Составляем штатное расписание

Обязательно ли иметь штатное расписание?

Возможно, это вас удивит, но прямой нормы об обязательном наличии у работодателя штатного расписания вы в законодательстве не найдете. Нет в нем и определения самого понятия «штатное расписание». Вместе с тем в ч. 3 ст. 64 ХКУ указано, что предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

В свое время Минтруда в письме от 27.06.2007 № 162/06/187-07 отмечало, что для обеспечения прав работников утверждение штатного расписания предприятия является обязательным. Позиция о необходимости иметь штатное расписание поддерживается и сегодня Минэкономики (письмо от 16.12.2020 № 3512-06/74414-09). Более того, специалисты Гоструда рассматривают отсутствие штатного расписания как нарушение других требований законодательства о труде (см. разъяснение). И это несмотря на то, что трудовое законодательство, как уже было указано выше, не требует обязательного наличия у работодателя этого документа.

В то же время штатное расписание — это действительно полезный документ, который позволяет решить огромное количество кадровых вопросов. Поэтому если не желаете ломать копья с Гоструда, советуем все же иметь штатное расписание на предприятии.

Отдельно остановимся на ФЛП, которые являются работодателями. По мнению Минсоцполитики, которое было изложено в письме от 21.05.2019 № 34/0/23-19/133, для ФЛП действующее законодательство обязанности иметь штатное расписание не предусматривает. Поэтому составлять штатное расписание или нет, каждый предприниматель, который использует наемный труд, определяет для себя сам.

Форма, срок действия и хранения

Форма. Единой унифицированной формы штатного расписания для всех предприятий не существует. Его типовая форма утверждена только для бюджетных организаций и учреждений приказом Минфина от 28.01.2002 № 57. Заметим, что с 01.01.2024 эта типовая форма дополнена новой графой «Класифікаційний код посади». Эта графа предназначена для государственных органов, которые провели классификацию должностей государственной службы в установленном законодательством порядке.

При этом за основу можно взять типовую «бюджетную» форму. Конечно, если она вас устраивает.

Срок действия. Штатное расписание обычно вводится в действие с начала календарного года и действует в течение всего этого года. Однако вы можете отклониться от устоявшейся практики. Для хозрасчетных предприятий периодичность утверждения штатного расписания законодательством не регламентирована.

Следовательно, решение о том, когда утверждать и пересматривать штатное расписание, предприятия небюджетной сферы принимают самостоятельно. Если срок действия штатного расписания не установлен, он будет оставаться действующим до утверждению нового.

Срок хранения. Штатные расписания и перечни изменений в них хранятся предприятиями, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда, по месту их составления и утверждения — 75 лет, в других организациях — 3 года (см. п. 37 Перечня, утвержденного приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5, далее — Перечень № 578/5).

Проекты штатных расписаний и другие документы по их разработке (справки, предложения, заключения) храните 3 года (ст. 38 Перечня № 578/5).

Содержание штатного расписания

Минэкономики в письме от 16.12.2020 № 3512-06/74414-09 дает наставления о том, какую информацию должно иметь штатное расписание.

Ведомство отмечает, что штатное расписание — это документ, который устанавливает для предприятия структуру, штаты и должностные оклады работников и содержит наименования профессий (должностей), численность персонала и оклады для каждой профессии (должности). Позволим себе дополнить предложенный Минэкономики перечень информации. Предлагаем указывать в штатном расписании названия структурных подразделений и должностей (профессий) в каждом таком структурном подразделении. По каждой должности (профессии) целесообразно указывать код по Классификатору профессий, количество штатных единиц, оклад (тарифную ставку), надбавки и доплаты (при наличии). Не лишним в штатном расписании будет и месячный фонд заработной платы (см. рисунок ниже).

Процесс составления штатного расписания начинайте с определения структуры предприятия.

Структура предприятия. Есть предприятия, которые свою структуру определяют в специальном документе, который называется «Структура и штатная численность». Если на вашем предприятии такого документа нет, придется определиться со структурой при составлении штатного расписания. Какой она будет — предприятие решает на свое усмотрение (см. ч. 1 ст. 64 ХКУ).

Наименования должностей и профессий. Здесь вам понадобится Классификатор профессий ДК 003:2010. Дело в том, что

В случае отсутствия в таком Классификаторе профессионального названия работы, которое полностью отвечает возложенным на работника обязанностям, Минэкономики в разъяснении советует выбирать ближайшее по содержанию название, а в должностной (рабочей) инструкции работника указать все особенности работы по этой должности (профессии).

Численность (штаты). Численность штатных единиц небюджетные предприятия определяют исходя из собственных потребностей. Под штатной единицей понимают должностную единицу, установленную штатным расписанием предприятия.

Допускается устанавливать в штатном расписании количество штатных единиц по должностям менее 1 (например, 0,75 или 0,5). Так действуют в случаях, если по конкретной должности не нужна занятость работника в течение полного рабочего времени.

Кроме того, на одну «целую» единицу, указанную в штатном расписании по определенной должности (профессии), может быть принят как один работник, так и несколько. Например, 1 штатную единицу могут разделить два работника с неполным рабочим днем, которые будут занимать по 0,5 штатной единицы каждый. Это значит, что каждый из этих двух работников отработает 50 % рабочего времени и получит, соответственно, половину оклада, установленного по этой должности.

Не забывайте отражать в штатном расписании должности (работы), которые занимают:

— совместители;

— лица, которые находятся в отпуске в связи с беременностью и родами;

— лица, которые находятся в отпуске для ухода за ребенком до 3/6/16/18 лет;

— лица, с которыми приостановлено действие трудового договора.

