Електронний документообіг з контрагентом: добірка ТОП-запитань

Чи можна нав’язати електронні документи?

Ні, не можна.

Наразі відповідно до чинного законодавства електронний документообіг між контрагентами здійснюється за взаємною домовленістю. Так, у Законі про електронні документи* (ст. 14) сказано, що електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

* Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV.

Електронні первинні документи відповідно до законодавства наразі не є обов’язковими. Закон про бухоблік* (п. 2 ст. 9) лише говорить про можливість (право) їх складання в електронній формі. Тобто надається альтернатива складати їх у паперовій або електронній формі.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Тому використання електронних документів наразі здійснюється на підставі договору з контрагентом. А отже,

Припустимо, договором не передбачена можливість складання первинних документів в електронній формі, а ви надсилаєте контрагенту електронний документ. В такому разі він може наполягати на тому, що він від вас ніяких документів не отримував і вимагати «паперовий» оригінал документа («з живими» підписами).

Довести, що документ (в електронній формі) був отриманий контрагентом, якщо:

— ви не домовлялися про відправку таких документів;

— ви не визначилися з електронною адресою, на яку відправляються такі документи;

— у вас немає підтвердження, що адресат отримав документ (а згідно зі ст. 11 Закону про електронні документи у разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом),

буде вкрай важко (див., наприклад, постанову Північно-західного апеляційного господарського суду від 06.09.2022 у справі № 902/234/22).

Угода на електронний документообіг: чи обов’язкова?

Закон про бухоблік (ч. 2 ст. 9) дозволяє складати первинні документи в електронній формі. Якщо електронний документ складений належним чином (тобто містить електронні підписи осіб, що мають повноваження підписувати такий документ, та містить обов’язкові реквізити первинного документа), то він має таку ж юридичну силу, що і паперовий документ (ст. 8 Закону про електронні документи).

Тобто

Більш того, законодавство не вимагає обов’язкової наявності такої угоди.

Але зверніть увагу: угода є бажаною для уникнення/врегулювання можливих спорів з контрагентом.

По-перше, укладаючи таку угоду, ви отримуєте згоду контрагента на електронний документообіг (без неї контрагент може наполягати на отриманні паперових оригіналів документів (з «живими» підписами)).

По-друге, в угоді варто прописати, куди саме (на яку електронну адресу), через яку програму будуть відправлятися документи, що вважається/як підтверджується отримання документа. Це потрібно для того, щоб потім мати підтвердження того, що контрагентом дійсно був отриманий документ.

Зазначимо, що і в зворотній ситуації — припустимо, ви домовилися з контрагентом про електронний документообіг (уклали відповідну угоду), а за фактом оформили паперовий документ, то такий паперовий документ теж буде мати юридичну силу.

Варто зазначити, що Закон про електронні документи (ст. 7) взагалі допускає мати одночасно і електронну, і паперову версію одного і того самого документа і кожен з них у такому випадку вважається оригіналом:

Без електронних підписів електронний документ — не документ

Електронним документом в розумінні Закону про електронні документи є саме його електронна форма, яка містить електронні підписи осіб, уповноважених підписувати ці документи. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа (ст. 6 Закону про електронні документи). Без електронних підписів юридичної сили електронний документ не має.

Тому,

Також в абз. 9 ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік сказано, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухобліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Оригіналом електронного документа вважається саме електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора.

Зазначимо, що за своєю суттю електронний документ — це аналог паперового документа, тільки складений в електронній формі. Тобто на електронний документ поширюються ті самі вимоги, що і на паперовий. Він повинен мати обов’язкові реквізити первинного документа, названі в ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Зокрема, й особисті підписи осіб, які брали участь у господарській операції. Електронний документ має містити аналоги власноручних підписів — тобто бути підписаний кваліфікованими електронними підписами* (ч. 2 ст. 17 Закону про електронні довірчі послуги**).

* З урахуванням «воєнних» нюансів, передбачених постановою КМУ «Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг» від 17.03.2022 № 300.

** Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

До речі, з 31.12.2023 на нас очікують деякі зміни в питанні використання кваліфікованих електронних підписів*. Але до цієї дати маємо керуватися ще старими (діючими) нормами Закону.

