Перерасчет НДФЛ по итогам 2023 года

Обязанность и сроки проведения

Обязанность проведения. Обязанность проводить годовой перерасчет НДФЛ определена п.п. «а» п.п. 169.4.2 НКУ. В этом подпункте указано, что по результатам каждого отчетного налогового года работодатель обязан осуществить перерасчет суммы заработной платы, а также суммы предоставленной налоговой социальной льготы (НСЛ).

Цель такого перерасчета — выявить и исправить ошибки в суммах налоговых обязательств по НДФЛ, которые могли допустить в течение календарного года.

Интересный момент. Хоть НДФЛ и ВС идут всегда рядом, НКУ не предусматривает проведение перерасчета военного сбора.

Срок проведения. Годовой перерасчет НДФЛ проводим во время начисления заработной платы за последний месяц отчетного года. То есть

Если не проводить. НКУ не устанавливает отдельных штрафных санкций за непроведение годового перерасчета.

Однако если во время проверки будет выявлено занижение или завышение налогового обязательства по НДФЛ из-за непроведенного перерасчета, налоговому агенту «светит» штраф в размере 1020 грн за подачу 4ДФ с недостоверными сведениями или ошибками (п. 119.1 НКУ). За те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, угрожает штраф уже в размере 2040 грн.

Кроме того, в случае неудержания НДФЛ с налогооблагаемого дохода работодатель подвергает себя еще и штрафу по ст. 125¹ НКУ, — в общем случае в размере 10 % суммы налога, который подлежит перечислению/уплате в бюджет. При этом повторность и умышленность увеличивает его размер.

В то же время указанные штрафы, предусмотренные п. 119.1 и ст. 125¹ НКУ, не применяют, если недостоверные сведения или ошибки были исправлены при проведении годового перерасчета НДФЛ.

Поэтому советуем не терять шанс проверить себя по НДФЛ и при необходимости исправиться во время проведения его годового перерасчета.

Кому и какие доходы перерассчитываем?

Годовой перерасчет НДФЛ проводим по всем физическими лицами, которые находятся в трудовых отношениях с работодателем по состоянию на 31 декабря 2023 года, независимо от того, имели они право на НСЛ в течение года или нет.

Как уже было указано выше,

В то же время вам ничего не запрещает провести добровольный перерасчет по итогам 2023 года и по другим доходам, которые были начислены (предоставлены, выплачены) физлицам, и выявить и при необходимости исправить допущенные ошибки в суммах НДФЛ, чтобы избежать возможных штрафных санкций.

Порядок проведения

Годовой перерасчет НДФЛ проводим по каждому работнику отдельно. Проверяем период с момента проведения последнего перерасчета по декабрь 2023 года (включительно). То есть в общем случае — с января по декабрь 2023 года (включительно).

Что касается вновь принятых работников, то перерасчет проводим за период с месяца приема их на работу.

Алгоритма проведения НДФЛ-перерасчета НКУ не содержит. Поэтому руководствуемся разъяснениями налоговиков по этому вопросу в Базе знаний (БЗ).

Шаг 1. Уточняем (повторно проверяем) месячные суммы заработной платы, которые были начислены (выплачены, предоставлены) работнику за проверяемый период.

С целью налогообложения обычные работодатели отпускные и больничные относят к месяцам, за какие они начислены. Это следует из норм абзаца третьего п.п. 169.4.1 НКУ.

Все остальные выплаты, в том числе премии, суммы индексации, начисленные (доначисленные/отсторнированные) за любые предыдущие месяцы, окончательно облагаем налогом в том месяце, в котором они были фактически начислены (откорректированы) (см. письма ГФСУ от 13.05.2016 № 10468/6/99-99-13-01-01-15 и от 10.05.2017 № 7955/5/99-99-13-01-01-16). Это объясняется тем, что такие прочие выплаты не подпадают под действие абзаца третьего п.п. 169.4.1 НКУ.

К сведению резидентов Дія Сіті! Налоговики в консультации из БЗ 103.03 со ссылкой на Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 № 108/95-ВР и Инструкцию по статистике заработной платы, утвержденную приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, заявляют, что больничные специалистов резидентов Дія Сіті не являются заработной платой.

На наш взгляд, такой вывод ГНСУ является ошибочным, поскольку п.п. 169.4.1 НКУ определяет больничные как зарплату. Вместе с тем, если вы не желаете вступать в споры с налоговой, облагайте больничные НДФЛ по ставке 18 % и не включайте их сумму в состав зарплаты при проведении перерасчета НДФЛ с целью определения правильности применения НСЛ.

Шаг 2. Если работник пользовался НСЛ, проверяем основания для применения льготы.

Для этого проверяем наличие заявления работника о самостоятельном избрании им места применения льготы и документов, которые подтверждают его право на НСЛ (при необходимости).

Заметим, что НСЛ применяем со дня получения от работника заявления о предоставлении льготы и документов, которые подтверждают такое право (п.п. 169.2.2 НКУ). Следовательно (см. разъяснение БЗ 103.08.03),

Если заявление и подтверждающие документы предоставлены не с начала месяца, НСЛ применяем ко всей сумме заработной платы, начисленной в таком месяце (см. разъяснение БЗ 103.08.04).

Работник имеет право на НСЛ только по одному месту начисления зарплаты (п.п. 169.2.1 НКУ). Поэтому если по предыдущему месту работы в месяце увольнения ему была предоставлена НСЛ, то при приеме его на работу в этом же месяце льгота предоставляться не может (см. разъяснение БЗ 103.08.04).

