Інструкція про відрядження: вивчаємо зміни

07.11.2023 набули чинності одразу два накази Мінфіну, які вносять корективи до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59). Що змінилося та як це може вплинути на небюджетні підприємства? Давайте розберемося.

Для кого є обов’язковими? Насамперед нагадаємо, що Інструкція № 59 є обов’язковою лише для органів державної влади, а також для підприємств, установ та організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Небюджетники можуть використовувати цей документ як орієнтир для розробки внутрішнього Положення про службові відрядження.

Зауважимо, що зміни, які коментуються, очікувалися ще з моменту набрання чинності новою редакцією п. 170.9 ПКУ (тобто з 01.04.2023). Проте не можна сказати, що всі вони спрямовані на синхронізацію відповідних норм ПКУ та Інструкції № 59. Одні зближують вимоги цих документів, інші не відповідають загальним правилам, передбаченим п. 170.9 ПКУ. А деякі зміни взагалі не пов’язані з положеннями згаданого Кодексу. Тому будьте уважні і не перетягуйте всі оновлені норми у своє внутрішнє Положення про службові відрядження. Орієнтуйтеся передусім на ПКУ. І якщо протиріччя між Інструкцією № 59 і ПКУ немає, то за бажання можна доповнити Положення про службові відрядження новими нормами, які вам сподобалися.

Отже, розглянемо зміни через призму їх можливого застосування госпрозрахунковими підприємствами.

Підтвердні документи. Відповідно до нового абзацу другого п. 14 розд. І Інструкції № 59 при використанні у відрядженні платіжних карток або їх реквізитів вартість витрат засвідчується документом (випискою банку та/або відомостями з рахунку), що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції. Це повністю узгоджується з чинною редакцією п.п. 170.9.2 ПКУ.

Крім того, Мінфін уточнив, що підтвердні документи можуть бути як у паперовій, так і в електронній формі. Причому

Відповідає п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ й передбачена Інструкцією № 59 необхідність наявності одного чи кількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні для виплати йому добових. При цьому, крім усім відомих проїзних документів та рахунків на проживання, Мінфін дозволяє бюджетникам використовувати:

— довідку підприємства, на яке був відряджений працівник, про перебування його за місцем відрядження;

— службову записку у довільній формі про виконання працівником службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження, погоджену безпосереднім керівником.

Якщо це можна бюджетникам, гадаємо, підійдуть такі документи і госпрозрахунковим підприємствам. Адже в ПКУ йдеться про будь-які документи, які б підтверджували фактичне перебування особи у відрядженні.

Скасування/відкликання/зміна маршруту. Ще одна корисна новація пов’язана з можливістю при скасуванні відрядження (відкликання з нього, зміні маршруту тощо) відшкодувати працівникові витрачені ним кошти на квитки, за які не можна повернути гроші не з його вини. Не секрет, що далеко не завжди перевізник повертає отриману передоплату у разі скасування поїздки. Логічно, що працівник не повинен страждати у такій ситуації. Згадана норма тепер прописана в абзаці тринадцятому п. 12 розд. ІІ та абзаці одинадцятому п. 11 розд. ІІІ Інструкції № 59. Має сенс взяти її на озброєння і небюджетникам, включивши до свого Положення про службові відрядження.

Аванс готівкою. Із нових норм Інструкції № 59, не пов’язаних із вимогами ПКУ, можна назвати розширення переліку осіб, яким дозволено видавати аванс готівкою. Щоправда, внесені зміни мало на кого вплинуть. Адже розширився перелік за рахунок осіб, які направляються у відрядження Офісом Президента України, Апаратом ВРУ, Секретаріатом КМУ та Мінекономіки. При цьому нагадаємо: у загальному випадку аванс на відрядження може видаватися бюджетникам лише шляхом перерахування на банківський рахунок для використання коштів за допомогою платіжних карток.

