Для чего вообще нужен фискальный чек?
Ответ на этот вопрос интересует нас не с точки зрения тех, кто такие чеки выдает, а с точки зрения подотчетных лиц, которые эти чеки получают и предоставляют работодателю в подтверждение своих расходов. Действительно ли подотчетчикам (и работодателям) без них не обойтись? Или все под постоянным прессингом фискалов просто привыкли к тому, что иначе, вроде бы, и нельзя? Похоже, что да, потому что законодатель, оказывается, подходит к делу совсем иначе.
Действующее законодательство различает выдачу средств работнику:
1) на командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ) и
2) под отчет для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их выдало (п.п. «б» п.п. 170.9.1 НКУ). Проще говоря, на хознужды.
В обоих случаях работник должен документально подтвердить суммы фактических расходов (кроме суточных расходов в командировке) путем предоставления подтверждающих документов, которые удостоверяют сумму таких расходов. В противном случае у работника может возникнуть налогооблагаемый доход.
Перечень подтверждающих документов законодательно определен только для командировочных расходов (см. п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Чем подтверждать расходы на хознужды, законодателя вообще не волнует. Главное, чтобы такое подтверждение было. При этом
требования обязательного предоставления именно расчетных документов да еще и соответствующей формы, в частности, фискального чека, НКУ не выдвигает
При таком правовом регулировании получается, что подотчетному лицу можно безналогово (!) компенсировать расходы на:
— проезд в командировке — по транспортным билетам или транспортным счетам и багажным квитанциям (в том числе электронным билетам). Ведь в любом билете есть его стоимость, поэтому он сам по себе может подтвердить сумму расходов;
— проживание в командировке — по документам, полученным от лиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию. Это могут быть счета гостиниц с отметкой «оплачено», квитанции, товарные чеки и т. п.;
— хознужды — по любым документам, которые содержат информацию о номенклатуре и стоимости приобретенных товаров/услуг, а также подтверждают хозяйственность понесенных расходов (расходная накладная, товарный чек и т. п.).
Более подробно об этом вы можете прочитать в статьях «Командировочные расходы без чека РРО» // «Налоги & бухучет», 2023, № 42 и «Приобретение товаров за свои, если потерян кассовый чек: возмещать или нет» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
Таким образом, при буквальном прочтении п.п. 170.9.1 НКУ получается, что
фискальный чек для безналоговой компенсации расходов в большинстве случаев вообще не нужен
Подотчетные расходы могут подтверждать и другие документы, кроме расчетных: счета, акты, накладные и т. п.
В то же время должны предупредить, что такой подход теперь могут позволить себе лишь смелые плательщики. Потому что позиция налоговых органов диаметрально противоположна (см., например, письма ГНСУ от 10.06.2024 № 3125/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК и от 18.10.2024 № 4918/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК, а также БЗ 103.17). И им все равно, что их позиция основывается на требованиях Инструкции № 59*, которая является обязательной только для бюджетников, а на остальных плательщиков не распространяется.
Невзирая на это ГНСУ безапелляционно заявляет, что
обязательным условием для неналогообложения расходов, понесенных подотчетным лицом, является наличие расчетного документа, который подтверждает подлинность осуществления расчетной операции
А такими документами, по мнению главных фискалов, могут служить только:
— фискальные чеки РРО и/или ПРРО;
— расчетные квитанции в случае использования КУРО;
— квитанции учреждений банков об осуществлении оплаты.
Не менее строго подходят налоговики и к тому, имеет ли право подотчетное лицо предоставить к авансовому отчету копию расчетного документа, в частности копию фискального чека.
Можно ли вместо фискального чека предоставить его копию?
По определению (см. п. 2 разд. І Правил № 1000/5*), копия документа — это документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях, — некоторых его внешних признаков. Копия приобретает юридическую силу лишь в случае ее заверения в установленном порядке. Надпись о заверении копии состоит из слов «Згідно з оригіналом», названия должности, личной подписи лица, которое удостоверяет копию, его инициалов (инициала имени) и фамилии, даты заверения копии (п. 8 гл. 11 разд. ІІ Правил № 1000/5).
Из вышеприведенных норм следует, что
не заверенную никем фото- или ксерокопию, которую ваше подотчетное лицо получило неизвестно как и где и пытается приложить к авансовому отчету, однозначно нельзя считать подтверждающим документом
Потому что если быть точным, то это вообще не копия, а просто какое-то изображение на бумаге. Да и очень уж это похоже на злоупотребление со стороны подотчетчика. Ведь никто не может гарантировать, что здесь речь не идет о попытке использовать один и тот же расчетный документ несколько раз...
