Разъездной характер работ против командировки

В течение нашего сегодняшнего разговора будем сравнивать командировку с разъездным характером работ. Это поможет определиться с тем, что действительно подходит к вашей ситуации.

Разбираемся с понятиями

Командировка. Ни НКУ, ни КЗоТ определения термина «командировка» не содержат. Найти его можно только в «бюджетной» Инструкции № 59*, в соответствии с которой служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

При этом в упомянутой Инструкции прямо указано, что служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом).

Разъездная работа. С определением термина «разъездной характер работ» еще сложнее, чем с командировкой. Его в законодательстве Украины теперь вообще нет. Поэтому Минсоцполитики в письме от 15.11.2013 № 491/13/116-13 предлагало в этом вопросе руководствоваться Положением № 169*, которое продолжает применяться в части, не противоречащей Конституции и законам Украины в соответствии с постановлением ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII.

* Положение о выплате надбавок, связанных с передвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87.

Из норм этого Положения следует, что

На практике разъездной характер работ работодатели применяют также к работникам, которые постоянно находятся в дороге. Пример — водители.

Интересный момент. В свое время Минтруда разъяснял, что даже если работник постоянно работает вне места работы, но в рабочее время, то такую работу нельзя рассматривать как работу, которая имеет разъездной характер (см. письмо Минтруда от 27.01.2008 № 5/13/116-08). Однако в другом письме ведомство отмечало, что в любом случае последнее слово здесь за работодателем (см. письмо Минтруда от 13.09.2006 № 905/13/84-06). Поэтому с учетом специфики своей хозяйственной деятельности

То есть как лодку назовешь, так она и поплывет. Однако для ее правильного курса не следует пренебрегать документальным оформлением.

Документальное оформление

Командировка. Направление работника в командировку осуществляется руководителем и оформляется приказом. Имейте в виду, что отсутствие такого приказа может в дальнейшем поставить под сомнение квалификацию понесенных расходов как командировочных.

Разъездная работа. Прежде всего установите:

— перечень работ, должностей, профессий, работы по которым носят разъездной характер;

— размер надбавок к тарифным ставкам (окладам) работников, работа которых постоянно проводится в дороге или имеет разъездной характер (см. ниже).

Такой перечень и размер надбавок зафиксируйте в коллективном договоре и/или в других локальных нормативных актах предприятия, которые регулируют вопросы рабочего времени и его оплаты.

Не лишним будет утвердить положение о разъездном характере работ, в котором среди прочего описать порядок получения служебных (рабочих) заданий такими работниками и подачи отчетности об их выполнении. Это важно не только для работников, но и для предприятия. Объясним на простом примере. Водитель с разъездным характером работ выполняет рабочие поручения и иногда заправляется за пределами населенного пункта, в котором находится предприятие. Могут ли прицепиться налоговики к бензину «не по месту»? Как показывает практика, да. Что поможет поставить на место налоговую? Порядок в документальном оформлении разъездной работы (см. постановление Пятого апелляционного админсуда от 18.01.2022 по делу № 821/516/16).

Кроме того, информацию о том, что работа имеет разъездной характер, рекомендуем указать в должностной (рабочей) инструкции и в трудовом договоре, заключенном с работником.

Заметьте!

В мирное время согласно ч. 3 ст. 32 КЗоТ об изменении существенных условий труда надо сообщать работникам не позже чем за 2 месяца. Однако в период действия военного положения уведомление работника об изменении существенных условий труда, предусмотренное ч. 3 ст. 32 КЗоТ, осуществляется не позже чем до введения таких условий (см. ч. 2 ст. 3 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ). То есть теперь 2-месячного срока для уведомления работников можно не придерживаться.

Дальше поговорим о том, какие же трудовые гарантии предусматривает законодательство для работников с разъездным трудом. Будет ли их соблюдение более удобным и выгодным для работодателя по сравнению с гарантиями для командированных работников? Поразмышляем.

Трудовые гарантии

Начнем с командировок.

Командировка. Здесь руководствуемся ст. 121 КЗоТ. Так, работникам, которые направляются в командировку, выплачивают: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно, а также расходы на наем жилья. В течение всего времени командировки за работниками сохраняется место работы (должность).

Оплата труда за выполненную в командировке работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором. Однако размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.

Разъездная работа. Служебные поездки лиц с разъездным характером работы не считаются командировками, соответственно суточные работникам не выплачиваются.