Закордонне відрядження. Із бюджетних особливостей також цікавим є уточнення правил виплати добових для іноземних відряджень, зокрема, у разі коли працівник перетинає кордони кількох країн під час прямування до країни відрядження та назад. Якщо небюджетним підприємством встановлено різні норми добових залежно від країни відрядження, то принципи, запропоновані у новій редакції п.п. «а» п.п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції № 59, можуть ним застосовуватися за умови включення до власного Положення про службові відрядження.

Невідповідність загальним нормам ПКУ. Категорично не рекомендуємо госпрозрахунковим підприємствам закріплювати розглянуті нижче нові норми Інструкції № 59 у внутрішньому Положенні про службові відрядження, оскільки вони не відповідають п. 170.9 ПКУ.

Чому ж тоді вони з’явилися в Інструкції № 59? Відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ суми та склад витрат на відрядження, порядок подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження, для держслужбовців та інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються КМУ. Тому при внесенні змін до Інструкції № 59 Мінфін мав орієнтуватися на норми п. 170.9 ПКУ з урахуванням приписів постанови № 98*. У свою чергу, зазначена постанова висуває до бюджетників більш суворі вимоги, ніж ПКУ.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Пройдемося «шкідливими» для госпрозрахунківців новими нормами Інструкції № 59.

По-перше, п. 17 розд. І згаданої Інструкції вимагає в усіх без винятків випадках складати та надавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Водночас згідно з п.п. 170.9.4 ПКУ Звіт за цією формою має подаватися лише у разі:

— наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

— використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману з використанням платіжних інструментів).

Для небюджетників саме ПКУ є керівним документом. Тому

Але ви можете це передбачити у вашому Положенні про службові відрядження. Докладніше див. у статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65 (ср. ).

По-друге, Мінфін, керуючись приписом п. 5 постанови № 98, встановив для бюджетників відмінні від визначених у ПКУ строки подання Звіту та повернення коштів, виданих на відрядження. Так, при отриманні авансу готівкою вони повинні відзвітувати та повернути невикористані кошти протягом 3 банківських днів. Якщо кошти на відрядження були отримані на банківський рахунок, то в загальному випадку потрібно звітувати протягом 5 банківських днів. У разі проведення безготівкових розрахунків та виявлення розбіжностей між звітними документами цей строк може бути продовжено до 20 банківських днів.

У свою чергу, п.п. 170.9.3 ПКУ вимагає звітувати про відрядження у загальному випадку до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Якщо працівник здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей строк продовжується ще на місяць. Такі ж строки передбачені для повернення надміру витрачених коштів (див. п. 3 Порядку № 841*). Саме цими нормами і мають керуватися госпрозрахункові підприємства, залишивши вимоги Інструкції № 59 бюджетникам.

* Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.

Більше про строки подання Звіту та повернення коштів див. у статті «Підзвітні строки та відповідальність за їх порушення» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.

По-третє, у переліку підтвердних документів, визначених п.п. 170.9.1 ПКУ, з 01.04.2023 немає посадкового талона. А ось нові норми Інструкції № 59 вимагають його наявності для підтвердження витрат на придбання електронного авіаквитка. Причому у разі відсутності посадкового талона у паперовому вигляді або у вигляді роздруківки електронного талона бюджетникам доведеться подбати про додаткові документи. Зокрема, потрібно отримати довідку від авіаперевізника, яка засвідчуватиме стан замовлення та статус електронного квитка, а також факт використання такого квитка повністю за визначеним маршрутом. Госпрозрахункові підприємства, які не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, можуть цю норму спокійно ігнорувати, адже для них Інструкція № 59 — не указ.

Як можна переконатися, до бюджетників законодавство висуває значно суворіші вимоги. Що стосується небюджетних підприємств, то вони самостійно вирішують, які норми Інструкції № 59 брати на озброєння при складанні власного Положення про службові відрядження. Головне — дотримуйтеся вимог ПКУ.