Шаг 3. Определяем право работника на НСЛ в каждом отдельном месяце 2023 года (если льготу применяли).

Сравниваем уточненные месячные суммы зарплаты работников с предельным размером зарплаты, которая дает право на НСЛ в 2023 году для:

— НСЛ на себя — 3760 грн (п.п. 169.1.1, пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3, п.п. 169.1.4 НКУ);

— НСЛ на детей — для одного из родителей — 3760 грн х количество детей в возрасте до 18 лет, на которых предоставляется льгота, для второго — 3760 грн (п.п. 169.1.2, пп. «а» и «б» п.п. 169.1.3 НКУ).

Все подробности о предоставлении работникам налоговых льгот вы найдете в статье «Применяем НСЛ в 2023 году» // «Налоги & бухучет», 2023, № 4.

Шаг 4. Определяем отдельно по каждому месяцу проверяемого периода (в общем случае — по каждому месяцу 2023 года) сумму НДФЛ, которая рассчитана исходя из уточненных месячных сумм заработной платы и подлежит уплате в бюджет.

Шаг 5. Исчисляем общую сумму НДФЛ за проверяемый период. Для этого подытоживаем месячные суммы НДФЛ, рассчитанные по результатам перерасчета.

Шаг 6. Определяем результат перерасчета. Сравниваем сумму НДФЛ по результатам годового перерасчета с суммой НДФЛ, которая была фактически удержана с доходов работника в проверяемом периоде. При этом в сумме НДФЛ, которая фактически удержана за 2023 год, не учитываем результаты перерасчета этого налога за прошлый 2022 год, если такие суммы доудерживались или возвращались в месяцах 2023 года (см. ниже раздел «Результат перерасчета»).

Результатом проведения перерасчета может быть:

— занижение обязательств по НДФЛ (удержали меньше чем следует);

— завышение обязательств по НДФЛ (удержали больше чем следует);

— отсутствие расхождений (сумма фактически удержанного НДФЛ равна сумме, которая была получена по перерасчету).

Результат перерасчета: действия работодателя

Подпункт 169.4.4 НКУ четко определяет действия работодателя, если в результате годового перерасчета по работнику выявлено занижение обязательства по НДФЛ. В таком случае недоудержанную сумму налога взимаем за счет соответствующего месячного дохода (после его налогообложения), то есть за счет заработной платы работника за декабрь 2023 года.

Если дохода будет недостаточно, недоудержанную сумму взимаем за счет доходов следующих месяцев, например января и февраля 2024 года, до полного ее погашения.

Но помните о требованиях ст. 128 КЗоТ! Так, в общем случае работодатель имеет право удержать недоплату по НДФЛ в сумме, которая не превышает 20 % заработной платы, подлежащей выплате работнику на руки.

Однако если месячная сумма зарплаты работника позволяет, он может написать заявление с просьбой отчислить из его зарплаты всю сумму недоудержанного НДФЛ единоразово.

Следующая ситуация — в результате перерасчета выявлено завышение НДФЛ. НКУ порядок действий для такой ситуации не определяет. Налоговики в разъяснении БЗ 103.08 советуют на сумму излишне начисленного НДФЛ уменьшить сумму этого налога, которая подлежит удержанию с зарплаты работника соответствующего месяца (декабря 2023 года).

Если сумма налогового обязательства за декабрь 2023 года меньше, чем сумма излишне удержанного НДФЛ за год, тогда уменьшаем сумму налога в следующих месяцах (в январе, феврале 2024 года и т. п.) до полного возврата суммы излишне удержанного НДФЛ.

А вот нулевой результат перерасчета не требует от работодателя никаких действий.

Бухучет. В бухгалтерском учете результаты перерасчета НДФЛ отражаем записями:

— Дт 661 — Кт 641/НДФЛ — сумма недоплаты НДФЛ, которая удерживается с зарплаты работника;

— Дт 661 — Кт 641/НДФЛ методом «красное сторно» — сумма переплаты НДФЛ, которая подлежит возврату работнику.

Отчетность. В общем случае результаты перерасчета НДФЛ за 2023 год отражаем в 4ДФ за декабрь IV квартала 2023 года, то есть за тот месяц отчетного квартала, в котором проводили перерасчет.

В графах 4а «Сума нарахованого податку» и 4 «Сума перерахованого податку» разд. I 4ДФ проставляем сумму НДФЛ с учетом суммы недоплаты/переплаты (см. БЗ 103.25).

Пример годового перерасчета НДФЛ

Проиллюстрируем алгоритм перерасчета НДФЛ на примере.

Результат проведения перерасчета НДФЛ приведен в таблице ниже.

Годовой перерасчет НДФЛ

В результате годового перерасчета выявлено, что в течение 2023 года с зарплаты работника был излишне удержан НДФЛ в сумме 724,68 грн (17528,04 - 16083,36). Возврат излишне удержанного налога проводим за счет уменьшения НДФЛ, который подлежит уплате с декабрьского дохода работника. Таким образом, НДФЛ в декабре 2023 года будет составлять 350,64 грн (1075,32 - 724,68). Именно эту сумму указываем в гр. 4а и 4 разд. І 4ДФ за декабрь 2023 года (см. рисунок ниже).

Фрагмент 4ДФ за декабрь 2023 года