Загальні правила заповнення
Додаток 4ДФ «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» до Податкового розрахунку формують податкові агенти в розрізі місяців звітного кварталу.
Якщо головне підприємство — податковий агент має неуповноважений відокремлений підрозділ, то дані про доходи, нараховані/виплачені працівникам такого підрозділу, і нарахований/сплачений із них ПДФО/ВЗ воно відображає в окремому Податковому розрахунку. До його складу увійде безпосередньо сам Розрахунок з заповненими рядками 01 — 06 заголовної частини та 4ДФ на найманих працівників такого неуповноваженого підрозділу.
При цьому в рядку 032 Розрахунку та додатка 4ДФ, що сформовані на неуповноважений відокремлений підрозділ, слід зазначати 19-значний код Кодифікатора адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад, затвердженого наказом Мінрозвитку громад та територій від 26.11.2020 № 290 (далі — Кодифікатор) за місцезнаходженням неуповноваженого відокремленого підрозділу.
Розглянемо 4ДФ детальніше. Умовно у ньому можна виділити заголовну та табличну частини.
У табличній частині звичайні податкові агенти заповнюють розділ І «Персоніфіковані дані про суми нарахованого (виплаченого) на користь фізичних осіб доходу та нарахованих (перерахованих) до бюджету податку на доходи фізичних осіб та військового збору» 4ДФ (далі — розд. I 4ДФ). Саме на його заповненні ми сьогодні зупинимося.
У розд. І 4ДФ податкові агенти персоналізовано відображають як оподатковувані, так і неоподатковувані доходи фізосіб.
Щодо кожної фізичної особи заповнюємо стільки рядків, скільки ознак доходів вона має
Перелік ознак доходу наведено в додатку 2 до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4).
У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу та її звільнення з роботи у звітному місяці про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному місяці.
Якщо доходи на користь фізичних осіб (найманих працівників чи осіб, з якими укладено цивільно-правові договори, тощо) протягом звітного податкового кварталу не нараховувалися та не виплачувалися (не перераховувався ПДФО, ВЗ з таких доходів), то в 4ДФ їх не зазначаєте.
Переходимо до заповнення окремих рядків/граф 4ДФ.
Заголовна частина 4ДФ
У заголовній частині 4ДФ найбільше запитань у податкових агентів викликають рядки 02, 04 та 05.
Рядок 02 «Звітний (податковий) період». У полях «рік» та «квартал» зазначаємо відповідно календарний рік та квартал (цифрове значення від 1 до 4), за який подаємо Розрахунок з 4ДФ. У полі «номер місяця в кварталі» — якщо формуємо 4ДФ за перший місяць кварталу, то проставляємо 1, якщо за другий — 2, якщо за третій — 3. У полях «номер Розрахунку» та «номер додатка до Розрахунку» зазначаємо відповідно номер Розрахунку, до якого додається цей додаток (відповідає номеру, вказаному у заголовній частині Розрахунку), та номер додатка такого виду. Тобто
нумерація кожного виду додатків у складі Розрахунку здійснюється незалежно від кількості інших додатків, які заповнюються для такого Розрахунку
Наприклад, підприємство формує Розрахунок з типом «Звітний» за ІV квартал 2023 року. Рядок 02 заголовної частини Податкового розрахунку з типом «Звітний» за ІV квартал заповнено так: рік — 2023, квартал — 4, номер Розрахунку — 1.
Тоді у 4ДФ рядок 02:
— за жовтень: рік — 2023, квартал — 4, номер місяця кварталу — 1, номер Розрахунку — 1, номер додатка до Розрахунку — 1;
— за листопад: рік — 2023, квартал — 4, номер місяця кварталу — 2, номер Розрахунку — 1, номер додатка до Розрахунку — 2;
— за грудень: рік — 2023, квартал — 4, номер місяця кварталу — 3, номер Розрахунку — 1, номер додатка до Розрахунку — 3.
Йдемо далі.
