Касові строки повернення готівки
Видача грошових коштів під звіт супроводжується низкою правил та обмежень, яких необхідно дотримуватися як підприємству, так і працівникові. Зокрема, при видачі коштів готівкою на господарські потреби підприємства потрібно орієнтуватися на п. 19 Положення № 148*, де визначено конкретні строки повернення підзвітних сум.
Готівка під звіт на виробничі (господарські) потреби в загальному випадку видається на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день її отримання. Виняток становлять закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних і кольорових металів (30 робочих днів).
Судячи із запитання читача, йдеться саме про загальний випадок видачі готівки на госппотреби. Таким чином, за нормами Положення № 148
якщо з певних причин окрему цивільно-правову дію, під яку 1 травня 2023 року було видано аванс готівкою з каси підприємства, виконати не вдалося, такий аванс мав бути повернутий до кінця наступного робочого дня (02.05.2023)
Разом з тим податківці традиційно вважають, що строки, передбачені п. 19 Положення № 148, призначені для визначення фактів порушення правил готівкового обігу. А для цілей оподаткування несвоєчасно повернутих підзвітних грошових коштів ПДФО і ВЗ мають застосовуватися строки, встановлені ПКУ. Вони ж, у свою чергу, були прив’язані до строків подання звіту про використання підзвітних коштів (далі — авансовий звіт).
ПКУшні строки повернення готівки
Після нещодавніх радикальних змін, яких зазнав п. 170.9 ПКУ (подробиці — в статті «Підзвітна революція» // «Податки & бухоблік», 2023, № 12), строки повернення невикористаних готівкових коштів у цьому пункті з 1 квітня 2023 року не прописано. Спрогнозувати, якими бачать ці строки фахівці Мінфіну в ситуації, що склалася, можна, зазирнувши до проєкту наказу про внесення змін до форми авансового звіту, а також до порядку його складання. Про нього ми розповідали в статті «Новий авансовий звіт: уже скоро» // «Податки & бухоблік», 2023, № 30.
Так от, згідно з абзацом другим п. 4 проєкту нової редакції Порядку № 841*
за наявності надміру витрачених коштів їх сума має бути повернена до каси або зарахована на рахунок особи, що їх видала, до або при поданні авансового звіту
При цьому Мінфін не робить відмінностей між готівковими та безготівковими коштами.
Залишається лише додати, що подання авансового звіту за невикористані та неповернуті підзвітні суми має відбуватися в загальні строки, встановлені п.п. 170.9.3 ПКУ, а саме до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник мав завершити виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням роботодавця. Такого висновку доходимо з консультації в БЗ 103.17 (ср. ).
Отже, маємо два строки для повернення готівки: касовий — 2 дні і ПКУшний — мало не два місяці з моменту видачі готівки під звіт на госппотреби. Розберемо далі, як у нашій ситуації їх порушення позначиться на роботодавцеві та працівнику.
Якби готівку було повернуто 1 або 2 травня
Це ідеальний випадок. У цьому разі все максимально відповідало б чинному законодавству без жодних наслідків як для підприємства, так і працівника. Причому в умовах, коли вже діє нова редакція п. 170.9 ПКУ, на поданні авансового звіту можна й не наполягати, як це робили раніше, оскільки оподатковуваний дохід при цьому не виникає. Досить просто повернути весь виданий і невикористаний аванс у касу або на поточний рахунок підприємства.
Якщо готівку буде повернуто до кінця червня
Очевидно, що строк повернення готівки, встановлений п. 19 Положення № 148, у такому разі буде пропущено. Разом з тим після скасування Указу Президента України від 12.06.95 № 436/95 фінсанкції за порушення касової дисципліни до підприємства не застосовуються.
Нагадаємо, що однією з таких фінсанкцій був штраф за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування за раніше видані кошти в розмірі 25 % виданих під звіт сум. Тож його тепер можна не боятися.
