Роз’їзний характер робіт проти відрядження

Протягом нашої сьогоднішньої розмови будемо порівнювати відрядження з роз’їзним характером робіт. Це допоможе визначитися з тим, що дійсно підходить до вашої ситуації.

Розбираємося з поняттями

Відрядження. Ані ПКУ, ані КЗпП визначення терміна «відрядження» не містять. Знайти його можна лише в «бюджетній» Інструкції № 59*, відповідно до якої службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

При цьому у згаданій Інструкції прямо зазначено, що службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом).

Роз’їзна робота. З визначенням терміна «роз’їзний характер робіт» ще складніше, ніж із відрядженням. Його у законодавстві України наразі взагалі немає. Тож Мінсоцполітики у листі від 15.11.2013 № 491/13/116-13 пропонувало в цьому питанні керуватися Положенням № 169*, що продовжує застосовуватися в частині, що не суперечить Конституції і законам України відповідно до постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII.

* Положення про виплату надбавок, пов’язаних з пересувним та роз’їзним характером робіт у будівництві, затверджене постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПР від 01.06.89 № 169/10-87.

З норм цього Положення випливає, що

На практиці роз’їзний характер робіт роботодавці застосовують також до працівників, які постійно знаходяться у дорозі. Приклад — водії.

Цікавий момент. Свого часу Мінпраці роз’яснював, що навіть якщо працівник постійно працює поза місцем роботи, але в робочий час, то таку роботу не можна розглядати як роботу, що має роз’їзний характер (див. лист Мінпраці від 27.01.2008 № 5/13/116-08). Проте в іншому листі відомство зазначало, що в будь-якому випадку останнє слово тут за роботодавцем (див. лист Мінпраці від 13.09.2006 № 905/13/84-06). Тому з урахуванням специфіки своєї господарської діяльності

Тобто як човен назвеш, так він і попливе. Проте для його правильного курсу не слід нехтувати документальним оформленням.

Документальне оформлення

Відрядження. Направлення працівника у відрядження здійснюється керівником й оформлюється наказом. Майте на увазі, що відсутність такого наказу може надалі поставити під сумнів кваліфікацію понесених витрат як витрат на відрядження.

Роз’їзна робота. Перш за все встановіть:

— перелік робіт, посад, професій, роботи за якими носять роз’їзний характер;

— розмір надбавок до тарифних ставок (окладів) працівників, робота яких постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний характер (див. нижче).

Такий перелік та розмір надбавок зафіксуйте в колективному договорі та/або в інших локальних нормативних актах підприємства, що регулюють питання робочого часу та його оплати.

Не зайвим буде затвердити положення про роз’їзний характер робіт, в якому серед іншого описати порядок отримання службових (робочих) завдань такими працівниками та звітування щодо їх виконання. Це важливо не лише для працівників, але й для підприємства. Пояснимо на простому прикладі. Водій з роз’їзним характером робіт виконує робочі доручення та інколи заправляється за межами населеного пункту, в якому знаходиться підприємство. Чи можуть причепитися податківці до бензину «не за місцем»? Як показує практика, так. Що допоможе поставити на місце податкову? Порядок у документальному оформленні роз’їзної роботи (див. постанову П’ятого апеляційного адмінсуду від 18.01.2022 у справі № 821/516/16).

Крім того, інформацію про те, що робота має роз’їзний характер, рекомендуємо зазначити в посадовій (робочій) інструкції та в трудовому договорі, укладеному з працівником.

Зауважте!

За мирних часів згідно із ч. 3 ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці треба повідомляти працівників не пізніше ніж за 2 місяці. Проте у період дії воєнного стану повідомлення працівника про зміну істотних умов праці, передбачене ч. 3 ст. 32 КЗпП, здійснюється не пізніш як до запровадження таких умов (див. ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ). Тобто наразі 2-місячного терміну для повідомлення працівників можна не дотримуватися.

Далі поговоримо про те, які ж трудові гарантії передбачає законодавство для працівників із роз’їзною працею. Чи буде їх дотримання більш зручним і вигідним для роботодавця у порівнянні із гарантіями для відряджених працівників? Поміркуємо.

Трудові гарантії

Почнемо з відряджень.

Відрядження. Тут керуємося ст. 121 КЗпП. Так, працівникам, які направляються у відрядження, виплачують: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад, а також витрати на найм житла. Протягом усього часу відрядження за працівниками зберігається місце роботи (посада).

Оплата праці за виконану у відрядженні роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором. Проте розмір такої оплати праці не може бути нижче середнього заробітку.