Если же подотчетное лицо имеет на руках копию чека, удостоверенную продавцом товаров / предоставителем услуг в установленном порядке (см. выше), такая копия вызывает, конечно, больше доверия. Но и здесь не все так просто.
Раньше можно было встретить мнение налоговиков (в частности, в письме ГНСУ от 26.05.2023 № 1302/ІПК/99-00-24-03-03-06), что подтвердить осуществление расчетной операции может копия чека из контрольной ленты. Налоговики при этом советовали в случае потери расчетных документов для подтверждения понесенных расходов:
1) или обратиться к продавцу для предоставления копии расчетных документов из электронной ленты;
2) или получить такую копию с сервера ГНСУ, в том числе с помощью сервиса «Поиск фискального чека», который находится в открытой части Электронного кабинета (ЭК). Доступ к нему осуществляется в режиме реального времени без идентификации лица по ссылке. Однако воспользоваться этим сервисом можно только при наличии реквизитов чека РРО/ПРРО.
А еще раньше, до введения сервиса проверки чеков, налоговики информировали, что электронные копии расчетных документов, напечатанных РРО, хранятся в базах ГФС и в любое время по отдельному запросу могут быть получены покупателем для защиты своих прав (см. письмо ГУ ДФС в г. Киеве от 30.08.2017 № 1759/ІПК/26-15-14-09-16).
На сегодня же главные фискалы о таких вариантах больше не упоминают. Вместо этого они просто заявляют (см. БЗ 109.14), что:
подотчетное лицо не имеет права предоставлять к авансовому отчету копию расчетного документа
Поэтому в случае, если речь идет о бумажном чеке РРО/ПРРО, никакие копии с контрольной ленты (даже заверенные продавцом), по их мнению, для подачи с авансовым отчетом не подходят (подробнее см. в статье «Можно ли к авансовому отчету приложить копию расчетного документа: разъяснение ГНСУ» // «Налоги & бухучет», 2024, № 44).
А вот если чек создан и выдан в электронной форме (на сегодня, кстати, это умеют делать не только ПРРО, но и классические РРО), то ситуация другая. Налоговики соглашаются с тем, что
к авансовому отчету может быть приложена распечатка электронного чека, и такая распечатка будет иметь такую же силу, как и непосредственно электронный чек
Еще раз подчеркнем: в этом случае речь идет не о копии бумажного чека, а о визуализированном расчетном документе, который был создан в электронном виде. Такой документ не считается копией, а является, по сути, предоставлением одного экземпляра оригинала. Причем, судя по всему, такую распечатку можно даже не заверять. Хотя проверить наличие этого конкретного чека в базах ГНСУ будет не лишним.
Можно ли вместо фискального чека предоставить извлечение из ЭК?
Вышеупомянутая консультация из БЗ 109.14 ответа на этот вопрос не содержит. По-видимому, потому, что нет достаточных оснований считать такое извлечение копией чека. К тому же статус такого извлечения нормативно нигде не зафиксирован.
Вместе с тем в п.п. 14.1.278 НКУ прописано, что информационная система учета данных РРО, на которой базируется работа сервиса «Поиск фискального чека» в ЭК, предназначена, в частности, для проверки подлинности и достоверности расчетных документов. Наверное, именно это подтолкнуло главных фискалов к неожиданному выводу, к которому они пришли в одном из своих свежих разъяснений (см. письмо ГНСУ от 18.10.2024 № 4920/ІПК/99-00-07-03-02 ІПК). В нем они согласились с тем, что
для подтверждения хозяйственной деятельности по получению ГСМ на АЗС налогоплательщик как альтернативный вариант может использовать вместо чека РРО в его традиционном виде извлечение из ЭК на обычном бумажном носителе
Сразу заметим:
— во-первых, это письмо является индивидуальной налоговой консультацией (ИНК), поэтому всем брать его на вооружение не стоит;
— во-вторых, ситуация, описанная в письме, достаточно специфическая и требует дополнительных объяснений, после которых вы еще больше убедитесь в том, что для большинства плательщиков извлечение из ЭК вместо живого чека РРО, — точно не выход.
Итак, предприятие, которому адресована эта ИНК, получает на АЗС горючее по смарт-/скретч-картам, которые дают право их держателю на заправку определенных объемов горючего. Обычно приобретение горючего таким способом предполагает, что предприятие сначала должно уплатить его поставщику деньги за определенный объем ГСМ. А в момент заправки автомобиля горючим АЗС предоставляет получателю не только расходную накладную, но и чек РРО, в котором указывает как форму оплаты «Безготівкова».
