Перерахунок ПДФО за підсумками 2023 року

Обов’язок та терміни проведення

Обов’язок проведення. Обов’язок проводити річний перерахунок ПДФО визначений п.п. «а» п.п. 169.4.2 ПКУ. У цьому підпункті зазначено, що за наслідками кожного звітного податкового року роботодавець зобов’язаний здійснити перерахунок суми заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (ПСП).

Ціль такого перерахунку — виявити та виправити помилки в сумах податкових зобов’язань з ПДФО, яких могли припуститися протягом календарного року.

Цікавий момент. Хоч ПДФО та ВЗ йдуть завжди поруч, ПКУ не передбачає проведення перерахунку військового збору.

Термін проведення. Річний перерахунок ПДФО проводимо під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року. Тобто

Якщо не проводити. ПКУ не встановлює окремих штрафних санкцій за непроведення річного перерахунку.

Проте якщо під час перевірки буде виявлено заниження або завищення податкового зобов’язання з ПДФО через непроведений перерахунок, податковому агенту «світить» штраф у розмірі 1020 грн за подання 4ДФ з недостовірними відомостями чи помилками (п. 119.1 ПКУ). За ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, загрожує штраф вже у розмірі 2040 грн.

Крім того, у разі неутримання ПДФО з оподатковуваного доходу роботодавець наражає себе ще й на штраф за ст. 125¹ ПКУ, — у загальному випадку у розмірі 10 % суми податку, що підлягає перерахуванню/сплаті до бюджету. При цьому повторність та умисність збільшує його розмір.

Водночас вказані штрафи, передбачені п. 119.1 та ст. 125¹ ПКУ, не застосовують, якщо недостовірні відомості чи помилки були виправлені при проведенні річного перерахунку ПДФО.

Тому радимо не втрачати шанс перевірити себе з ПДФО та за потреби виправитися під час проведення його річного перерахунку.

Кому та які доходи перераховуємо?

Річний перерахунок ПДФО проводимо за всіма фізичними особами, які перебувають у трудових відносинах з роботодавцем станом на 31 грудня 2023 року, незалежно від того, мали вони право на ПСП протягом року чи ні.

Як вже було зазначено вище,

Водночас вам нічого не забороняє провести добровільний перерахунок за підсумками 2023 року і за іншими доходами, що були нараховані (надані, виплачені) фізособам, та виявити й за потреби виправити допущені помилки в сумах ПДФО, щоб уникнути можливих штрафних санкцій.

Порядок проведення

Річний перерахунок ПДФО проводимо за кожним працівником окремо. Перевіряємо період з моменту проведення останнього перерахунку по грудень 2023 року (включно). Тобто у загальному випадку — із січня по грудень 2023 року (включно).

Щодо новоприйнятих працівників, то перерахунок проводимо за період з місяця прийняття їх на роботу.

Алгоритму проведення ПДФО-перерахунку ПКУ не містить. Тому керуємося роз’ясненнями податківців з цього питання в Базі знань (БЗ).

Крок 1. Уточнюємо (повторно перевіряємо) місячні суми заробітної плати, які були нараховані (виплачені, надані) працівнику за період, що перевіряємо.

З метою оподаткування звичайні роботодавці відпускні та лікарняні відносять до місяців, за які вони нараховані. Це випливає з норм абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ.

Усі інші виплати, у тому числі премії, суми індексації, нараховані (донараховані/відсторновані) за будь-які попередні місяці, остаточно оподатковуємо в тому місяці, в якому вони були фактично нараховані (відкориговані) (див. листи ДФСУ від 13.05.2016 № 10468/6/99-99-13-01-01-15 та від 10.05.2017 № 7955/5/99-99-13-01-01-16). Це пояснюється тим, що такі інші виплати не підпадають під дію абзацу третього п.п. 169.4.1 ПКУ.

До уваги резидентів Дія Сіті! Податківці у консультації з БЗ 103.03 з посиланням на Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 № 108/95-ВР та Інструкцію зі статистики заробітної плати, затверджену наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, заявляють, що лікарняні спеціалістів резидентів Дія Сіті не є заробітною платою.

На наш погляд, такий висновок ДПСУ є помилковим, оскільки п.п. 169.4.1 ПКУ визначає лікарняні як зарплату. Разом з тим, якщо ви не бажаєте вступати в суперечки з податковою, обкладайте лікарняні ПДФО за ставкою 18 % та не включайте їх суму до складу зарплати при проведенні перерахунку ПДФО з ціллю визначення правильності застосування ПСП.

Крок 2. Якщо працівник користувався ПСП, перевіряємо підстави для застосування пільги.

Для цього перевіряємо наявність заяви працівника про самостійне обрання ним місця застосування пільги та документів, що підтверджують його право на ПСП (за необхідності).

Зауважимо, що ПСП застосовуємо з дня отримання від працівника заяви про надання пільги та документів, що підтверджують таке право (п.п. 169.2.2 ПКУ). Отже (див. роз’яснення БЗ 103.08.03),

Якщо заяву та підтвердні документи надано не з початку місяця, ПСП застосовуємо до всієї суми заробітної плати, нарахованої в такому місяці (див. роз’яснення БЗ 103.08.04).

Працівник має право на ПСП тільки за одним місцем нарахування зарплати (п.п. 169.2.1 ПКУ). Тому якщо за попереднім місцем роботи в місяці звільнення йому була надана ПСП, то при прийнятті його на роботу в цьому ж місяці пільга надаватися не може (див. роз’яснення БЗ 103.08.04).

