Строки зберігання первинки та війна: поточний стан справ & майбутнє

Строки зберігання: загальне правило

Який строк? Одразу зауважимо, що все не обмежується звичними 1095 днями (для «звичайних» документів) та 2555 днями (для документів, пов’язаних з трансфертним ціноутворенням). Наразі усе трохи складніше навіть на рівні загального правила.

Зокрема, з 28 квітня 2023 року усе виглядає так. Строк зберігання у:

1) 2555 днів (п.п. 44.3.1 ПКУ) — для документів та інформації щодо трансфертного ціноутворення та КІК (ст. 39 і 39² ПКУ);

2) 1825 днів (п.п. 44.3.2 ПКУ) — для первинки, яку складають:

— платники податку на прибуток — резиденти (п. 133.1 ПКУ);

— нерезиденти, які здійснюють діяльність через постійне представництво (п.п. 133.2.2 ПКУ);

— неприбутківці (п. 133.4 ПКУ);

— юрособи-єдинники.

1825 днів не застосовуються до тих документів, у яких більш тривалий строк зберігання у 2555 днів (див. п. 1);

3) 1095 днів — для:

— первинки, яка не потрапляє у попередні категорії (п.п. 44.3.3 ПКУ);

— документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого підконтрольного податківцям законодавства, включаючи дозвільні документи (п.п. 44.3.4 ПКУ).

Також слід урахувати, що відносно новий строк у 1825 днів застосовується не тільки до документів, складених після 28.04.2023. Так само цього строку слід дотримуватися:

1) щодо тих документів, які були складені до 28.04.2023, але строк зберігання за якими не закінчився на цю дату. А з урахуванням того, що достатньо тривалий час ці строки були призупинені, то потрапить у таку категорію досить велика кількість первинки;

2) якщо платник вирішить ліквідуватися/припинитися після 28.04.2023. Тобто якщо ви вирішите ліквідувати, наприклад, свою юрособу в листопаді 2023 року, то доведеться здати до архіву документи мінімум за 1825 днів (а не 1095 днів, як було раніше). Ситуацію з трансфертним ціноутворенням не беремо до уваги, тому що строк цей існує вже достатньо давно.

Зверніть увагу:

По-перше, строки зберігання документів, що стосуються діяльності госпсуб’єктів, визначені ще й Переліком № 578/5*. Обчислюються такі строки завжди з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5). Так, строки там часто збігаються з тими, що визначені у тому ж ПКУ (принаймні до змін від 28.04.2023), але далеко не завжди. До того ж там часто буває примітка «завершення перевірки державними податковими органами».

* Затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

По-друге, можуть бути випадки, коли «стара» первинка може підтвердити якісь операції у майбутніх періодах. Крім того, не забувайте, що, наприклад, щодо ЄСВ* строки давності не застосовуються. Тож може знадобитися підтвердити періоди, значно більші за 1095/1825/2555 днів.

* Частина 16 ст. 25 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Також зауважте, що наразі встановлені дещо інші строки, якщо йдеться про ліквідацію платника та здавання первинки до архіву! Зокрема, платник має передати до архіву документи за період не менш як 1825 днів (2555 днів — для документів, пов’язаних з трансфертним ціноутворенням та КІК), що передували даті ліквідації (п. 44.3 ПКУ).

Як рахується? Виходить, що існує два способи розрахунку строку зберігання первинки, зокрема, встановлений у ПКУ та Переліку № 578/5.

ПКУ зазначає (див. п. 44.3), що строки зберігання документів починають відлічуватися:

— з дня подання звітності, для складання якої використовуються ці документи;

— з граничного дня строку подання такої звітності — якщо звітність не подана.

— з дня здійснення відповідної госпоперації — якщо документи не використовуються для складання звітності;

— з дня завершення строку дії дозвільних документів — якщо йдеться саме про них.

Перелік № 578/7, як ми вказали вище, зазначає, що строки рахуються з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством.

У підсумку ми маємо орієнтуватися на більший строк, який визначається відповідно до того чи іншого нормативно-правового акта.

Карантинне та воєнне призупинення

Карантин. Карантин вже завершився (останній день — 30.06.2023)*. Але це не означає, що ми маємо зараз відкинути норми, які його стосуються. Тобто, безумовно, на розрахунок строків карантинні правила будуть впливати і після його закінчення.

* Читайте детальніше про це у статті «Карантин скасовано з 1 липня: наслідки» // «Податки & бухоблік», 2023, № 54.

А призупинення строків зберігання документів, вважаємо, відбулося ще з 18.03.2020. Хоча тут є місце для суперечок, оскільки у ПКУ не одразу з’явилося пряме посилання на зупинку строків. Про цю проблему ми писали у «Податки & бухоблік», 2022, № 14.

Тим не менш, роз’яснення податківців показують, що на нюанси зважати не будуть, а строки зберігання вважатимуться зупиненими саме з 18.03.2020 (див., наприклад, лист ДПСУ від 02.07.2021 № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09).

Та й у останньому абзаці п. 44.3 ПКУ зараз зазначено, що строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ПКУ. Один з таких випадків — заборона для контролюючого органу на проведення перевірок (п.п. 102.3.2 ПКУ). І сюди можна підтягнути заборону на перевірки, яка була передбачена у п. 52² підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.

Загалом, виходить, що до загального строку зберігання документів доведеться додати ще 707 днів (до 24.02.2022) — якщо первинку складено у період карантину. Якщо ж первинка була складена ще до 18.03.2020, то — ту кількість днів, яка припала на карантин.

Рахували кількість днів до 24.02.2022, оскільки з цієї дати набрала чинності нова призупинка строків, яка перекрила собою карантинні норми.

Війна. Строки зберігання документів на сьогодні досі призупинені. Підставою для цього є п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ. Так, у цьому пункті є винятки щодо призупинки. Але строки зберігання документів до цих винятків не потрапляють. Таким чином,

Тож поспішати зі знищенням первинки поки зарано.

Строки почнуть спливати з 1 серпня?

Таке запитання виникає через текст законопроєкту № 8401. Планується, що він набуде чинності саме з 1 серпня 2023 року.

У цьому документі визначено два правила щодо строків:

1) з 01.08.2023 скасовується воєнне призупинення усіх строків. Тобто у п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ буде прямо зазначено про це;

2) продовжуватимуться строки зберігання первинки на період зупинення відліку строку давності за забороненими на період воєнного стану плановими та позаплановими перевірками.

Зауважимо, що не усі планові та позапланові перевірки з 01.08.2023 планують заборонити. Відповідний перелік див. у статті «Законопроєкт № 8401 прийнято: що змінили в останню мить» // «Податки & бухоблік», 2023, № 54.

З урахуванням цих планів виходить, що строки зберігання документів все ж не почнуть спливати з 01.08.2023 для більшості платників. І ми цій більшості не радимо просто додавати до цієї дати 707 карантинних днів та 522 дні, які припали на воєнний стан (якщо документ складено у період карантину). Краще почекати, поки документи будуть перевірені, а заборону на перевірки буде знято у повному обсязі.

Відповідно до законопроєкту № 8401 можна з деякою часткою впевненості сказати, що з 01.08.2023 стартуватимуть строки зберігання первинки хіба що для платників, які:

— здійснюють діяльність у сфері виробництва та/або реалізації підакцизної продукції;

— здійснюють діяльність у сфері організації та проведення азартних ігор в Україні;

— надають фінансові та платіжні послуги.

Усе тому, що стосовно них планують дозволити планові перевірки. Також вони потраплять у більшість дозволених позапланових перевірок (зокрема, на підставі п.п. 78.1.1 ПКУ).