Инвентаризация — обязательна!
Сразу отметим: в соответствии с п. 7 разд. І Положения № 879* обязательно проводить инвентаризацию (на день приема-передачи дел) в объеме активов, которые находятся на ответственном хранении, в частности, в случае:
— изменения материально ответственных лиц;
— смены руководителя коллектива (бригадира), выбытия из коллектива (бригады) более чем половины его членов или по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады) при коллективной (бригадной) материальной ответственности.
Поэтому проводить инвентаризацию в случае гибели материально ответственного лица следует обязательно. Здесь действует прямое требование п. 7 разд. І Положения № 879 об обязательном проведении инвентаризации в случае изменения материально ответственного лица. Ведь предприятие не может оставить ценность без сохранения и приостановить свою деятельность только по причине отсутствия материально ответственного лица.
Инициировать проведение инвентаризации по передаче подотчетных активов, находящихся под материальной ответственностью работника, который погиб, другому материально ответственному лицу и возобновление доступа к помещениям, где хранятся ценности, должен руководитель предприятия
Поскольку по предписаниям ч. 2 ст. 8 Закона о бухучете вопросы организации бухучета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами.
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.
Именно на руководителя возлагается ответственность за сохранение имущества предприятия. Он имеет все полномочия для того, чтобы организовать учет и контроль за сохранением активов на предприятии. Поэтому в случае непредсказуемого отсутствия материально ответственного лица именно руководитель должен обеспечить переход ответственности к другому лицу.
Последовательность действий
Итак, чтобы передать подотчетные активы другому материально ответственному лицу, предлагаем воспользоваться следующим чек-листом:
1) руководитель предприятия подписывает приказы:
— о прекращении трудового договора в связи со смертью работника;
— о назначении нового лица на должность, которую занимал погибший материально ответственный работник;
— о проведении обязательной инвентаризации, связанной с изменением материально-ответственного лица, определяет сроки ее проведения, назначает членов инвентаризационной комиссии. Подробно о создании инвентаризационной комиссии читайте в статье «Годовая инвентаризация: организационные нюансы» // «Налоги & бухучет», 2021, № 82;
2) с новым материально ответственным лицом заключаете договор о полной материальной ответственности (см. статью «Материальная ответственность работников» // «Налоги & бухучет», 2020, № 93);
3) инвентаризацию товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и основных средств (ОС) проводите в присутствии нового материально ответственного лица.
Конечно, материально ответственное лицо, которое погибло, не сможет присутствовать при проведении инвентаризации. Но, к сожалению, ситуация проведения инвентаризации, когда материально ответственное лицо отсутствует, в Положении № 879 вообще не описана. Поэтому в этом случае ничего другого не остается, как действовать по аналогии с порядком, предусмотренным п. 45 кассового Положения № 148*. По его нормам ценности, переданные кассиру под ответственность, в случае его отсутствия пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или в присутствии комиссии, назначенной руководителем учреждения/предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц. Считаем, это правило применимо и для случая отсутствия материально ответственного лица, которому подотчетны ТМЦ и ОС.
Поскольку материально ответственное лицо, которое погибло, не может присутствовать во время инвентаризации, об этом следует сделать соответствующую отметку на инвентаризационных описях (актах инвентаризации)
В процессе этой инвентаризации новому материально ответственному лицу ценности передает инвентаризационная комиссия. В присутствии последней такое новое лицо принимает на ответственное хранение перечисленные в описи материальные ценности. Для этого заполненные инвентарные описи (акты инвентаризации) подписывают все члены инвентаризационной комиссии. А материально ответственное лицо, которое принимает ценности, дает расписку в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии (в связи с чем никаких претензий к членам комиссии оно не имеет) и передала ему активы на ответственное хранение (п. 18 разд. ІІ Положения № 879).
Особенности инвентаризации конкретных видов активов и обязательств предприятия подробно рассмотрены в статьях «Проведение отдельных видов инвентаризации» // «Налоги & бухучет», 2021, № 82, «Инвентаризация расчетов с контрагентами: военные нюансы» // «Налоги & бухучет», 2022, № 90, «Инвентаризация обеспечений и резервов» // «Налоги & бухучет», 2022, № 90;
3) после окончания инвентаризации ее результаты оформляете протоколом инвентаризации (п. 1 разд. ІV Положения № 879). В нем обязательно надо приводить:
— причины недостач, потерь, излишков, а также
— предложения о зачете вследствие пересортицы, списание недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер в отношении предотвращения таких потерь и недостач.
На основании утвержденного протокола результаты инвентаризации отражаете в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором закончена инвентаризация.
О том, как провести инвентаризацию при отсутствии одного или нескольких членов комиссии, материально ответственного лица и когда остался один директор, читайте в статье «Как провести инвентаризацию, если некому ее проводить» // «Налоги & бухучет», 2022, № 90 (ср. ).
Регулирование расхождений
Вопрос о том, как оформлять расхождения между данными инвентаризации и данными бухучета в случае, когда материально ответственное лицо погибло (умерло), — законодательно не урегулирован.
Но при таких обстоятельствах лицо, которое погибло, не может в инвентаризационной описи дать расписку о том, что (п. 6 разд. ІІ Положения № 879):
— до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию;
— все ценности, которые поступили под его ответственность, оприходованы, а те, которые выбыли, списаны.
Также материально ответственное лицо, которое погибло, не предоставит объяснения о выявленных расхождениях. Следовательно все расхождения между фактическим наличием активов и данными бухучета придется учитывать как такие, в отношении которых виновное лицо не установлено (п. 4 разд. ІV Положения № 879). Ведь обвинить отсутствующее материально ответственное лицо без его объяснений и доказательств невозможно.
Как именно учитывать активы, которые во время инвентаризации выявлены в недостаче, читайте в статьях «Война = разрушение, или Учет уничтоженных активов» и «Потеря активов без войны» // «Налоги & бухучет», 2022, № 90. А о том, можно ли, а если можно, то как, оформить увольнение работника, который умер или пропал без вести, мы рассказали в статье «Работник умер или пропал без вести: можно ли уволить?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 43.
выводы
- В случае, когда материально ответственное лицо погибло, следует обязательно проводить инвентаризацию подотчетных ему активов.
- Поскольку материально ответственное лицо, которое погибло, не может присутствовать во время инвентаризации, материальные ценности новому материально ответственному лицу передает инвентаризационная комиссия.
- Все расхождения между фактическим наличием активов и данными бухучета в случае гибели материально ответственного лица учитывают как такие, в отношении которых виновный не установлен.
