Для изменения главбуха юрлица нужно позаботиться о:
1) передаче дел;
2) увольнении предшественника и оформлении отношений с новичком;
3) сообщении налоговой о факте изменения главбуха;
4) оформлении электронной подписи (если отчетность, НН/РК и другие документы подаются в электронном виде);
5) решить вопрос с банком.
Теперь поговорим отдельно о каждом из этих пунктов.
Передача дел
Проблема с передачей дел в том, что эта процедура нормативно четко не урегулирована, в частности, для частных юрлиц. Если же говорим о бюджетниках, то определенные детали можно извлечь из Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.2011 № 59.
Когда мы сталкиваемся с передачей дел новому главбуху, возникает два вопроса: кому передавать и каким образом.
Кому передавать? У бюджетников в этом контексте определенно только то, что документы можно передавать при участии представителя бюджетного учреждения, которому подчинено бюджетное учреждение. А частные юрлица, как понимаете, вообще в «свободном плавании».
Тем не менее исходя из сути ситуации, документы можно передать заместителю, директору или одному из штатных бухгалтеров.
Заметим, что в рамках частного юрлица мы бы вам не советовали передавать документы кандидату на должность главбуха
Судите сами: до тех пор, пока кандидат(ка) на должность не трудоустроен(на), он (она) — стороннее лицо для предприятия. То есть получается, что дела будут передаваться человеку, который еще никак не связан с юрлицом. В случае чего, разыскать такое лицо будет непросто.
К тому же трудоустроить кандидата на должность главного бухгалтера до тех пор, пока не уволился предшественник, нельзя. По крайней мере к такому выводу приходило Минсоцполитики в письме от 23.10.2009 № 251/06/186-09. Хотя его можно принять заместителем, а потом перевести на должность главбуха. Тогда процедура передачи дел упростится.
Каким образом? Как мы сказали выше, нормативно процедура передачи дел не урегулирована. Это значит, что каждое частное юрлицо может устанавливать ее самостоятельно.
Достаточно часто в случае изменения главного бухгалтера никто ничего не оформляет. Иногда это приводит к тому, что работодатель предъявляет претензии к новичку. Также такое положение дел может привести к ответственности (административной или уголовной). Потому что фиксирование передачи документов может защитить нового главного бухгалтера от последней.
Поэтому, чтобы минимизировать негативные последствия как для нового главбуха, так и для предшественника, можно сделать все следующим образом.
1. Провести инвентаризацию. Подчеркнем: по общему правилу во время изменения главного бухгалтера инвентаризации не требуется. Это не входит в перечень оснований, при наличии которых она обязательна (п. 7 Положения № 879*).
Напоминаем, что главный бухгалтер обычно не является материально ответственным лицом. Разве что он одновременно является кассиром*. Но замена главбуха может происходить накануне составления и подачи годовой финотчетности. А ежегодная инвентаризация перед составлением годовой финотчетности является обязательной (абз. 2 п. 7 Положения № 879).
* Если доступа к главбуху-кассиру нет (он, например, исчез, находится на временно оккупированной территории или погиб), то провести инвентаризацию можно по алгоритму, который мы предложили в статьях «Как провести инвентаризацию, если некому ее проводить» // «Налоги & бухучет», 2022, № 90 и «Материально ответственное лицо погибло: как передать дела другому?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 93.
Об инвентаризации во время войны читайте в «Налоги & бухучет», 2022, № 90.
2. Подготовить документы к передаче. Здесь определяемся с тем, кому следует передавать все дела. Также желательно проконтролировать то, все ли регистры, отчетность, аналитические формы, первичка и другие подконтрольные главному бухгалтеру документы имеются в наличии. Передавать все рекомендуем по описи, указывая названия документов, год составления, количество страниц, количество папок. Эту опись потом можно приложить к акту приема-передачи документов.
3. Составить акт приема-передачи документов. Этот документ составляется в произвольной форме, потому что не существует нормативно утвержденного бланка или же его содержания. Можно, как мы говорили в п. 2, приложить опись документов, которые передаются.
Трудовые вопросы и сообщение налоговой
Трудовые вопросы. Главный бухгалтер — это наемный работник. Оформление с ним отношений на условиях договора гражданско-правового характера (ГПХ) — дело очень и очень рискованное. Потому что «оторвать» физлицо от признаков трудовых отношений в этой ситуации очень и очень сложно. А следовательно, говорим исключительно о трудовых отношениях. Поэтому необходимо провести процедуру увольнения/приема на работу. Она такая же, как и для обычных наемных работников. И не забываем, что в этом случае нужно подать фискалам Уведомление о приеме на работу до того момента, как его допустили к работе.
Сообщение налоговикам. Это уже специфика именно для главбуха. Данные о нем в ЕГР* не фигурируют. А потому они не попадают автоматически в налоговую после изменений (в отличие от изменения директора, см. детали в статье «Изменяется директор во время войны: что делать?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 71).
* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
То есть получить информацию о главбухе налоговики смогут только непосредственно от юрлица.
Для этого нужно подать заявление по форме № 1-ОПП (приложение 5 к Порядку № 1588*)
Срок — 10 календарных дней со дня назначения нового главного бухгалтера (п. 9.3 Порядка № 1588).
* Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588.
Обратите внимание: этот срок был запущен с 01.08.2023 (п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). И лучше не медлить, потому что за неподачу заявления по ф. № 1-ОПП может угрожать штраф по ст. 117 НКУ (для юрлиц — 1020 грн, за совершенное впервые такое нарушение). Защититься можно только через механизм форс-мажора (п.п. 112.8.9 НКУ) или невозможность выполнения налоговых обязанностей (п.п. 69.1 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).
Заявление по форме № 1-ОПП можно подать в:
а) бумажном виде. Как правило, к такому заявлению просят приложить копию приказа о назначении главбуха, копии его паспорта и идентификационного кода (то есть карточки физического лица — налогоплательщика);
б) электронном виде через Электронный кабинет (форма J1312105).
Общие рекомендации к заполнению формы № 1-ОПП следующие.
В шапке формы ставим отметку в графе «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При этом заполняем только графы:
— 1 — «Податковий номер»;
— 2 — «Повне найменування українською мовою»;
— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;
— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».
Информация об учредителях не подается.
Подписывается форма директором или уполномоченным на это лицом (об уполномоченных лицах см. разъяснение в категории 116.01 БЗ).
Если ответственным за ведение бухучета становится директор, то в графе 10 указываем его данные
См. категорию 116.01 БЗ. Если же ведение учета возлагается на сторонних для юрлица лиц (ФЛП, консалтинговые компании), то все равно в графе 10 указываются данные о директоре (см. категорию 116.01 БЗ). Налоговики аргументируют это тем, что последний все равно остается ответственным за ведение бухучета на предприятии.
НДС. Невзирая на то, что данные о главбухе фигурируют в заявлении о регистрации плательщиком НДС (форма № 1-ПДВ), вносить изменения в Реестр плательщиков НДС не нужно. Данные о нем в Реестр плательщиков НДС не вносятся (см. п. 2.2 Положения № 1130*).
Электронное общение с контролирующими органами
Налоговая, Госстат, ПФУ. Электронную подпись (КЭП или УЭП) предыдущего главного бухгалтера нужно аннулировать, а для нового — сгенерировать. Для этого необходимо обратиться к квалифицированному предоставителю электронных доверительных услуг (ранее — АЦСК).
А вот с договором о признании электронных документов ничего не случается. Он не аннулируется. Поэтому все уведомления, которые были поданы до изменения главбуха, продолжают свое действие (например, уведомление о предоставлении информации о КЭП уполномоченных лиц). Сообщать об электронной подписи главбуху не нужно. Разве что раньше вы подавали уведомление о КЭП для предыдущего главбуха. В таком случае нужно подать уведомление о КЭП для новичка.
Фонд соцстрахования Украины (ФССУ). Если вы подаете в электронном виде заявления-расчеты / уведомления о выплате средств застрахованным лицам, то в ФССУ придется все-таки об электронной подписи сообщить.
Банк и подписи на первичке
Банк. На сегодня юрлицо предоставляет банку перечень лиц, которые имеют право распоряжаться счетом и подписывать платежные инструкции. И главбух, как правило, входит в этот перечень. Напомним: требование о подаче нотариально удостоверенной карточки с образцами подписей отменено. Также не существует понятий первой и второй подписи.
Поэтому когда изменяется главбух, то нужно обратиться в банк и внести изменения в перечень лиц, которые имеют право распоряжаться счетом
Обратите внимание: порядок подачи такого перечня, а также внесение в него изменений устанавливается внутренними документами банка (п. 14 разд. І Инструкции № 162*). Поэтому все детали этого процесса надо уточнять именно там.
Первичка и кассовые документы. Подписи на первичке и кассовых документах ставит тот главный бухгалтер, который был таким на момент составления документа. А о деталях подписания и регистрации НН/РК в период изменения главного бухгалтера читайте в статье «Изменился бухгалтер: как подписать старые налоговые накладные?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 71.
Выводы
- Процедура передачи дел от предыдущего главбуха новому для частных юрлиц законодательством не урегулирована. Юрлицо может самостоятельно урегулировать этот процесс.
- В случае изменения главбуха нужно сообщить налоговой. Для этого подается заявление по форме № 1-ОПП.
- Срок подачи заявления по форме № 1-ОПП — 10 календарных дней с момента возникновения соответствующих изменений (назначения нового главбуха).
- О новом главбухе нужно сообщить в банк (если он является одним из распорядителей банковского(их) счета(ов) юрлица). Процедуру сообщения (внесения изменений в перечень лиц, которые имеют право распоряжаться счетом) банк устанавливает самостоятельно.