Также, при необходимости, в штатном расписании указывают вакантные должности, на которые планируется принятие лиц. Ведь наличие вакантной штатной единицы в штатном расписании по соответствующей должности (профессии) может быть предпосылкой приема работника на работу.

Таким образом,

Оклады/ставки, доплаты, надбавки. Порядок формирования окладов/ставок, доплат и надбавок обычно определяют коллективный договор, положение об оплате труда и другие локальные документы работодателя. Штатное расписание, в свою очередь, отражает рассчитанные суммы таких окладов, тарифных ставок, доплат и надбавок.

Интересный момент. Если у вас в схеме должностных окладов указаны оклады в определенном диапазоне («вилка» окладов), то в штатном расписании укажите конкретный размер оклада работника в пределах «вилки» с учетом его личных качеств, загруженности и напряженности труда (см. письма Минсоцполитики от 17.03.2017 № 741/0/101-17/282, от 23.11.2016 № 1587/13/8416).

Заметьте, что в соответствии с ч. 6 cт. 96 КЗоТ

В таком размере может быть начислена основная зарплата за простой неквалифицированный труд.

Подробно об установлении окладов/ставок читайте в статье «Оплата труда: допустима ли уравниловка?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 53.

По отдельным должностям могут быть указаны доплаты и/или надбавки, которые являются составляющими системы оплаты труда и носят постоянный характер. А вот трудовую доплату до минзарплаты в штатном расписании отражать не надо, поскольку ее размер может изменяться в зависимости от выполненной нормы труда в текущем месяце.

Часовые тарифные ставки. В случае применения на предприятии часовых тарифных ставок возможны три варианта составления штатного расписания.

Первый — ввести в штатное расписание отдельную графу «Годинна тарифна ставка». При этом в графе «Місячний фонд заробітної плати» проставлять сумму, которая равна произведению часовой тарифной ставки и среднемесячного количества рабочих часов, рассчитанную за тот календарный год, на который утверждается штатное расписание.

Второй — рассчитать среднемесячную ставку, умножив часовую тарифную ставку на среднемесячное количество рабочих часов в календарном году. Полученную сумму проставить в графе «Оклад (тарифна ставка)». При этом в сноске или в примечании указать, что по этой профессии (должности, работе) применяется почасовая оплата труда, а в графе «Оклад (тарифна ставка)» проставить среднемесячный оклад + расписать порядок его расчета.

Третий — размер часовой тарифной ставки по конкретной должности (профессии) проставить в графе «Оклад (тарифна ставка)». В таком случае в сноске или в примечании указать, что по этой должности (профессии) применяется почасовая оплата труда. Графу «Місячний фонд заробітної плати» заполнить так же, как и в первом варианте.

Сдельная оплата. Минсоцполитики в письме от 13.09.2019 № 1127/0/204-19 отмечало, что по должностям (профессиям), по которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании можно не указывать размер оплаты, а приводить только количество штатных единиц. При таком подходе в графе «Оклад (тарифна ставка)» проставляем прочерк или вписываем слово «відрядна», а в сноске или примечании к штатному расписанию указываем, что по этой должности (профессии) применяется сдельная оплата труда в соответствии с расценками, установленными положением об оплате труда (другим актом).

Вместе с тем, если работник выполняет работы, сдельные расценки по которым рассчитаны исходя из одного размера тарифной ставки, которая отвечает разряду такой работы, то можно ввести в штатное расписание графу «Годинна тарифна ставка» («Денна тарифна ставка»), где и указать эту ставку. В сноске или примечании к штатному расписанию указываем, что по этой должности (профессии) применяется сдельная оплата труда в соответствии с расценками, установленными положением об оплате труда (другим актом).

Утверждение и внесение изменений

Проект. Проект штатного расписания чаще всего готовится отделом организации труда и заработной платы, согласовывается с руководителями отделов (служб), с заместителями руководителя и утверждается руководителем предприятия.

Если на предприятии такого отдела нет, разработка указанного документа может быть возложена на другое структурное подразделение (например, на кадровую службу) или, по решению руководителя предприятия, на отдельного специалиста в порядке, предусмотренном внутренними нормативными актами.

Подписывают штатное расписание, как правило, один из заместителей руководителя предприятия и руководитель финансовой службы (главный бухгалтер).

Проект штатного расписания согласовывать с профсоюзом (советом трудового коллектива) не надо, поскольку такого требования в законодательстве нет.

Утверждение. Обычно штатное расписание утверждают путем издания соответствующего приказа (распоряжения) по основной деятельности. Допускается также утверждение штатного расписания непосредственно грифом утверждения (см. ниже). Датой документа считается дата его утверждения.

В случае необходимости его согласовывают с вышестоящей организацией. В такой ситуации обязательно оформляют гриф согласования.

На рис. ниже приведен фрагмент штатного расписания предприятия, утвержденного грифом утверждения.

Штатное расписание — это обезличенный документ. Поэтому фамилии конкретных работников, которые занимают ту или иную должность, в штатном расписании не указывают.

Если же вам необходимо «привязать» занятые должности (единицы) к конкретным работникам с указанием их Ф. И. О., окладов (тарифных ставок), а также увидеть вакантные должности, то для этих целей подойдет оформление такого документа, как штатно-должностная книга.

Внесение изменений. Если изменения не существенны, то достаточно издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Если изменений много, имеет смысл изложить штатное расписание в новой редакции.

В соответствии со ст. 32 КЗоТ об изменении существенных условий труда, в частности систем и размеров оплаты труда, изменении разрядов и наименования должностей, работник должен быть поставлен в известность в письменной форме не позже чем за 2 месяца. Однако в течение действия военного положения соблюдать 2-месячный срок не обязательно (см. ч. 2 ст. 3 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ).