Процедура зміни головбуха під час війни

Для зміни головбуха юрособи потрібно потурбуватися про:

1) передання справ;

2) звільнення попередника та оформлення відносин з новачком;

3) повідомлення податкової про факт зміни головбуха;

4) оформлення електронного підпису (якщо звітність, ПН/РК та інші документи подаються у електронному вигляді);

5) вирішити питання з банком.

Тепер поговоримо окремо про кожен з цих пунктів.

Передання справ

Проблема з переданням справ у тому, що ця процедура нормативно чітко не врегульована, зокрема, для приватних юросіб. Якщо ж кажемо про бюджетників, то певні деталі можна витягнути з Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 № 59.

Коли ми зіштовхуємося з переданням справ новому головбуху, виникає два запитання: кому передавати та яким чином.

Кому передавати? У бюджетників у цьому контексті визначено лише те, що документи можна передавати за участю представника бюджетної установи, якій підпорядкована бюджетна установа. А приватні юрособи, як розумієте, взагалі у «вільному плаванні».

Тим не менш, виходячи з суті ситуації, документи можна передати заступнику, директору або одному зі штатних бухгалтерів.

Судіть самі: доти, доки кандидат(ка) на посаду не працевлаштований(на), він (вона) — стороння особа для підприємства. Тобто виходить, що справи передаватимуться людині, яка ще ніяк не пов’язана з юрособою. У разі чого, розшукати таку особу буде непросто.

До того ж працевлаштувати кандидата на посаду головного бухгалтера доти, доки не звільнився попередник, не можна. Принаймні такої думки доходило Мінсоцполітики у листі від 23.10.2009 № 251/06/186-09. Хоча його можна прийняти заступником, а потім перевести на посаду головбуха. Тоді процедура передання справ спроститься.

Яким чином? Як ми сказали вище, нормативно процедура передання справ не врегульована. Це означає, що кожна приватна юрособа може встановлювати її самостійно.

Достатньо часто у разі зміни головного бухгалтера ніхто нічого не оформлює. Іноді це призводить до того, що роботодавець пред’являє претензії до новачка. Також такий стан справ може призвести до відповідальності (адміністративної або кримінальної). Бо фіксування передання документів може захистити нового головного бухгалтера від останньої.

Тому щоб мінімізувати негативні наслідки як для нового головбуха, так і до попередника, можна зробити усе таким чином.

1. Провести інвентаризацію. Підкреслимо: за загальним правилом під час зміни головного бухгалтера інвентаризація не вимагається. Це не входить до переліку підстав, за наявності яких вона обов’язкова (п. 7 Положення № 879*).

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Нагадуємо, що головний бухгалтер зазвичай не є матеріально відповідальною особою. Хіба що він одночасно є касиром*. Але заміна головбуха може відбуватися напередодні складання і подання річної фінзвітності. А щорічна інвентаризація перед складанням річної фінзвітності є обов’язковою (абз. 2 п. 7 Положення № 879).

* Якщо доступу до головбуха-касира немає (він, наприклад, зник, знаходиться на тимчасово окупованій території або загинув), то провести інвентаризацію можна за алгоритмом, який ми запропонували у статтях «Як провести інвентаризацію, якщо нікому її проводити» // «Податки & бухоблік», 2022, № 90 та «Матеріально відповідальна особа загинула: як передати справи іншій?» // «Податки & бухоблік», 2022, № 93.

Про інвентаризацію під час війни читайте у «Податки & бухоблік», 2022, № 90.

2. Підготувати документи до передання. Тут визначаємося з тим, кому слід передавати усі справи. Також бажано проконтролювати те, чи всі регістри, звітність, аналітичні форми, первинка та інші підконтрольні головному бухгалтерові документи є в наявності. Передавати все рекомендуємо за описом, зазначаючи назви документів, рік складання, кількість сторінок, кількість тек. Цей опис потім можна додати до акта приймання-передачі документів.

3. Скласти акт приймання-передачі документів. Цей документ складається у довільній формі, бо не існує нормативно затвердженого бланка або ж його змісту. Можна, як ми говорили у п. 2, додати опис документів, що передаються.

Трудові питання та повідомлення податкової

Трудові питання. Головний бухгалтер — це найманий працівник. Оформлення з ним відносин на умовах договору цивільно-правового характеру (ЦПХ) — справа дуже і дуже ризикована. Бо «відірвати» фізособу від ознак трудових відносин у цій ситуації дуже і дуже складно. А отже, говоримо виключно про трудові відносини. Тож необхідно провести процедуру звільнення/прийняття на роботу. Вона така сама, як і для звичайних найманих працівників. І не забуваймо, що у цьому випадку потрібно подати фіскалам Повідомлення про прийняття на роботу до того моменту, як його допустили до роботи.