* Їх передбачено Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо забезпечення укладення угоди між Україною та Європейським Союзом про взаємне визнання кваліфікованих електронних довірчих послуг та імплементації законодавства Європейського Союзу у сфері електронної ідентифікації» від 01.12.2022 № 2801-IX.

Змішаний документообіг

Так, можна. Ви за згодою з контрагентами визначаєте, які самі документи будуть складатися в електронній формі. Можлива ситуація, коли лише якісь визначені документи будуть складатися в електронному вигляді, а інші (наприклад, видаткові накладні) — у паперовому. Це не заборонено. Юридична сила документа не може бути заперечена тільки через його форму.

Зазначимо, що видаткові накладні також можна складати в електронному вигляді. Але в такому разі електронні підписи повинні мати і особи, які відповідальні за відпуск/приймання товарно-матеріальних цінностей. Тобто особи, підпис яких має проставлятися на документі.

Змішане оформлення документа

Такий документ не може вважатися оформленим належним чином. Якщо ви роздруковуєте електронний документ, то така роздруківка вважається лише копією електронного документа. Оригіналом є саме електронний примірник документа (ст. 7 Закону про електронні документи) — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних. Тому якщо ви поставите «живий» підпис на роздруківці, то вважайте, що ви його поставили на копії документа. А оригінал залишився без підпису.

Оригіналом документа є або його паперовий примірник (з «живими» підписами» обох сторін) або електронний примірник (в електронному вигляді з електронними підписами обох сторін).

Тобто оригінал документа може бути або повністю електронним, або тільки паперовим.

Підписи працівників

Враховуючи, що ваш працівник, підписуючи документи, діє від імені підприємства (а не від себе особисто), то потрібно оформити електронні підписи на такого працівника від імені підприємства. Більш детально це питання ми розглядали в статті «Чи можуть документи підприємства підписуватися особистими ключами працівників» // «Податки & бухоблік», 2023, № 14.

І наразі це мають бути підписи, отримані за договором про надання кваліфікованих електронних підписів. Оскільки відповідно до діючої до 31.12.2023 редакції Закону про електронні довірчі послуги (ч. 2 ст. 17) електронна взаємодія фізичних та юридичних осіб, яка потребує відправлення, отримання, використання та постійного зберігання за участю третіх осіб електронних даних, аналоги яких на паперових носіях повинні містити власноручний підпис, має здійснюватися з використанням кваліфікованих електронних довірчих послуг*.

* З урахуванням «воєнних» нюансів, передбачених постановою КМУ «Деякі питання забезпечення безперебійного функціонування системи надання електронних довірчих послуг від 17.03.2022 № 300.

Зберігання електронних документів

Електронні документи мають зберігатися протягом того ж строку, що і їх паперові аналоги (ст. 13 Закону про електронні документи). І тут треба врахувати, що суб’єкту господарювання

Зазначимо, що електронні документи взагалі можна і не друкувати. Створювати електронні документи ще і в паперовій формі вимагається тільки для документів тривалого зберігання (більше 10 років). Так, у п. 4 розд. 1 Порядку № 1886/5* сказано, що документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання потрібно створювати у двох формах: паперовій, електронній.

* Порядок роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки для передавання на архівне зберігання, затверджений наказом Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5.

Є вимоги до зберігання електронних документів. Закон про електронні документи (ст. 13) говорить про те, що підприємства зобов’язані зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їх цілісність на цих носіях.

Цілісність документа перевіряють шляхом перевірки електронного підпису. Якщо в документ, підписаний удосконаленим або кваліфікованим електронним підписом, внесли зміни, це буде виявлено.

При зберіганні електронних документів обов’язково дотримуватися таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронному документі, має бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або отриманий;

3) необхідно зберігати інформацію (у разі її наявності), що дає можливість встановити походження і призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення або отримання.

Також є вимоги щодо зберігання архівного ХML-документа, які встановлені розділом IV «Систематизація та зберігання електронних документів у діловодстві» Порядку № 1886/5.

Зокрема, щодо зберігання «вхідних» електронних документів в ньому сказано, що треба зберегти архівний ХML-документ, який складається із:

— файла основного електронного документа;

— файлів додатків до електронного документа (якщо вони є);

— файлів електронних підписів, якими підписані електронні документи;

— реквізитів електронного документа;

— метаданих електронних документів.