А чи загрожує щось працівникові? Фіскальні наслідки для працівника залежать тільки від факту неповернення залишку коштів. Згідно з п.п. 164.2.11 ПКУ
сума надміру витрачених (у нашій ситуації — невикористаних) коштів, отриманих платником податку під звіт та не повернутих у встановлені законодавством строки, включається до оподатковуваного доходу працівника
Як зазначалося вище, на сьогодні строки для повернення готівки, виданої під звіт на госппотреби, встановлені Положенням № 148. Проте податківці традиційно цими строками керувалися виключно для цілей дотримання касової дисципліни.
Для цілей визначення оподатковуваного доходу ДПСУ використовувала Порядок № 841. Цей дохід оподатковують ПДФО за ставкою 18 % (п. 167.1 ПКУ) і ВЗ за ставкою 1,5 % (п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). Водночас із положень п. 4 Порядку № 841* випливає, що дохід у працівника виникає, якщо він не повертає суму надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк.
При такому підході якщо невитрачені грошові кошти повернені з порушенням граничних строків, але до кінця місяця, на який припадає такий граничний строк, то дохід у працівника не виникає (ПДФО і ВЗ не утримують).
Отже, за умови, що працівник поверне аванс до 30 червня включно, оподаткування таких сум не здійснюється.
Якщо готівку НЕ буде повернуто до кінця червня
Якщо працівник не поверне грошові кошти до кінця місяця, на який припадає граничний строк повернення (тобто до кінця червня), в місяці настання граничного строку в нього виникає дохід.
Важливо! Визнання своєчасно не повернених коштів доходом працівника не знімає з нього обов’язку:
— відзвітувати за них (це, до речі, прямо передбачено п.п. «а» п.п. 170.9.4 ПКУ).
і
— повернути отриману суму.
При цьому утриманий ПДФО/ВЗ поверненню не підлягає. До бази оподаткування ПДФО суми неповернутих коштів, виданих під звіт, повинні потрапити збільшеними на натуральний коефіцієнт (п. 164.5 ПКУ). При ставці податку 18 % його величина становить 1,219512.
Що стосується ВЗ, то його утримують із чистої суми неповернутих коштів без її збільшення на натуральний коефіцієнт.
ПДФО і ВЗ утримують за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць (п.п. 170.9.1 ПКУ). В разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати ПДФО і ВЗ. Якщо працівник припиняє трудові відносини з підприємством, суму ПДФО і ВЗ утримують за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу при проведенні остаточного розрахунку.
Приклад. Граничний строк повернення виданих під звіт 01.05.2023 готівкових коштів на госппотреби припадає на 30.06.2023. Працівник отриманий аванс у сумі 1000 грн за призначенням не використав, проте до кінця червня його не повернув.
У такому разі він має скласти авансовий звіт щодо невикористаної і неповернутої суми. Її включають до оподатковуваного доходу працівника за червень і оподатковують ПДФО і ВЗ.
Спочатку визначають базу для нарахування ПДФО:
1000 грн х 1,219512 = 1219,51 грн.
Далі розраховують суму ПДФО від доходу у вигляді своєчасно не повернених грошових коштів:
1219,51 грн х 18 % : 100 % = 219,51 грн.
Сума ВЗ, що підлягає сплаті від доходу у вигляді своєчасно не повернених грошей, становить:
1000 грн х 1,5 % : 100 % = 15 грн.
Суми ПДФО і ВЗ, нараховані виходячи з неповернених грошових коштів, перераховують до бюджету одночасно із сумами податку (збору), утриманими із зарплати працівника, за рахунок якої здійснювали їх утримання.
У розділі І додатка 4ДФ дохід працівника у вигляді неповернених грошових коштів (з урахуванням натурального коефіцієнта) показують з ознакою доходу «118».
Висновки
- Касовим Положенням № 148 визначено, що готівка під звіт на виробничі (господарські) потреби в загальному випадку видається на строк не більше 2 робочих днів, уключаючи день її отримання. Щоправда, за порушення цих строків наразі відповідальності не передбачено.
- Якщо працівник не поверне грошові кошти до кінця місяця, на який припадає граничний строк повернення (тобто до кінця червня), в місяці настання граничного строку в нього виникає дохід. Крім того, він має скласти авансовий звіт щодо невикористаної і неповернутої суми.