Рядок 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)». Тут проставляємо кількість працівників, які у відповідному місяці звітного кварталу працювали за трудовими договорами (контрактами) та яким нараховувалася зарплата. Нагадаємо: в 4ДФ зарплата має ознаку доходу «101».
Якщо в такому місяці звітного кварталу кількість працівників змінювалась у зв’язку із прийняттям та звільненням з місця роботи, то у рядку 04 зазначаєте максимальну кількість працівників, які фактично працювали за трудовими договорами протягом такого звітного місяця й отримували зарплату.
Якщо працівники не отримували зарплату у звітному місяці, оскільки перебували весь місяць у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами, для догляду за дітьми, у відпустках без збереження зарплати тощо, то до рядка 04 4ДФ вони потрапити не повинні (103.25 БЗ).
Рядок 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)». Тут зазначаємо кількість осіб, з якими були укладені цивільно-правові договори (ЦПД) на виконання робіт / надання послуг у звітному місяці, за якими нараховувалася винагорода, у тому числі гіг-спеціалістів, з якими укладені гіг-контракти (в 4ДФ ознака доходу «102»). Підраховуємо саме звичайних фізосіб-підрядників/виконавців. ФОП до розрахунку цього показника не включаємо.
Увага! Якщо головне підприємство формує Розрахунок з 4ДФ на працівників неуповноваженого підрозділу, то кількість цих працівників воно зазначає в рядку 04 4ДФ, сформованого на такий підрозділ.
Ще один важливий момент. Якщо формуємо 4ДФ з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий», то обов’язково заповнюємо рядки 04 та 05.
Таблична частина: розд. І 4ДФ
Для наочності наведемо на рисунку нижче фрагмент табличної частини розд. І 4ДФ Податкового розрахунку. Далі в таблиці пояснимо порядок заповнення окремих граф цього додатка.
Фрагмент розд. І 4ДФ Податкового розрахунку
Пояснення щодо заповнення окремих граф рядка 06 розд. І 4ДФ
| Номер графи | Пояснення щодо заповнення |
| 2 | Зазначаємо реєстраційний номер облікової картки платника податків — фізособи, на яку формуємо рядок. Якщо фізособа відмовилася від отримання такого номера, цю графу заповнюємо так: — якщо паспорт у вигляді книжечки, то зазначаєте серію та номер паспорта. Клітинки заповнюємо зліва направо без пропусків між серією та номером. Доповнювати незаповнені клітинки нулями не потрібно; — якщо у особи ID-паспорт, то зазначаєте його номер, що складається з 9 цифр. Зверніть увагу, що дані паспорта за особою, яка відмовилася від реєстраційного номера, в рядку 06 розд. І 4ДФ та в Д1 зазначаються по-різному |
| 3а | Відображаємо в розрізі ознак доходів (див. таблицю 1 додатка 2 до Порядку № 4) усі доходи, які були нараховані конкретній фізособі у відповідному місяці звітного кварталу. Якщо дохід надавався в негрошовій формі і для визначення бази оподаткування ПДФО застосовували натуральний коефіцієнт, то в графі 3а відображаємо його з урахуванням цього коефіцієнта (див. 103.25 БЗ). У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов’язковим незалежно від того, виплачений він чи ні |
| 3 | Зазначаємо суми доходів, що були фактично виплачені фізособі у відповідному місяці звітного кварталу, без вирахування ПДФО, ВЗ і ПСП (за наявності права на неї). Особливу увагу зверніть на порядок відображення доходу у вигляді зарплати. Якщо зарплату виплачуємо у встановлені строки в місяці, що настає за місяцем нарахування, то її суму відображаємо в графі 3 рядка 06 розд. І 4ДФ за той місяць, за який вона нарахована. Наприклад, у графі 3 рядка 06 розд. І 4ДФ за жовтень 2023 року відображаємо зарплату, нараховану в жовтні й виплачену в листопаді, за листопад — нараховану в листопаді й виплачену в грудні, за грудень — нараховану в грудні й виплачену у січні 2024 року. Тобто в разі повної та своєчасної (в установлені строки) виплати зарплати значення граф 3а і 3, а також значення граф 4а і 4, 5а і 5 рядка 06 розд. I 4ДФ збігатимуться. Виплату всіх інших доходів, що не є зарплатою, відображаємо в графі 3 за фактом. Наприклад, в листопаді працівниці виплатили допомогу по вагітності та пологах, що була нахована в жовтні. Нарахування такої допомоги відображаємо в графі 3а за жовтень, а виплату — в графі 3 за листопад |
| 4а | У розрізі ознак доходів проставляєте суму ПДФО, утриманого з доходу фізособи |
| 4 | Зазначаєте фактичну суму перерахованого до бюджету ПДФО з конкретного виду доходу. У разі повної та своєчасної (в установлені строки) виплати зарплати за рядком з ознакою доходу «101» повинні збігатися значення граф 3а і 3 та значення граф 4а і 4 |
| 5а | У розрізі ознак доходів проставляєте суму ВЗ, утриманого з доходу фізособи |
| 5 | Зазначаємо фактичну суму перерахованого до бюджету ВЗ із конкретного виду доходу. У разі повної та своєчасної (в установлені строки) виплати зарплати за рядком з ознакою доходу «101» повинні збігатися значення граф 3а і 3 та значення граф 5а і 5 |
| 6 | Проставляємо ознаку, яка відповідає доходу, відображеному в графах 3а і 3 згідно з довідником, наведеним у таблиці 1 додатка 2 до Порядку № 4 |
| 7 | Цю графу заповнюємо тільки на тих фізосіб, які у відповідному місяці звітного кварталу були прийняті на роботу за трудовими договорами (контрактами) і яким був нарахований дохід. За рядком із сумою зарплати зазначаєте дату (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття на роботу. Якщо працівник не змінював місце роботи у звітному періоді, графу 7 на нього не заповнюєте. Зверніть увагу: якщо працівник був прийнятий на роботу в одному місяці, наприклад у листопаді, але зарплатний дохід йому за цей місяць був нарахований і виплачений у наступному, наприклад у грудні, то дату прийняття на роботу не відображаєте в 4ДФ ані за листопад (рядок без сумових показників, але з датою прийняття на роботу не формують), ані за грудень (дата прийняття припала на попередній місяць) |
| 8 | Цю графу заповнюємо тільки на тих працівників, з якими були розірвані трудові договори, за умови виплати їм доходу у вигляді заробітної плати у звітному місяці кварталу, за який формується 4ДФ |
| 9 | Заповнюємо тільки щодо працівників, до зарплати яких застосовували податкову соціальну пільгу (ПСП) у звітному місяці кварталу. Проставляємо ознаку ПСП згідно з довідником, наведеним у таблиці 2 додатка 2 до Порядку № 4. Також ознаку ПСП можна дізнатися зі статті «Застосовуємо ПСП у 2023 році» // «Податки & бухоблік», 2023, № 4 |
| 10 | Цю графу заповнюємо, тільки якщо подаємо «Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок. Зазначаємо ознаку «0», якщо рядок потрібно ввести, чи ознаку «1», якщо рядок потрібно виключити |
В останньому рядку розд. I 4ДФ зазначаємо загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу — за графою 3, нарахованого податку — за графою 4а, перерахованого податку — за графою 4, нарахованого військового збору — за графою 5а, перерахованого військового збору — за графою 5.
Висновки
- У розд. І 4ДФ податковий агент відображає як оподатковувані, так і неоподатковувані доходи фізосіб.
- У разі повної та своєчасної (в установлені строки) виплати зарплати значення граф 3а і 3, 4а і 4, 5а і 5 розд. I 4Д за рядком з таким доходом збігатимуться.
- Графи з датами прийняття та звільнення заповнюємо включно за найманими працівниками (у графі 6 ознака доходу «101»).