В общем случае чек РРО распечатывают при осуществлении расчетной операции (ст. 3 Закона об РРО). Такой чек подтверждает как факт осуществления оплаты, так и факт реализации указанного в нем товара. Поэтому для предприятия-покупателя чек РРО является основанием для оприходования товара и в то же время для возмещения потраченных средств подотчетному лицу (об этом речь шла в разделе «Для чего вообще нужен фискальный чек?» данной статьи).
А вот при выдаче горючего по смарт-/скретч-карте расчетной операции в понимании Закона об РРО не происходит. Ведь такое горючее было оплачено раньше путем безналичного перечисления средств на текущий счет продавца. Если же оплата при выдаче топлива не осуществляется, то и чек РРО здесь, в принципе, не обязателен.
Вместе с тем отсутствие чеков РРО на горючее налоговики часто рассматривают как основание для снятия расходов. Безусловно, законодательные основания для такого подхода отсутствуют (аргументы — в статье «Горючее по талонам заправлено, а чека нет» // «Налоги & бухучет», 2021, № 61).
Обратите внимание! Наличные средства под отчет получателю такого горючего (скажем, водителю) не выдаются. А раз так, то и подача традиционного авансового отчета от него не требуется. Именно поэтому, по нашему мнению, фискалы согласились с тем, что вместо чека, распечатанного на РРО поставщика (на АЗС), получение горючего можно подтвердить извлечением из ЭК в отношении такого чека. Правда, непонятна судьба оригинала такого чека. Ведь если его водитель потерял или просто забыл взять на АЗС, то
без реквизитов чека, таких как номер чека, фискальный номер РРО, дата (для традиционных РРО время) и сумма, отыскать его в базе ГНСУ и получить извлечение из ЭК абсолютно невозможно
Можем допустить, что предприятие, о котором мы говорим, таки имело физические (бумажные) чеки РРО, но заблаговременно решило поинтересоваться этим вопросам, чтобы оградить себя в случае выгорания информации на бумажных чеках. Хотя прямо об этом в письме не упоминается. Поэтому советуем пользоваться проверенной рекомендацией от налоговиков, которую они давали еще в письме ГНСУ от 14.04.2020 № 1514/6/99-00-05-04-01-06/ІПК (наш комментарий к нему читайте в статье «Сохраняем чеки РРО правильно» // «Налоги & бухучет», 2020, № 40, ср. ). Она подходит для всех случаев, а не только для той единичной ситуации, которая описана выше. Поэтому возьмите себе за правило:
сразу после получения авансового отчета со всеми подтверждающими документами делать их удостоверенные копии, которые все-таки дольше остаются читабельными
Правила заверения документов мы приводили выше. А вот полагаться на то, что вас спасет извлечение из ЭК вместо живого чека, все же не стоит. По крайней мере пока не получите благоприятную ИНК в свой адрес с прямым ответом в отношении правомерности именно такого способа.
Выводы
- НКУ вообще не требует от подотчетных лиц предоставления именно расчетных документов. Их можно заменить другими документами, которые содержат информацию о стоимости приобретенного товара/услуги и подтверждают хозяйственную направленность приобретения.
- Для тех, кто придерживается именно такого смелого подхода, вопрос, можно ли вместо фискального чека предоставить его копию, теряет любой смысл. Ведь если не нужен оригинал чека, потому что можно обойтись другими документами, то тем более лишней будет копия такого чека.
- Менее смелых плательщиков предупреждаем, что фискалы вопреки требованиям НКУ настаивают на обложении НДФЛ и ВС компенсации расходов подотчетных лиц в командировке или на хознужды, если такие расходы не подтверждены расчетными документами, в частности фискальным чеком.
- Кроме того, фискалы заявляют, что к авансовому отчету об использовании средств подаются только оригиналы расчетных документов. Подотчетное лицо не имеет права прилагать к отчету копию бумажного фискального чека. Если же подотчетчику был предоставлен электронный чек, то расходы по такому чеку можно подтвердить обычной распечаткой, которая при этом не считается копией.
- А вот полагаться на извлечение из ЭК в отношении конкретного чека как альтернативный способ подтверждения расходов подотчетчика в любом случае не стоит. Действующее законодательство не определяет статус такого извлечения как заменителя оригинала фискального чека. Также извлечение из ЭК вряд ли поможет в том случае, когда исчезла информация из оригинала чека.