Если работник будет нести расходы на проезд или наем жилья, то эти расходы не авансируем. Работнику придется оплатить их стоимость из своего кармана. Однако после возвращения из поездки такие расходы возмещаем в порядке, определенном для командировок (п. 3 постановления № 490*).

* Постановление КМУ «О надбавках... работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер» от 31.03.99 № 490.

То есть для возмещения расходов, связанных с поездками, работник должен предоставить авансовой отчет и подтверждающие документы. В какие сроки отчитываться? Считаем, что в сроки, установленные в п. 170.9 НКУ для командировок. Ведь для разъездного характера труда отдельно на законодательном уровне они не определены.

Дни поездок работников в другие населенные пункты табелируете как обычные рабочие дни, начисляя за них заработную плату.

Вместе с тем, как своеобразную компенсацию расходов собственного времени работника на поездки до места выполнения задания и обратно за пределами рабочего времени

Выплату таких надбавок регламентирует постановление № 490. Ее абзацем вторым п. 1 установлено, что предельный размер надбавки за разъездной характер работ за день не может превышать в случае, когда такая работа проводится:

— в пределах Украины — предельного размера суточных, установленных КМУ для командировок в пределах Украины;

— за рубежом — 80 % предельных норм суточных расходов, установленных КМУ для командировок за границу. Срок пребывания за рубежом определяется согласно отметкам органов пограничного контроля или в соответствии с утвержденными графиками движения транспортных средств.

Однако для хозрасчетных предприятий предельные размеры суточных КМУ не устанавливает. Поэтому, по нашему мнению, для определения предельного размера надбавок можно использовать необлагаемую налогом сумму суточных на командировку, установленную в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

А как фиксировать количество дней, за которые будет выплаченная надбавка за разъездной характер работ? Предусмотрите порядок учета такого рабочего времени в колдоговоре. К тому же можно самостоятельно разработать и форму определенного учетного документа.

Внимание!

Двигаемся дальше и выясним, что выгоднее с точки зрения налогообложения — командировка или разъездной характер работ.

Налогообложение

Командировка. Сумма средств, полученная работником на командировку и исчисленная согласно п. 170.9. НКУ, не облагается НДФЛ и ВС (см. п.п. 165.1.11 и п. 16¹ подразд. 10 разд. XX НКУ). Так, в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ установлены необлагаемые налогом размеры суточных расходов и условия их неналогообложения. Также не являются доходом работника, который находился в командировке, расходы на проезд, проживание при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость таких расходов.

Командировочные расходы (суточные (в полном объеме), стоимость проезда, расходы на наем жилого помещения) не являются базой начисления ЕСВ (п. 6 разд. І Перечня видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденного постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170, далее — Перечень № 1170).

Подробно о командировках см. «Налоги & бухучет», 2023, № 25.

Разъездная работа. Налоговики настаивают, что для целей НКУ доплаты (надбавки) к должностным окладам работников за разъездной характер работы в размерах, предусмотренных трудовым или коллективным договором, включаются в состав заработной платы и облагаются в ее составе НДФЛ и ВС (см. разъяснение 103.02.БЗ).

С ЕСВ не все так грустно. Сумы надбавок за разъездной характер работ в размерах, определенных законодательством, не входят в фонд оплаты труда (п. 3.16 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5, далее — Инструкция № 5). Поэтому ЕСВ с них взимать не нужно. Это подтверждает и п. 10 разд. І Перечня № 1170.

Расходы на проезд, а также на наем жилого помещения работникам в связи с разъездным характером работ связаны непосредственно с выполнением ими трудовой функции. Такие расходы осуществляются предприятием в производственных целях, имеют хозяйственную направленность. Поэтому, по нашему мнению, здесь нельзя говорить о возникновении у работника налогооблагаемого дохода. Однако, к сожалению, из НКУ такой вывод прямо не следует. Поэтому налоговики настаивают, что в случае возмещения таких расходов, их сумму следует включать в состав зарплаты и облагать НДФЛ и ВС (см. разъяснение 103.02.БЗ).

Также есть риск, что и для целей ЕСВ расходы на проезд и проживание налоговики будут рассматривать как составляющую фонда оплаты труда на основании п.п. 2.3.4 Инструкции № 5.

Как видите, разъездной характер работ по многим позициям проигрывает командировке. Однако решать вам.