Вывод документа
Минфин обновил Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу. Среди прочего, отдельные ее нормы приведены в соответствие с требованиями НКУ
07.11.2023 вступили в силу сразу два приказа Минфина, вносящие коррективы в Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденную приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59). Что поменялось и как это может повлиять на небюджетные предприятия? Давайте разберемся.
Для кого обязательны? Прежде всего напомним, что Инструкция № 59 обязательна только для органов государственной власти, а также для предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств. Небюджетники могут использовать этот документ как ориентир при разработке внутреннего Положения о служебных командировках.
Заметим, что комментируемые изменения ожидались еще с момента вступления в силу новой редакции п. 170.9 НКУ (т. е. с 01.04.2023). Однако нельзя сказать, что все они направлены на синхронизацию соответствующих норм НКУ и Инструкции № 59. Одни сближают требования этих документов, другие не соответствуют общим правилам, предусмотренным п. 170.9 НКУ. А некоторые изменения вообще не связаны с положениями упомянутого Кодекса. Поэтому будьте внимательны и не перетягивайте все обновленные нормы в свое внутреннее Положение о служебных командировках. Ориентируйтесь прежде всего на НКУ. И если противоречия между Инструкцией № 59 и НКУ нет, то при желании можно дополнить Положение о служебных командировках понравившимися вам новыми нормами.
Итак, рассмотрим изменения через призму их возможного применения хозрасчетными предприятиями.
Подтверждающие документы. Согласно новому абзацу второму п. 14 разд. І Инструкции № 59 при использовании в командировке платежных карточек или их реквизитов стоимость расходов удостоверяется документом (выпиской банка и/или сведениями со счета), содержащим определенную законом информацию о выполненных платежных операциях. Это полностью согласуется с действующей редакцией п.п. 170.9.2 НКУ.
Кроме того, Минфин уточнил, что подтверждающие документы могут быть как в бумажной, так и в электронной форме. Причем
электронный документ, предъявленный в визуальной форме отражения на бумаге и составленный с соблюдением требований законодательства об электронном документообороте, считается подтверждающим документом
Соответствует п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ и предусмотренная Инструкцией № 59 необходимость наличия одного или нескольких документальных доказательств пребывания работника в командировке для выплаты ему суточных. При этом, кроме всем известных проездных документов и счетов на проживание, Минфин разрешает бюджетникам использовать:
— справку предприятия, на которое был командирован работник, о пребывании его по месту командировки;
— служебную записку в произвольной форме о выполнении работником служебного поручения вне места постоянной работы во время командировки, согласованную непосредственным руководителем.
Раз это можно бюджетникам, полагаем, подойдут такие документы и хозрасчетным предприятиям. Ведь в НКУ речь идет о любых документах, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке.
Отмена/отзыв/изменение маршрута. Еще одно полезное новшество связано с возможностью при отмене командировки (отзыве из нее, изменении маршрута и т. п.) возместить работнику израсходованные им средства на билеты, за которые нельзя вернуть деньги не по его вине. Не секрет, что далеко не всегда перевозчик возвращает полученную предоплату в случае отмены поездки. Логично, что работник не должен страдать в такой ситуации. Упомянутая норма теперь прописана в абзаце тринадцатом п. 12 разд. ІІ и абзаце одиннадцатом п. 11 разд. ІІІ Инструкции № 59. Имеет смысл взять ее на вооружение и небюджетникам, включив в свое Положение о служебных командировках.
Аванс наличными. Из новых норм Инструкции № 59, не связанных с требованиями НКУ, можно назвать расширение перечня лиц, которым разрешено выдавать аванс наличными. Правда, внесенные изменения мало на кого повлияют. Ведь расширился упомянутый перечень за счет лиц, направляемых в командировку Офисом Президента Украины, Аппаратом ВРУ, Секретариатом КМУ и Минэкономики. При этом напомним: в общем случае аванс на командировку может выдаваться бюджетникам только путем перечисления на банковский счет для использования средств с помощью платежных карточек.
