С 01.04.2023 вступила в силу новая редакция п. 170.9 НКУ. Об этом мы подробно писали в статьях «Подотчетная революция» // «Налоги & бухучет», 2023, № 12 и «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25. Указанное изменение и побудило Минфин обновить форму Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), и Порядок № 841*.
Анализ грядущих правок начнем с формы Отчета.
Во-первых, название Отчета будет приведено в соответствие с п.п. 170.9.4 НКУ — Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет. Это связано с тем, что с 1 апреля 2023 года на законодательном уровне урегулирована возможность использования в командировках и для хознужд не только наличных и безналичных средств, но и электронных денег.
Также терминологию, применяемую в Отчете, приведут в соответствие с Законом Украины «О платежных услугах» от 30.06.2021 № 1591-ІХ. А именно, «платіжне доручення» поменяют на «платіжні інструкції».
Во-вторых,
из Отчета исчезнет расписка о получении бухгалтером Отчета и подтверждающих документов
С одной стороны, это сокращает время на заполнение Отчета. Но с другой — отсутствие расписки может впоследствии привести к спорам о том, сколько документов и на какую сумму было подано в бухгалтерию, а также предоставлен ли сам Отчет.
В-третьих, в Отчете больше не будет блока «Звіт перевірено», который фактически дублировал итоговую сумму расходов, указанную на оборотной стороне этого документа.
Кроме того, сократят сведения о подотчетном лице, а именно, уберут информацию об отделе, цехе, профессии, должности работника.
Также предполагается оптимизировать количество проставляемых в Отчете подписей бухгалтера. В новой форме подпись лица, ответственного за ведение бухучета, будет проставляться всего один раз.
По-прежнему в Отчете будут осуществлять расчет НДФЛ от суммы излишне израсходованных и не возвращенных в установленные сроки средств. А вот о военном сборе от суммы такого налогооблагаемого дохода Минфин опять забыл.
Как и сейчас, Отчет должен будет утверждать руководитель (уполномоченное им лицо) или самозанятое лицо.
Теперь о нововведениях в Порядке № 841. В целом он приводится в соответствие с действующей редакцией п. 170.9 НКУ. В частности, в анализируемом проекте мы можем увидеть случаи и сроки предоставления Отчета, предусмотренные НКУ. Кроме того, проект Порядка дублирует нормы п.п. 170.9.4 НКУ относительно возможности подачи Отчета не только в бумажной, но и в электронной форме.
Но есть и более интересный момент! В обновленной редакции Порядка № 841 Минфин планирует прописать сроки возврата излишне израсходованных средств.
Напомним: такие сроки НКУ установлены только для осуществления подотчетным лицом безналичных расчетов с использованием корпоративных/личных платежных инструментов или их реквизитов. В этих ситуациях возврат средств должен осуществляться до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку / выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению работодателя (п.п. 170.9.3 НКУ). Если же подотчетное лицо использовало для проведения расчетов платежные инструменты и при этом списание средств со счета предприятия или личного счета работника произошло после возвращения из командировки (выполнения отдельного гражданско-правового действия), этот срок продлевается еще на месяц.
А вот о наличных расчетах законодатели забыли. И если до 1 апреля 2023 года НКУ устанавливал единый срок возврата излишне израсходованных средств — до или во время предоставления Отчета, то после указанной даты для наличных такой срок не прописан.
Это не смутило Минфин. Согласно абзацу второму п. 4 проекта новой редакции Порядка № 841
при наличии излишне израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет лица, которое их выдало, до или при предоставлении Отчета
Если Отчет не подается, поскольку для этого отсутствуют основания*, то в общем случае вернуть выданные средства нужно до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки / выполнения отдельного гражданско-правового действия. А если подотчетное лицо использовало для проведения расчетов платежные инструменты и при этом списание средств произошло после его возвращения из командировки (выполнения отдельного гражданско-правового действия), этот срок продлевается еще на месяц.
* О том, в каких случаях Отчет можно не подавать, вы можете узнать из статьи «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.
При этом Минфин не делает различий между наличными и безналичными средствами. Что ж, будет хоть какая-то определенность…
Но учтите, что для наличных средств, выданных на хознужды, свои сроки возврата установлены также п. 19 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148. В общем случае наличность на хознужды выдают на срок не более 2 рабочих дней, включая день их получения. Исключение — закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней). Правда, за нарушение этих сроков в настоящее время ответственность не предусмотрена.
А вот нарушение предусмотренных НКУ сроков возврата излишне израсходованных средств приводит к возникновению налогооблагаемого дохода физлица. Подтверждается это и абзацем третьим п. 4 новой редакции Порядка № 841. Так, если налогоплательщик не возвращает суммы излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок их возврата, то они включаются в налогооблагаемый доход такого лица. Собственно, такая же норма действует и в настоящее время.
В заключение заметим, что рассматриваемые изменения пока еще не приняты и находятся на стадии обсуждения. До вступления их в силу пользуемся старой формой Отчета, но применяем новые правила его предоставления, предусмотренные НКУ.