Крок 3. Визначаємо право працівника на ПСП у кожному окремому місяці 2023 року (якщо пільгу застосовували).

Порівнюємо уточнені місячні суми зарплати працівників з граничним розміром зарплати, що дає право на ПСП у 2023 році для:

— ПСП на себе — 3760 грн (п.п. 169.1.1, пп. «в» — «е» п.п. 169.1.3, п.п. 169.1.4 ПКУ);

— ПСП на дітей — для одного з батьків — 3760 грн х кількість дітей віком до 18 років, на яких надається пільга, для другого — 3760 грн (п.п. 169.1.2, пп. «а» і «б» п.п. 169.1.3 ПКУ).

Усі подробиці щодо надання працівникам податкових пільг ви знайдете у статті «Застосовуємо ПСП у 2023 році» // «Податки & бухоблік», 2023, № 4.

Крок 4. Визначаємо окремо за кожним місяцем періоду, який перевіряємо (в загальному випадку — за кожним місяцем 2023 року), суму ПДФО, що розрахована виходячи з уточнених місячних сум заробітної плати та підлягає сплаті до бюджету.

Крок 5. Обчислюємо загальну суму ПДФО за період, що перевіряємо. Для цього підсумовуємо місячні суми ПДФО, розраховані за результатами перерахунку.

Крок 6. Визначаємо результат перерахунку. Порівнюємо суму ПДФО за наслідками річного перерахунку із сумою ПДФО, що була фактично утримана з доходів працівника у періоді, що перевіряється. При цьому у сумі ПДФО, що фактично утримана за 2023 рік, не враховуємо результати перерахунку цього податку за минулий 2022 рік, якщо такі суми доутримувалися або поверталися у місяцях 2023 року (див. нижче розділ «Результат перерахунку»).

Результатом проведення перерахунку може бути:

— заниження зобов’язань з ПДФО (утримали менше ніж слід);

— завищення зобов’язань з ПДФО (утримали більше ніж слід);

— відсутність розбіжностей (сума фактично утриманого ПДФО дорівнює сумі, що була отримана за перерахунком).

Результат перерахунку: дії роботодавця

Підпункт 169.4.4 ПКУ чітко визначає дії роботодавця, якщо внаслідок річного перерахунку за працівником виявлено заниження зобов’язання з ПДФО. В такому випадку недоутриману суму податку стягуємо за рахунок відповідного місячного доходу (після його оподаткування), тобто за рахунок заробітної плати працівника за грудень 2023 року.

Якщо доходу буде недостатньо, недоутриману суму стягуємо за рахунок доходів наступних місяців, наприклад січня та лютого 2024 року, до повного її погашення.

Але пам’ятайте про вимоги ст. 128 КЗпП! Так, у загальному випадку роботодавець має право утримати недоплату з ПДФО у сумі, яка не перевищує 20 % заробітної плати, що підлягає виплаті працівнику на руки.

Однак якщо місячна сума зарплати працівника дозволяє, він може написати заяву з проханням відрахувати з його зарплати всю суму недоутриманого ПДФО одноразово.

Наступна ситуація — в результаті перерахунку виявлено завищення ПДФО. ПКУ порядок дій для такої ситуації не визначає. Податківці в роз’ясненні БЗ 103.08 радять на суму надміру нарахованого ПДФО зменшити суму цього податку, яка підлягає утриманню із зарплати працівника відповідного місяця (грудня 2023 року).

Якщо сума податкового зобов’язання за грудень 2023 року менша, ніж сума зайво утриманого ПДФО за рік, тоді зменшуємо суму податку у наступних місяцях (у січні, лютому 2024 року тощо) до повного повернення суми надміру утриманого ПДФО.

А ось нульовий результат перерахунку не потребує від роботодавця жодних дій.

Бухоблік. У бухгалтерському обліку результати перерахунку ПДФО відображаємо записами:

— Дт 661 — Кт 641/ПДФО — сума недоплати ПДФО, що утримується із зарплати працівника;

— Дт 661 — Кт 641/ПДФО методом «червоне сторно» — сума переплати ПДФО, що підлягає поверненню працівнику.

Звітність. У загальному випадку результати перерахунку ПДФО за 2023 рік відображаємо у 4ДФ за грудень 4 кварталу 2023 року, тобто за той місяць звітного кварталу, в якому проводили перерахунок.

У графах 4а «Сума нарахованого податку» та 4 «Сума перерахованого податку» розд. I 4ДФ проставляємо суму ПДФО з урахуванням суми недоплати/переплати (див. БЗ 103.25).

Приклад річного перерахунку ПДФО

Проілюструємо алгоритм перерахунку ПДФО на прикладі.

Результат проведення перерахунку ПДФО наведено у таблиці нижче.

Річний перерахунок ПДФО

У результаті річного перерахунку виявлено, що протягом 2023 року із зарплати працівника був зайво утриманий ПДФО в сумі 724,68 грн (17528,04 - 16083,36). Повернення надміру утриманого податку проводимо за рахунок зменшення ПДФО, що підлягає сплаті з грудневого доходу працівника. Таким чином, ПДФО у грудні 2023 року складатиме 350,64 грн (1075,32 - 724,68). Саме цю суму зазначаємо у гр. 4а та 4 розд. І 4ДФ за грудень 2023 року (див. рисунок нижче).

Фрагмент 4ДФ за грудень 2023 року