Сроки хранения первички и война: текущее положение дел & будущее

Сроки хранения: общее правило

Какой срок? Сразу заметим, что все не ограничивается привычными 1095 днями (для «обычных» документов) и 2555 днями (для документов, связанных с трансфертным ценообразованием). Теперь все немного сложнее даже на уровне общего правила.

В частности, с 28 апреля 2023 года все выглядит так. Срок хранения в:

1) 2555 дней (п.п. 44.3.1 НКУ) — для документов и информации в отношении трансфертного ценообразования и КИК (ст. 39 и 39² НКУ);

2) 1825 дней (п.п. 44.3.2 НКУ) — для первички, которую составляют:

— плательщики налога на прибыль — резиденты (п. 133.1 НКУ);

— нерезиденты, которые осуществляют деятельность через постоянное представительство (п.п. 133.2.2 НКУ);

— неприбыльщики (п. 133.4 НКУ);

— юрлица-единщики.

1825 дней не применяются к тем документам, у которых более длительный срок хранения в 2555 дней (см. п. 1);

3) 1095 дней — для:

— первички, которая не попадает в предыдущие категории (п.п. 44.3.3 НКУ);

— документов, связанных с выполнением требований другого подконтрольного налоговикам законодательства, включая разрешительные документы (п.п. 44.3.4 НКУ).

Также следует учесть, что относительно новый срок в 1825 дней применяется не только к документам, составленным после 28.04.2023. Так же этот срок следует соблюдать:

1) в отношении тех документов, которые были составлены до 28.04.2023, но срок хранения по которым не закончился на эту дату. А с учетом того, что достаточно длительное время эти сроки были приостановлены, то попадет в такую категорию довольно большое количество первички;

2) если плательщик решит ликвидироваться/прекратиться после 28.04.2023. То есть если вы решите ликвидировать, например, свое юрлицо в ноябре 2023 года, то придется сдать в архив документы минимум за 1825 дней (а не 1095 дней, как было раньше). Ситуацию с трансфертным ценообразованием не учитываем, потому что срок этот существует уже достаточно давно.

Обратите внимание:

Во-первых, сроки хранения документов, которые касаются деятельности хозсубъектов, определены еще и Перечнем № 578/5*. Отсчитываются такие сроки всегда с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578/5). Да, сроки там часто совпадают с теми, которые определены в том же НКУ (по крайней мере до изменений от 28.04.2023), но далеко не всегда. К тому же там часто бывает примечание «завершение проверки государственными налоговыми органами».

* Утвержден приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Во-вторых, могут быть случаи, когда «старая» первичка может подтвердить какие-то операции в будущих периодах. Кроме того, не забывайте, что, например, в отношении ЕСВ* сроки давности не применяются. Поэтому может понадобиться подтвердить периоды, значительно больше чем 1095/1825/2555 дней.

* Часть 16 ст. 25 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

Также заметьте, что теперь установлены несколько иные сроки, если речь идет о ликвидации плательщика и сдаче первички в архив! В частности, плательщик должен передать в архив документы за период не менее чем 1825 дней (2555 дней — для документов, связанных с трансфертным ценообразованием и КИК), которые предшествовали дате ликвидации (п. 44.3 НКУ).

Как считается? Получается, что существует два способа расчета срока хранения первички, в частности, установленных в НКУ и Перечне № 578/5.

НКУ указывает (см. п. 44.3), что сроки хранения документов начинают отсчитываться:

— со дня подачи отчетности, для составления которой используются эти документы;

— с предельного дня срока подачи такой отчетности — если отчетность не подана.

— со дня осуществления соответствующей хозоперации — если документы не используются для составления отчетности;

— со дня завершения срока действия разрешительных документов — если речь идет именно о них.

Перечень № 578/7, как мы указали выше, указывает, что сроки считаются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.

В итоге мы должны ориентироваться на больший срок, который определяется в соответствии с тем или иным нормативно-правовым актом.

Карантинная и военная приостановка

Карантин. Карантин уже завершился (последний день — 30.06.2023)*. Но это не значит, что мы должны сейчас отбросить нормы, которые его касаются. То есть, безусловно, на расчет сроков карантинные правила будут влиять и после его окончания.

* Читайте подробнее об этом в статье «Карантин отменен с 1 июля: последствия» // «Налоги & бухучет», 2023, № 54.

А приостановка сроков хранения документов, считаем, произошла еще с 18.03.2020. Хотя здесь есть место для споров, поскольку в НКУ не сразу появилась прямая ссылка на остановку сроков. Об этой проблеме мы писали в «Налоги & бухучет», 2022, № 14.

Тем не менее, разъяснения налоговиков показывают, что на нюансы учитывать не будут, а сроки хранения будут считаться остановленными именно с 18.03.2020 (см., например, письмо ГНСУ от 02.07.2021 № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09).

Да и в последнем абзаце п. 44.3 НКУ сейчас указано, что сроки хранения документов и информации продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 НКУ. Один из таких случаев — запрет для контролирующего органа на проведение проверок (п.п. 102.3.2 НКУ). И сюда можно подтянуть запрет на проверки, который был предусмотрен в п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

В целом, получается, что к общему сроку хранения документов придется добавить еще 707 дней (до 24.02.2022) — если первичка составлена в период карантина. Если же первичка была составлена еще до 18.03.2020, то — то количество дней, которое пришлось на карантин.

Считали количество дней до 24.02.2022, поскольку с этой даты вступила в силу новая приостановка сроков, которая перекрыла собой карантинные нормы.

Война. Сроки хранения документов на сегодня до сих пор приостановлены. Основанием для этого является п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ. Так, в этом пункте есть исключения в отношении приостановки. Но сроки хранения документов в эти исключения не попадают. Таким образом,

Поэтому спешить с уничтожением первички пока рановато.

Сроки начнут истекать с 1 августа?

Такой вопрос возникает из-за текста законопроекта № 8401. Планируется, что он вступит в силу с именно 1 августа 2023 года.

В этом документе определено два правила в отношении сроков:

1) с 01.08.2023 отменяется военная приостановка всех сроков. То есть в п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ будет прямо указано об этом;

2) будут продлеваться сроки хранения первички на период остановки отсчета срока давности по запрещенным на период военного положения плановым и внеплановым проверкам.

Заметим, что не все плановые и внеплановые проверки с 01.08.2023 планируют запретить. Соответствующий перечень см. в статье «Законопроект № 8401 принят: что изменили в последний момент» // «Налоги & бухучет», 2023, № 54.

С учетом этих планов получается, что сроки хранения документов все же не начнут истекать с 01.08.2023 для большинства плательщиков. И мы этому большинству не советуем просто добавлять к этой дате 707 карантинных дней и 522 дня, которые пришлись на военное положение (если документ составлен в период карантина). Лучше подождать, пока документы будут проверены, а запрет на проверки будет снят в полном объеме.

В соответствии с законопроектом № 8401 можно с некоторой частью уверенности сказать, что с 01.08.2023 будут стартовать сроки хранения первички разве что для плательщиков, которые:

— осуществляют деятельность в сфере производства и/или реализации подакцизной продукции;

— осуществляют деятельность в сфере организации и проведения азартных игр в Украине;

— предоставляют финансовые и платежные услуги.

Все потому, что в отношении них планируют позволить плановые проверки. Также они попадут в большинство разрешенных внеплановых проверок (в частности, на основании п.п. 78.1.1 НКУ).