствующий период (июнь) электронные подписи проставлены на документе — считайте, что такой документ является своевременным. Проводим его в обычном порядке в периоде осуществления хозяйственной операции. И то, что он подписан следующим месяцем, никакого значения не имеет;

— если на момент формирования учетных регистров за соответствующий период документ не подписан — стоит его рассматривать как несвоевременно полученный и отразить хозяйственную операцию в периоде ее осуществления на основании внутреннего первичного документа («самоакта») (см. также статью «Первичка отсутствует или опоздала: составляем самоакт» // «Налоги & бухучет», 2022, № 50).

То есть действуют те же правила, что и для бумажных первичных документов. Просто в электронных нагляднее будет видно несвоевременность оформления первичного документа (поскольку в нем фиксируется время подписания документа).

Исправление ошибок в электронном документе

Отметим, что недавними изменениями в Положение № 88 был более четко урегулирован порядок исправления ошибок в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, в т. ч. составленных в электронной форме (см. статью «Подкорректированы правила составления первички в Положении № 88» // «Налоги & бухучет», 2023, № 18). В частности, сказано, что ошибки в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, составленных в электронной форме, исправляются способом «сторно» или «дополнительных бухгалтерских проводок».

При этом в случае исправления ошибок в электронных документах должна сохраняться исправляемая информация и содержаться ведомости о дате исправления, должностях, фамилиях, подписях лиц или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лица, составившие исправленный электронный документ.

Если электронный первичный документ подписывается усовершенствованной или квалифицированной электронной подписью, то, в принципе, все изменения, внесенные в этот первичный документ, будут зафиксированы. Поэтому требования Закона будут выполнены.