Роз’їзна робота. Службові поїздки осіб з роз’їзним характером роботи не вважаються відрядженнями, відповідно добові працівникам не виплачуються.

Якщо працівник нестиме витрати на проїзд або найм житла, то ці витрати не авансуємо. Працівнику доведеться оплатити їх вартість зі своєї кишені. Проте після повернення з поїздки такі витрати відшкодовуємо у порядку, визначеному для відряджень (п. 3 постанови № 490*).

* Постанова КМУ «Про надбавки… працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер» від 31.03.99 № 490.

Тобто для відшкодування витрат, пов’язаних з поїздками, працівник повинен надати авансовій звіт та підтвердні документи. В які строки звітувати? Вважаємо, що у строки, встановлені в п. 170.9 ПКУ для відряджень. Адже для роз’їзного характеру праці окремо на законодавчому рівні вони не визначені.

Дні поїздок працівників до інших населених пунктів табелюєте як звичайні робочі дні, нараховуючи за них заробітну плату.

Разом з тим, як своєрідну компенсацію витрат власного часу працівника на поїздки до місця виконання завдання та назад за межами робочого часу

Виплату таких надбавок регламентує постанова № 490. Її абзацом другим п. 1 встановлено, що граничний розмір надбавки за роз’їзний характер робіт за день не може перевищувати у випадку, коли така робота проводиться:

— в межах України — граничного розміру добових, установлених КМУ для відряджень у межах України;

— за кордоном — 80 % граничних норм добових витрат, установлених КМУ для відряджень за кордон. Термін перебування за кордоном визначається згідно з відмітками органів прикордонного контролю або відповідно до затверджених графіків руху транспортних засобів.

Проте для госпрозрахункових підприємств граничні розміри добових КМУ не встановлює. Тож, на нашу думку, для визначення граничного розміру надбавок можна використовувати неоподатковувану суму добових на відрядження, установлену в п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ.

А як фіксувати кількість днів, за які буде виплачена надбавка за роз’їзний характер робіт? Передбачте порядок обліку такого робочого часу у колдоговорі. До того ж можна самостійно розробити і форму певного облікового документа.

Увага!

Рухаємося далі та з’ясуємо, що вигідніше, з точки зору оподаткування, — відрядження чи роз’їзний характер робіт.

Оподаткування

Відрядження. Сума коштів, отримана працівником на відрядження та обчислена згідно з п. 170.9. ПКУ, не оподатковується ПДФО та ВЗ (див. п.п. 165.1.11 та п. 16¹ підрозд. 10 розд. XX ПКУ). Так, у п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ встановлені неоподатковувані розміри добових витрат та умови їх неоподаткування. Також не є доходом працівника, що перебував у відрядженні, витрати на проїзд, проживання за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Витрати на відрядженні (добові (в повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення) не є базою нарахування ЄСВ (п. 6 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170, далі — Перелік № 1170).

Детально про відрядження див. «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Роз’їзна робота. Податківці наполягають, що для цілей ПКУ доплати (надбавки) до посадових окладів працівників за роз’їзний характер роботи у розмірах, передбачених трудовим або колективним договором, включаються до складу заробітної плати та оподатковуються у її складі ПДФО та ВЗ (див. роз’яснення 103.02.БЗ).

З ЄСВ не все так сумно. Суми надбавок за роз’їзний характер робіт у розмірах, визначених законодавством, не входять до фонду оплати праці (п. 3.16 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5, далі — Інструкція № 5). Тому ЄСВ з них стягувати не потрібно. Це підтверджує й п. 10 розд. І Переліку № 1170.

Витрати на проїзд, а також на наймання житлового приміщення працівникам у зв’язку з роз’їзним характером робіт пов’язані безпосередньо з виконанням ними трудової функції. Такі витрати здійснюються підприємством у виробничих цілях, мають господарську спрямованість. Тому, на нашу думку, тут не можна говорити про виникнення у працівника оподатковуваного доходу. Проте, на жаль, з ПКУ такий висновок прямо не випливає. Тож податківці наполягають, що у випадку відшкодування таких витрат, їх суму слід включати до складу зарплати і оподатковувати ПДФО та ВЗ (див. роз’яснення 103.02.БЗ).

Також є ризик, що й для цілей ЄСВ витрати на проїзд і проживання податківці будуть розглядати як складову фонду оплати праці на підставі п.п. 2.3.4 Інструкції № 5.

Як бачите, роз’їзний характер робіт за багатьма позиціями програє відрядженню. Проте вирішувати вам.