Якщо ви користуєтеся платною платформою, то, як правило, вона забезпечує ці вимоги по зберіганню документів. Якщо безкоштовною — то потрібно буде самостійно забезпечити таке зберігання.

Надання податківцям електронних документів

Як показує практика, поки податківці при перевірках просять надати їм паперові копії (роздруківки) електронних документів. Нагадаємо, що права податківців безоплатно отримувати від платників податків під час перевірки копії первинних документів закріплені пп. 20.1.2 і 85.4 ПКУ.

Що означає паперова копія електронного документа? Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (ст. 7 Закону про електронні документи).

Тобто вам необхідно роздрукувати електронний документ. Такі роздруківки є паперовою копією. Тому вони мають бути засвідчені як паперові копії та не підлягають засвідченню електронним підписом. Тобто на такій роздруківці необхідно поставити позначку – «Паперова копія електронного документа». І далі засвідчити її як звичайну копію — словами «Згідно з оригіналом» (без лапок), зазначаємо назву посади, особистий підпис особи, що засвідчує копію, її ім’я та прізвище, дату.

До речі, виготовити паперові копії електронних документів для надання їх контролюючим органам підприємство має за власний рахунок (п. 2.2 Положення № 88*).

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Якщо копії треба відправити податківцям (наприклад, для розблокування податкової накладної), то скануємо ці роздруковані паперові копії і відправляємо податківцям (у форматі PDF, PNG або JPG) (категорія 101.18 БЗ).

Дата складання і дата підписання електронного документа

Оформленим належним чином цей документ вважатиметься, коли будуть накладені електронні підписи обох сторін (ваші і вашого контрагента).

Але! Для обліку ми орієнтуємося на норму Закону про бухоблік (ч. 5 ст. 9), згідно з якою господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені. Тобто

Це підтверджують Мінфін і податківці (див. лист Мінфіну від 26.12.2019 № 35210-06-62/35178, лист ДПС від 05.08.2020 № 3195/ІПК/99-00-05-06-02-06).

Зазначимо, що це правило закріплено і в п. 187.1 ПКУ, в якому сказано що:

«Для документів, складених в електронній формі, датою оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг платником податку, вважається дата, зазначена у самому документі як дата його складення відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», незалежно від дати накладення електронного підпису».

Тобто орієнтуємося на дату складання електронного документа, а не на дату його підписання. У свою чергу, дата складання документа має відповідати даті здійснення господарської операції.

Отже, в нашому прикладі господарська операція має бути відображена в червні 2023 року (оскільки господарська операція відбулася саме в цьому періоді).

А далі:

— якщо до моменту формування облікових регістрів за відповідний період (червень) електронні підписи проставлені на документі — вважайте, що такий документ є своєчасним. Проводимо його у звичайному порядку в періоді здійснення господарської операції. І те, що він підписаний наступним місяцем, жодного значення не має;

— якщо на момент формування облікових регістрів за відповідний період документ не підписаний –– варто його розглядати як несвоєчасно отриманий і відобразити господарську операцію в періоді її здійснення на підставі внутрішнього первинного документа («самоакта») (див. також статтю «Первинка відсутня або запізнилася: складаємо самоакт» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50).

Тобто діють ті ж правила, що і для паперових первинних документів. Просто в електронних наочніше буде видно несвоєчасність оформлення первинного документа (оскільки в ньому фіксується час підписання документа).

Виправлення помилок в електронному документі

Зазначимо, що нещодавніми змінами в Положення № 88 було більш чітко врегульовано порядок виправлення помилок у первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, у т. ч. складених в електронній формі (див. статтю «Підкориговано правила складання первинки в Положенні № 88» // «Податки & бухоблік», 2023, № 18). Зокрема, сказано, що помилки в первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку, складені в електронній формі, виправляються способом «сторно» або «додаткових бухгалтерських проводок».

При цьому у разі виправлення помилок в електронних документах повинна зберігатися інформація, яка виправляється, і міститися відомості про дату виправлення, посади, прізвища, підписи осіб або інші дані, що дають можливість ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.

Якщо електронний первинний документ підписується удосконаленим або кваліфікованим електронним підписом, то, в принципі, всі зміни, внесені в цей первинний документ, буде зафіксовано. Тому вимоги Закону будуть виконані.