Общие правила заполнения
Приложение 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» к Налоговому расчету формируют налоговые агенты в разрезе месяцев отчетного квартала.
Если головное предприятие — налоговый агент имеет неуполномоченное обособленное подразделение, то данные о доходах, начисленных/выплаченных работникам такого подразделения, и начисленном/уплаченном с них НДФЛ/ВС оно отражает в отдельном Налоговом расчете. В его состав войдет непосредственно сам Расчет с заполненными строками 01 — 06 заглавной части и 4ДФ на наемных работников такого неуполномоченного подразделения.
При этом в строке 032 Расчета и приложения 4ДФ, которые сформированы на неуполномоченное обособленное подразделение, следует указывать 19-значный код Кодификатора административно-территориальных единиц и территорий территориальных громад, утвержденного приказом Минразвития громад и территорий от 26.11.2020 № 290 (далее — Кодификатор) по местонахождению неуполномоченного обособленного подразделения.
Рассмотрим 4ДФ подробнее. Условно в нем можно выделить заглавную и табличную части.
В табличной части обычные налоговые агенты заполняют раздел I «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» 4ДФ (далее — разд. I 4ДФ). Именно на его заполнении мы сегодня остановимся.
В разд. I 4ДФ налоговые агенты персонализировано отражают как налогооблагаемые, так и необлагаемые налогом доходы физлиц.
По каждому физическому лицу заполняем столько строк, сколько признаков доходов оно имеет
Перечень признаков дохода приведен в приложении 2 к Порядку заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденному приказом Минфина от 13.01.2015 № 4 (далее — Порядок № 4).
В случае неоднократного приема физического лица на работу и его увольнения с работы в отчетном месяце на таке лицо нужно заполнять столько строк, сколько раз информация об изменении места работы лица встречается в отчетном месяце.
Если доходы в пользу физических лиц (наемных работников или лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, и т. п.) в течение отчетного налогового квартала не начислялись и не выплачивались (не перечислялся НДФЛ, ВС с таких доходов), то в 4ДФ их не указываете.
Переходим к заполнению отдельных строк/граф 4ДФ.
Заглавная часть 4ДФ
В заглавной части 4ДФ больше всего вопросов у налоговых агентов вызывают строки 02, 04 и 05.
Строка 02 «Звітний (податковий) період». В полях «рік» и «квартал» указываем соответственно календарный год и квартал (цифровое значение от 1 до 4), за который подаем Расчет с 4ДФ. В поле «номер місяця в кварталі» — если формируем 4ДФ за первый месяц квартала, то проставляем 1, если за второй — 2, если за третий — 3. В полях «номер Розрахунку» и «номер додатка до Розрахунку» указываем соответственно номер Расчета, к которому прилагается это приложение (отвечает номеру, указанному в заглавной части Расчета), и номер приложения такого вида. То есть
нумерация каждого вида приложений в составе Расчета осуществляется независимо от количества других приложений, которые формируют для такого Расчета
Например, предприятие формирует Расчет с типом «Звітний» за ІV квартал 2023 года. Строка 02 заглавной части Налогового расчета с типом «Звітний» за ІV квартал заполнена так: год — 2023, квартал — 4, номер Расчета — 1.
Тогда в 4ДФ строка 02:
— за октябрь: год — 2023, квартал — 4, номер месяца квартала — 1, номер Расчета — 1, номер приложения к Расчету — 1;
— за ноябрь: год — 2023, квартал — 4, номер месяца квартала — 2, номер Расчета — 1, номер приложения к Расчету — 2;
— за декабрь: год — 2023, квартал — 4, номер месяца квартала — 3, номер Расчета — 1, номер приложения к Расчету — 3.
Идем дальше.
Строка 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)». Здесь проставляем количество работников, которые в соответствующем месяце отчетного квартала работали по трудовым договорам (контрактам) и которым начислялась зарплата. Напомним: в 4ДФ зарплата имеет признак дохода «101».
Если в таком месяце отчетного квартала количество работников изменялось в связи с приемом и увольнением с места работы, то в строке 04 указываете максимальное количество работников, которые фактически работали по трудовым договорам в течение такого отчетного месяца и получали зарплату.
Если работники не получали зарплату в отчетном месяце, поскольку находились весь месяц в отпусках в связи с беременностью и родами, для ухода за детьми, в отпусках без сохранения зарплаты и т. п., то в строку 04 4ДФ они попасть не должны (103.25 БЗ).
Строка 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)». Здесь указываем количество лиц, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры (ГПД) на выполнение работ / предоставление услуг в отчетном месяце, по которым начислялось вознаграждение, в том числе гиг-специалистов, с которыми заключены гиг-контракты (в 4ДФ признак дохода «102»). Подсчитываем именно обычных физлиц-подрядчиков/исполнителей. ФЛП в расчет этого показателя не включаем.
Внимание! Если головное предприятие формирует Расчет с 4ДФ на работников неуполномоченного подразделения, то количество этих работников оно указывает в строке 04 4ДФ, сформированного на такое подразделение.
Еще один важный момент. Если формируем 4ДФ с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий», то обязательно заполняем строки 04 и 05.
Табличная часть: разд. I 4ДФ
Для наглядности приведем на рисунке ниже фрагмент табличной части разд. I 4ДФ Налогового расчета. Дальше в таблице объясним порядок заполнения отдельных граф этого приложения.