Что касается небюджетников, то они, как и ранее, могут продолжать выдавать аванс на командировку наличными, если им это удобно
Загранкомандировка. Из бюджетных особенностей также интересным является уточнение правил выплаты суточных для иностранных командировок, в частности, в случае когда работник пересекает границы нескольких стран при следовании в страну командирования и обратно. Если небюджетным предприятием установлены разные нормы суточных в зависимости от страны командирования, то принципы, предложенные в новой редакции п.п. «а» п.п. 16.2 разд. ІІІ Инструкции № 59, могут им применяться при условии включения в собственное Положение о служебных командировках.
Несоответствие общим нормам НКУ. Категорически не рекомендуем хозрасчетным предприятиям закреплять рассмотренные ниже новые нормы Инструкции № 59 во внутреннем Положении о служебных командировках, поскольку они не соответствуют п. 170.9 НКУ.
Почему же тогда они появились в Инструкции № 59? Согласно п.п. 170.9.1 НКУ суммы и состав командировочных расходов, порядок предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку, для госслужащих и других лиц, командируемых предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определяются КМУ. Поэтому при внесении изменений в Инструкцию № 59 Минфин должен был ориентироваться на нормы п. 170.9 НКУ с учетом предписаний постановления № 98*. В свою очередь, указанное постановление выдвигает к бюджетникам более строгие требования, чем НКУ.
* Постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.
Пройдемся «вредными» для хозрасчетников новыми нормами Инструкции № 59.
Во-первых, п. 17 разд. І упомянутой Инструкции требует во всех без исключения случаях составлять и предоставлять Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841.
В то же время согласно п.п. 170.9.4 НКУ Отчет по этой форме должен подаваться только при:
— наличии налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;
— использовании налогоплательщиком наличности свыше суммы суточных (включая полученную с использованием платежных инструментов).
Для небюджетников именно НКУ является руководящим документом. Поэтому
требовать от работников хозрасчетного предприятия Отчет по утвержденной форме во всех без исключения случаях вовсе не обязательно
Но вы можете это предусмотреть в вашем Положении о служебных командировках. Подробнее см. в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65 (ср. ).
Во-вторых, Минфин, руководствуясь предписаниями п. 5 постановления № 98, установил для бюджетников отличные от определенных в НКУ сроки предоставления Отчета и возврата средств, выданных на командировку. Так, при получении аванса наличными они должны отчитаться и вернуть неиспользованные средства в течение 3 банковских дней. Если средства на командировку были получены на банковский счет, то в общем случае отчитаться требуется в течение 5 банковских дней. При проведении безналичных расчетов и выявлении расхождений между отчетными документами этот срок может быть продлен до 20 банковских дней.
В свою очередь, п.п. 170.9.3 НКУ требует отчитаться о командировке в общем случае до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки. Если работник осуществлял расчеты с использованием платежных инструментов (их реквизитов) и списание средств произошло после даты окончания командировки, то этот срок продлевается еще на месяц. Такие же сроки предусмотрены для возврата излишне израсходованных средств (см. п. 3 Порядка № 841*). Именно этими нормами и должны руководствоваться хозрасчетные предприятия, оставив требования Инструкции № 59 бюджетникам.
Больше о сроках предоставления Отчета и возврата средств см. в статье «Подотчетные сроки и ответственность за их нарушение» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
В-третьих, в перечне подтверждающих документов, предусмотренных п.п. 170.9.1 НКУ, с 01.04.2023 нет посадочного талона. А вот новые нормы Инструкции № 59 требуют его наличия для подтверждения расходов на приобретение электронного авиабилета. Причем в случае отсутствия посадочного талона в бумажном виде или в виде распечатки электронного талона бюджетникам придется позаботиться о дополнительных документах. В частности, нужно получить справку от авиаперевозчика, которая будет удостоверять состояние заказа и статус электронного билета, а также факт использования такого билета полностью по определенному маршруту. Хозрасчетные предприятия, не финансируемые за счет бюджетных средств, могут эту норму спокойно игнорировать, ведь для них Инструкция № 59 — не указ.
Как можно убедиться, к бюджетникам законодательство выдвигает значительно более строгие требования. Что касается небюджетных предприятий, то они самостоятельно решают, какие нормы Инструкции № 59 брать на вооружение при составлении собственного Положения о служебных командировках. Главное — соблюдайте требования НКУ.