Повідомлення податківців. Це вже специфіка саме для головбуха. Дані про нього у ЄДР* не фігурують. А тому вони не потрапляють автоматично до податкової після змін (на відміну від зміни директора, див. деталі у статті «Змінюється директор під час війни: що робити?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 71).

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

Тобто отримати інформацію про головбуха податківці зможуть лише безпосередньо від юрособи.

Строк — 10 календарних днів з дня призначення нового головного бухгалтера (п. 9.3 Порядку № 1588).

* Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588.

Зверніть увагу: цей строк було запущено з 01.08.2023 (п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). І краще не зволікати, бо за неподання заяви за ф. № 1-ОПП може загрожувати штраф за ст. 117 ПКУ (для юросіб — 1020 грн, за вчинене вперше таке порушення). Захиститися можна тільки через механізм форс-мажору (п.п. 112.8.9 ПКУ) або неможливість виконання податкових обов’язків (п.п. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Заяву за формою № 1-ОПП можна подати у:

а) паперовому вигляді. Як правило, до такої заяви просять додати копію наказу про призначення головбуха, копію його паспорта та ідентифікаційного коду (тобто картки фізичної особи — платника податків);

б) електронному вигляді через Електронний кабінет (форма J1312105).

Загальні рекомендації до заповнення форми № 1-ОПП такі.

У шапці форми ставимо позначку в графі «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При цьому заповнюємо тільки графи:

— 1 — «Податковий номер»;

— 2 — «Повне найменування українською мовою»;

— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;

— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».

Інформація про засновників не подається.

Підписується форма директором або уповноваженою на це особою (про уповноважених осіб див. роз’яснення у категорії 116.01 БЗ).

Див. категорію 116.01 БЗ. Якщо ж ведення обліку покладається на сторонніх для юрособи осіб (ФОП, консалтингові компанії), то все одно в графі 10 зазначаються дані про директора (див. категорію 116.01 БЗ). Податківці аргументують це тим, що останній усе одно лишається відповідальним за ведення бухобліку на підприємстві.

ПДВ. Незважаючи на те, що дані про головбуха фігурують у заяві про реєстрацію платником ПДВ (форма № 1-ПДВ), вносити зміни до Реєстру платників ПДВ не потрібно. Дані про нього до Реєстру платників ПДВ не вносяться (див. п. 2.2 Положення № 1130*).

* Положення про реєстрацію платників податку на додану вартість, затверджене наказом Мінфіну від 14.11.2014 № 1130.

Електронне спілкування з контролюючими органами

Податкова, Держстат, ПФУ. Електронний підпис (КЕП або УЕП) попереднього головного бухгалтера потрібно анулювати, а для нового — згенерувати. Для цього необхідно звернутися до кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (раніше — АЦСК).

А ось із договором про визнання електронних документів нічого не трапляється. Він не анулюється. Тож усі повідомлення, які були подані до зміни головбуха, продовжують свою дію (наприклад, повідомлення про надання інформації щодо КЕП уповноважених осіб). Повідомляти про електронний підпис головбуха не потрібно. Хіба що раніше ви подавали повідомлення про КЕП для попереднього головбуха. У такому випадку потрібно подати повідомлення про КЕП для новачка.

Фонд соцстрахування України (ФССУ). Якщо ви подаєте в електронному вигляді заяви-розрахунки / повідомлення про виплату коштів застрахованим особам, то до ФССУ доведеться все-таки про електронний підпис повідомити.

Банк та підписи на первинці

Банк. На сьогодні юрособа надає банку перелік осіб, які мають право розпоряджатися рахунком і підписувати платіжні інструкції. І головбух, як правило, входить до цього переліку. Нагадаємо: вимогу про подання нотаріально засвідченої картки зі зразками підписів скасовано. Також не існує понять першого і другого підпису.

Зверніть увагу: порядок подання такого переліку, а також внесення до нього змін установлюється внутрішніми документами банку (п. 14 розд. І Інструкції № 162*). Тож усі деталі цього процесу треба уточнювати саме там.

* Інструкція про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затверджена постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 162.

Первинка і касові документи. Підписи на первинці та касових документах ставить той головний бухгалтер, який був таким на момент складання документа. А про деталі підписання та реєстрації ПН/РК у період зміни головного бухгалтера читайте у статті «Змінився бухгалтер: як підписати старі податкові накладні?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 71.