Фрагмент разд. I 4ДФ Налогового расчета
Пояснения по заполнению отдельных граф строки 06 разд. I 4ДФ
| Номер графы | Пояснения по заполнению |
| 2 | Указываем регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика — физлица, на которое формируем строку. Если физлицо отказалось от получения такого номера, эту графу заполняем так: — если паспорт в виде книжечки, то указываете серию и номер паспорта. Клеточки заполняем слева направо без пробелов между серией и номером. Дополнять незаполненные клеточки нулями не нужно; — если у лица ID-паспорт, то указываете его номер, который состоит из 9 цифр. Обратите внимание, что данные паспорта по лицу, которое отказалось от регистрационного номера, в строке 06 разд. I 4ДФ и в Д1 указываются по-разному |
| 3а | Отражаем в разрезе признаков доходов (см. таблицу 1 приложения 2 к Порядку № 4) все доходы, которые были начислены конкретному физлицу в соответствующем месяце отчетного квартала. Если доход предоставлялся в неденежной форме и для определения базы обложения НДФЛ применяли натуральный коэффициент, то в графе 3а отражаем его с учетом этого коэффициента (см. 103.25 БЗ). В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачен он или нет |
| 3 | Указываем суммы доходов, которые были фактически выплачены физлицу в соответствующем месяце отчетного квартала, без вычета НДФЛ, ВС и НСЛ (при наличии права на нее). Особое внимание обратите на порядок отражения дохода в виде зарплаты. Если зарплату выплачиваем в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то ее сумму отражаем в графе 3 строки 06 разд. I 4ДФ за тот месяц, за который она начислена. Например, в графе 3 строки 06 разд. I 4ДФ за октябрь 2023 года отражаем зарплату, начисленную в октябре и выплаченную в ноябре, за ноябрь — начисленную в ноябре и выплаченную в декабре, за декабрь — начисленную в декабре и выплаченную в январе 2024 года. То есть в случае полной и своевременной (в установленные сроки) выплаты зарплаты значения граф 3а и 3, а также значения граф 4а и 4, 5а и 5 строки 06 разд. I 4ДФ будут совпадать. Выплату всех остальных доходов, которые не являются зарплатой, отражаем в графе 3 по факту. Например, в ноябре работнице выплатили пособие по беременности и родам, которое было начислено в октябре. Начисление такого пособия отражаем в графе 3а за октябрь, а выплату — в графе 3 за ноябрь |
| 4а | В разрезе признаков доходов проставляете сумму НДФЛ, удержанного с дохода физлица |
| 4 | Указываете фактическую сумму перечисленного в бюджет НДФЛ с конкретного вида дохода. В случае полной и своевременной (в установленные сроки) выплаты зарплаты по строке с признаком дохода «101» должны совпадать значения граф 3а и 3 и значения граф 4а и 4 |
| 5а | В разрезе признаков доходов проставляете сумму ВС, удержанного с дохода физлица |
| 5 | Указываем фактическую сумму перечисленного в бюджет ВС с конкретного вида дохода. В случае полной и своевременной (в установленные сроки) выплаты зарплаты по строке с признаком дохода «101» должны совпадать значения граф 3а и 3 и значения граф 5а и 5 |
| 6 | Проставляем признак, который отвечает доходу, отраженному в графах 3а и 3 согласно справочнику, приведенному в таблице 1 приложения 2 к Порядку № 4 |
| 7 | Эту графу заполняем только на тех физлиц, которые в соответствующем месяце отчетного квартала были приняты на работу по трудовым договорам (контрактам) и которым был начислен доход. По строке с суммой зарплаты указываете дату (число, порядковый номер месяца, год) приема на работу. Если работник не менял место работы в отчетном периоде, графу 7 на него не заполняете. Обратите внимание: если работник был принят на работу в одном месяце, например в ноябре, но зарплатный доход ему за этот месяц был начислен и выплачен в следующем, например в декабре, то дату приема на работу не отражаете в 4ДФ ни за ноябрь (строку без суммовых показателей, но с датой приема на работу не формируют), ни за декабрь (дата приема пришлась на предыдущий месяц) |
| 8 | Эту графу заполняем только на тех работников, с которыми были расторгнуты трудовые договоры, при условии выплаты им дохода в виде заработной платы в отчетном месяце квартала, за который формируется 4ДФ |
| 9 | Заполняем только по работникам, к зарплате которых применяли налоговую социальную льготу (НСЛ) в отчетном месяце квартала. Проставляем признак НСЛ согласно справочнику, приведенному в таблице 2 приложения 2 к Порядку № 4. Также признак НСЛ можно узнать из статьи «Применяем НСЛ в 2023 году» // «Налоги & бухучет», 2023, № 4 |
| 10 | Эту графу заполняем, только если подаем «Звітний новий» или «Уточнюючий» Налоговый расчет. Указываем признак «0», если строку нужно ввести, или признак «1», если строку нужно исключить |
В последней строке разд. I 4ДФ указываем общие суммы начисленного дохода по графе 3а, выплаченного дохода — по графе 3, начисленного налога — по графе 4а, перечисленного налога — по графе 4, начисленного военного сбора — по графе 5а, перечисленного военного сбора — по графе 5.
Выводы
- В разд. I 4ДФ налоговый агент отражает как налогооблагаемые, так и необлагаемые налогом доходы физлиц.
- В случае полной и своевременной (в установленные сроки) выплаты зарплаты значения граф 3а и 3, 4а и 4, 5а и 5 разд. I 4Д по строке с таким доходом будут совпадать.
- Графы с датами приема и увольнения заполняем исключительно по наемным работникам (в графе 6 признак дохода «101»).
